Produkte oder Dienstleistungen auf dem Markt erfolgreich anbieten zu können, wird aufgrund steigender Arbeitsteilung und Spezialisierung immer komplexer. Der ebenso hinzukommende Trend nach stärker individualisierten Erzeugnissen bzw. Dienstleistungen lassen den Abstimmungsbedarf zwischen dem Konsument und der gesamten „Supply Chain“ auf ein Rekordniveau steigen (Sharma 2004, S. 1).
Diese Tatsachen und die gleichzeitige Erfordernis nach schnellen Lieferzeiten sind ohne eine enge Verzahnung der Prozesse des eigenen Unternehmens, welche der Lieferanten und denen der Kunden nicht zu realisieren. Eine schnelle Bereitstellung setzt voraus, dass Bearbeitungszeiten in allen ab-laufenden Prozessen gesenkt und die Effizienz und Effektivität auf ein Höchstmaß angehoben werden. Dazu benötigen die Unternehmen ein effizientes Planungs- und Kontrollsystem, welches die gesamten Prozesse in der Wertschöpfungskette optimal zu koordinieren hilft.
Das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) ist ein strategisches Soft-ware-Werkzeug, welches es den Unternehmen ermöglicht, Prozesse äußerst gestrafft, bei gleichzeitig maximaler Information- und Kostentransparenz, darzustellen. Die Einführung oder ein Wechsel einer solchen integrierten betriebswirtschaftlichen Standardsoftware stellt aber in der Praxis eine Herausforderung der eigenen Art dar. (Hesseler, Görtz 2008, S. 6–7) Gerade kleinere Unternehmen stoßen bei der Auswahl eines geeigneten Produkts an Grenzen, unter anderem wegen der Vielzahl von Angeboten in diesem Marktsegment (Hesseler, Görtz 2008, S. 51).
1 Einleitung
1.1 Problemstellung und Motivation
1.2 Zielsetzung
1.3 Begriffliche Abgrenzung
1.3.1 Enterprise Resource Planning (ERP) und ERP-Systeme
1.3.2 Kleinst- und Kleinunternehmen
1.4 Aufbau der Arbeit
2 ERP-Systeme als betriebswirtschaftliche Standardsoftware im Wandel
2.1 Überblick über die Marktsituation
2.2 Historische Entwicklung des Marktangebots
2.3 Einordnung von ERP-Systemen im Software-Spektrum
2.4 Der Funktionsumfang im Überblick
2.5 Typisierung des Nutzens
2.6 Typisierung von Herausforderungen und Risiken
2.7 Neuer Trend: On Demand ERP
2.7.1 Was ist On Demand
2.7.2 Unterschied On-Demand-Anwendungen zu Lizenz- bzw. Kaufmodellen
2.7.3 Aktueller On-Demand-Markt – Angebot und Nachfrage
3 Herausforderungen des Auswahlprozesses
3.1 Strukturierungsbedarf und Einsatz von Projektmanagement-Maßnahmen
3.2 Sicherstellung von Know-how durch Zusammenstellung des Projektteams
3.3 Einbringung von „Best Practice“ durch externe Berater
3.4 Ermittlung von Ist- und Soll-Prozessen mittels Zustandsanalyse
3.4.1 Ist-Analyse
3.4.2 Soll-Konzept
3.5 Schaffung der Bewertungsbasis durch Etablierung von Auswahlkriterien
3.6 Sammlung der Anforderungen an den Systemanbieter in Form des Lasten-/Pflichtenhefts
3.7 Das Durchlaufen der Systemauswahl
3.7.1 Marktanalyse als Sichtung des Markt-Angebots an ERP-Lösungen
3.7.2 Die Grobauswahl zur Eingrenzung des Angebotes auf relevante Lösungen
3.7.3 Die unternehmensspezifische Eignungsprüfung zur weiteren Eingrenzung
3.7.4 Die Feinauswahl als mehrinstrumentelle, iterative Entscheidungsphase
3.7.4.1 Nutzwertanalyse
3.7.4.2 Sensitivitätsanalyse
3.7.4.3 Selbstpräsentationen der Hersteller
3.7.4.4 Systemtests
3.8 Das Vertragsmanagement zur Absicherung der Umsetzung der Entscheidungskriterien
4 Resümee
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Diplomarbeit befasst sich mit der Identifizierung von Herausforderungen bei der ERP-Software-Einführung mit einem besonderen Fokus auf die Bedürfnisse von Kleinst- und Kleinunternehmen, um einen Leitfaden zur objektiven ex-ante Evaluierung von ERP-Systemen bereitzustellen.
- Marktanalyse und historische Entwicklung von ERP-Systemen
- Identifizierung von Herausforderungen im ERP-Auswahlprozess
- Methodische Vorgehensweisen wie Zustandsanalysen (Ist- und Soll-Analyse)
- Etablierung und Gewichtung von Auswahlkriterien
- Strategien zur Systemauswahl und das Vertragsmanagement
Auszug aus dem Buch
3.2 Sicherstellung von Know-how durch Zusammenstellung des Projektteams
Erfolgreiche ERP-Einführungen können nur im Unternehmen selbst erarbeitet werden. Gerade die Verantwortlichkeit an Dritte, also Berater oder den Software-Lieferanten, weiterzugeben, funktioniert nicht. Die Berater verfügen zwar über vielschichtige Erfahrungen und kennen die kritischen Erfolgsfaktoren, sie verfügen aber nicht, wie die Mitarbeiter, über das unternehmensspezifische Wissen. Im Projetteam kommt es also darauf an, dass alle Mitarbeiter involviert sind, die später mit dem System arbeiten; die Betroffenen müssen zu Beteiligten gemacht werden. (Wallace, Kremzar 2001, S. 23–24) Da jedoch in der Regel nicht alle Beteiligten direkt im Projektteam vertreten sein können, entscheidet die Zusammensetzung des Projektteams maßgeblich über den Erfolg des Projektes. Bei der Auswahl der Teammitglieder sollte auch bedacht werden, dass das ultimative Ziel nicht die Einführung der ERP-Software ist, sondern die Verbesserung der Geschäftsprozesse.
Das Projektteam setzt sich aus den Projektmitarbeitern und dem Projektleiter zusammen. Die Projektmitarbeiter bearbeiten unter der Leitung des Projektleiters die Aufgaben. Die Aufgaben sind aufgrund der Komplexität eines solchen ERP-Projektes vielschichtig und benötigen dementsprechend zumindest temporär Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens. Bei der Zusammensetzung des Teams sollte darauf geachtet werden, dass sich die Charaktereigenschaften und Fähigkeiten gut ergänzen. Neben der Fachkompetenz sollten Teamfähigkeit, Kooperationsvermögen und Verantwortungsbewusstsein im ausgewogenen Verhältnis vorhanden sein (vgl. dazu auch Abb. 13). (Klüpfel, Mayer 2007, S. 16) Berücksichtigt werden sollte an dieser Stelle auch, ob und wenn wer als Schlüssel-Person (sogenannter Key-User) eingesetzt wird. Dieser Personenkreis sollt schon möglichst frühzeitig in das Projekt mit einbezogen werden. „Der entscheidende Vorteil von Key-Usern ist deren fachliche Kompetenz, verbunden mit Kenntnis des Werkzeugs ‚Unternehmenssoftware‘“(Mohr 2009, S. 87).
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel motiviert die Themenstellung, definiert zentrale Begrifflichkeiten wie ERP-Systeme und Kleinstunternehmen und umreißt den Aufbau der Arbeit.
2 ERP-Systeme als betriebswirtschaftliche Standardsoftware im Wandel: Das Kapitel bietet einen Überblick über den Markt, die technologische Entwicklung und diskutiert Chancen sowie Risiken aktueller Trends wie On-Demand-ERP.
3 Herausforderungen des Auswahlprozesses: Der Hauptteil erläutert methodische Schritte von der Projektplanung und Zustandsanalyse über die Definition von Anforderungen bis hin zur finalen Systemauswahl und dem Vertragsmanagement.
4 Resümee: Hier werden die wesentlichen Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst und die Bedeutung eines methodischen Vorgehens für den Erfolg einer ERP-Einführung hervorgehoben.
Schlüsselwörter
ERP-Software, Kleinstunternehmen, Kleinunternehmen, Auswahlprozess, Projektmanagement, Ist-Analyse, Soll-Konzept, Lastenheft, Pflichtenheft, Nutzwertanalyse, Sensitivitätsanalyse, Systemauswahl, Vertragsmanagement, On-Demand, Standardsoftware
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit grundlegend?
Die Arbeit identifiziert die spezifischen Herausforderungen, denen sich Kleinst- und Kleinunternehmen bei der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems gegenübersehen.
Welche Themenfelder stehen im Zentrum?
Im Mittelpunkt stehen die Marktsituation für ERP-Software, die methodische Strukturierung des Auswahlprozesses und die Notwendigkeit einer objektivierten Entscheidungsfindung.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist die Erstellung eines Leitfadens, der Kleinst- und Kleinunternehmen dabei unterstützt, den Evaluierungsprozess für ERP-Systeme methodisch und wertschöpfend zu gestalten.
Welche wissenschaftliche Methode kommt zum Einsatz?
Es wird ein systematischer, methodischer Ansatz für den Auswahlprozess verwendet, der unter anderem Nutzwert- und Sensitivitätsanalysen umfasst.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil widmet sich der Identifizierung der Herausforderungen bei der ERP-Einführung und präsentiert Techniken wie die Projektplanung, Zustandsanalysen sowie die Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe umfassen ERP-Software, Auswahlprozess, Projektmanagement, Nutzwertanalyse und Vertragsmanagement.
Warum ist das Lastenheft für KMU so wichtig?
Es dokumentiert den Soll-Zustand und dient als unverzichtbare Grundlage für die Einholung vergleichbarer Angebote durch potenzielle ERP-Anbieter.
Welche Rolle spielt die Nutzwertanalyse bei der Systemauswahl?
Sie dient dazu, die im Auswahlprozess oft qualitativen Anforderungen in eine quantitative Form zu bringen, um so einen objektiven Vergleich zwischen verschiedenen ERP-Systemen zu ermöglichen.
Wie unterscheidet sich ein Werkvertrag von einem Dienstvertrag im ERP-Kontext?
Der Werkvertrag zielt auf die Herbeiführung eines definierten Erfolges ab, während beim Dienstvertrag lediglich die Erbringung der Dienstleistung an sich geschuldet wird.
- Arbeit zitieren
- Reiner Löffler (Autor:in), 2010, ERP-Software-Einführung. Identifizierung der Herausforderungen bei Kleinst- und Kleinunternehmen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/168617
