Fallstudie zum Thema der Digitalisierung von Bürgerdiensten in einer Kommune. Beschreibung der Ziele, Benennung von konkreten Maßnahmen unter Einbeziehung der verantwortlichen Stellen und Stakeholder inkl. eine Zeitplanes mit Meilensteinen.
Mit dem Begriff der Digitalisierung wird im engeren Sinn das „Überführen analoger Daten in ein diskretes System mit nur sehr wenigen Wertezuständen, im Extremfall sogar nur zwei (Binärsystem)“ verstanden (Roland Heuermann et al., 2018, S. 25). In sämtlichen Lebensbereichen erhält diese immer mehr Einzug und ist ein wichtiger Bestandteil einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Gesellschaft. Ebenso stellt die Digitalisierung einen wichtigen Faktor für Deutschland dar im internationalen Vergleich als Wirtschaftsstandort attraktiv und konkurrenzfähig zu sein. Als Teil dessen zählt der Auf- und Ausbau einer digitalisierten öffentlichen Verwaltung als ein modernes E-Government, was insgesamt eine bedeutende Herausforderung der unterschiedlichsten Verwaltungsebenen darstellt. Die COVID-19-Pandemie und die einhergehenden "Lockdowns" haben verdeutlicht, dass insbesondere in deutschen Verwaltungen erhebliche digitale Defizite vorherrschen, was seitens der Bürger:innen u.a. zu einem immensen Vertrauensverlust gegenüber der öffentlichen Verwaltung führte (Hallam, 2021). Vor allem auf kommunaler Ebene hat die Einführung und Umsetzung eines E-Governments eine zentrale Bedeutung. Dies resultiert daraus, dass die Interaktion mit den Bürger:innen (als Kunden) sich vergleichsweise hoch darstellt und der serviceorientierte Dienstleistungsaspekt immer mehr Relevanz zukommt.
Als Ergebnis einer Analyse des aktuellen Digitalisierungsfortschrittes der Stadtverwaltung musste festgestellt werden, dass auch bei uns erhebliches Potenzial und die Notwendigkeit besteht die Digitalisierung zentraler Bürgerdienste voranzutreiben und weiter auszubauen. Die Realisierung dieses Vorhabens erfordert ein verlässliches Konzept, das als Leitlinie fungiert und ein gut funktionierendes Projektmanagement mit einer klaren Zieldefinition. Zugleich ist es wichtig eventuelle Widerstände und Herausforderungen herauszuarbeiten und Lösungsalternativen und Optionen in Betracht zu ziehen.
Inhaltsverzeichnis
1. Vorwort
2. Die Digitalisierung von Bürgerdiensten
2.1. Zieldefinitionen
2.1.1. Nutzen für Bürger:innen, Unternehmen und Verwaltung
2.1.2. Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Leistungsfähigkeit
2.1.3. Informationssicherheit und Datenschutz
2.1.4. Transparenz und gesellschaftliche Teilhabe
2.1.5. Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit
3. Stakeholder
3.1. Bürger:innen
3.2. Akteure des Wirtschaftssektors
3.3. Kommunalverwaltung
3.4. Externe Dienstleister
3.5. Interessensverbände
4. Handlungsfelder und Maßnahmen
4.1. IT-Infrastrukturen
4.2. Organisatorische Veränderungen
4.3. E-Government-Plattform
4.3.1. Bürger:innen
4.3.2. Wirtschaftssektor
4.4. Open Government
4.5. Schulungen / Unterstützungen
5. Zeitplan und Meilensteine
6. Schlusswort
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit ist die Erstellung eines ganzheitlichen Konzeptes für die Digitalisierung zentraler Bürgerdienste in einer Kommune. Dabei wird untersucht, wie eine nutzerorientierte E-Government-Strategie, begleitet von organisatorischen und technischen Maßnahmen, die Effizienz der Verwaltung steigern und die Teilhabe von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen verbessern kann.
- Analytische Herleitung übergeordneter E-Government-Ziele
- Identifikation und Einbeziehung relevanter Stakeholder
- Entwicklung spezifischer Handlungsfelder für Verwaltungsprozesse
- Strategien zur Förderung der Akzeptanz bei Nutzern und Mitarbeitern
- Zeitliche Planung und Definition von Meilensteinen zur Umsetzung
Auszug aus dem Buch
4.2. Organisatorische Veränderungen
„Um digitale Angebote im „front office“ zu schaffen, ist also die Digitalisierung des „back office“ nötig“ (Heuberger, 2020, S. 588). Dies bedeutet, dass das Angebot von digitalen Verwaltungsleistungen für Bürger:innen und dem Wirtschaftssektor eine interne Verwaltungsdigitalisierung voraussetzt, welche u.a. mit organisatorischen und prozessualen Veränderungen einhergeht. Neben dem technologischen Wandel, stehen demnach Veränderungen in Bezug auf die Hierarchie, den Abläufen und Prozessen, sowie Zuständigkeiten als auch Arbeitsweisen im Vordergrund. Die Gestaltung des Wandels einer Verwaltungsorganisation setzt folgende Bedingungen voraus:
Bereitschaft und Notwendigkeit für den Wandel
Bereitstellung und Kommunikation eines Plans für den Veränderungsprozess
Gewährleistung interner Unterstützung durch Partizipation
Unterstützung auf Führungsebene
externe Unterstützung durch relevante Stakeholder / Akteure
Bereitstellung von Ressourcen
Institutionalisierung (Integration in den Arbeitsalltag)
Zusammenfassung der Kapitel
1. Vorwort: Der Autor erläutert die Relevanz der Digitalisierung im Kontext moderner Verwaltung und leitet die Notwendigkeit dieses Gesamtkonzepts aus aktuellen Defiziten ab.
2. Die Digitalisierung von Bürgerdiensten: In diesem Kapitel werden der rechtliche Rahmen und die übergeordneten Zielsetzungen wie Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Nachhaltigkeit für das E-Government definiert.
3. Stakeholder: Es erfolgt eine Betrachtung der verschiedenen Beteiligten, von Bürgerinnen und Unternehmen bis hin zur internen IT-Abteilung und externen Dienstleistern, die das Vorhaben beeinflussen.
4. Handlungsfelder und Maßnahmen: Das Kapitel beschreibt konkrete operative Felder wie IT-Infrastruktur, organisatorische Anpassungen und die E-Government-Plattform, unterteilt nach den Nutzergruppen Bürger und Wirtschaft.
5. Zeitplan und Meilensteine: Hier wird der Prozess der Umsetzung in eine fünfjährige Legislaturperiode eingeordnet und in fünf definierte Phasen unterteilt.
6. Schlusswort: Die Arbeit fasst zusammen, dass neben der Technik vor allem der Fokus auf Veränderungsprozesse und eine hohe Akzeptanz für den Erfolg entscheidet.
Schlüsselwörter
E-Government, Digitalisierung, Kommunalverwaltung, Bürgerdienste, Prozessoptimierung, Stakeholder-Management, Verwaltungswandel, IT-Infrastruktur, Bürgerbeteiligung, Nutzerorientierung, Open Government, Change Management, Verwaltungsmodernisierung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die konzeptionelle Planung und schrittweise Umsetzung einer digitalen Verwaltung in einer Kommune unter Einbeziehung technischer, organisatorischer und prozessualer Aspekte.
Welche zentralen Themenfelder stehen im Mittelpunkt?
Zentrale Felder sind IT-Infrastruktur, organisatorische Veränderungen der Verwaltungshierarchie, die Etablierung einer E-Government-Plattform sowie Konzepte für Open Government und Nutzerunterstützung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Erstellung einer Leitlinie, die den Prozess von der Initialisierung bis zum Projektabschluss strukturiert, um Bürgerdienste effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturanalyse bestehender Strategien und Strategiepapiere (u.a. IT-Planungsrat) sowie einer prozessorientierten Fallstudienbetrachtung der kommunalen Verwaltung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Definition der Ziele, die Analyse der Stakeholder-Interessen, die konkrete Darlegung der notwendigen Maßnahmen in Fachbereichen und die zeitliche Ablaufplanung.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit ist durch Begriffe wie E-Government, Verwaltungswandel, Nutzerorientierung, Prozessdigitalisierung und Stakeholder-Integration geprägt.
Wie unterscheidet sich das Konzept für Bürger von dem für den Wirtschaftssektor?
Während bei Bürgern der Fokus auf Erreichbarkeit und einfache Online-Formulare liegt, fordert der Wirtschaftssektor spezifische Serviceversprechen wie Planungssicherheit bei Genehmigungen und verkürzte Reaktionszeiten.
Warum spielt die Personalabteilung eine entscheidende Rolle im Digitalisierungsprozess?
Da Digitalisierung laut Autor primär ein organisatorischer Wandel ist, müssen Personalentwicklung, Training und das Bilden von „Power-Usern“ sicherstellen, dass die Mitarbeiter den Wandel mittragen und beherrschen.
- Arbeit zitieren
- André Nähle (Autor:in), 2023, Digitalisierung von Bürgerdiensten in einer Kommune, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/1508414
