Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. Interessant ist, dass mindestens ¾ aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden. Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht, das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von außen kommen Bilder, Faxe, E-Mails, usw. dazu. Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt, Unterlagen zu vervielfältigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer, die gewartet werden müssen, Papier und Arbeitskräfte, die Kopien herstellen und weiterleiten, benötigt. Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung, wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird. Durch Ausdrucken, Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbrüche, d. h. Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen, stehen auf der Tagesordnung. Eine „Sicherung“ der Dokumente erfolgt oftmals
in gewohnter Form durch Ablage in Ordnern, Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen, wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum möglich. Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen, den Büros, trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchvorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen (Abb. 2). Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zu
bekommen, d. h. die Informationen zu strukturieren, zu indizieren und zugänglich zu machen. Informationen werden erst dann zu einem wertvollen Faktor, wenn sie strukturiert vorliegen und sie für den Benutzer logisch in diese Struktur implementiert werden. Neben der Verwaltung an Daten ist ein direkter Abruf von Informationen
unterschiedlichster Art Voraussetzung dafür, sie als Entscheidungs- und Auskunftsgrundlage nutzen zu können. Ein schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zur strategischen Komponente eines Unternehmens. Die daraus resultierende verbesserte Wettbewerbsfähigkeit wird durch eine Verschlankung der Strukturen und die Neugestaltung von Arbeitsabläufen unterstützt.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Einführung
- 1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management
- 1.2 Zielsetzung und Aufbau der Diplomarbeit
- 2 Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements
- 2.1 Der Begriff des Dokuments
- 2.2 Erscheinungsformen von Dokumenten
- 2.2.1 Dokumententypen
- 2.2.2 Dokumentenarten
- 2.2.3 Dokumentenformate
- 2.3 Attribute und Indizierung
- 2.4 Lebenszyklus von Dokumenten
- 2.5 Digitale Archivierung
- 3 Dokumenten-Management
- 3.1 Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen
- 3.2 Unterstützende Komponente Workflow-System
- 3.3 Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements
- 3.4 Ziele des Dokumenten-Managements
- 4 Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes
- 4.1 Kosten und Nutzen
- 4.2 Quantitative Nutzenpotenziale
- 4.2.1 Verkürzte Durchlaufzeiten
- 4.2.2 Einsparung von Sachkosten
- 4.2.3 Einsparung von Personalkosten
- 4.3 Qualitative Nutzenvorteile
- 4.3.1 Bessere Nutzung bzw. Erweiterung der Informationsbasis
- 4.3.2 Motivation der Mitarbeiter
- 4.3.3 Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse
- 4.3.4 Verbesserung des Kundenservices
- 5 Einsatz und Potenzial im Unternehmen
- 5.1 Ausgangssituation im Unternehmen – Ist Analyse
- 5.2 Unternehmensziele und Unternehmensstrategie
- 5.3 Prozessanalyse
- 6 Potenzialanalyse
- 6.1 Balanced Scorecard
- 6.2 Kosten und Nutzen
- 6.2.1 Einmalige Kosten
- 6.2.2 Laufende Kosten
- 6.2.3 Quantitativer Nutzen
- 6.2.4 Qualitativer Nutzen
- 7 Rechtliche Aspekte
- 7.1 Einführende Erläuterung
- 7.2 Datenschutz und Datensicherheit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Diplomarbeit befasst sich mit dem Thema des unternehmensweiten Dokumentenmanagements und untersucht dessen Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elektrofachgroßhandels. Die Arbeit analysiert die Notwendigkeit und Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) und untersucht die wirtschaftlichen Aspekte eines solchen Einsatzes.
- Definition und Bedeutung von Dokumenten-Management
- Wirtschaftlichkeit und Nutzen eines DMS
- Einsatz und Potenzial eines DMS im Unternehmen
- Rechtliche Aspekte des Dokumentenmanagements
- Praktische Anwendung am Beispiel eines Elektrofachgroßhandels
Zusammenfassung der Kapitel
Kapitel 1 führt in das Thema des Dokumenten-Managements ein und erläutert die Notwendigkeit eines DMS in modernen Unternehmen. Es werden die Ziele und der Aufbau der Diplomarbeit vorgestellt.
Kapitel 2 definiert den Begriff des Dokuments und beschreibt die verschiedenen Erscheinungsformen von Dokumenten. Es werden Attribute, Indizierung und der Lebenszyklus von Dokumenten erläutert.
Kapitel 3 beleuchtet die Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen. Es werden die Vorteile und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements sowie die Ziele eines DMS diskutiert.
Kapitel 4 analysiert die Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes und untersucht die Kosten und Nutzen eines solchen Systems. Es werden quantitative und qualitative Nutzenpotenziale dargestellt.
Kapitel 5 untersucht den Einsatz und das Potenzial eines DMS im Unternehmen. Es werden die Ausgangssituation, die Unternehmensziele und die Prozessanalyse betrachtet.
Kapitel 6 führt eine Potenzialanalyse durch und analysiert die Kosten und Nutzen eines DMS im Kontext der Balanced Scorecard.
Kapitel 7 befasst sich mit den rechtlichen Aspekten des Dokumentenmanagements, insbesondere mit Datenschutz und Datensicherheit.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, DMS, Elektrofachgroßhandel, Wirtschaftlichkeit, Kosten, Nutzen, Prozessanalyse, Balanced Scorecard, Datenschutz, Datensicherheit.
- Arbeit zitieren
- Stephan Schüttler (Autor:in), 2009, Unternehmensweites Dokumentenmanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/167564
