Reisekosten bei Dienstreisen

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einführung

2 Kosten im Rahmen der Dienstreisen
2.1 Fahrtkosten
2.1.1 Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
2.1.2 Fahrten mit eigenem Verkehrsmittel
2.1.3 Umsatzsteuerliche Betrachtung
2.2 Verpflegungsmehraufwendungen
2.2.1 Allgemeines
2.2.2 Auslandsreise
2.2.3 Bewirtung durch den Arbeitgeber
2.2.4 Bewirtung von Geschäftsfreunden
2.2.5 Lohnsteuerpauschalierung mit 25%
2.2.6 Umsatzsteuerliche Betrachtung
2.3 Übernachtungskosten
2.3.1 Allgemeines
2.3.2 Umsatzsteuerliche Betrachtung
2.4 Reisenebenkosten
2.4.1 Allgemeines
2.4.2 Umsatzsteuerliche Betrachtung

3 Fazit

Anhang

Literaturverzeichnis

Rechtsprechungsverzeichnis

Erklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einführung

Reisekosten beim Arbeitnehmer sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Allerdings sind solche Kosten nur dann steuerlich berücksichtungsfähig bzw. durch den Arbeitgeber ersetzbar, wenn sie durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung bzw. seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. ¹

Die „regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers“.² Dies ist im Allgemeinen der Betrieb bzw. die Betriebsstätte. Um die Voraussetzungen zu erfüllen, muss der Arbeitnehmer einen Teil seiner Arbeitszeit in dieser Arbeitsstätte zubringen. Dies ist regelmäßig mindestens 20% der gesamten Arbeitszeit pro Woche.³

Allerdings muss die Tätigkeit nicht zwangsläufig auf eine Betriebsstätte beschränkt sein. Wird der Arbeitnehmer auf Grund des Dienstvertrags oder betrieblicher Er- fordernisse an verschiedenen Orten dauerhaft und nachhaltig tätig, handelt es sich hierbei auch um regelmäßige Arbeitsstätten.⁴ Die Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte sind somit Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Fahrten zwischen den einzelnen Betriebstätten stellen jedoch eine Dienstreise dar.⁵

Für das Vorliegen einer Dienstreise ist weder die Dauer der Abwesenheit noch sind die zurückgelegten Kilometer ein Kriterium. Grundvoraussetzung ist allerdings eine berufliche Veranlassung; im Allgemeinen ist diese gegeben, wenn die Dienst- reise auf Weisung des Arbeitgebers durchgeführt wird. Beachtet werden muss hier aber die Nichtvereinbarkeit mit § 12 Abs. 1 EStG.⁶ Wird eine berufliche Reise mit einem Privataufenthalt verbunden, kann dies zu einem Ausschluss der beruflichen Veranlassung führen.⁷

Weiterhin ist die so genannte Dreimonatsfrist zu beachten. Danach wird bei einer Auswärtstätigkeit von mehr als drei Monaten am selben Ort davon ausgegangen, dass es sich hierbei um die neue regelmäßige Arbeitsstätte handelt. Die Kosten für die Dienstreise sind ab dem vierten Monat nicht mehr oder nur noch beschränkt abzugsfähig. Eine Berücksichtigung der Kosten ist allerdings evtl. noch möglich beim Vorliegen einer auswärtigen Übernachtung. Dann allerdings im Rahmen der so genannten „doppelten Haushaltsführung“.⁸

2 Kosten im Rahmen der Dienstreisen

2.1 Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Kosten, die einem Arbeitnehmer bei der Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.

2.1.1 Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind dies stets die tatsächlich entstandenen Kosten wie z.B. der Preis für die Fahrkarte bei der Bahn oder der Preis des Flugtickets.⁹

2.1.2 Fahrten mit eigenem Verkehrsmittel

Bei dem eigenen Verkehrsmittel handelt es sich im Allgemeinen um das Fahrrad, Motorrad oder den PKW des Arbeitnehmers. Dem Arbeitnehmer steht es offen, ob er die gefahrenen Kilometer anhand von pauschalen oder tatsächlichen Kilometersätzen abrechnet. Bei Ansatz von tatsächlichen Kosten sind diese anhand eines Fahrtenbuchs dem Finanzamt glaubhaft zu machen.¹⁰

An das Fahrtenbuch werden folgende Mindestanforderungen gestellt:

- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Aus- wärtstätigkeit
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für die Privatfahrten ist die Angabe der Kilometer ausreichend. Bei Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk aus.¹¹

Um nun einen individuellen Kilometersatz zu ermitteln, muss der Arbeitnehmer die Gesamtkosten seines Fahrzeugs ermitteln. Diese setzen sich im Allgemeinen aus folgenden Kosten zusammen:

- Versicherung (Haftpflicht, Kasko, Rechtsschutz) , Kfz-Steuer, Absetzung für Abnutzung, Treibstoff, Öl, Reparaturen, Kosten einer Garage am Wohnort¹²

- Zinsen eines Kredits, der für die Anschaffung des Kfz aufgenommen wur- de.¹³

Die Absetzung für Abnutzung ist laut der seit 01.01.2001 geltenden AfA-Tabelle mit 6 Jahren anzunehmen.¹⁴

Der Arbeitnehmer hat nun die Möglichkeit, über einen Zeitraum von 12 Monaten (nicht zwangsläufig das Kalenderjahr) einen für ihn gültigen individuellen Kilometersatz zu ermitteln. Dieser Kilometersatz bleibt so lange gültig, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.¹⁵

Alternativ hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Kosten mit Hilfe von pauschalen Kilometersätzen abzurechnen. Diese betragen ab 01.01.2002:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

pro gefahrenen Kilometer. Nehmen an der Dienstreise weitere Arbeitnehmer teil, können folgende pauschale, so genannte Mitnahmeentschädigungen für jeden weiteren Arbeitnehmer geltend gemacht werden:

Kraftwagen 0,02 €

Motorräder und Motorroller 0,01 €.¹⁶

Allerdings ist die Dreimonatsfrist zu beachten. Danach wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nach Ablauf von drei Monaten zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Eine Dienstreise liegt somit nicht mehr vor. Die Fahrten zwischen Wohnung und der neuen Arbeitsstätte werden fortan als Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte behandelt und sind mit den entsprechenden Pauschalen abzurechnen.¹⁷

2.1.3 Umsatzsteuerliche Betrachtung

Umsatzsteuerlich besteht bei diesen Pauschalen kein Vorsteuerabzug, da die ent- sprechenden Leistungen, wie z.B. Bezug von Benzin und Reparaturleistungen für ein arbeitnehmereigenes Fahrzeug dem Arbeitnehmer entstanden sind. Der Emp- fänger der Leistungen ist somit nicht der Unternehmer, was einem Vorsteuerabzug widerspricht.¹⁸

2.2 Verpflegungsmehraufwendungen

2.2.1 Allgemeines

Bei einer Abwesenheit auf Grund einer Dienstreise, kann der dadurch entstandene Mehraufwand für Verpflegung durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bzw. beim Werbungskostenabzug berücksichtigt werden. Seit 01.01.1996 sind diese Kosten allerdings nicht mehr durch Belege, sondern nur noch durch Pauschalen nachweisbar. Diese betragen seit 01.01.2002 bei einer Abwesenheit

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Maßgebend ist die Abwesenheit von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeits- stätte. Für den Ansatz der Pauschbeträge ist jeder Kalendertag für sich zu be- trachten. Das heißt konkret, dass eine Abwesenheit von 24 Stunden nur bei einer mehrtägigen Geschäftsreise erreicht werden kann.¹⁹ Werden mehrere kürzere

Dienstreisen an einem Tag unternommen, sind die Abwesenheitszeiten zusam- menzurechnen und bei Überschreiten der entsprechenden Grenze berücksichti- gungsfähig.²⁰

Da aber die Beschränkung auf einen Kalendertag in bestimmten Fällen zu einer ungerechtfertigten Härte führt, wird diese durch die so genannte Mitternachtsrege- lung entschärft. Demnach kann die Abwesenheitszeit an zwei verschiedenen Ta- gen dann zusammengerechnet werden, wenn die Dienstreise nach 16 Uhr beginnt und vor 8 Uhr des darauf folgenden Kalendertags endet und keine Übernachtung stattfindet.²¹

2.2.2 Auslandsreise

Bei einer Reise ins Ausland kann der Aufwand ebenfalls nur noch mit Pauschalen nachgewiesen werden. Diese so genannten Auslandstagegelder sind von Land zu Land (teilweise sogar innerhalb eines Landes) unterschiedlich und werden vom BMF auf Grundlage des Bundesreisekostengesetzes festgesetzt (siehe Anlage). Grundsätzlich gelten auch hier die Vorschriften wie bei einer Inlandsreise. Es er- folgt folgende Abstufung:
- Bei Abwesenheit von 24 Stunden ein Pauschbetrag in Höhe von 120% des höchsten Auslandstagegeldes,
- bei Abwesenheit von mehr als 14 Stunden ein Pauschbetrag in Höhe von 80% des höchsten Auslandstagegeldes und
- bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden ein Pauschbetrag in Höhe von 40% des höchsten Auslandstagegeldes.

Die in der Aufstellung vom BMF veröffentlichen Pauschbeträge sind bereits entsprechend angepasst; eine Umrechnung ist deshalb nicht mehr erforderlich. Für nicht aufgeführte Länder und Gebiete gilt der für Luxemburg festgesetzte Wert. Nach R 39 Abs. 3 LStR 2002 bemisst sich das Auslandstagegeld nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr erreicht hat. Liegt dieser Ort im Inland, ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland ausschlaggebend.²²

[...]

¹ Vgl. R 37 Abs. 1 LStR 2002

² R 37 Abs. 2 LStR 2002

³ Vgl. R 37 Abs. 2 LStR 2002

⁴ Vgl. BFH-Urteil vom 19.09.1990, BStBl II 1991, S. 97

⁵ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 432 und R 37 Abs. 3 Satz 5 LStR 2002

⁶ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 429

⁷ Vgl. BFH-Urteil vom 23.04.1992, BStBl II 1992, S. 898

⁸ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 432-433

⁹ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 434

¹⁰ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 434

¹¹ Vgl. R 31 Abs. 9 Nr. 2 LStR 2002

¹² Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 435

¹³ Vgl. BFH-Urteil vom 01.10.1982, BStBl II 1983, S. 17

¹⁴ Vgl. AfA-Tabelle, BMF-Schreiben vom 15.12.2000, BStBl I 2000, S. 1532

¹⁵ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 435

¹⁶ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 435

¹⁷ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 432-433

¹⁸ Vgl. Rondorf, Konsequenzen, in: Neue Wirtschafts-Briefe, Fach 7, S. 5349-5350

¹⁹ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 438

²⁰ Vgl. R 39 Abs. 1 LStR 2002

²¹ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 438

²² Vgl. Eckmann, in: Haufe Steuer Office / Fachbeiträge / Themenlexikon / Auslandsreise / Abschnitt