Dokumentenmanagement ist derzeit in aller Munde. Nur was bringt es für ein Unternehmen? Welchen Nutzen hat es für die Arbeit der Mitarbeiter? Kann ein Unternehmen dadurch Kosten sparen? Ist diese Technik verständlich für Mitarbeiter? Diese Fragen stellen sich vielen Unternehmern.
Nicht zu vergessen sollte aber dabei immer wieder der hohe Papier-Verbrauch und der lange Weg von Informationen und Dokumenten im Unternehmen. Diesen gilt es auch in Anbetracht des ökologisch wertvollen Prädikates „Green“ zu reduzieren. Kein Unternehmen möchte als „papierfressendes Ungeheuer“ in den Medien auftauchen.
Diese Hausarbeit soll das Thema Dokumentenmanagement beleuchten und die Abgrenzung zu Enterprise Content Management aufzeigen. Desweiteren wird der Dokumentenlebenszyklus anhand eines Beispieles erklärt. Zum Schluss werden die Vor- und Nachteile erläutert, die ein Unternehmen durch die Einführung von Dokumentenmanagement hat.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Grundlagen / Begriffserklärung
- Dokument
- Dokumentenmanagement
- Dokumentenlebenszyklus
- Enterprise Content Management-Systeme
- Erklärung der Veränderung des Dokumentenlebenszykluses durch ECMS an dem Beispiel „eingehende Post“
- Vorteile für das Unternehmen
- Nachteile für das Unternehmen
- Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Seminararbeit untersucht das Thema Dokumentenmanagement und seine Vorteile und Nachteile für Unternehmen. Sie beleuchtet den Dokumentenlebenszyklus und erklärt die Unterschiede zwischen Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM). Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung und den Auswirkungen auf die betriebliche Effizienz und Kosten.
- Definition und Abgrenzung von Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management
- Analyse des Dokumentenlebenszyklus und dessen Optimierung durch ECMS
- Bewertung der Kosten- und Nutzenfaktoren von Dokumentenmanagement-Systemen
- Untersuchung der Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die Arbeitsabläufe
- Betrachtung des ökologischen Aspekts (Papierverbrauch)
Zusammenfassung der Kapitel
Einleitung: Die Einleitung stellt die zentralen Fragen nach dem Nutzen von Dokumentenmanagement für Unternehmen, den Kostenersparnissen und der Mitarbeiterakzeptanz. Sie hebt den hohen Papierverbrauch und die ineffizienten Informationsflüsse in Unternehmen hervor und betont die Bedeutung des ökologischen Aspekts ("Green"). Die Arbeit soll Dokumentenmanagement und ECM abgrenzen, den Dokumentenlebenszyklus anhand eines Beispiels erklären und Vor- und Nachteile der Einführung beleuchten.
Grundlagen / Begriffserklärung: Dieses Kapitel definiert grundlegende Begriffe wie "Dokument", "Dokumentenmanagement" und "Dokumentenlebenszyklus". Es liefert eine umfassende Erklärung dieser Kernkonzepte und legt die Basis für das Verständnis der späteren Kapitel. Die Definition von Enterprise Content Management-Systemen wird ebenfalls gegeben, um den späteren Vergleich mit Dokumentenmanagement zu ermöglichen. Die Erklärung der verschiedenen Begrifflichkeiten schafft ein gemeinsames Verständnis, das für die Analyse des Dokumentenlebenszyklus und der Auswirkungen von ECMS unerlässlich ist.
Erklärung der Veränderung des Dokumentenlebenszykluses durch ECMS an dem Beispiel „eingehende Post“: Dieses Kapitel analysiert die Veränderung des Dokumentenlebenszyklus durch die Einführung von ECMS, indem es das Beispiel der „eingehenden Post“ verwendet. Es wird detailliert dargestellt, wie die Prozesse der Postbearbeitung, -verteilung und -archivierung durch ein ECMS optimiert werden und wie dies zu Effizienzsteigerungen und Kostenreduzierungen führt. Der Vergleich zwischen traditioneller Postverteilung und der Verwendung eines DMS verdeutlicht die Vorteile des ECMS.
Vorteile für das Unternehmen: Dieses Kapitel konzentriert sich auf die positiven Aspekte der Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen. Es beleuchtet die Vorteile für Unternehmen, wie z.B. verbesserte Effizienz, reduzierte Kosten, optimierte Arbeitsabläufe und vereinfachte Informationsbeschaffung. Es werden konkrete Beispiele genannt, wie diese Vorteile im Unternehmen umgesetzt werden können. Die positiven Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Kundenzufriedenheit werden ebenfalls betrachtet.
Nachteile für das Unternehmen: Dieses Kapitel befasst sich mit den potenziellen Nachteilen der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Es werden die möglichen Herausforderungen und Risiken wie hohe Implementierungskosten, Schulungsaufwand für Mitarbeiter, Widerstände gegen Veränderungen und potenzielle Integrationsprobleme mit bestehender Software erörtert. Eine ausgewogene Betrachtung der Nachteile ist wichtig, um eine realistische Einschätzung der Implementierung zu ermöglichen.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management (ECMS), Dokumentenlebenszyklus, Informationsmanagement, Kostenreduktion, Effizienzsteigerung, Papierverbrauch, Unternehmensprozesse, Mitarbeiterakzeptanz.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Seminararbeit: Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management
Was ist der Inhalt dieser Seminararbeit?
Diese Seminararbeit untersucht umfassend das Thema Dokumentenmanagement und seine Auswirkungen auf Unternehmen. Sie beinhaltet eine Einleitung, Grundlagen und Begriffserklärungen (Dokument, Dokumentenmanagement, Dokumentenlebenszyklus, ECM-Systeme), eine Analyse der Veränderungen des Dokumentenlebenszyklus durch ECM-Systeme am Beispiel der eingehenden Post, eine Bewertung der Vor- und Nachteile für Unternehmen sowie ein Fazit. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung und den Auswirkungen auf Effizienz und Kosten.
Welche Themen werden in der Seminararbeit behandelt?
Die Arbeit behandelt die Definition und Abgrenzung von Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM), analysiert den Dokumentenlebenszyklus und dessen Optimierung durch ECMS, bewertet Kosten- und Nutzenfaktoren von Dokumentenmanagement-Systemen, untersucht die Auswirkungen auf Mitarbeiter und Arbeitsabläufe und betrachtet den ökologischen Aspekt (Papierverbrauch).
Wie ist die Seminararbeit strukturiert?
Die Seminararbeit ist in Kapitel unterteilt: Einleitung, Grundlagen/Begriffserklärungen, Erklärung der Veränderung des Dokumentenlebenszyklus durch ECMS am Beispiel „eingehende Post“, Vorteile für das Unternehmen, Nachteile für das Unternehmen und Fazit. Jedes Kapitel fasst seine Kernaussagen zusammen.
Was wird in der Einleitung erläutert?
Die Einleitung stellt zentrale Fragen zum Nutzen von Dokumentenmanagement, Kostenersparnissen und Mitarbeiterakzeptanz. Sie hebt den hohen Papierverbrauch und ineffiziente Informationsflüsse hervor und betont den ökologischen Aspekt. Ziel ist die Abgrenzung von Dokumentenmanagement und ECM, die Erklärung des Dokumentenlebenszyklus und die Darstellung von Vor- und Nachteilen der Einführung.
Was sind die behandelten Grundlagen und Begriffserklärungen?
Dieses Kapitel definiert "Dokument", "Dokumentenmanagement", "Dokumentenlebenszyklus" und "Enterprise Content Management-Systeme". Es schafft ein gemeinsames Verständnis der Kernkonzepte für die spätere Analyse.
Wie wird der Dokumentenlebenszyklus anhand eines Beispiels erklärt?
Das Kapitel „Erklärung der Veränderung des Dokumentenlebenszyklus durch ECMS am Beispiel „eingehende Post“ analysiert detailliert, wie die Prozesse der Postbearbeitung, -verteilung und -archivierung durch ein ECMS optimiert werden und zu Effizienzsteigerungen und Kostenreduzierungen führen. Ein Vergleich mit traditioneller Postverteilung verdeutlicht die Vorteile.
Welche Vorteile bietet Dokumentenmanagement für Unternehmen?
Die Vorteile beinhalten verbesserte Effizienz, reduzierte Kosten, optimierte Arbeitsabläufe, vereinfachte Informationsbeschaffung, positive Auswirkungen auf Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Konkrete Beispiele zur Umsetzung werden genannt.
Welche Nachteile können bei der Implementierung von Dokumentenmanagement-Systemen auftreten?
Potenzielle Nachteile sind hohe Implementierungskosten, Schulungsaufwand, Widerstände gegen Veränderungen und mögliche Integrationsprobleme mit bestehender Software. Die Arbeit bietet eine ausgewogene Betrachtung dieser Herausforderungen.
Welche Schlüsselwörter sind relevant für die Seminararbeit?
Die wichtigsten Schlüsselwörter sind: Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management (ECMS), Dokumentenlebenszyklus, Informationsmanagement, Kostenreduktion, Effizienzsteigerung, Papierverbrauch, Unternehmensprozesse, Mitarbeiterakzeptanz.
- Quote paper
- Rochus Stobbe (Author), 2011, Dokumentenmanagement mit ECMS, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/180929
