Unser Leben ist geprägt von schnellen Veränderungen, die immer wieder zu neuen technologischen Entwicklungen führen, die wir anfangs oft ablehnen, aber später nicht missen wollen. Auf diese Weise entwickelten wir uns von der Industrie- zur Dienstleistungs-, Informations- und Wissensgesellschaft. Wer in dieser Zeit der anwachsenden Wissensbestände und der zunehmenden Informationsflut Sieger im Wettbewerb um Zeit, Informationen und Wissen sein möchte, muss mit dem Erfolgsfaktor Wissen richtig umgehen können. Aus diesem Bestreben heraus, Wissen zu ihrem Vorteil einsetzen zu können, bedienten sich zunächst global agierende Unternehmen aus der Informations- und Kommunikationsbranche der Instrumente des Wissensmanagements.
Aber Wissensmanagement ist nicht erst in den letzten Jahren entstanden, denn bereits in der Steinzeit wurde Wissen um Jagdmethoden, Nahrungssuche und Arbeitstechniken gesammelt und an die Nachkommen weitergegeben. Ohne diese Wissensvermittlung von Generation zu Generation wäre die Entwicklung der Menschheit bis zum heutigen Stand nicht möglich gewesen.
Nun wäre es ein Irrtum zu glauben, dass Wissensmanagement nur in internationalen Technologieunternehmen, in mittelständischen Unternehmen sowie in kleinen Unternehmen anzusiedeln ist. Gerade die Verwaltung stellt mit rund 4,2 Millionen Beamten, Angestellten und Arbeitern bundesweit, ihren Aufgaben sowie ihren Funktionen eine weitaus größere Notwendigkeit für das Management von Wissen dar, denn Verwaltungsarbeit ist zugleich Wissensarbeit. Leider hat sich der private, aber auch öffentliche Sektor bis zum heutigen Zeitpunkt nur gering mit dem Thema Wissensmanagement in der Verwaltung auseinandergesetzt, so dass nur wenige Lösungsansätze vorhanden sind. In diesem Kontext und aus der bis heute kaum berücksichtigten ministeriellen Verwaltungsarbeit entstand die Motivation das Thema Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung im Rahmen der Diplomarbeit zu untersuchen.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1 Zielsetzung der Untersuchung
1.2 Aufbau der Arbeit
2. Theoretische Grundlagen des Wissensmanagements
2.1 Was ist Wissen?
2.1.1 Abgrenzung zwischen Daten, Informationen und Wissen
2.1.2 Formen der Wissensspeicherung
2.2 Was ist Wissensmanagement?
2.2.1 Ziele des Wissensmanagements
2.2.2 Bausteine des Wissensmanagements
2.2.3 Instrumente des Wissensmanagements
3. Die Ministerialverwaltung
3.1 Aufbau und Organisation
3.2 Informations- und Wissensarten der Ministerialverwaltung
3.3 Verwaltungskultur
3.4 Wandel der Verwaltung
4. Notwendigkeiten von Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung
5. Bestandsanalyse: Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung
5.1 Wissensmanagement auf der Bundesebene
5.1.1 Informations- und Wissensmanagement im Bundesverwaltungsamt
5.1.2 Vorhaben des Bundesministeriums für Bildung und Forschung
5.1.3 Wissensmanagement im Bundesministerium für Arbeit
5.1.4 Vorhaben des Bundesministeriums für Umwelt
5.1.5 Vorhaben des Bundesministeriums für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft
5.1.6 Wissensmanagement im Bundesamt für Finanzen
5.2 Wissensmanagement-Projekte am Beispiel einiger Bundesländer
5.2.1 Projekte im Finanzministerium und im Ministerium für Schule, Wissenschaft und Forschung in Nordrhein-Westfalen
5.2.2 Wissensmanagement in der Verwaltung der Freien und Hansestadt Hamburg
5.2.3 Wissensmanagement in der Senatsverwaltung für Justiz und in der Senatsverwaltung für Finanzen in Berlin
5.3 Gesamteinschätzung: Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung
6. Bedarfsanalyse: Wissensmanagement in der Berliner Verwaltung
6.1 Untersuchungsmethodik und Befragungsumfang
6.2 Fragebogenerstellung
6.3 Untersuchungsfragen
6.4 Pretest und Fragebogen-Feedbacks
6.5 Auswertung, Analyse und Interpretation der Befragungsergebnisse
7. Die Etablierung von Wissensmanagement am Beispiel der Abteilung Stadt- und Freiraumplanung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung in Berlin
7.1 Aufbau und Organisation der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung in Berlin
7.2 Die Abteilung Stadt- und Freiraumplanung
7.3 Anlass und Zielsetzung für die Einführung von Wissensmanagement
7.4 Umsetzung des Wissensmanagement-Projektes
7.5 Nutzen für die Abteilung als Organisation und für die MitarbeiterInnen
7.6 Konsequenzen der Etablierung des Wissensmanagement Projektes
7.7 Mitarbeiterbefragung zum abteilungsinternen Intranetangebot
7.7.1 Durchführungsmethodik und Befragungsumfang
7.7.2 Darstellung der Untersuchungsergebnisse
7.8 Ausblick
8. Die Planung einer Etablierung von Wissensmanagement am Beispiel der Abteilung Städtebau und Projekte (II) der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung in Berlin
8.1 Die Abteilung Städtebau und Projekte
8.2 Anlass und Zielsetzung der Befragung in der Abteilung II
8.3 Durchführungsmethodik und Befragungsumfang
8.4 Auswertung und Interpretation der Befragungsergebnisse
9. Konzept für ein Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung
9.1 Vorgehensmodell für Wissensmanagement-Projekte
9.2 Rechtliche Rahmenbedingungen
9.3 Wissensmanagement-Lösungsvorschläge für die Ministerialverwaltung
10. Perspektiven des Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung
Zielsetzung & Themen
Diese Arbeit zielt darauf ab, die Notwendigkeit von Wissensmanagement innerhalb der ministeriellen Verwaltung zu begründen und erste Lösungsansätze zu entwickeln, um eine Leitidee für die Umsetzung zu schaffen. Dabei liegt der Fokus auf der Analyse des Ist-Zustands, der Identifikation von Bedarfen sowie der Etablierung praktischer, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnittener Instrumente.
- Notwendigkeit von Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung
- Methoden und Instrumente des Wissensmanagements
- Bestands- und Bedarfsanalyse in der Berliner Ministerialverwaltung
- Praktische Implementierung am Beispiel der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung
- Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen für Wissensmanagement-Projekte
Auszug aus dem Buch
Die Notwendigkeiten von Wissensmanagement
Die Veränderungen der Gesellschaft, des Rechts, die Entwicklung im Stand des Wissens, die technologischen Fortschritte, die modernen Arbeitsformen und noch viele weitere Faktoren regeln die Erwartung an das heutige Verwaltungsverfahren. Eine Schwächung der Anforderungen ist in ferner Zukunft nicht absehbar, da die Verwaltungsreform immer weitere und höhere Erwartungen an ihre Behörden stellt. Um diesen Forderungen gerecht zu werden, müsste die Verwaltung ein erhebliches Ausmaß an Wissensmanagement betreiben.
Um die wichtigste Ressource „Wissen“ der Verwaltung zu sichern und zu vermehren, ist Wissensmanagement unabdingbar. Dabei geht es nicht allein um das in Akten, Bibliotheken, Datenbanken und Gesetzessammlungen vorliegende Wissen, sondern wichtiger sind die Erfahrungswerte, die Kreativität und die Fähigkeiten der Mitarbeiter, welche das „implizite Dienstwissen“ ausmachen. Vor allem der Wegfall von Personal und die Neugestaltung der Verwaltungsprozesse führen teilweise zu hohen Verlusten dieses Wissens. Durch den Alterungsprozess großer Teile des Verwaltungspersonals und die zunehmenden Personalumstrukturierungsmaßnahmen entsteht eine enorme Know-how-Lücke. Diese kann nicht mit Ersatzpersonen geschlossen werden, wenn die zu ersetzenden MitarbeiterInnen sie nicht einarbeiten oder nicht für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Grundlegende Hinführung zum Thema, Beschreibung der Zielsetzung sowie des Aufbaus der Diplomarbeit.
2. Theoretische Grundlagen des Wissensmanagements: Definitionen und Konzepte von Wissen und Wissensmanagement, unterteilt in verschiedene Wissensformen und Speicherungsmethoden.
3. Die Ministerialverwaltung: Überblick über den Aufbau und die Organisation der Ministerialverwaltung sowie die spezifische Verwaltungskultur.
4. Notwendigkeiten von Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung: Begründung, warum Wissensmanagement in Behörden aufgrund von Personalwechsel und Prozesswandel essenziell ist.
5. Bestandsanalyse: Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung: Untersuchung bestehender Projekte und Ansätze auf Bundes- und Landesebene.
6. Bedarfsanalyse: Wissensmanagement in der Berliner Verwaltung: Detaillierte Darstellung der durchgeführten Umfrage und Auswertung der Bedürfnisse der Berliner Mitarbeiter.
7. Die Etablierung von Wissensmanagement am Beispiel der Abteilung Stadt- und Freiraumplanung der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung in Berlin: Analyse eines konkreten Pilotprojekts zur Implementierung einer Wissenslandkarte im Intranet.
8. Die Planung einer Etablierung von Wissensmanagement am Beispiel der Abteilung Städtebau und Projekte (II) der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung in Berlin: Planung und Vorbereitung einer Übertragung des Pilotkonzepts auf eine weitere Abteilung.
9. Konzept für ein Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung: Entwicklung eines Vorgehensmodells unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen und praktischer Lösungsvorschläge.
10. Perspektiven des Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung: Fazit und Ausblick auf die zukünftige Entwicklung und Akzeptanz des Wissensmanagements in der Verwaltung.
Schlüsselwörter
Wissensmanagement, Ministerialverwaltung, Verwaltung, Intranet, Wissenslandkarte, Knowledge Management, Berlin, Behörde, Verwaltungskultur, Wissenstransfer, Dokumentenmanagement, Wissensspeicherung, Organisationsanalyse, E-Government.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit untersucht die Notwendigkeit, Konzepte und Perspektiven des Wissensmanagements speziell für den Kontext der öffentlichen Ministerialverwaltung.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Arbeit behandelt die theoretischen Grundlagen des Wissensmanagements, die Analyse der Verwaltungskultur, aktuelle Bedarfsanalysen in Behörden sowie Konzepte zur technischen und organisatorischen Implementierung.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsfrage?
Ziel ist es, die Notwendigkeit von Wissensmanagement zu begründen und Lösungsansätze zu präsentieren, die als Leitidee für einen Wissensmanagement-Ansatz in der Ministerialverwaltung dienen können.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer umfangreichen Bestandsanalyse sowie auf einer landesweiten, schriftlichen Befragung der Mitarbeiter der Berliner Ministerialverwaltung, deren Ergebnisse in die Konzeptentwicklung eingeflossen sind.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Fundierung, eine Bedarfsanalyse durch Befragungen und eine Fallstudie über die erfolgreiche Einführung eines Intranet-basierten Wissensmanagements in der Berliner Senatsverwaltung für Stadtentwicklung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wissensmanagement, Ministerialverwaltung, Intranet, Verwaltungskultur, Wissenstransfer, Behörden.
Wie unterscheiden sich explizites und implizites Wissen in der Verwaltung?
Explizites Wissen ist digital oder schriftlich gespeichert (z.B. in Datenbanken oder Akten), während implizites Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert ist und aus Erfahrungen, Intuition und persönlichem Know-how besteht.
Warum ist das "Intranet" als Instrument so wichtig?
Das Intranet dient als zentrale Informationsplattform, die den Zugriff auf Dokumente und Experten erleichtert, die Kommunikation fördert und Wissenslücken minimiert, indem sie Informationen an einem zentralen Ort bündelt.
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- Dipl. Wirtschaftsjuristin Jacqueline Schmidt (Author), 2003, Wissensmanagement in der Ministerialverwaltung: Notwendigkeiten, Konzepte und Perspektiven, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/18324
