Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren einer Präsentation

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Wozu präsentieren
2.2 Was sind Erfolge / Misserfolge
2.3 Messbarkeit von Erfolg/ Misserfolg

3 Erfolgsfaktoren
3.1 Vorbereitung einer Präsentation
3.1.1 Vorbereitung auf Thema, Ziel und Zielgruppe
3.1.2 Inhaltliche Vorbereitung
3.1.3 Organisation der Präsentation
3.2 Durchführung einer Präsentation
3.2.1 Tipps für die Eröffnung
3.2.2 Tipps für den Hauptteil
3.2.3 Tipps für den Abschluss

4 Misserfolgsfaktoren

5 Auswirkungen einer erfolgreichen und erfolglosen Präsentation

6 Fazit

Anhangsverzeichnis

Quellenverzeichnis

1 Einleitung

Wir beginnen unsere Studienarbeit ganz bewusst mit einem Rollenspiel (siehe Anhang 1), um dem Publikum einen interessanten Einstieg in die Thematik zu ermöglichen. So aktivieren wir unsere Zuhörer und wecken ihre ganze Aufmerksamkeit. Zudem ist das interaktive Rollenspiel eine passende Methode, um mit einer Präsentationstechnik (hier: Rollenspiel) auf das Thema: „Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren einer Präsentation“ zu verweisen. Mit dem Rollenspiel wollen wir unserem Publikum zeigen, wie unterschiedlich erfolgreich man sich in verbaler und visueller Hinsicht präsentieren kann. Außerdem soll es demonstrieren, dass jedes Individuum, also jeder Charakter, sich intuitiv selber präsentiert und daher automatisch eine Präsentationstechnik, durch die genutzte Mimik, Gestik, Artikulation, aber auch durch die verbale Kommunikation, anwendet. In dem Rollenspiel wollen wir unserem Publikum deutlich machen, dass der Erfolg oder Misserfolg einer Präsentation von der Art und Weise der Anwendung der Präsentationstechniken abhängig ist. Des Weiteren soll das Rollenspiel demonstrieren, dass jeder Mensch eine andere Art hat sich zu präsentieren und auch Informationen anders wahrnimmt. Was genau das Präsentieren begünstigt, ist Hauptgegenstand dieser Arbeit.

2 Grundlagen

2.1 Warum präsentieren?

Im Zuge der Internationalisierung nimmt die Bedeutung zu, eine Leistung oder Produkte zu präsentieren. Der Präsentator verfolgt in der Regel eine Absicht, die er durch ausgewählte Informationen mit bestimmten Mitteln (Präsentationstechniken) einem Dritten oder einer Gruppe von Personen vermitteln möchte. Diese Absicht lässt sich in zwei Kategorien differenzieren: Sachliche und persönliche Ziele.

Sachliche Ziele können hierbei sein

- die Mitarbeiter über die neuesten Verkaufszahlen zu informieren,
- den Vorgesetzten vom Nutzen eines Projektes zu überzeugen,
- Ingenieure zur Fortsetzung eines schwierigen Projektes zu motivieren,^[1]
- den Vorgesetzen dazu auffordern, Entscheidungen herbeizuführen,
- aufgrund eines Vorfalls Rechenschaft abzulegen oder
- in Verkaufsgesprächen das Interesse potenzieller Kunden zu wecken.

Persönliche Ziele sind beispielsweise die Sympathie des Publikums zu gewinnen, die eigene Kompetenz zu demonstrieren oder auch die Freude und Fähigkeit des Präsentierens zu verdeutlichen.

Da eine Präsentation immer situationsabhängig ist, kann deshalb kein allgemeingültiges Erfolgsrezept definiert werden. Ein Vortrag kann aber auch mehr Schaden als Nutzen stiften, deshalb ist es essentiell,

- welche Absicht man mit
- welchen Mitteln gegenüber
- welchen Personen verfolgt,

um nach der Präsentation keinen negativen Effekt zu erzielen.

„Nur wer weiß, was er will, kann den richtigen Weg einschlagen.“^[2]

Man kann jedoch behaupten, dass man höchstwahrscheinlich mit einem verständlichen und sinnvollen Aufbau, die Aufbereitung und Verwendung gelungener Visualisierungen und Präsentationstechniken, die mehrere Sinneskanäle zugleich ansprechen und einem angemessenen Präsentationsverhalten Erfolg haben wird.

Mit Präsentationen verfolgt man also das Ziel, durch eine bewusste Aufbereitung und Gestaltung von Fakten, Aussagen und Daten den Nutzungsgrad von Informationen zu steigern und damit die genannten Ziele zu verwirklichen.^[3]

2.2 Was sind Erfolge / Misserfolge?

Erfolg

Der Begriff Erfolg bezeichnet das Erreichen selbst gesetzter Ziele. Solche Ziele müssen im Vorfeld erst einmal klar definiert werden. Diese Ziele können je nach persönlicher Vorstellung materieller, geistiger, gesellschaftlicher oder intimer, lang- oder kurzfristiger, komplexer oder einfacher Natur sein. Die Ziele müssen einen Sinn haben und erreichbar sein, damit man so erfolgreich sein kann. Werden die gesteckten Ziele erreicht, ist der Erfolg ein enormer Leistungsmotivator und ein Motor zu neuen Höchstleistungen.^[4]

Misserfolg

Mit Misserfolg beschreiben wir eine Handlung, die nicht das gewünschte oder erhoffte Ergebnis gebracht hat. Das selbst gesetzte Ziel wurde also nicht erreicht. Wenn etwas als Misserfolg bezeichnet wird, geht jedoch die persönliche Bewertung mit ein. Besser müsste man formulieren, dass die Erwartungen und Vorstellungen in dieser Situation und in diesem Augenblick nicht erfüllt werden.

Vieles, was zunächst als Misserfolg aussieht, kann sich im Nachhinein als Erfolg heraus stellen oder ist positiv für uns.

„Waren die Post-its zuerst ein Misserfolg, denn ursprünglich sollte ein besonders starkes Klebemittel entwickelt werden. Herauskam jedoch ein Klebstoff, der sich leicht wieder lösen ließ. Was zuerst als Misserfolg aussah, entpuppte sich als Bestseller. Dies zeigt das Misserfolge Denkanstöße und eine Frage der Sichtweise sind. Es gibt keine Misserfolge oder Niederlagen, nur Ergebnisse, die als positiv oder negativ, als Erfolg oder Niederlage bewertet werden.“^[5]

2.3 Messbarkeit von Erfolg/Misserfolg

Der Erfolg bzw. Misserfolg einer Präsentation kann von zwei unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet werden. Zum einen von der des Referenten, der seine Präsentation bei der Nachbereitung hinterfragt und für sich selber folgende Fragen klärt:

- Ist die Zielsetzung erreicht worden?
- Entsprach die Aufbereitung des Themas der Zielgruppe?
- War der rote Faden im Ablauf erkennbar?
- Ist die Eröffnung, der Hauptteil und der Schluss gelungen?
- Ist der Einsatz der Medien gelungen?
- War der Kontakt, die Beziehung zum Publikum angenehm?

Dementsprechend kann der Präsentator aus seiner persönlichen Sichtweise entscheiden, ob er sein Referat als erfolgreich oder weniger erfolgreich empfunden hat. Auf der anderen Seite stellt sich die Nutzenfrage für jeden einzelnen Zuhörer:

- Was habe ich von dem Vortrag verstanden und behalten?
- Was ist der Nutzen der Präsentation für mich?
- Ist das Thema für mich interessant und wichtig?

Anschließend gibt es die Möglichkeit beide Sichtweisen zusammenzuführen. Hierfür eignet sich die Verwendung des Feedbacks, welches nach jeder Präsentation empfehlenswert ist. Dabei geben die Zuhörer dem Präsentator eine Rückmeldung, welche sowohl positiv aber auch negativ sein kann. D.h. die Teilnehmer geben kund, ob sie den Vortrag als erfolgreich oder weniger erfolgreich bewerten. Der Referent sollte das Feedback annehmen und mit Hilfe der Verbesserungsvorschläge an der nächsten Präsentationvorbereitung oder -durchführung arbeiten.

3 Erfolgsfaktoren

3.1 Vorbereitung einer Präsentation

Die Vorbereitung einer Präsentation ist von großer Bedeutung, denn bis zu 50% des Erfolgs liegt in der Vorbereitung^[6]. Eine gründliche Vorbereitung bringt nicht nur „die Chance für einen störungsfreien organisatorischen Ablauf“^[7], sondern ist auch entscheidend für „die Klarheit, Struktur und Zielstrebigkeit“^[8] einer Präsentation. Im Endeffekt bringt es eine größere persönliche Sicherheit im Auftreten vor dem Publikum. Wer gut vorbereitet ist, strahlt dies aus und wirkt entsprechend besser. Die Vorbereitung gliedert sich in sechs Teilbereiche auf: Thema, Ziel, Zielgruppe, Inhalt, Ablauf und Organisation^[9].

3.1.1 Vorbereitung auf Thema, Ziel und Zielgruppe

Das Thema sollte klar und präzise formuliert werden, um eine Themenverfehlung zu vermeiden. Es ist empfehlenswert sich das Thema zu notieren, um es sich während der Präsentationsvorbereitung immer wieder vergegenwärtigen zu können.

Das Präsentationsziel sollte ebenfalls klar und deutlich notiert und sich bewusst gemacht werden^[10]. Das folgende Zitat: „Wer nicht weiß wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er woanders ankommt“^[11] zeigt sehr prägnant, wie wichtig eine eindeutige Zielformulierung ist, um eine erfolgreiche Präsentation abzuliefern. Ziele dienen während der gesamten Präsentation und Vorbereitung als „Korrektiv, Maßstab und Filter“^[12] und vereinfachen die Auswahl der Inhalte und Schwerpunkte für eine Präsentation. Außerdem erleichtert eine genaue Zielformulierung dem Referenten die Gliederung und Anordnung der Inhalte. Der Präsentator sollte sich bei der Formulierung der Ziele Orientierungsfragen stellen, wie z.B. Will ich die Teilnehmer über etwas informieren oder will ich sie von etwas überzeugen? Zu welchem Handeln oder Denken will ich meine Zuhörer auffordern? oder was will ich erreichen und was erwartet das Publikum von dem Vortrag? Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Ziele immer positiv konzipiert werden. Man unterscheidet zwischen sachlichen und persönlichen Zielen (siehe Anhang 2). Sachliche Ziele sind ganz allgemein ausgedrückt, Informationen, die der Referent seinem Publikum vermitteln möchte. Dieser Informationsaustausch findet auf der Sachebene statt. Persönliche Ziele hingegen spielen sich auf der Beziehungsebene ab und sind Selbstaussagen bzw. -auskünfte (z.B. Vertrauen, Freundlichkeit), die der Präsentator seinen Zuhörern preisgibt. Außerdem müssen Ziele erreichbar sein, deshalb sollte man in der Vorbereitungsphase den Erreichbarkeitsgrad der Ziele immer wieder prüfen. Empfehlenswert für den Vortragenden ist es, die „öffentlichen Ziele“ am Anfang der Präsentation dem Publikum zu nennen, da diese den Zuhörern eine Orientierung und Sicherheit während des Referats geben. Zudem ist es sehr wichtig, dass die Ziele auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt werden. Dafür ist eine genaue Analyse des Zuhörerkreises nötig.

Die Vorbereitung auf das Publikum ist unumgänglich, da die Präsentation auf die Zielgruppe zugeschnitten sein sollte. Das folgende Zitat: „Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler.“^[13] verdeutlicht die Wichtigkeit der Zielgruppenanalyse. Denn wenn man die Zuhörer informieren und überzeugen möchte, dann muss man sich auf die Teilnehmer einstellen. Die sogenannte SIE-Formel^[14] kann dem Präsentator helfen alle nötigen Informationen über das Publikum zu sammeln. Dabei steht das „S“ für die Situation, das „I“ für das Interesse und das „E“ für die Einstellung der Zuhörer. Um die Situation der Zuhörer zu analysieren können folgende Fragestellungen eruiert werden:

- Wie setzt sich der Zuhörerkreis zusammen? (Personenanzahl, Hierarchie, Altersstruktur, etc.)
- Welcher Wissensstand ist vorhanden? (Vorkenntnisse, Bildung, Sprachniveau, etc.)
- Gibt es Gemeinsamkeiten/Unterschiede innerhalb des Publikums? (gleiche oder verschiedene Branche/Abteilung, etc.)

Doch auch das Interesse der Teilnehmer sollte mittels eines Fragenkatalogs analysiert werden:

- Was für Erwartungen haben die Zuhörer bezüglich des Inhalts? (Schwerpunkte, Ausführlichkeit, Fazit, etc.)
- Welchen Nutzen stellen die Teilnehmer sich vor? (Motive, Ergebnisse, etc.)

Zuletzt sollte noch die Einstellung des Zuhörerkreises ermittelt werden. Dafür eignen sich folgende Fragen:

- Wie steht das Publikum zu der Präsentation? (Offenheit, Interesse, etc.)
- Welches Verhältnis besteht zum Thema/Umfeld/Präsentierenden?

Beim Sprechen vor einem großen Zuhörerkreis sollten Aspekte, wie das Sprechtempo, die Lautstärke, Pausen und Betonung berücksichtigt werden^[15]. Es ist ratsam eher etwas langsamer zu sprechen, bewusste Pausen einzubauen und wichtige Aussagen zu betonen. Außerdem sollte der Präsentator laut und deutlich sprechen, damit auch die Zuhörer in der letzten Reihe erreicht werden. Bei einem Vortrag soll dem Zuhörerkreis eine Botschaft übermittelt werden. Hier sollte der Referent darauf achten die Teilnehmer mit einer der Zielgruppe und Sache angemessenen Sprache abzuholen. Dazu gehört zum einen die Verständlichkeit, die sich durch eine gute Strukturierung, treffende und nachvollziehbare Formulierungen, sowie eine Interaktion mit dem Publikum kennzeichnet. Außerdem sollte der Vortragende seine Sprache so wählen, dass sie für die Zuhörer attraktiv ist. Dies gelingt unter anderem mittels der Verwendung von praktischen Beispielen, Bildern oder einem persönlichen Bezug zum Inhalt der Präsentation. Zusätzlich ist es empfehlenswert zentrale Begriffe und Aussagen zu wiederholen^[16], damit diese sich beim Publikum verankern und einen hilfreichen „roten Faden“ geben. Die Verwendung von Fachbegriffen o.ä. zeigt zwar die fachliche Kompetenz, aber trotzdem sollte die Fachsprache gezielt eingesetzt werden, damit die Klarheit der Aussagen garantiert wird. Ein erfolgreicher Präsentator zeichnet sich nämlich nicht nur durch seine fachliche Kompetenz aus, sondern auch durch die Fähigkeit die Zuhörer auf der emotionalen Ebene anzusprechen (siehe Anhang 3). Die Vorbereitung von Karteikarten, welche in der Regel mit Stichwörtern beschriftet sind, dienen während der Präsentation als Sicherheit und helfen dem Referent den roten Faden wieder zu finden, wenn dieser aus dem Konzept kommt. Desweiteren ist ein zielgruppengerechtes Auftreten ebenfalls zu empfehlen. Die Kleidung sollte also dem Anlass entsprechend passen, damit der Auftritt kompetent wirkt.

3.1.2 Inhaltliche Abgrenzung

Um sich auf den richtigen, den mit der Zielsetzung der Präsentation relevanten Inhalt zu konzentrieren, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

1. Absprache:

Zu Beginn wird das Thema mit dem Auftraggeber der Präsentation abgestimmt. Diese können beispielsweise bei einem schulischen Vortrag die Dozenten und bei einem unternehmensinternen Seminar die Unternehmen sein.

2. Zielsetzung definieren:

Die Zielsetzung der Präsentation muss klar formuliert und schriftlich fixiert sein, damit man in der Bearbeitungsphase immer wieder einen Richtungsweiser hat. Die Zielformulierung übt also gleichermaßen eine Kontrollfunktion des Präsentators aus, um nicht vom angemessenen Inhalt abzuweichen. Aus der Zielsetzung leitet sich die Gliederung der behandelten Thematik ab.

3. Informationssammlung:

Nach der Zielsetzung werden so viele relevante Informationen wie möglich für die Präsentation gesammelt. Die Informationen können auf verschiedenste Weise gewonnen werden, z.B. bei der Auswertung von Dokumenten, historischen Quellen, journalistischen oder literarischen Texten, Statistiken, Lehrbüchern oder durch eigene Erhebung mit Methoden der empirischen Forschung (z.B. durch Umfragen oder Experteninterviews).

4. Auswahl:

Das gewonnene Material wird nun gesichtet und anschließend gefiltert, sodass nur noch Informationen vorliegen, die die Zielsetzung am besten unterstützen (Grobauswahl). Es ist hierbei entscheidend, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Nur Informationen, die für dieses Thema wirklich interessant sind, dürfen berücksichtigt werden.

5. Sortierung:

Die Informationen werden nach Inhalten mit Kernaussagen und nach Inhalten mit Hintergrundinformationen sortiert (Feinauswahl). Die Informationen mit sekundärer Bedeutung können eventuell noch in Fußnoten oder im Anhang aufgenommen werden, falls sie von Belangen sind.

6. Komprimierung:

Die sortierten Informationen werden komprimiert, nochmals auf das Wesentliche reduziert und Überschneidungen verhinder^[17]

7. Gewichtung und Strukturierung:

Im nächsten Schritt – der Gewichtung und Strukturierung – muss unbedingt die Zielsetzung im Auge behalten werden, um eine für die Darstellung sinnvolle und effektive Reihenfolge zu gewährleisten. Die systematische Ordnung wurde größtenteils bereits mit der Zielsetzung und Aufgliederung des Themas entwickelt, jedoch ergeben sich teilweise durch die eigenständigen Recherchen mögliche Modifizierungen der ausgewählten Inhalte bzw. Schwerpunkte. Die MUSS-SOLL-KANN-Methode^[18] vereinfacht die Strukturierung, indem die Informationen nach MUSS-Informationen (zum Verständnis notwendig, wie z.B. Überschriften, und Folientexte), nach SOLL-Informationen (erleichtern das Verständnis, wie z.B. Grafiken, Bilder und mündliche Erläuterungen) und nach KANN-Informationen (optional, je nach Präsentationsverlauf wie z.B. Zusatzfolien, Beispiele und Wissen des Präsentators) aufgeteilt werden. Die Systematisierung der Präsentationsinhalte spiegeln die Gedankenführung des Präsentators wieder.^[19]

8. Visualisierung:

Zuletzt werden die gewonnenen Inhalte für die Präsentation visualisiert. D.h. das Material wird verständlich aufbereitet und Kernaussagen deutlich durch entsprechende Formatierungen hervorgehoben. Das Verständnis von Inhalten kann durch graphische Darstellungen meistens wesentlich erhöht werden. Durch Erklärungen bzw. Erläuterungen in der Präsentation muss dem Leser oder Zuhörer aber verdeutlicht werden, wie die Graphik o.Ä. zu interpretieren ist.

„Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“^[20]

3.1.3 Organisation der Präsentation

Eine umfassende organisatorische Vorbereitung der Präsentation macht noch keine erfolgreiche Präsentation aus, sie verhindert jedoch eine Präsentation die zum Scheitern verurteilt ist. Im Folgenden werden wesentliche Punkte genannt die bei einer organisatorischen Vorbereitung berücksichtigt werden sollten.

Ort/Raum:

Im Vorfeld der Präsentation muss man einen geeigneten Ort und Raum finden. Dabei ist zu bedenken, dass eine zentrale Lage ausgewählt wird um so die Wege für alle Teilnehmer kurz zuhalten. Die Präsentation bei einem möglichen Kunden, wird falls möglich bei dem Kunden gehalten, um ihm so Zeit durch eine Anreise zu ersparen. Wird ein Meeting oder eine Präsentation unternehmensintern gehalten, muss ein geeigneter Raum ausgewählt werden. Hierbei ist zu beachten, dass geprüft werden muss, ob dieser zum gewünschten Termin zur Verfügung steht und dann auch reserviert wurde. Weiterhin ist zu beachten, ob der ausgewählte Raum den Ansprüchen genügt. Dies bedeutet, sind Beamer, Flipchart und andere in die Planung einbezogenen Medien vorhanden? Sind die Nebengeräusche durch beispielsweise eine angrenzende Autobahn oder Cafeteria zu stark? Außerdem sollte man darauf achten, dass der Raum für alle Teilnehmer leicht aufzufinden ist, ansonsten sollte man eine Beschilderung ergänzen.

[...]

^[1] Vgl. Seifert, Josef W. (2009), S. 49.

^[2] Gora, Stephan, 1996, S. 14.

^[3] Vgl. http://lehrerfortbildung-bw.de/kompetenzen/praes/projekt/bausteine/bau/ziele.htm.

^[4] Vgl. Bacak, Silvior Wilhelm, 2007, Seite 113.

^[5] http://www.lebenshilfe-abc.de/misserfolg.html, Stand: 25.10.2010.

^[6] Vgl. http://www.fravi-training.ch/presse_kontakt/Presseartikel/ProfessionelleVerkaufspr%C3%A4sentationen.pdf.

^[7] Seifert, Josef W. (2009), S. 50.

^[8] Grass, B., Ant, M., Chamberlain , J.R., Rörig, H., (2008), S. 24.

^[9] Vgl. Seifert, Josef W. (2009), S. 50.

^[10] Vgl. Franz, S. (2008), S. 48.

^[11] http://fuehren.dbfk.de/Ziel/text8.html zitiert Mark Twain.

^[12] Grass, B., Ant, M., Chamberlain, J.R., Rörig, H., (2008), S. 24.

^[13] Pöhm M. zitiert Dale Carnegie, S. 124.

^[14] Vgl. http://www.lps.ruhr-uni-bochum.de/imperia/md/content/lps/seminar/praesentation.pdf.

^[15] Vgl. Will, H. (2000), S. 43 ff.

^[16] Vgl. Moesslang, M. (2008), S. 24.

^[17] Vgl. Seifert, Josef W. (2009), S.53.

^[18] Vgl. http://www.fernuni-hagen.de/imperia/md/content/bwl informationsmanagement/anleitung_praesentation_v02.pdf.

^[19] Vgl. http://arbeitsblaetter.stangl-taller.at/PRAESENTATION/inhaltgestaltung.shtml

^[20] Fred R. Barnard in Zeitschrift der Werbebranche, S. 96.