In dieser Hausarbeit wird das Change Management im Rahmen von SAP ERP-Implementierungen in öffentlichen Verwaltungen beschrieben.
Inhaltsverzeichnis
1. Inhalt der Problemstellung
2. Change Management
2.1. Begriff des Change Managements
2.2. Widerstände in Change Management-Prozessen
2.3. Kommunikation im Change Management
3. Praxisbeispiel einer SAP ERP-Implementierung in öffentlichen Verwaltungen am Beispiel einer Stadtverwaltung
3.1. Projektbeschreibung
3.2. Aufbauorganisation
3.3. Ablauforganisation
3.4. Ziele der Verwaltung
3.5. Beteiligte Akteure an einem Veränderungsprozess
3.5.1. Mitarbeiter / Management
3.5.2. Externe Berater
3.6. Schwerpunkte des Change Managements
3.6.1. Projektmanagement
3.6.2. Schulungskonzeption und -durchführung
3.6.3. Wissensmanagement
4. Erfolgs- und Risikofaktoren
4.1. Probleme bei der Einführung von ERP-Software im öffentlichen Sektor
4.2. Gründe für das Scheitern von ERP-Projekten
5. Fazit und Ausblick
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die Arbeit untersucht die Rolle des Change Managements bei der Einführung von SAP ERP-Systemen in öffentlichen Verwaltungen. Ziel ist es, anhand eines Praxisbeispiels aufzuzeigen, wie durch gezielte Veränderungsmaßnahmen und die Berücksichtigung organisationsspezifischer Besonderheiten IT-Implementierungsprojekte erfolgreich gestaltet werden können.
- Grundlagen des Change Managements und Umgang mit Widerständen
- Analyse von Anforderungen und Zielen bei SAP ERP-Implementierungen in Kommunen
- Bedeutung von Projektmanagement, Schulung und Wissensmanagement
- Identifikation von Erfolgs- und Risikofaktoren im öffentlichen Sektor
- Handlungsempfehlungen zur nachhaltigen Umsetzung von IT-Projekten
Auszug aus dem Buch
3.6.1. Projektmanagement
Nach DIN 69901 handelt es sich bei einem Projekt um ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“ Unter Projektmanagement wird nach DIN 69901 „die Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel, die für die Abwicklung eines Projektes notwendig sind“ verstanden. Zu Beginn des Projektes müssen die Projektstandards, Teamarbeitsstandards sowie Projektstrukturen aufgebaut werden und organisatorische Regelungen von Projektplanungs-, Dokumentations- und Analysetools festgelegt werden. Die erforderlichen Projektmitarbeiter müssen bestimmt und die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Die Projektablauforganisation ist festzulegen. Der Aufbau einer SAP-Projektorganisation wird nach folgendem Muster aufgebaut.
Danach beginnt die grobe Aufgabenplanung. Die Personalressourcen und Eckterminierung muss abgestimmt werden. Die Systeminfrastruktur muss von der IT-Abteilung bereitgestellt werden. Das Projektteam benötigt die erforderlichen Schulungen. Die Schulungen müssen terminiert, Einladungen verschickt, und die Schulungen durchgeführt werden. Nachdem die Analyse der Geschäftsprozesse stattgefunden hat, sind die Sollkonzepte zu erstellen. Wenn diese Phase des Projektes abgeschlossen ist, wird mit dem sog. Customizing begonnen (das System wird an die individuellen Anforderungen der Verwaltung angepasst). Nachdem alle Customizing-Aktivitäten abgeschlossen wurden, konnten erste Tests durchgeführt werden. Ggf. waren Nachbesserungen nötig. Die Erstellung der Schulungsdokumentation konnte anschließend durchgeführt werden. Danach wurden die Endanwender geschult. Kurz vor dem Jahresende wurden die Altdaten migriert und die Bewegungsdaten übernommen. „Mit Hilfe einer guten Informationspolitik, mit Partizipation und mit guter Schulung ist es möglich, eine Alternative zu entwickeln. Der entsprechende Angestellte wird dann der Einführung von neuen Techniken mit dem Gefühl des Herausgefordertseins entgegengehen.“ (Frese und Brodbeck 1989, S. 37).
Zusammenfassung der Kapitel
1. Inhalt der Problemstellung: Beschreibung der Notwendigkeit einer IT-gestützten Modernisierung in der öffentlichen Verwaltung zur Steigerung der Effizienz angesichts knapper Finanzhaushalte.
2. Change Management: Theoretische Einführung in das Change Management, dessen Bedeutung sowie der Umgang mit Widerständen und Kommunikation in Veränderungsprozessen.
3. Praxisbeispiel einer SAP ERP-Implementierung in öffentlichen Verwaltungen am Beispiel einer Stadtverwaltung: Detaillierte Darstellung einer SAP-Einführung in der Stadt Bielefeld unter Berücksichtigung von Aufbau-, Ablauforganisation, Akteuren und Schwerpunkten wie Projektmanagement, Schulung und Wissensmanagement.
4. Erfolgs- und Risikofaktoren: Erläuterung der kritischen Erfolgsfaktoren sowie spezifischer Probleme und Scheiternsgründe bei der Einführung von ERP-Software im öffentlichen Sektor.
5. Fazit und Ausblick: Zusammenfassende Bewertung der Implementierungspraxis sowie der Notwendigkeit, organisationskulturelle Besonderheiten im öffentlichen Dienst bei der Einführung komplexer Systeme zu berücksichtigen.
Schlüsselwörter
Change Management, SAP ERP, Öffentliche Verwaltung, Implementierung, Projektmanagement, Personalrat, Kameralistik, Doppik, Wissensmanagement, Widerstand, Prozessmodellierung, ARIS, Schulungskonzeption, IT-Transformation, Effizienzsteigerung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Herausforderungen und Notwendigkeiten von Veränderungsprozessen bei der Einführung komplexer betriebswirtschaftlicher Standardsoftware (SAP ERP) in Behörden und Kommunen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind das Change Management, die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung, Projektorganisation sowie die Bedeutung von Schulung und Wissensmanagement.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es aufzuzeigen, wie durch ein strukturiertes Change Management die erfolgreiche Implementierung von ERP-Systemen in der öffentlichen Verwaltung unterstützt werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es handelt sich um eine praxisorientierte Analyse, die theoretische Grundlagen des Change Managements mit den Erfahrungen aus einem konkreten SAP-Einführungsprojekt einer Stadtverwaltung verbindet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Basis, die Darstellung des SAP-Projekts in der Stadt Bielefeld sowie eine kritische Auseinandersetzung mit Erfolgs- und Risikofaktoren.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Schlüsselwörter sind unter anderem Change Management, SAP ERP, Öffentliche Verwaltung, Implementierung, Projektmanagement, Widerstand und Prozessmodellierung.
Welche Rolle spielt der Personalrat bei diesen Projekten?
Der Personalrat hat bei der Einführung technischer Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht, was bei Nichtbeachtung zu erheblichen Verzögerungen führen kann.
Warum ist das Wissensmanagement in diesem Kontext wichtig?
Wissensmanagement verhindert den Wissensverlust nach Projektende und sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse transparent dokumentiert sind, was eine einheitliche Arbeitsweise innerhalb der Organisation ermöglicht.
Was unterscheidet die Verwaltung von der Privatwirtschaft?
Die öffentliche Verwaltung ist durch eine spezielle Organisationskultur und einen fehlenden direkten Wettbewerbsdruck geprägt, was die Anpassungsfähigkeit an neue Arbeitsweisen erschweren kann.
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- André Klocksin (Author), 2011, Change Management im Rahmen von SAP ERP-Implementierungen in öffentlichen Verwaltungen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/175378