Die Anforderungen an Benutzer-Dokumentationen für betriebswirtschaftliche Anwenderprogramme sind sehr vielfältig, kommen aus den verschiedensten Bereich und sind oft interdependent. Ziel dieser Diplomarbeit ist es, diese verschiedenen Anforderungen vor zu stellen und zwar in einer möglichst strukturierten, allgemeingültigen und übersichtlichen Form.
Dazu habe ich zunächst die wichtigsten Anforderungen gesammelt und einzelnen Themenbereichen zugeordnet. Denn neben einer einfachen Auflistung dieser Anforderungen soll hier auch das dazu notwendige jeweilige Hintergrundwissen grob vermittelt werden, um die Wichtigkeit und Umsetzbarkeit dieser Anforderungen in der Praxis besser einschätzen und bewerten zu können. Aufbauend auf diesen Anforderungen werden verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, wie man Benutzer-Dokumentation im weitesten Sinne in der Praxis realisieren kann und was man bei der Einführung eines neuen betriebswirtschaftlichen Anwenderprogramms und dessen Benutzer-Dokumentation alles beachten sollte. Darüber hinaus gibt diese Diplomarbeit einen Überblick über einige Methoden, Benutzer-Dokumentationen in der Praxis prüfen und hinsichtlich ihrer Qualität beurteilen zu können.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1 WEGWEISER DURCH DIE DIPLOMARBEIT
1.2 BEGRIFFE UND ORGANISATIONSUMFELD DER BENUTZER-DOKUMENTATION
1.2.1 Grundlegende Begriffe, Definitionen und Abgrenzungen
1.2.1.1 Benutzer-Dokumentation
1.2.1.2 Betriebswirtschaftliche Anwenderprogramme
1.2.1.3 Anforderungen
1.2.2 Organisationsumfeld der Benutzer-Dokumentation
1.2.2.1 Auftraggeber
1.2.2.2 Auftragnehmer
1.2.2.3 Normungsorganisationen
1.2.2.4 Benutzer und Verbraucherschutzverbände
1.2.2.5 Rechtsprechung
1.3 CHECKLISTE FÜR DOKUMENTATIONSANFORDERUNGEN
2. Welche Arten von Dokumentation gibt es?
2.1 PROJEKT-DOKUMENTATION
2.2 TECHNISCHE DOKUMENTATION
2.2.1 Entwicklungs-Dokumentation
2.2.2 Programm-Dokumentation
2.2.2.2 Benutzer-Dokumentation
2.2.2.3 Gegenüberstellung DV-Handbuch und Benutzer-Dokumentation
3. Allgemeine Anforderungen an Benutzer-Dokumentationen
3.1. AUFBAU EINER BENUTZER-DOKUMENTATION
3.1.1 Äußere Gestaltung
3.1.2 Gliederung
3.1.3 Version
3.1.4 Innere Gestaltung
3.1.5 Terminologie
3.2 KONKRETE ANFORDERUNGEN
4. Anforderung der Normungsorganisationen
4.1 ISO UND IEC
4.2 IEEE
4.3 CEN UND CENELEC
4.4 DIN
5. Anforderung aus Recht und Rechtsprechung
5.1 ALLGEMEINES
5.2 RECHTSRAHMEN
5.3 HAFTUNG MIT VERSCHULDEN NACH BGB
5.4 HAFTUNG OHNE VERSCHULDEN NACH PRODHAFTG
5.5 RECHTSPRECHUNG
5.6 RECHTSFOLGEN
6. Anforderungen aus Kommunikations- und Motivationslehren
6.1 DER KOMMUNIKATIONSPROZESS
6.2 STÖRFAKTOREN IM KOMMUNIKATIONSPROZESS
6.3 FOLGEN DER KOMMUNIKATIONSSTÖRUNGEN
6.4 MÖGLICHKEITEN DER KOMMUNIKATIONSVERBESSERUNG
6.5 DIE VIER SEITEN EINER BOTSCHAFT
6.6 DAS HAMBURGER VERSTÄNDLICHKEITSKONZEPT
6.7 DER MOTIVATIONSPROZESS
6.8 DER LERNPROZESS
6.9 DIDAKTISCHE ASPEKTE
7. Anforderungen des Marketings
7.1 ZIELE UND AUFGABEN DES MARKETINGS
7.2 MARKTFORSCHUNG
7.3 MARKETINGPOLITISCHE INSTRUMENTE
7.3.1 Produktpolitik
7.3.2 Kontrahierungspolitik
7.3.3 Distributionspolitik
7.3.4 Kommunikationspolitik
7.3.4.1 Werbung
7.3.4.2 Verkaufsförderung und persönlicher Verkauf
7.3.4.3 Öffentlichkeitsarbeit
7.4 KRITISCHE UND PRAKTISCHE WÜRDIGUNG
8. Anforderungen aus Entwicklung und Technik
8.1 ANFORDERUNGEN DES TECHNISCHEN PRODUKTS
8.2 ANFORDERUNGEN AN DIE TECHNISCHE UMSETZUNG
8.2.1 Content-Management-Systeme
8.2.1.1 Grundlagen und Begriffe
8.2.1.2 Anforderungen an Content Management Systeme
8.2.2 XML
8.2.3 Zusammenfassung und Ausblick
9. Umsetzung in der Praxis
9.1 VOR EINFÜHRUNG EINES NEUEN ANWENDERPROGRAMMS
9.2 MULTIMEDIALE BENUTZER-DOKUMENTATION UND -EINWEISUNG
9.2.1 Computergestützte Benutzer-Dokumentation
9.2.2 Tutorial
9.2.3 Masken- und Dialoggestaltung
9.2.4 Hilfefunktion und Hilfetexte
9.2.5 Schulungsunterlagen und Kurzanleitung
9.3 SOFTWARE-ERGONOMIE
9.4 DIE EINFÜHRUNG EINES NEUEN ANWENDERPROGRAMMS
9.5 NACH DER EINFÜHRUNG EINES NEUEN ANWENDERPROGRAMMS
10. Test- und Beurteilungsmethoden für Dokumentationen
10.1 BEURTEILUNG NACH DER PENTAQUEST-METHODE
10.1.1 Wer? - Sender
10.1.2 Wem? - Zielgruppe
10.1.3 Warum? - Nutzenkategorien
10.1.4 Was? – Notwendige Informationen
10.1.5 Wie? - Zielgruppengerecht
10.2 CHECKLISTE ZUR BEURTEILUNG VON ANWENDERHANDBÜCHERN
10.3 PRÜFUNG VON DOKUMENTATIONEN DURCH DEN TÜV
10.4 PRÜFUNG DURCH WIRTSCHAFTSPRÜFER
10.5 PRÜFUNG ANHAND DER DIN-NORM EN 62079
10.6 PRAKTISCHE TESTS
11. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Diplomarbeit hat das Ziel, die vielfältigen und interdependenten Anforderungen an Benutzer-Dokumentationen für betriebswirtschaftliche Anwenderprogramme in einer strukturierten und übersichtlichen Form darzustellen, um deren Bedeutung sowie die rechtlichen, wirtschaftlichen und strategischen Implikationen zu verdeutlichen.
- Strukturierte Analyse von Anforderungen an Benutzer-Dokumentationen.
- Untersuchung technischer, normativer, rechtlicher und kommunikativer Einflussfaktoren.
- Praxisnahe Erläuterung der Dokumentationsarten und -umsetzung.
- Bewertungsmethoden zur Qualitätssicherung von Handbüchern.
- Strategische Bedeutung der Dokumentation als Marketinginstrument.
Auszug aus dem Buch
3.1.2 Gliederung
Schlägt man nun die Benutzer-Dokumentation auf, so können die hier gängigsten Bausteine aus der obigen Abbildung bereits im Inhaltsverzeichnis abgelesen werden. Die hier gewählte Reihenfolge der Bausteine ist frei gewählt und nicht festgelegt.
a) Inhaltsverzeichnis
b) Produktidentifizierung
c) Produktbeschreibung
d) Sicherheitshinweise
e) Vorwort / Einleitung
f) Fachwörter, Abkürzungen
g) Anleitungsteil
h) Angaben zu Pflege, Wartung und Störungshilfe
i) Optionale Module und Extras
j) Garantie- und Kundendiensthinweise
k) Technische Daten
l) Literatur, Stichwörter, Glossar
An dieser Stelle möchte ich kurz zu den erwähnten Bausteine Stellung nehmen:
Zu a) Inhaltsverzeichnis
Ein Inhaltsverzeichnis am Anfang verdeutlicht Textaufbau und –gliederung und gibt Hinweise zum Nachschlagen ausgewählter Aspekte.
Zu b) Produktidentifizierung
Die Benutzer-Dokumentation muss klar auf die gelieferte Software bezogen sein. Dazu gehören Angaben wie beispielsweise die Produktmarke und Typbezeichnung, die Produktversion, die Release-Nummer, Name und Adresse des Herstellers oder Lieferanten. Darüber hinaus ist aber auch die Benutzer-Dokumentation genau zu kennzeichnen, damit der Benutzer auch erkennen kann, dass es sich um eine aktuelle Version handelt. Die Anleitung sollte zumindest gekennzeichnet sein mit einer Identitätsnummer und einem Ausgabedatum.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Die Arbeit beleuchtet die Bedeutung von Benutzer-Dokumentationen vor dem Hintergrund gestiegener Anforderungen durch Rechtsprechung, Marketing und Technik.
2. Welche Arten von Dokumentation gibt es?: Es erfolgt eine Differenzierung zwischen Projekt- und technischer Dokumentation sowie die Einordnung der Benutzer-Dokumentation in den Systemkontext.
3. Allgemeine Anforderungen an Benutzer-Dokumentationen: Dieses Kapitel definiert grundlegende Anforderungen an Aufbau, Gestaltung und Qualitätssicherung von Handbüchern.
4. Anforderung der Normungsorganisationen: Hier werden internationale und nationale Normen wie ISO, IEEE und DIN vorgestellt, die als Leitlinien für die Dokumentationserstellung dienen.
5. Anforderung aus Recht und Rechtsprechung: Das Kapitel erläutert die haftungsrechtlichen Grundlagen und die rechtliche Einordnung von Benutzer-Dokumentationen als Hauptbestandteil von Software.
6. Anforderungen aus Kommunikations- und Motivationslehren: Es wird diskutiert, wie Erkenntnisse aus der Kommunikation, Motivationstheorie und Lernpsychologie zur verständlichen Dokumentationserstellung beitragen.
7. Anforderungen des Marketings: Die Dokumentation wird als wesentliches Marketinginstrument zur Kundenbindung und Markenpflege analysiert.
8. Anforderungen aus Entwicklung und Technik: Fokus auf die Anforderungen an Content-Management-Systeme und den Einsatz von XML zur effizienten Dokumentationserstellung.
9. Umsetzung in der Praxis: Detaillierte Betrachtung des Einführungsprozesses neuer Software sowie der Einsatz multimedialer Hilfen wie Tutorials und Online-Hilfen.
10. Test- und Beurteilungsmethoden für Dokumentationen: Vorstellung praktischer Prüfmethoden wie die PentaQuest-Methode und Zertifizierungen durch den TÜV oder Wirtschaftsprüfer.
11. Fazit: Zusammenfassende Bewertung, die die Unverzichtbarkeit schriftlicher Benutzer-Dokumentationen trotz fortschreitender Digitalisierung unterstreicht.
Schlüsselwörter
Benutzer-Dokumentation, Anwendersoftware, Technische Dokumentation, Software-Ergonomie, Content-Management-Systeme, XML, Produkthaftung, Marketing, Normungsorganisationen, Wissensmanagement, Kommunikationstheorie, Softwareeinführung, Benutzerhandbuch, Qualitätssicherung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht die vielfältigen Anforderungen, die an die Benutzer-Dokumentation betriebswirtschaftlicher Software gestellt werden.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Schwerpunkte liegen auf rechtlichen, wirtschaftlichen, technischen und kommunikationswissenschaftlichen Aspekten, die die Qualität und Erstellung von Dokumentationen beeinflussen.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Ziel ist die strukturierte Zusammenstellung aller relevanten Anforderungen, um Erstellern ein Konzept zur qualitativ hochwertigen Dokumentationsplanung zu bieten.
Welche wissenschaftlichen Methoden kommen zum Einsatz?
Die Arbeit nutzt eine interdisziplinäre Analyse aus den Bereichen Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaft, Psychologie und Technik sowie eine Auswertung gängiger Normen und Best-Practices.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Bereiche Normung, Recht, Kommunikations- und Lernpsychologie, Marketing sowie technische Umsetzung mittels Content-Management-Systemen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Publikation?
Wichtige Begriffe sind Benutzer-Dokumentation, Software-Ergonomie, Produkthaftung und Content-Management.
Welche Bedeutung kommt der Rechtsprechung bei der Dokumentationserstellung zu?
Die Rechtsprechung stuft die Benutzer-Dokumentation als rechtlichen Hauptbestandteil der Software ein, wodurch deren Vollständigkeit und Richtigkeit zur vertraglichen Hauptpflicht wird.
Wie unterstützen Content-Management-Systeme die Dokumentationserstellung?
Sie ermöglichen eine modulare Verwaltung von Inhalten, fördern die Wiederverwendung von Informationselementen und unterstützen durch Trennung von Inhalt und Layout die medienübergreifende Publikation.
- Citation du texte
- Michaela Bruells (Auteur), 2003, Anforderungen an Benutzer-Dokumentationen für betriebswirtschaftliche Anwendersoftware, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/16861
