Die XY GmbH, ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden, plant die Einführung der elektronischen Personalakte, um den aktuellen Papieraktenprozess abzulösen. Diese Studienarbeit beleuchtet die grundlegenden Aspekte der elektronischen Personalakte, die Vorteile der Digitalisierung und die damit verbundenen Herausforderungen. Neben einer Definition und den funktionalen Vorteilen werden rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen besprochen, insbesondere im Hinblick auf die Mitbestimmung des Betriebsrats. Zudem wird die Rolle der Personalabteilung, die aktuell einen Mitarbeiter für die Pflege der Akten beschäftigt, betrachtet. Abschließend erfolgt eine Analyse der Schritte zur erfolgreichen Einführung der elektronischen Personalakte, einschließlich technischer, organisatorischer und rechtlicher Faktoren, um eine effiziente und gesetzeskonforme Umsetzung zu gewährleisten. Ziel ist es, eine nachhaltige Verbesserung der Personalverwaltung durch Digitalisierung zu ermöglichen.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Einleitung
- 1.1 Problemstellung
- 1.2 Zielsetzung der Arbeit
- 1.3 Aufbau der Arbeit
- 2. Theoretischer Hintergrund
- 2.1 Definition der elektronischen Personalakte
- 2.2 Vorteile und Nachteile der elektronischen Personalakte
- 2.3 Aktuelle Forschung und Stand der Wissenschaft
- 2.4 Gesetzliche Bestimmungen
- 3. Aktueller Ist-Zustand bei der XY GmbH
- 3.1 Unternehmensprofil
- 3.2 Herausforderungen des aktuellen Systems
- 3.3 Gründe für die Umstellung auf eine elektronische Personalakte
- 4. Analyse der Vor- und Nachteile
- 4.1 Vorteile
- 4.2 Nachteile
- 4.3 Abwägung
- 5. Gesetzliche Rahmenbedingungen und Datenschutzanforderungen
- 5.1 DSGVO und Datenschutz
- 5.2 Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats
- 5.3 Aufbewahrungsfristen
- 6. Kosten-Nutzen-Analyse und Fahrplan für die Einführung
- 6.1 Kosten-Nutzen-Analyse
- 6.1.1 Einmalige Kosten
- 6.1.2 Laufende Kosten
- 6.1.3 Nutzen und Einsparungen
- 6.1.4 Gesamteinsparung
- 6.2 Fahrplan für die Einführung
- 6.3 Risikomanagement
- 7. Diskussion der Ergebnisse und Handlungsempfehlungen
- 7.1 Kritische Reflexion der Ergebnisse
- 7.2 Handlungsempfehlungen
- 7.3 Ausblick auf weiterführende Forschung
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit evaluiert die Einführung einer elektronischen Personalakte (ePA) in der XY GmbH. Ziel ist die Schaffung einer fundierten Entscheidungsgrundlage für die Unternehmensleitung, unter Berücksichtigung der Vorteile, Herausforderungen, rechtlichen Rahmenbedingungen und Datenschutzanforderungen. Handlungsempfehlungen für eine erfolgreiche Implementierung werden abgeleitet.
- Analyse der Vor- und Nachteile einer ePA
- Bewertung der rechtlichen Rahmenbedingungen und des Datenschutzes
- Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse
- Entwicklung eines Fahrplans für die Einführung der ePA
- Ableitung von Handlungsempfehlungen für die Implementierung
Zusammenfassung der Kapitel
Kapitel 1 (Einleitung): Stellt die Problemstellung der traditionellen Personalakten bei der XY GmbH dar und definiert die Ziele und den Aufbau der Arbeit. Die Digitalisierung des Personalwesens und die damit verbundenen Herausforderungen werden beleuchtet.
Kapitel 2 (Theoretischer Hintergrund): Definiert die elektronische Personalakte, beschreibt Vor- und Nachteile und beleuchtet den aktuellen Forschungsstand und die gesetzlichen Bestimmungen.
Kapitel 3 (Aktueller Ist-Zustand): Beschreibt das Unternehmensprofil der XY GmbH und analysiert die Herausforderungen des bestehenden Systems, um die Notwendigkeit der Umstellung auf eine ePA zu begründen.
Kapitel 4 (Analyse der Vor- und Nachteile): Führt eine detaillierte Analyse der Vorteile (z.B. Kostensenkung, Effizienzsteigerung) und Nachteile (z.B. Anschaffungskosten, Datenschutz) einer ePA durch und wägt diese gegeneinander ab.
Kapitel 5 (Gesetzliche Rahmenbedingungen): Behandelt die relevanten gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die DSGVO, Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats und Aufbewahrungsfristen im Kontext der ePA-Einführung.
Kapitel 6 (Kosten-Nutzen-Analyse und Fahrplan): Präsentiert eine Kosten-Nutzen-Analyse und einen detaillierten Fahrplan für die Implementierung der ePA, einschließlich Risikomanagement.
Schlüsselwörter
Elektronische Personalakte (ePA), Digitalisierung, Personalwesen, Datenschutz, DSGVO, Kosten-Nutzen-Analyse, Implementierung, Rechtliche Rahmenbedingungen, Effizienzsteigerung, XY GmbH.
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- Anonym (Autor), 2024, Von der Papierakte zur elektronischen Personalakte. Einführung und Umsetzung, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1506304
