Die Moderation - Vorbereitung, Umsetzung und kritische Situationen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Umsetzung der Moderation an einem Beispiel
2.1. Titel, Thema und Anwendungsbereich der Moderation
2.2. Teilnehmer des moderierten Teammeetings
2.3. Moderator des Meetings
2.4. Vorgeschichte zum moderierten Teammeeting
2.5. Zielgruppenanalyse
2.5.1. Ziele und Interessen verschiedener Teilnehmer
2.5.2. Konflikte des Teammeetings
2.6. Situation des moderierten Workshops

3. Planung und Vorbereitung
3.1. Inhaltliche Vorbereitung
3.2. Methodische Vorbereitung
3.2.1. Phase „Einsteigen“
3.2.2. Phase „Sammeln und Auswählen“
3.2.3. Phase „Bearbeiten und Planen“
3.2.4. Phase „Abschließen“
3.3. Organisatorische Vorbereitung
3.4. Persönliche Vorbereitung

4. Kritische Situationen
4.1. Störungen von außen (z.B.: Lärm/Stromausfall)
4.2. Störungen innerhalb der Teilnehmer
4.3. Störungen zwischen Moderator und Teilnehmern

5. Schlussbemerkung

6. Anhang
6.1. Ablaufplan
6.2. Checkliste „Material“
6.3. Checkliste „Moderationskoffer“
6.4. Checkliste „Vorbereitung“

7. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Moderation ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Kommunikation innerhalb einer Arbeitsgruppe. Der Moderator ist hierbei ein möglichst um Neutralität bemühter Experte für die Methodik, inhaltliche Fragen werden von ihm weder bewertet noch kommentiert. Er leitet die Gruppe zu einem bestimmten Ziel, indem er präzise Fragen stellt und die Teilnehmer mit verschiedenen Moderationstechniken zur Interaktion auffordert und die Ergebnisse visualisiert. Vor jedem Moderationsschritt holt der Moderator das Einverständnis der Teilnehmer zu seinem methodischen Vorgehen ein. Ziel einer Moderation ist es, einen Gesamtkonsens in der Gruppe herzustellen und zu einer Lösung zu gelangen, an welcher jeder Teilnehmer beteiligt war und von jedem Teilnehmer mitgetragen werden kann.

„Moderieren nennen wir das Bemühen (...), den Meinungs- und Willensprozess einer Gruppe zu ermöglichen und zu erleichtern, ohne inhaltlich einzugreifen oder zu steuern.“^[1]

2. Umsetzung der Moderation an einem Beispiel

2.1. Titel, Thema und Anwendungsbereich der Moderation

Titel: Sitzung der Marketingabteilung

Anwendungsfeld: Mitarbeiterbesprechung

Thema: Wöchentliche Durchführung einer Sitzung

2.2. Teilnehmer des moderierten Teammeetings

Es nehmen ein Abteilungsleiter, sieben Mitarbeiter und 2 Praktikanten teil.

2.3. Moderator des Meetings

Es wird ein externer Moderator hinzugezogen.

2.4. Vorgeschichte zum moderierten Teammeeting

Die Marketing Abteilung eines großen Mobilfunkanbieters hält jede Woche eine Teamsitzung ab, um besser miteinander kommunizieren zu können, Probleme früh zu entdecken und gegenseitig aktuelle Informationen austauschen zu können. In der Vergangenheit gab es einige unzufriedene Teilnehmer, da nicht alle die Notwendigkeit sahen, sich mit Ihren Kollegen auszutauschen.

Da einer der Praktikanten sich im Laufe seines Studiums mit der Moderationsmethode beschäftigte, hat er mit Zustimmung des Abteilungsleiters einen externen Moderator zur Lösung der Probleme engagiert.

2.5. Zielgruppenanalyse

2.5.1. Ziele und Interessen verschiedener Teilnehmer

Alle Teilnehmer sind viel beschäftigt und haben das gemeinsame Interesse, in der für das wöchentliche Teammeeting verwendeten Zeit, möglichst produktiv zu sein.

Der Abteilungsleiter hegt das besondere Interesse, Neuigkeiten aus dem jeweiligen Spezialgebiet der Mitarbeiter in seinem Team zu erfahren und die Arbeit seiner Mitarbeiter zu koordinieren, indem er Aufgaben delegiert und das Team über die Sitzungen des Managements und den Bedürfnissen anderer Abteilungen informiert. Etwaige Probleme sollen schnell gelöst werden.

Die Mitarbeiter sind an einer möglichst guten Präsentation ihrer Leistungen interessiert.

2.5.2. Konflikte des Teammeetings

Natürlicherweise sind einige Teilnehmer eher extrovertiert und dominant und beanspruchen einen Hauptteil der Zeit, wohingegen andere eher weniger von sich und ihrer Arbeit preisgeben. Dadurch kommt es öfter zu Verzerrungen im Leistungsbild.

Oft passiert es auch, dass sich der Abteilungsleiter nicht alle Wünsche und Anregungen seiner Mitarbeiter merken kann bzw. zu wenig auf diese eingeht.

Die Praktikanten kommen meist gar nicht zu Wort und fühlen sich dadurch nicht als „vollwertige Teilnehmer“.

2.6. Situation des moderierten Workshops

Alle Teilnehmer treffen sich zum wöchentlichen Teammeeting um 13 Uhr in Raum 404. Herr Buchsbaum, der Moderator der Sitzung kommt schon etwas früher, um Tafeln aufzubauen und die Moderation vorzubereiten.

3. Planung und Vorbereitung

Die Planung und Vorbereitung einer Moderation ist absolut entscheidend für ihr gelingen. Daher sollte sich jeder Moderator so gut es geht inhaltlich, methodisch, organisatorisch und persönlich auf die anstehende Moderation vorbereiten.

3.1. Inhaltliche Vorbereitung

Obwohl der Moderator -gerade wenn es sich um einen externen Moderator handelt- per se neutral ist, muss er sich dennoch inhaltlich vorbereiten, um die Gruppe mit präzisen Fragen zu stimulieren.

Zuerst sollte sich der Moderator über das Gesamtziel seiner Moderation im Klaren sein, um anschließend sein methodisches Vorgehen zu spezifizieren.

Des Weiteren sollte sich ein guter Moderator adäquat auf die Teilnehmer vorbereiten und sich in diesem Zuge folgende Fragen stellen:

- Welche Vorinformationen haben die Teilnehmer bereits?
- Auf welche Weise ist die Gruppe zusammengesetzt?
- Welches Interesse hat der Einzelne an dieser Moderation?
- Welche Schwierigkeiten könnten auftreten?

„Es kann dann notwendig sein, sich entsprechende methodische Schritte zu überlegen, um optimal auf die Teilnehmer vorbereitet zu sein und diese dort „abzuholen wo sie stehen“.“^[2]

3.2. Methodische Vorbereitung

Da Moderation sehr methodenorientiert ist, ist es besonders wichtig sich hier gut darauf vorzubereiten und für jede Phase die Ziele zu erörtern, den Zeitbedarf zu planen, sowie die Hilfsmittel und Methoden zur Erreichung des Ziels festzulegen.

3.2.1. Phase „Einsteigen“

In dieser Phase wird die Moderation eröffnet, den Teilnehmern eine grobe Orientierung gegeben und ein positives Arbeitsklima geschaffen.

Möglicher Ablauf:

- Eröffnung des Teammeetings

Zielsetzung: Vorstellen des Moderators, da dieser extern ist.

Umsetzung: Dies soll anhand einer kurzen Kennenlernrunde geschehen, indem jeder kurz seinen Namen und seine Funktion innerhalb des Teams nennt. Außerdem sollte die Stimmung mittels einer Punkteabfrage auf dem Stimmungsbarometer abgefragt werden.

- Erwartungen klären und Regeln festlegen

Zielsetzung: Erwartungen und Befürchtungen des Abteilungsleiters und der Mitarbeiter an diese Sitzung klären und visualisieren. Verbindliche Regeln festlegen.

Umsetzung: Der Moderator fordert die Teilnehmer dazu auf, die gewünschten Regeln innerhalb der Gruppe zu nennen und fragt bei jedem Punkt in die Runde, ob alle damit einverstanden sind. Die gesammelten Punkte werden vom Moderator auf einem DIN A2 „Regelblatt“ festgehalten und sind im Laufe der kompletten Veranstaltung für alle gut sichtbar.

Außerdem fragt er nach den Erwartungen und Befürchtungen der Teilnehmer und visualisiert diese ebenfalls auf einem getrennten Blatt.

- Protokoll erstellen

Zielsetzung: Es soll ein Protokoll erstellt werden, damit vor allem der Abteilungsleiter die wichtigsten Informationen noch einmal nachlesen und später darauf eingehen kann.

Umsetzung: Einer der Praktikanten sollte gebeten werden, ein Protokoll zu den wichtigsten Punkten des Teammeetings zu erstellen und dieses nach Bearbeitung noch einmal zur Übersicht an das komplette Team weiterzuleiten.

[...]

^[1] Klebert, Schrader, Straub, S.15

^[2] Seifert, S.87