Von der Vergangenheit in die Zukunft - die Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung

Inhaltsverzeichnis

Überblick bis 1987 - die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung nach Theisen

Die Zeit nach Theisen - Weiterentwicklung zur Corporate Governance

Die Zeit nach CG - Weiterentwicklung zur Corporate Social Responsibilty

Schlussbetrachtung & Ausblick

Quellenverzeichnis

Anhang - Die von mir erstellte Powerpointvorlage für das Referat vom 10. Juni 2010

Tabellenverzeichnis

Abbildung 1 - Grundsätze und ihre Merkmale Erläuterungen nach E. Theisen

Abbildung 2 - Allgemeine Grundsätze nach E. Theisen

Abbildung 3 - Einseitiger Einfluss der Grundprinzipien auf die Allgemeinen Grundsätze nach E. Theisen

Abbildung 4 - Drei Säulen & die Definition von CSR

Überblick bis 1987 - die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Um die Ganzheitlichkeit des komplexen Themas Überwachung im Unternehmen vollständig zu erfassen, wird in diesem Abschnitt der Ursprung erläutert. Zunächst wird die Entwicklung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) betrachtet.

Ein Grundsatz wird streng getrennt von bestehenden Gesetzesnormen formuliert. Inhaltlich können sie sich jedoch überschneiden, wobei ein Grundsatz von seiner Dynamik lebt. Dies bedeutet, dass dieser sich der jeweiligen Entwicklung der Gesellschaft und den dabei etablierenden Prozessen anpasst. Ein Grundsatz ist zeitpunktbezogen und enthält vollständige, unabhängig voneinander verfasste Handlungsanweisungen.^[1]Diese sind kategorische Imperative.^[2]Sie enthalten einen hohen Abstraktionsgrad, damit die Grundsätze möglichst breit eingesetzt werden und damit eine große Reichweite erlangen.

1897 wird im Allgemeinen Deutschen Handelsgesetzbuch in § 38 die “Gepflogenheit sorgfältiger Kaufmänner“ erwähnt. Dies ist der Ausgangspunkt der Grundsätze ordnungs-mäßiger Buchführung, welche sich in den Jahrhunderten konstant weiterentwickelten. Anfangs wurden die GoB induktiv als sogenannte Handelsbräuche aus der bewährten Praxis ermittelt.^[3]Mittlerweile werden sie deduktiv als gepflegte Rechtsbegriffe^[4]behandelt, welche Rechtsnormcharakter besitzen^[5]. Damit ist die Anwendung der GoB verbindlich, obwohl bis heute keine einheitliche Definition existiert. Der Begriff wird immer noch vom Gesetzgeber sowohl im Handelsgesetzbuch (HGB) als auch in der Anlagenordnung (AO) verwendet. Der nicht kodifizierte Teil beruht auf Gutachten, wissenschaftlichen Diskussionen und Gewohnheiten aus der Praxis. Hierbei wird deutlich, dass die GoB als unbestimmter Rechtsbegriff die Anpassung an sich ändernde Umweltbedingungen gestattet. Die wichtigsten Grundsätze besagen, dass die Buchführung klar und übersichtlich sein muss^[6]:

1. Alle Geschäftsvorfälle sind fortlaufend, richtig und vollständig zu erfassen, so dass alle Buchungen aufgrund von Belegen jederzeit nachprüfbar sind. Der Zusammenhang zwischen Geschäftsvorfall, Beleg und Konto wird durch das Grundbuch hergestellt. Zusammen muss alles zehn Jahre aufbewahrt werden. Das System der gewählten Buchführung ermöglicht die sachgemäße Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle.
2. Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss so erfolgen, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle sowie über die Vermögenslage des Unternehmens erhält.
3. Konten dürfen nicht auf falsche Namen geführt und zwischen den Buchungen dürfen keine Lücken gelassen werden.
4. Bleistifteintragungen sind unzulässig und bei EDV-Buchungen müssen Änderungen sowie Korrekturen automatisch aufgezeichnet werden. Buchungsinhalte dürfen nicht unleserlich gemacht oder gelöscht werden. Es sind alle Käufe und Verkäufe auf Kredit im Kontokorrentbuch festzuhalten. Dies besagt ebenfalls, dass Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge nicht miteinander verrechnet werden dürfen. Zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ist eine Inventarprüfung durchzuführen. Ein übersichtlicher Jahresabschluss muss erstellt werden.^[7]
5. Keine Abkürzungen oder Symbole: Eintragungen müssen in einer lebenden Sprache vorgenommen werden.

Die folgenden wichtigen geschichtlichen Veränderungen zeigen den Fortschritt: Bereits 1937 wurde das Aktiengesetz prägend reformiert.^[8]Seit dem gibt es die Organtrennung mit den entsprechenden Funktionen: Vorstand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung. 1953 wird im Haushaltsgrundsätzegesetz für die Mehrheit der öffentlichen Hand einsehbar, dass die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung geprüft werden muss. Zwölf Jahre später wird in § 93 des Aktiengesetzes die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters festgehalten.

Ohne konkreten Anlass hat Erich Potthoff erstmalig aus betriebswirtschaftlich-organisatorischer Sicht auf die Notwendigkeit von Grundsätzen ordnungsmäßiger Überwachung hingewiesen.^[9]

1987 leistete Emanuel Theisen mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Überwachung^[10]einen bedeutenden Beitrag zur Weiterentwicklung der Unternehmung, indem er die Überwachungsprinzipien als den “zwingenden Ordnungsrahmen“^[11]definierte und als Konkretisierungshilfe ausarbeitete. Um diesen Fortschritt zu würdigen, werden im zweiten Abschnitt die Überwachungsprinzipien und seine allgemeinen Grundsätze erläutert.

Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung nach Theisen

Mit dem Wissen aus dem ersten Teil wird nachfolgend “Überwachung“ definiert, sowie aus der internen Unternehmensperspektive die Überwachungsprinzipien und die allgemeinen Grundsätze nach Theisen erläutert.

Überwachung ist der Oberbegriff von Prüfung und Kontrolle.^[12]Bei der Prüfung werden Personen geprüft, die vom Überwachungsobjekt unabhängig sind^[13], damit ist die “direkte oder indirekte Prozessabhängigkeit nicht gegeben“.^[14]Kicherer betont dabei zugleich die Sorgfaltspflicht zusammen mit der Wirtschaftlichkeit der Prüfung, das heißt, dass “eine aus welchen Gründen auch immer mit unverhältnismäßig hohem Aufwand durchgeführte Prüfung …nicht als ordnungsmäßig anerkannt werden (kann).“^[15]Dieses rationale Verhalten des ökonomischen Prinzips der Minimalforschung “erreiche einen gegebenen Zweck mit dem geringsten Aufwand.“^[16]wird von Theisen in keiner Weise unterstützt. Die Qualität beziehungsweise Sorgfaltspflicht der Überwachung hat stets höchste Priorität. Dies schließt einen eingeschränkten Prüfungsaufwand aus.

Abhängig oder automatisch ist die Kontrolle, “die neben den Betriebsvorgängen“^[17]durchgeführt wird. Sie kann dem Arbeitsgang ebenfalls vor- oder nachgeschaltet werden^[18]und dient der “ständigen Beaufsichtigung“.^[19]

Das oberste Ziel von den Grundsätzen ordnungsmäßiger Überwachung (GoÜ) ist es, einen Handlungsrahmen unter den gegebenen Rahmenbedingungen zu definieren, der dafür sorgt, dass die Überwachung der Unternehmensleitung nicht unter ein Mindestniveau sinkt. Dabei ist Überwachung die kumulative, synchrone Berücksichtigung der folgenden Grundprinzipien des aktuellen Managementwissens:

1. Ordnungsmäßigkeit
2. Gesetzmäßigkeit
3. Richtigkeit
4. Zielgerichtetheit und Zweckmäßigkeit
5. Transparenz und
6. Nachprüfbarkeit.

Theisen fordert mit diesen sechs Grundprinzipien, dass die Überwachung der Unternehmensführung geordnet, systematisch und vollständig auf der Grundlage des geltenden Rechts unter der Berücksichtigung der umfassenden Überwachung stattfindet.^[20]

Nach dem ersten Grundprinzip besteht die dringende Notwendigkeit zwischen dem Überwachungsverfahren und dem Überwachungsobjekt zu trennen. Die Hauptfunktion der GoÜ ist es, eine Überwachungsordnung zur fachspezifischen Diskussion und praxisorientierten Disposition zu stellen,^[21]das heißt eine ganzheitliche Theorie- und Praxisbetrachtung, die von großem Belang ist. Die Grundsätze werden tabellarisch kurz dargestellt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 - Grundsätze und ihre Merkmale | Erläuterungen nach E. Theisen

Aufbauend auf den Grundsätzen gemäß den Überwachungsprinzipien werden die Allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Überwachung beschrieben, welche die äußeren Rahmenbedingungen für die ordnungsmäßige Überwachung der Unternehmensführung sind.

Theisen formuliert zwei Grundsätze. Der erste umfasst fünf personelle und der zweite Grundsatz vier institutionelle Anforderungen. Bei diesen Anforderungen ist die strikte Trennung zwischen der Unternehmensführung und dem funktionalen Überwachungsträger von besonderer Bedeutung, damit eine funktions- und sachgerechte Durchführung ermöglicht wird. Subjektive Einschränkungen bezüglich des Leistungsprofils sind ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Auswahlbeschränkungen zugelassen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 - Allgemeine Grundsätze nach E. Theisen

Bei der ersten personellen Anforderung der “Unabhängigkeit“ ist es theoretisch unabdingbar, dass der Überwachungsträger vollständig unabhängig in seiner Tätigkeit handelt.^[22]In der Praxis stellt dies eine Herausforderung dar. Das Aufsichtsratmitglied ist zum Beispiel durch wirtschaftliche Bindungen im vorhandenen Netzwerk außerhalb des Unternehmens potentiell befangen und richtet seine Entscheidungen danach aus. Objektivität kann damit nicht bei den einzelnen Aufsichtsratmitgliedern garantiert werden.

Nach der zweiten personellen Anforderung “Eigenverantwortlichkeit“ ist jede Person für sein eigenes Handeln gegenüber allen internen Stakeholdern^[23]und seinem eigenen Gewissen verantwortlich. Jedoch haften nach dem Kollegialprinzip alle Aufsichtsratsmitglieder gemeinsam als Gesamtschuldner für das Fehlverhalten des Einzelnen. Es existiert dabei bei jedem Einzelnen die Möglichkeit eigenständig den Entlastungsbeweis anzutreten. Dies bedeutet, dass das Aufsichtsratmitglied selbst nachweisen muss, dass es zu dem gegebenen Zeitpunkt bestmöglich sich informiert hat und damit nach bestem Wissen und Gewissen handelte. Aufsichtsratsmitglieder können nur selbst ihre Aufgaben wahrnehmen und nicht delegieren. Sie werden an ihrem Verhalten gemessen und haften dementsprechend dafür.

Für die “Funktionsgerechtigkeit“ beziehungsweise “Sachverständigkeit“ sind die fachlichen Qualifikationen und die personellen Anforderungen an die Tätigkeit von großer Bedeutung. Dabei ist nicht die subjektive Eignung gefragt, sondern der objektive Sachverstand, ob die Person optimal im Sinne des Unternehmens die Position ausfüllt. Eine Mindestqualität der Überwachung muss gewährleistet werden, um negative Folgen von dem Unternehmen abzuwenden.

Das fünfte Überwachungsprinzip “Transparenz“ ist eine “zwingende Voraussetzung“^[24]zur Ausübung der ordnungsmäßigen Überwachung und steht im Konflikt mit der vierten personellen Anforderung “Verschwiegenheit“, welche keine eigenständige Funktion darstellt. Auf der einen Seite sollen alle Aufsichtsratmitglieder jederzeit ihr Handeln transparent darlegen. Während ihrer Arbeit muss unmittelbar ihre Tätigkeit überprüfbar sein und nicht erst mittelbar die Auswirkungen der Aktivität.^[25]Auf der anderen Seite sind sie dazu verpflichtet, bei Interna zu schweigen, die das Unternehmen nachhaltig schädigen können.^[26]Lutter bestärkt mit der Forderung, dass “alles was der Vorstand weiß, auch der Aufsichtrat wissen kann“^[27]die Wichtigkeit der Transparenz. Stets gilt aber beim Antagonismus das Wohl des Unternehmens als höchste Priorität. Danach sind die Aktivitäten auszurichten.

Für die fünfte personelle Anforderung “Vergütung und Entlastung“ gibt es keinen gesetzlichen Anspruch. Es gibt lediglich die Aufforderung, dass er den Aufgaben und der erbrachten Leistung angemessen sein soll, aber nicht der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens. Die Qualität des Aufsichtsrates wird losgelöst vom Unternehmenserfolg beurteilt und entspricht der konkreten Überwachungstätigkeit. Das Aufgabenfeld eines jeden Aufsichtsratmitgliedes wird definiert. Daraus lassen sich Kriterien ableiten, nach denen das Aufsichtsratsmitglied zukünftig bewertet wird. Durch die verschiedenen Aufgabenfelder entsteht ebenfalls eine Differenzierung in der Vergütung.

Aufsichtsratsmitglieder haben den gesetzlichen Anspruch auf eine jährliche Entlastung durch ihren Wahlkörper.^[28]Entlastung ist ein Synonym von Vertrauen. Es wird als repräsentatives Element benutzt. Es ist die höchste offizielle Anerkennung der Wahlfrauen und Wahlmänner, wenn sie die Arbeit des Aufsichtsrats mit Vertrauen bestätigen. Wird ein Aufsichtsratsmitglied dessen ungeachtet nicht entlastet, hat dies keinerlei rechtliche Konsequenzen. Vertrauensentzug hat häufig einen öffentlichen Imageschaden zur Folge.

Der zweite Grundsatz “Planung und Koordination“ befasst sich mit den vier institutionellen Anforderungen, welche grundsätzlich zur Strukturierung und Organisation der Überwachung dienen. Die“vollziehende (executive), verbuchende und verwaltende Funktion sind unvereinbar. Niemand darf ohne Dazwischentreten eines anderen, der ihn automatisch kontrolliert, alle Phasen des Geschäftsvorganges durchführen.“^[29]Die Funktion der Sachplanung ist als “formelle Abwicklung“^[30]dafür verantwortlich, dass die einzelnen Überwachungsaktivitäten definiert und gewichtet werden. Das Überwachungsverfahren muss festgelegt werden. Eine Zeitplanung wird erstellt und die einzelnen Aufgabenpakete werden entsprechend der Qualifikation institutionell an konkrete Positionen vergeben. Damit ist die exakte Aufgabenbeschreibung abgegrenzt, um “innerhalb von zwei Jahren nach Feststellung des Jahresabschlusses … die Aufsichtsprüfung vorzunehmen. Die Rechtmäßigkeit wird im Gegensatz zur Zweckmäßigkeit der Wirtschaftsprüfung des Eigen-betriebs geprüft.“^[31]

[...]

^[1]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[2]Anmerkung des Autors: nach Kant | Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[3]Schwartze | Rechtswissenschaft für Gesellschaftswissenschaften | 2006

^[4]http://www.rechnungswesen-info.de/gob.html | 31.Mai 2010 | 22.43 Uhr

^[5]http://www.wirtschaftslexikon24.net/d/grundsaetze-ordnungsgemaesser-buchfuehrung-gob/grundsaetze-ordnungsgemaesser-buchfuehrung-gob.htm | 29. Juni 2010 | 15:11 Uhr

^[6]http://www.wirtschaftslexikon24.net/d/grundsaetze-ordnungsgemaesser-buchfuehrung-gob/grundsaetze-ordnungsgemaesser-buchfuehrung-gob.htm | 29. Juni 2010 | 15:11 Uhr

^[7]Anmerkung des Autors: Seit 1931 ist die Jahresabschlussprüfung Pflicht

^[8] der folgende Absatz: nach Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[9]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[10]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[11]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[12] Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982

^[13]http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/pruefung.html | 13. Juni 2010 | 22:15 Uhr

^[14]Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982

^[15]Kicherer, H.-P. | Grundsätze | 1970

^[16]Gäfgen, G. | Theorie | 1974

^[17]Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982

^[18]http://www.quality.de/lexikon/kontrolle.htm | 13. Juni 2010 | 22:26 Uhr

^[19]Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982

^[20]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[21]Schreyögg, G. | Handwörterbuch Unternehmensführung und Organisation | 2004

^[22]Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982 & AktG §105 Abs. 1

^[23] Stakeholder eines Unternehmens bei den GoÜ sind Gruppen oder Individuen, die die Zielerreichung des Unternehmens beeinflussen oder ihrerseits von der Zielerreichung des Unternehmens beeinflusst werden | vgl. Freeman |1984

^[24]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[25]Theisen, M. | Die Überwachung der Unternehmensführung | 1987

^[26]“Über vertrauliche Angaben…die ihnen durch ihre Tätigkeit…bekanntgeworden sind, haben sie Stillschweigen zu bewahren.“ §93 Abs. 1 Satz 2 AktG

^[27]Lutter, M. | Information | 1984

^[28]§ 120 Abs. 1 AktG

^[29]Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982

^[30]Potthoff, E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982

^[31]Potthoff , E. | Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung | 1982