Die Welt verändert sich in fast unglaublicher Schnelle. In Zeiten von Spaß- und
Erlebnisgesellschaft stellen sich viele Unternehmen die Frage, auf welche Art und Weise sie
den veränderten Ansprüchen ihrer Zielgruppe gerecht werden können. „Der
Bedeutungszuwachs der Kommunikationspolitik innerhalb des Marketingmix hat in den
vergangenen Jahren weiterhin zugenommen. […] Die Austauschbarkeit von Produkten sowie
die Anforderungen der Kunden an eine bestimmte Qualität der Produkte machen eine
Differenzierung über den Produktnutzen zunehmend schwieriger.“1 Man kann also
heutzutage durchaus davon sprechen, dass sich Unternehmen nicht mehr zwingend in
einem Produktwettbewerb, sondern vielmehr in einem Kommunikationswettbewerb befinden.
Vor dem Hintergrund der bereits genannten veränderten Ansprüche der Gesellschaft in
Richtung Unterhaltung, Spaß und Erlebnis, kommen in diesem Kommunikationswettbewerb
Events eine immer stärker werdende Bedeutung zu. Gerade durch ihre besondere
Eigenschaft, Emotionen erzeugen zu können und Botschaften ‚live’ an den Mann bzw. an die
Frau zu bringen, nehmen sie im Kommunikationsmix eines Unternehmens eine wichtige
Rolle ein. Allerdings ist dabei anzumerken, dass es „von der ersten Idee bis zur Realisierung
[…] ein weiter und zuweilen harter Weg [ist].“2 Im Folgenden soll daher dargestellt werden,
wie dieser Weg aussehen kann bzw. was bei einer Eventorganisation alles beachtet werden
muss.
Zunächst erfolgt eine theoretische Einführung in das Thema der Eventorganisation. Danach
soll dies anhand eines praktischen Beispiels weiter veranschaulicht werden. Abschließend
wird ein kurzer Ausblick auf zukünftige Aussichten sowie Trends in der Eventbranche
gegeben werden.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Theoretische Einführung in das Thema Eventorganisation
2.1 Begriffsdefinitionen von Events
2.2 Veranstaltungsarten und –formen
2.3 Grundlagen der Eventplanung
2.3.1 Projektphasen eines Events
2.3.2 Module der Eventorganisation
2.3.2.1 Evententwicklung
2.3.2.2 Eventsteuerung
2.3.2.3 Eventdurchführung
3 Praktische Eventorganisation am Beispiel max10
3.1 Evententwicklung
3.1.1 Dachidee
3.1.2 Eventkonzeption
3.2 Eventsteuerung
3.2.1 Projektorganigramm und Personaleinsatz
3.2.2 Zeitmanagement
3.2.3 Budgetplanung
3.3 Eventdurchführung
3.3.1 Vorfeld
3.3.1.1 Promotion
3.3.1.2 Programm
3.3.2 Hauptfeld / Umfeld
3.3.2.1 Lageplan
3.3.2.2 Ablaufpläne
3.3.2.3 Hauptsponsoren
3.3.2.4 Medienpartner
3.3.3 Nachfeld – Die Evaluation
4 Schlussbemerkung – Ausblick auf die Zukunft des max-Fests
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die professionelle Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen anhand des Praxisbeispiels des "max-Fests" in Augsburg. Ziel ist es, die theoretischen Ansätze des Eventmanagements mit den praktischen Herausforderungen und Abläufen einer realen Großveranstaltung zu verknüpfen und zu veranschaulichen.
- Theoretische Fundierung des Eventbegriffs und der Eventplanung
- Strukturierung von Events in Entwicklungs-, Steuerungs- und Durchführungsmodule
- Praktische Anwendung der Eventplanung am Beispiel der "max10"-Veranstaltung
- Analyse von Erfolgsfaktoren wie Kommunikation, Sponsoring und Sicherheitsmanagement
Auszug aus dem Buch
3.1.1 Dachidee
Das max-Fest ist ein Straßenfest mit Musik, Party und kulinarischer Verpflegung, das alljährlich in der Augsburger Maximilianstraße veranstaltet wird. Dieses Jahr war der Veranstaltungszeitraum vom 24.-26. Juni. Die Idee dazu wurde bereits Ende des Jahres 2003 kreiert. Beim Blick auf den Veranstaltungskalender in Augsburg, stellte Peter Grab, damaliger Geschäftsführer der City Initiative Augsburg, fest, dass in den Sommermonaten relativ wenig geboten war in der Innenstadt. Aus diesem Grund entstand die Idee, im Sommer darauf eine Art Straßenfest in der Innenstadt zu veranstalten. Nach einer Präsentation und langwieriger Diskussion im Stadtrat hat man sich dazu entschieden, die Augsburger Maximilianstraße für einen Abend teilweise abzusperren. Das max-Fest war geboren. Den Namen (max04) erhielt die Veranstaltung von ihrer Location in Verbindung mit dem Veranstaltungsjahr. Im Vergleich zu heute hielt sich der Veranstaltungsrahmen jedoch noch in Grenzen. Eine kleine Bühne für Musik und 12 gastronomische Stände standen zur Verfügung. Nichts desto trotz fand die ganze Veranstaltung riesigen Anklang in der Augsburger Bevölkerung.
Relativ schnell wurde klar, dass sowohl Veranstalter als auch Besucher, Gastronomen und der Stadtrat für eine erneute Durchführung votieren. Heutzutage ist der Event fester Bestandteil des Augsburger Veranstaltungskalenders und aus diesem nicht mehr wegzudenken. Das max-Fest hat sich über die Jahre kontinuierlich weiterentwickelt, so dass es heute ein 3-Tage-Event mit fast 100 Ständen und 6 Bühnen für Musik und Kulturprogramm ist. Man kann aus jetziger Sicht in diesem Zusammenhang auch anstatt von einer Evententwicklung eher von einer Eventweiterentwicklung sprechen. Wie das aktuelle Konzept der Veranstaltung genau aussieht, wird im nächsten Kapitel erläutert.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in die zunehmende Bedeutung von Events im Kommunikationsmix ein und beschreibt den Aufbau der Arbeit von der Theorie zur Praxis.
2 Theoretische Einführung in das Thema Eventorganisation: Hier werden zentrale Begriffe definiert, verschiedene Eventtypen typologisiert und theoretische Grundlagen der Eventplanung mittels Projektphasen und funktionalen Modulen erläutert.
3 Praktische Eventorganisation am Beispiel max10: Dieses Kapitel veranschaulicht die praktische Umsetzung von Evententwicklung, Eventsteuerung und Eventdurchführung konkret an der Veranstaltung max10.
4 Schlussbemerkung – Ausblick auf die Zukunft des max-Fests: Das Fazit fasst den Erfolg des max-Fests zusammen und reflektiert über zukünftige Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf wetterbedingte Risiken bei Open-Air-Veranstaltungen.
Schlüsselwörter
Eventmanagement, Eventorganisation, max10, City Initiative Augsburg, Veranstaltungsplanung, Evententwicklung, Eventsteuerung, Eventdurchführung, Projektmanagement, Eventmarketing, Szenegastronomie, Kulturprogramm, Illuminationen, Erfolgsfaktoren, Kommunikation
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Studienarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen, wobei sie theoretische Managementgrundlagen direkt auf die Praxisanwendung des Augsburger Straßenfestes "max10" überträgt.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die zentralen Themen sind die strategische Evententwicklung, das effiziente Ressourcen- und Projektmanagement (Steuerung) sowie die operative Durchführung einschließlich Marketing und Erfolgsevaluation.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, aufzuzeigen, wie komplexe Events durch eine strukturierte Planung – unterteilt in die Module Entwicklung, Steuerung und Durchführung – erfolgreich realisiert werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Analyse verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine Literaturanalyse zur theoretischen Fundierung und eine deskriptive Fallstudienanalyse am Praxisbeispiel der Veranstaltung max10.
Welche Aspekte werden im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil behandelt die theoretischen Grundlagen (Projektphasen, Organisationsmodule) und deren praktische Anwendung durch die City Initiative Augsburg, etwa bei der Personalplanung, Sponsorenakquise und Öffentlichkeitsarbeit.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Eventmanagement, Eventorganisation, Projektmanagement, Marketing, Sponsoring, Zielgruppenorientierung und Erfolgskontrolle.
Wie wurde das Personal für das max-Fest organisiert?
Das Team wurde in drei funktionale Arbeitsgruppen unterteilt, die sich um die Bereiche Szenegastronomie, Kulturprogramm sowie Illumination und Technik kümmerten, wobei der Geschäftsführer die Koordination übernahm.
Welche Rolle spielt die Kommunikation für den Erfolg des Events?
Kommunikation und Promotion sind essenziell, um die Präsenz in der Bevölkerung hochzuhalten; hierbei wurden diverse Medienpartner eingebunden, um ein erhebliches Mediavolumen für die Veranstaltung zu generieren.
Wie geht der Autor mit dem Risiko schlechten Wetters um?
Der Autor erkennt das Wetter als ein nicht zu eliminierendes Risiko für Open-Air-Events an, stellt jedoch fest, dass das aktuelle Konzept trotz dieser Unsicherheit bisher sehr erfolgreich war.
- Quote paper
- Patrick Schorer (Author), 2010, Konzeption, Planung und Durchführung einer Veranstaltung in der Praxis, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/175858
