Alfresco ist ein modernes und kostengünstiges Enterprise Content Management System.
Bisher wurde dieser Markt von teuren Allround Solutions wie Documentum und Open Text dominiert. Die Kosten für ein ECMS übersteigen schnell 100.000€. Deshalb sind diese Lösungen für KMUs meist nicht geeignet.
Mit Alfresco gibt es nun das erste kostenfreie Pendant, von dem diese Arbeit prüfen möchte, ob es bereits in einer produktiven Umgebung eingesetzt werden kann.
Im Fokus dieser Ausarbeitung stehen vor allem die Teilkomponenten Dokumenten Management System und Web Content Management. Aber auch Randthemen wie Collaboration und Record Management werden angeschnitten.
Im Fazit wird versucht, die gewonnen Erkentnisse zu interpretieren und einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung zu geben.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Vorgehensweise und Zielsetzung
1.2 Quellenproblematik
2 Enterprise Content Management Systeme
2.1 Relevanz
2.2 Einsatzgebiete
3 Alfresco Labs 3
3.1 Dokumenten Management System
3.1.1 Versionierung
3.1.2 Integration in Microsoft Office & Open Office
3.1.3 Suchfunktion
3.1.4 Business Regeln zur Content Verwaltung
3.1.5 Zugriff auf Dateisystem Ebene
3.2 Web Content Management
3.2.1 SURF Technologie
4 Alfresco Evaluierung
4.1 Testumgebung
4.2 Problemfelder
4.2.1 Erfassung von Dokumenten
4.2.2 Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung
4.2.3 Bearbeitung von Vorgängen
4.2.4 Ablage und Archiv
4.2.5 Liefern, Bereitstellen, Ausgeben
5 Performanceanalyse & Usability
5.1 Allgemeine Evaluierungsfragen
5.2 Erfassung von Dokumenten in Alfresco
5.3 Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung des Systems
5.4 Bearbeiten von Vorgängen
5.5 Ablage und Archiv
5.6 Liefern, Bereitstellen, Ausgeben
6 Fazit
6.1 Praktische Erfahrungen mit Alfresco
6.2 Kritische Betrachtung
6.3 Ausblick
Zielsetzung & Themen
Diese Bachelorarbeit prüft, ob das Open Source Enterprise Content Management System "Alfresco Labs 3" bereits ausgereift genug für einen produktiven Unternehmenseinsatz ist, insbesondere im Hinblick auf KMUs, die kosteneffiziente Alternativen zu kommerziellen Lösungen wie Documentum suchen.
- Anforderungen an ein modernes Enterprise Content Management System (ECMS)
- Detaillierte Analyse der Kernkomponenten Dokumenten Management (DMS) und Web Content Management (WCM)
- Evaluierung der Leistungsfähigkeit anhand einer Testumgebung unter Ubuntu 8.10
- Untersuchung von Usability, Prozessmodellierung (jBPM) und Skalierbarkeit
- Kosten-Nutzen-Analyse und praktische Implementierungsaspekte
Auszug aus dem Buch
3.1.2 Integration in Microsoft Office & Open Office
Das Alfresco Dokumenten Management System ist vollständig in die Microsoft Office Produktfamilie und die Open Source Alternative OpenOffice.org integrierbar. Dies erleichtert die Arbeit mit den vorhandenen Dokumenten und vermeidet, dass Mitarbeiter sich durch umständliche Front-Ends arbeiten müssen, um ein Word / OpenOffice Dokument zu bearbeiten.
Der Gedanke, der zu diesem Ansatz geführt hat, ist das Problem Benutzer dazu zu bewegen, ihre Inhalte in das System einzustellen. Durch eine Integration des sehr komplexen und umfangreichen ECM Systems in die täglich genutzten Applikationen des Endanwenders, soll diese Hürde eliminiert werden und für den Nutzer ein einfacher Kanal zu dem ECMS geschaffen werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Definiert das Ziel, die Forschungsfrage sowie die Vorgehensweise der Arbeit zur Prüfung der Praxistauglichkeit von Open Source ECMS.
2 Enterprise Content Management Systeme: Erläutert die Relevanz von ECMS zur zentralen Verwaltung unternehmensweiter Wissensbestände und definiert typische Einsatzgebiete.
3 Alfresco Labs 3: Beschreibt die Architektur und Funktionen von Alfresco Labs 3 mit Schwerpunkt auf DMS, WCM sowie der Business-Regel-Modellierung.
4 Alfresco Evaluierung: Legt den Grundstein für den Praxistest, indem Kriterien für DMS-Aufgaben definiert und die Testumgebung spezifiziert werden.
5 Performanceanalyse & Usability: Präsentiert die Ergebnisse der durchgeführten Testreihe zu Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und technischer Leistungsfähigkeit des Systems.
6 Fazit: Interpretiert die gewonnenen Ergebnisse, reflektiert praktische Implementierungserfahrungen und gibt einen Ausblick auf die Zukunft von Alfresco.
Schlüsselwörter
Alfresco, Enterprise Content Management, ECMS, Dokumenten Management System, DMS, Web Content Management, WCM, Open Source, jBPM, Workflow, Unternehmenssoftware, Kosten-Nutzen-Analyse, Usability, Dateiverwaltung, Software-Evaluierung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, ob das kostenfreie Open Source Enterprise Content Management System Alfresco Labs 3 eine ausgereifte Alternative zu teuren kommerziellen ECMS-Lösungen für Unternehmen darstellt.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Arbeit fokussiert sich auf das Dokumenten Management, Web Content Management sowie die Integration in bestehende Unternehmensprozesse und Arbeitsumgebungen.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die Beantwortung der Frage, ob Alfresco Labs 3 bereits ausgereift genug für den produktiven Einsatz in Unternehmen ist.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor führt eine Literaturrecherche durch und kombiniert diese mit einer praktischen Evaluierung in einer eigens aufgesetzten Testumgebung (Linux/Ubuntu-Server).
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Einführung in ECMS, eine detaillierte technische Analyse von Alfresco Labs 3 sowie die Dokumentation der Evaluierungsergebnisse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den Kernbegriffen zählen Alfresco, ECMS, DMS, WCM, Open Source, Workflow-Modellierung und Implementierung in Unternehmen.
Wie lässt sich Alfresco technisch anbinden?
Alfresco bietet verschiedene Zugriffsmöglichkeiten wie CIFS, WebDAV, FTP und SMTP, wodurch es sich als Dateisystem-Ebene in gängige Betriebssysteme integrieren lässt.
Welche Hürden gibt es bei der Einführung von Alfresco?
Trotz der Kostenersparnis bei der Lizenz müssen Unternehmen Zeit und Ressourcen für die Implementierung, Schulung der Mitarbeiter und die Modellierung spezifischer Arbeitsabläufe einplanen.
- Quote paper
- Sebastian Danninger (Author), 2009, Alfresco 3. Open Source ECMS im produktiven Einsatz, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/152390
