Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH

Projektablauf und -management


Diplomarbeit, 2003
152 Seiten, Note: 1,1

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Begründung der Themenwahl - Warum Dokumenten-Management- Systeme?
1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland
2.1 Der Strom- und Gasbinnenmarkt vor der Liberalisierung
2.2 Grundlegende Informationen zur Liberalisierung des Energiebinnen- marktes
2.3 Die gesetzlichen Entwicklungen des Energiebinnenmarktes
2.3.1 Die EU-Richtlinie Elektrizität und Erdgas
2.3.2 Das Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts
2.4 Die Verbändevereinbarungen für Strom und Gas
2.4.1 Allgemeine Informationen zu den Verbändevereinbarungen
2.4.2 Die Verbändevereinbarungen Strom
2.4.3 Die Verbändevereinbarungen Erdgas
2.5 Zukünftige Veränderungen auf den Energiemärkten
2.5.1 Weltweite Entwicklungen im Zeichen von Umwelt und Nach- haltigkeit
2.5.2 Veränderungen der Wasserwirtschaft
2.6 Die Aufstellung der GWV Fulda als Dienstleistungsunternehmen auf 18 dem deutschen Energiebinnenmarkt
2.6.1 Die Kompetenzen der Unternehmensgruppe GWV Fulda und 18 GWV Osthessen
2.6.2 Zahlenspiegel und Leistungsspektrum
2.6.3 Die Unternehmensziele
2.6.4 Reaktionen auf die Liberalisierung des Energiemarktes

3. Wesen des Dokumenten-Managements
3.1 Historische Entwicklung des Dokumenten-Managements
3.2 Ablage- und Archivierungsstrategie
3.2.1 Schriftgutanalyse
3.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme
3.3 Weitere Speichermedien
3.4 Begriffsbestimmung „Zeichen“, „Daten“, „Dokumente“
3.4.1 Der Begriff „Zeichen“ und „Daten“
3.4.2 Der Begriff „Dokument“
3.4.3 Merkmale und Ausprägungen von Dokumenten
3.5 Information und Wissen
3.6 Dokumenten-Management im engeren und im weiteren Sinne
3.7 DMS und deren Struktur
3.7.1 DMS
3.7.2 Die Struktur
3.8 Anwendungsbereiche von DMS
3.8.1 Elektronische Archivierung
3.8.2 Recherchesysteme
3.8.3 Groupware
3.8.4 Wissensmanagement
3.8.5 Contentmanagement
3.9 Die Architektur von DMS
3.10 Einsatzbereiche von DMS
3.11 Gesetzliche Anforderungen an ein DMS
3.11.1 Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungs- systeme
3.11.2 Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung
3.11.3 Signaturgesetz
3.11.4 Steuersenkungsgesetz in Verbindung mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
3.11.5 Weitere gesetzliche Vorschriften beim Einsatz von DMS

4. Projektmanagement zur Einführung eines DMS
4.1 Begriffsdefinitionen „Projekt“ und „Projektmanagement“
4.2 Der Projektlebenszyklus
4.2.1 Die Vorlaufphase / Vorstudie
4.2.2 Die Planungsphase
4.2.2.1 Der Projektstrukturplan
4.2.2.2 Das Projektteam und dessen Organisation
4.2.2.3 Der Projektablauf
4.2.2.4 Die Kosten
4.2.2.5 Die Qualität
4.2.3 Die Durchführungsphase
4.2.4 Projektsteuerung und Kontrolle
4.3 Krisen- Konflikt- und Risikomanagement bei der Einführung eines DMS

5. Die Vorstudie zur Einführung eines DMS
5.1 Das Bereichsleiter-Interview und die Fragebogenaktion
5.2 Die strategischen Ziele der GWV Fulda bezüglich eines DMS
5.3 Die operativen Ziele und Nutzenpotentiale beim Einsatz eines DMS
5.4 Kalkulation zur Bewertung quantitativer Nutzenpotentiale durch den Einsatz eines DMS in der GWV Fulda
5.5 Möglichkeiten zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines DMS
5.5.1 Die statischen Verfahren der Investitionsrechnung
5.5.2 Die dynamischen Verfahren der Investitionsrechnung
5.5.3 Die mehrdimensionalen Verfahren
5.6 Die Anforderungskriterien der GWV Fulda an ein DMS
5.6.1 Die funktionalen Anforderungen
5.6.2 Hard- und softwaretechnische Voraussetzungen der GWV Fulda - Der IST-Zustand
5.7 Mögliche Einsatzbereiche für ein DMS in der GWV Fulda
5.8 Die Anbieter- und Systemauswahl
5.9 Die Budgetplanung

6. Weiterführende Betrachtungen
6.1 Die Weiterentwicklung vom DMS zum WFMS
6.1.1 Das Zusammenspiel von DMS und WFMS
6.1.2 Begriffsdefinitionen
6.1.3 Die Notwendigkeit von WFMS
6.1.4 Die Funktionen eines WFMS
6.1.5 Die Bearbeitung der Kreditorenrechnungen als Geschäftsprozess in der GWV Fulda
6.2 Application Service Providing (ASP) - Outsourcing des DMS
6.2.1 Allgemeine Informationen zu ASP
6.2.2 Leistungsanforderungen an ASP-Anbieter und Preismodelle

7. Fazit

Literaturverzeichnis

Anhang

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Neuer Rahmen für die Energiepolitik

Abbildung 2: Die einzelnen Phasen der Kundenbeziehung

Abbildung 3: Die Wissenstreppe .

Abbildung 4: Der Wissensmanagement-Prozess nach Probst

Abbildung 5: Nicht integriertes DMS

Abbildung 6: Integriertes DMS

Abbildung 7: Das Projektmanagement-Dreieck

Abbildung 8: Mögliche Projektphasen bei der Einführung eines DMS

Abbildung 9: Der Projektstrukturplan

Abbildung 10: Vereinfachtes Beispiel für ein Balkendiagramm zur Einführung eines DMS

Abbildung 11: Verzögerungen bei Gegensteuerungsmaßnahmen in Projekten

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Zahlenspiegel der GWV Fulda und der GWV Osthessen

Tabelle 2: Einsatzbereiche von DMS

Tabelle 3: Vergleich AO und HGB

Tabelle 4: Rechtfertigung des Projektmanagements bezüglich DMS-Einführung

Tabelle 5: Kriterien zur Organisationsauswahl bei Projekten

Tabelle 6: Qualitätskriterien für Informationen in einem DMS

Tabelle 7: Termin-Kosten-Qualitäts-Beziehung im Projekt

Tabelle 8: Die Serverstruktur in der GWV Fulda

Tabelle 9: Einsatzbereiche in der GWV Fulda

Tabelle 10: Dokumente in der GWV Fulda ..

1 Einleitung

1.1 Begründung der Themenwahl - Warum Dokumenten-Management-Systeme?

Regionale und kommunale Energieversorgungsunternehmen (im weiteren Verlauf EVU) sehen sich seit dem Beginn der Liberalisierungstendenzen im Jahre 1998, mit in Kraft treten des Gesetzes zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts, erheblichem Konkurrenzdruck ausgesetzt. Während sich diese Entwicklungen bisweilen auf den Strommarkt konzentriert haben, nehmen diese aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, auch im Gasbereich immer mehr zu. Es ist davon auszugehen, dass der Wassermarkt in Zukunft ähnliche Veränderungen erleben wird, da das Bundeswirtschaftsministerium schon seit dem Frühjahr 2000 auch über die mögliche Deregulierung und Liberalisierung zur Modernisierung der wasserwirtschaftlichen Rahmenbedingungen nachdenkt.[1] Die EVU befinden sich in einem völlig neuen Umfeld sich verändernder Umwelt- und Marktbedingungen. Der neue Energiemarkt ist vor allem gezeichnet von einem beschleunigten technologischen Wandel und einer erhöhten Wettbewerbsintensität. Vor einigen Jahren sorgten Demarkations- und Konzessionsverträge für feste Versorgungsgebiete und einen festen Abnehmerstamm. Die Worte „Kunde“ und „Konkurrenz“ waren weitestgehend nicht gebräuchlich.

Daher stellt sich nun die Frage, wie dem steigenden Leistungs- und Konkurrenzdruck im kommunalen Endverteilungsmarkt die Stirn geboten werden kann. Der Kampf um die Endkunden, dabei ist nicht nur von großen Sondervertragskunden die Rede, sondern auch von den Privatkunden, ist in vollem Gange. Gerade im Strombereich versuchen Billiganbieter mit Dumpingpreisen den Markt zu überrennen und den Kunden für sich zu gewinnen. Meist gehen diese Attacken von Großunternehmen aus, die die nötigen finanziellen Mittel besitzen, anfängliche Verluste aufgrund überdimensionaler Werbekampagnen zu kompensieren.

Es ist daher von großer Bedeutung, die bisherige Arbeitweise in den kommunalen und regionalen EVU genau zu überdenken. Effizienz und Schnelligkeit der Arbeitsschritte werden dabei eine zentrale Stellung einnehmen. Es müssen Wege gefunden werden, wie mit einer geeigneten Unternehmensstrategie und dafür ausgerichtete Mittel der Kunde für sich gewonnen werden kann. Ein sehr wichtiges Mittel zur Erreichung von Unternehmenszielen wird zukünftig eine ausreichend auf die Arbeitsabläufe abgestimmte Informationsversorgung sein. Wissen wird zur Ware, gleichbedeutend mit einem Rohstoff oder gar ein zu bearbeitendes Produkt, das zunehmend an Beachtung gewinnt. Neben Arbeit, Kapital und Boden gilt es deswegen schon längst als der „vierte Produktionsfaktor“, der in Wirtschaftsunternehmen und Verwaltungen zum Wettbewerbsfaktor wird. Informationen müssen für Auswertungen oder aus steuerlichen Gründen über lange Zeiträume aufbewahrt und jederzeit verfügbar gemacht werden. Die Verwaltung und Speicherung von Wissen in Form von Dokumenten und die Fähigkeit, es in angemessener Zeit aufzufinden, wird deshalb zu einem wichtigen Aspekt heutiger Unternehmensorganisationen. Dies wird sich letztendlich in der Kundenzufriedenheit niederschlagen. Denn der Kunde ist der Arbeitgeber für die Mitarbeiter der Unternehmen im Endverteilungsbereich, nicht etwa ein öffentlicher Träger, wie z.B. die jeweilige Stadtverwaltung. Man hat es also nun mehr mit Dienstleistern zu tun und nicht mehr nur mit sogenannten Versorgern. Die Orientierung am Markt und somit auch am Kunden wird der einzige Überlebensgarant in dieser Branche sein.

1.2 Ziel und Aufbau der Arbeit

Ziel dieser Arbeit ist die Ausarbeitung der strategischen und operativen Ziele der Gas- und Wasserversorgung Fulda (im weiteren Verlauf GWV Fulda) und die Erstellung eines Anforderungskataloges bezüglich eines Dokumenten-Management-Systems (im weiteren Verlauf DMS). Dazu sollen die Einsatzbereiche Kaufmännische und Technische Verwaltung sowie der Vertrieb auf deren Bedürfnisse bezüglich eines solchen Systems überprüft werden, um eine möglichst umfassende Übersicht über Ziele und Anforderungen geben zu können. Diese Ausarbeitung sollte dann als Anfragebasis für mögliche Anbieter eines DMS zu verwenden sein.

Ein weiteres Ziel ist die Ausarbeitung und Bewertung von Nutzenpotentialen eines DMS. Außerdem werden wichtige Kriterien zur Anbieter- und Systemauswahl dargestellt und ebenso bewertet. Die Durchführung einer Kalkulation zur quantitativen Bewertung von Nutzenpotentialen, soll die Wirtschaftlichkeit von DMS für die GWV Fulda aufzeigen. Da jedoch ein DMS nicht nur Nutzenpotentiale birgt, sondern auch mit hohen Investitionskosten verbunden ist, werden die voraussichtlichen Kosten bei der Einführung eines DMS in einem kurzen Überblick angegeben.

Die Annäherung an diese praxisbezogenen Ziele und Ergebnisse wird allerdings nicht vorwiegend über die technischen Aspekte eines DMS erfolgen, sondern weitläufig über den planerischen und organisatorischen Weg. Zunächst erfolgt der Aufbau dieser Arbeit über die Untersuchung der historischen und gegenwärtigen Entwicklungen des Energiebinnenmarktes in Deutschland. Es werden die gesetzlichen Rahmenbedingungen erklärt und die daraus resultierenden Folgen für die EVU, welche zu erheblichen organisatorischen Veränderungen der bisherigen Arbeitsabläufe führen. Dazu wird auch die Situation der GWV Fulda auf dem deutschen Energiemarkt beschrieben und Möglichkeiten aufgezeigt, wie mit konkreten Maßnahmen den Folgen der Liberalisierung entgegengetreten werden kann.

Auf die Einführung eines DMS als speziell geplante Maßnahme zur Sicherstellung einer effizienten Informationsversorgung in der GWV Fulda wird dann im dritten und vierten Kapitel Bezug genommen. In Kapitel 3 werden grundlegende Begriffe definiert, technische Hintergründe erklärt, sowie Anwendungsbereiche und Einsatzmöglichkeiten eines DMS aufgezeigt. Insbesondere werden die rechtlichen Aspekte rund um das Thema Dokumenten-Management erläutert. Im darauffolgenden Abschnitt, dem vierten Kapitel, wird das Thema Projektmanagement zur Realisierung von umfassenden Projekten, wie die Einführung eines DMS, behandelt. Dabei werden alle theoretischen Hintergründe, wie z.B. die einzelnen Projektphasen und Techniken erklärt und untersucht, warum bei der Einführung eines DMS wirklich ein gezieltes Projektmanagement notwendig ist.

Danach erfolgt die praktische Durchführung der ersten Projektphase, der Vorstudie. Aufgrund der Komplexität eines solchen Projektes, ist es nicht möglich, alle Projektphasen in dieser Arbeit abzudecken. Mittels eines Fragebogens und eines Interviews der Bereichsleiter der drei oben beschriebenen Bereiche sowie des Abteilungsleiters EDV und Organisation wird versucht, die Bedürfnisse und die Ziele der GWV Fulda im Hinblick auf ein DMS herauszustellen. Eine Fragebogenaktion bei 60 EVU in Deutschland soll der Bewertung von Nutzenpotentialen und Kriterien zur Anbieter- und Systemauswahl dienen, die dann mit den Ergebnissen des Bereichsleitergespräches verglichen werden.

Den Abschluss der Arbeit bildet eine weiterführende Betrachtung des Projektes DMS, insbesondere im Hinblick auf die Weiterentwicklung des DMS zu einem prozessunterstützenden Workflow-Management-System (im weiteren Verlauf WFMS) und ein Fazit.

Um einen besseren Textfluss zu gewährleisten, erfolgt in dieser Arbeit die Geschlechterbenennung lediglich in männlicher Form. Diese soll jedoch auch gleichermaßen für das weibliche Geschlecht gelten.

2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland 4

2. Der Energiebinnenmarkt in Deutschland

2.1 Der Strom- und Gasbinnenmarkt vor der Liberalisierung

Die Versorgungsunternehmen der leitungsgebundenen Energiewirtschaft zählten bisweilen mit der Verkehrs-, Kommunikations-, Agrar-, Kredit- und Versicherungswirtschaft sowie einer Reihe von freien und handwerklichen Berufen zu den wettbewerbspolitischen Ausnahmebereichen in Deutschland. Dies lag daran, dass für den Bereich Energie bis zum Jahre 1998 das 1935 in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der Energiewirtschaft - Energiewirtschaftsgesetz (EnergG) - galt. Die Energiewirtschaft wurde seither als wichtige Grundlage des wirtschaftlichen und sozialen Lebens betrachtet, die unter Einbezug der öffentlichen Gebietskörperschaften einheitlich zu führen war und bei der die volkswirtschaftlich schädlichen Auswirkungen des Wettbewerbs zu verhindern waren.[2] Sie unterlagen daher einer Anzahl staatlicher Regulierungsmechanismen folgender Art:

- sie waren staatliches Eigentum oder der Staat war an diesen Unternehmen beteiligt
- es gab Marktzutritts- und Marktaustrittsregelungen einschließlich Investitionslenkungsmechanismen
- es waren Eingriffe in die Preisfestsetzungsautonomie sowie die Gestaltungsfreiheit an Konditionen und Absatzstrukturen der Unternehmen vorhanden

Diese Ausnahmeregelungen stehen in einem fundamentalen Widerspruch zu marktwirtschaftlichen und wettbewerblichen Wirtschaftsstrukturen, wie sie in Deutschland in den Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) aus dem Jahre 1957 konkretisiert sind.[3]

Die Konzessions-[4] und Demarkationsverträge[5], deren Laufzeit nicht länger als 20 Jahre betragen durfte (§ 103a GWB), waren gemäß § 103 Abs. 1 GWB vom Kartellverbot freigestellt. Als Konsequenz bestanden besondere Aufsichts- und Eingriffsrechte des Staates, die im Energiewirtschaftsgesetz (EnergG) und im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

manifestiert waren. Dazu gehörten beispielsweise die Investitionsaufsicht, die Tarifaufsicht und die Vertragsaufsicht für Tarifkunden.[6]

In Deutschland hat sich für die öffentliche Stromversorgung eine pluralistische Struktur mit drei Stufen entwickelt, welches in seiner Grundform auch heute noch weitestgehend Bestand hat:[7]

1) Erste Stufe: Die Verbundwirtschaft (z.B. E.On, RWE)

Die Verbundunternehmen sind für die Großstromproduktion, das Transportnetz (Höchstund Hochspannungsnetz) und die Frequenzhaltung zuständig. Ihre Kunden sind hauptsächlich die Regionalverteiler und die Stadtwerke. Die beiden größten Verbundunternehmen in Deutschland sind heute RWE und E.On.

2) Zweite Stufe: Die Regionalversorger

Die Regionalversorger übernehmen die flächendeckende Verteilung des Stromes zu den Stadtwerken und auch zu Gewerbe- und Privatkunden. Sie betreiben die Mittel- und Niederspannungsnetze. Teilweise übernehmen sie auch die Gas- und Wasserversor- gung. Sie beziehen den Strom vorwiegend von Verbundunternehmen.

3) Dritte Ebene: Die kommunalen Energieversorger (Stadtwerke)

Die Stadtwerke beliefern den Strom bis zum Endkunden, also bis zur Steckdose. Auf dieser Stufe war bisher kaum ein Verbundunternehmen oder Regionalversorger tätig. Stromerzeugung findet nur in geringem Umfang statt.

Es ist zu erkennen, dass es keine exakte Trennung zwischen Stromerzeugung, Weiterverteilung und Endverteilung gibt, sondern sich die Aufgaben in den einzelnen Ebenen vermischen.

Im Gassektor sind ähnliche Strukturen sichtbar:[8]

1) Erste Ebene: Die Produktionsebene

Das in Deutschland benötigte Erdgas stammt zu über 80 % aus dem Ausland. Die wichtigsten Förderländer sind Russland, Norwegen und die Niederlande.

2) Zweite Ebene: Die Import- und Großhandelsstufe

Die Importgesellschaften führen das aus dem Ausland stammende Erdgas ein und verteilen es an die regionalen und kommunalen Versorgungsunternehmen. Sie sind mit den Produktionsgesellschaften über langfristige sogenannte Take-or-pay-Verträge verbunden. Das größte Importunternehmen in Deutschland ist die Ruhrgas AG.

3) Dritte Ebene: Die Verteilerstufe

Die Unternehmen auf dieser Stufe, zu denen auch die GWV Fulda gehört, übernehmen die Versorgung von Industrie, Kraftwerken, Haushalten und Kleinverbrauchern im kommunalen und regionalen Bereich.

2.2 Grundlegende Informationen zur Liberalisierung des Energiebinnenmarktes

Für die Strom- und Gaswirtschaft begann mit der europäischen Binnenmarktrichtlinie für Elektrizität im Jahre 1996 (96/92/EG) und der europäischen Erdgasrichtlinie im Jahre 1998 (98/30/EG) ein neues Zeitalter. Durch das Inkrafttreten des Gesetzes zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts am 29.04.1998 wurde speziell in Deutschland die gebietsmonopolistisch geprägte Energiewirtschaft und die damit einhergehende Abschottung der Märkte grundlegend verändert. Vor dem Jahre 1998 existierte in der leitungsgebundenen Energiewirtschaft aufgrund zahlreicher Verflechtungen im Kapital- und personellen Bereich kaum bzw. gar kein Wettbewerb. Langfristige Lieferverträge und Demarkationsabsprachen, die jedem EVU sein bestimmtes Territorium zusicherten, zeigen die verfestigten Monopolstrukturen, die auf dem Weg zum freien Energiemarkt große Barrieren darstellten. Mit deren Wegfall im Jahre 1998 begann der Wettbewerb um den Kunden. Nun müssen die EVU umdenken und den neuen Anforderungen eines liberalisierten Energiemarktes entgegentreten. Sie müssen als Unternehmen im Dienste des Kunden auftreten, also als Dienstleistungsunternehmen.

Bevor jedoch im weiteren Verlauf dieses Kapitels weiterhin von der Liberalisierung des Energiemarktes die Rede ist, soll der Begriff genau definiert werden:

Die Liberalisierung des Energiebinnenmarktes verfolgt das Ziel, die Elektrizitäts- und Erdgasmärkte durch die schrittweise Einführung des Wettbewerbes zu öffnen und so die Effizienz im Energiesektor und die Wettbewerbsfähigkeit der europäischen Wirtschaft insgesamt zu verbessern. Die Mitgliedstaaten und die Europäische Union sind im Zuge der Liberalisierung des Energiebinnenmarktes hierbei aufgefordert, die Interessen des Gemeinwohls der Bürgerinnen und Bürger und insbesondere die Verfolgung umweltpolitischer Ziele und die Versorgungssicherheit zu gewährleisten.[9]

Die Liberalisierung erstreckt sich, wie oben erwähnt, nicht nur auf Deutschland, sondern auf alle Mitgliedsstaaten der europäischen Union. Die Entwicklungen vollziehen sich aber in den einzelnen Staaten unterschiedlich schnell, da jedes Land über andere Marktstrukturen und Rechtsrahmen, z.B. im Bereich Umwelt, verfügt.[10] Weiterhin soll jedoch hauptsächlich nur noch der Energiebinnenmarkt in Deutschland betrachtet werden.

2.3 Die gesetzlichen Entwicklungen des Energiebinnenmarktes

2.3.1 Die EU-Richtlinien Elektrizität und Erdgas

Wie oben schon erwähnt, wurde mit der EU-Richtlinie Elektrizität 96/92/EG des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rates die Basis für einen gemeinsamen Elektrizitätsbinnenmarkt festgelegt und somit die Liberalisierungsentwicklungen auf dem Energiemarkt in Europa initiiert. Mit dieser Richtlinie wurden gemeinsame Vorschriften für die Elektrizitätserzeugung, übertragung und -verteilung erlassen. Sie regelt ferner die Organisation und Funktionsweise des Elektrizitätssektors, den Marktzugang, die Kriterien und Verfahren für die Ausschreibungen und die Vergabe von Genehmigungen sowie den Betrieb der Netze. Die Elektrizitätsunternehmen müssen nach kommerziellen Grundsätzen betrieben und hinsichtlich der Rechte und Pflichten gleich behandelt werden. Die Mitgliedstaaten können ihnen öffentliche Dienstleistungspflichten bezüglich der Sicherheit, der Regelmäßigkeit, der Qualität und des Preises von Lieferungen auferlegen.[11]

Die Richtlinie wurde am 19. Februar 1996 vom Ministerrat der EU beschlossen und trat am 19. Februar 1997 in Kraft. Sie ist gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 57 Abs. 2, Artikel 66 und Artikel 100a. Die Umsetzungsfrist in nationales Recht der Mitgliedsstaaten wurde für zwei Jahre angesetzt, d.h. bis zum 19. Februar 1999.

Grundlegende Ziele der Richtlinie sind:[12]

- die Verwirklichung eines wettbewerbsorientierten Elektrizitätsbinnenmarktes mit Hilfe von geeigneten Maßnahmen zur Sicherstellung des einwandfreien Funktionierens des Marktes
- die schrittweise Verwirklichung des Elektrizitätsbinnenmarktes, um die nötige Zeit für die Anpassung der Elektrizitätsindustrie an die neuen Bedingungen zu gewährleisten
- die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit der europäischen Wirtschaft
- die Stärkung der Versorgungssicherheit
- die erhöhte Effizienz bei der Erzeugung, Übertragung, Verteilung von Elektrizität
- die besondere Wahrung des Umweltschutzes
- die Begünstigung des Verbundes und der Interoperabilität der Netze

Diese EU-Richtlinie stellt jedoch nur einen Handlungsrahmen im Bereich der Elektrizitätsversorgung da. Die Regelung genauer Modalitäten bleibt den Mitgliedsstaaten bei der Übertragung der Richtlinie in nationales Recht weitestgehend selbst überlassen. Dem Subsidiaritätsprinzip[13] muss weiterhin Rechnung getragen werden. Der Zugang zu den Netzen für andere Stromanbieter ist unabhängig von der jeweiligen Staatsordnung zu gewährleisten, damit eine Gleichwertigkeit unter den EU-Ländern auf diesem Gebiet garantiert ist. Eine Verweigerung des Netzzugangs kann jedoch unter gewissen Umständen auch eintreten, insbesondere wegen fehlender Kapazitäten oder mangelnder Wirtschaftlichkeit.

Neben dem Strombereich gehörte zur Vollendung des Europäischen Energiebinnenmarktes auch die Öffnung der Gasmärkte. Getrennt von der EU-Richtlinie Elektrizität wurde die EURichtlinie Erdgas 98/30/EG beschlossen. Sie trat am 10. August 1998 in Kraft und konform mit der Richtlinie 96/92/EG hatten die Mitgliedsstaaten zwei Jahre Zeit, diese in nationales Recht umzusetzen. Sie basiert ebenso auf den obengenannten Artikeln des Vertrages zur Gründung der europäischen Gemeinschaft. Die Hauptziele, die mit der Umsetzung dieser Richtlinie erreicht werden sollen, sind derer der Elektrizitätsrichtlinie fast identisch gleichzusetzen. Unterschiedlich hierbei ist jedoch beispielsweise, dass die Verwirklichung des Binnenmarktes im Erdgassektor den Verbund und die Interoperabilität der Netze, z.B. durch kompatible Gasbeschaffenheiten, begünstigen soll.[14] Bei Erdgas gibt es unterschiedliche Zusammensetzungen und Qualitäten, so dass es grundsätzlich nicht möglich ist, Kunden in anderen Versorgungsgebieten mit Gas zu beliefern.

Im EnergG von 1935 wurden Elektrizität und Gas undifferenziert behandelt, obgleich die Unterschiede zwischen diesen Energieträgern wahrscheinlich größer sind als ihre Gemeinsamkeiten. Strom ist beispielsweise nicht in großen Mengen speicherbar, während im Gassektor mit Kavernen- und Porenspeichern Speichermöglichkeiten vorhanden sind. Auch die Substitutionskonkurrenz zu anderen Energieträgern ist unterschiedlich. Während Strom beispielsweise nicht substituierbar ist, besteht zwischen Erdgas und Erdöl eine große Konkurrenz. Gas ist desweiteren ein Primärenergieträger, der von der Förderungsstelle zum Verbraucher transportiert werden muss, ehe er dort umgewandelt wird. Strom hingegen muss, bevor er zum Endkunden gelangt, aus Primärenergieträgern erzeugt werden, damit er vom Kunden durch Endgeräte umgewandelt werden kann (Vgl. Kap 2.6).

2.3.2 Das Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts

Das im folgenden Teil beschriebene Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts und die darin enthaltene Novellierung des Energiewirtschaftsgesetzes beinhaltet größtenteils nur Regelungen für Elektrizitätsversorgungsunternehmen, da zu diesem Zeitpunkt die EU-Richtlinie Gas noch nicht bestand. Bestimmungen für den Gasbereich sind daher weitestgehend nicht mit eingebunden.

Am 29. April 1998 trat das Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts in Kraft. Mit Hilfe dieses Gesetzes wurde die Umsetzung der EU-Richtlinie 98/30/EG in nationales Recht verwirklicht.

Die beiden wichtigsten Veränderungen bei der Verwirklichung der Novellierung des Energiewirtschaftsrechts fanden im Energiewirtschaftsgesetz (jetzt EnWG) und im GWB ihren Ausdruck. Mit dieser Neuregelung schafft der Staat marktwirtschaftliche Rahmenbedingungen, um den Wettbewerb in der Energiewirtschaft zu fördern. Geschlossene Versorgungsgebiete und damit ein fester „Abnahmestamm“ gehören nunmehr der Vergangenheit an. Nachdrücklich drängt die Bundesregierung darauf, dass auch die Partnerstaaten in der Europäischen Union ihre Märkte ebenso weitgehend öffnen, damit für die Unternehmen der Energiebranche, die zu den größten Investoren hierzulande zählen, Chancengleichheit auf dem europäischen Markt herrscht.[15]

Doch wie baut sich dieses neue Gesetz auf und was sind die wesentlichen Veränderungen?

Das novellierte Energiewirtschaftsrecht gliedert sich in fünf Teile, sog. Artikel.[16]

Der erste Artikel umfasst die Neuregelung des Gesetzes über die Elektrizitäts- und Gasversorgung, also des Energiewirtschaftsgesetzes. Wie schon erwähnt, ist das neue EnWG mit dem erneuerten GWB Hauptbestandteil des Energiewirtschaftsrechts. Daher möchte ich die wichtigsten Inhalte des EnWG kurz erläutern:[17]

Das Ziel des Gesetzes ist im § 1 verankert und spricht von einer möglichst sicheren, preisgünstigen und umweltverträglichen Versorgung mit Elektrizität und Gas im Interesse der Allgemeinheit. Ein weiterer wichtiger Punkt des EnWG ist die Möglichkeit der Durchleitung von Strom mittels Nutzung der in fremdem Eigentum stehenden Versorgungsleitungen zur Belieferung von Kunden in entfernten Versorgungsgebieten. Da die Strommarktöffnung in Deutschland sofort zu 100 % erfolgte, war es von Anfang an für den Kunden möglich, seinen Stromlieferanten frei zu wählen. Das EnWG bietet zur Durchleitung drei Netzzugangsmodelle an:

1) den verhandelten Netzzugang, auch Negotiated Third Party Access (NTPA) genannt, nach § 6 Abs. 1
2) den geregelten Netzzugang, auch Regulated Third Party Access (RTPA) genannt, nach § 6 Abs. 2
3) das Alleinabnehmersystem, auch Single Buyer genannt, nach § 7

Gemäß § 5 EnWG erfolgt der Zugang zum Versorgungsnetz anderer EVU in Deutschland nach dem Prinzip des verhandelten Netzzugangs. Demnach haben die Betreiber von Elektrizitätsversorgungsnetzen anderen Unternehmen ihr Leitungsnetz zu Bedingungen zur Verfügung zu stellen, die nicht ungünstiger sind, als sie in vergleichbaren Fällen für Leistungen innerhalb ihres Unternehmens oder gegenüber verbundenen oder assoziierten Unternehmen tatsächlich oder kalkulatorisch in Rechnung gestellt werden. Die Bedingungen der Durchleitung sowie die Höhe des Netznutzungsentgelts sind zwischen dem Netznutzer und dem Netzbetreiber frei auszuhandeln und in entsprechenden Verträgen festzulegen. Die zu einem späteren Zeitpunkt beschlossenen Verbändevereinbarungen sollen die Kriterien der Netznutzungsbedingungen und der Durchleitungsentgeltbestimmung genauer regeln. Ebenso kann der Netzbetreiber die Durchleitung verweigern, wenn er nachweisen kann, dass die Durchleitung aus betriebsbedingten Gründen unmöglich ist, oder dass die in § 1 EnWG genannten Ziele nicht verwirklicht werden können (§ 6 Abs. 1 EnWG)

Zwar wird gemäß § 13 EnWG auch der eigene Direktleitungsbau ermöglicht. Doch erscheint diese Alternative wirtschaftlich als kaum sinnvoll, da dies zum einen eine riesige Kapitalaufwendung darstellt und zum zweiten eine übermäßige Umweltbelastung mit sich zieht.

Eine weitere wichtige Veränderung durch das neue EnWG ist die getrennte Rechnungslegung, also die getrennte Kontenführung entlang der Wertschöpfungskette, sprich der Erzeugung, Übertragung, Weiterverteilung und Aktivitäten außerhalb des Elektrizitätsbereichs, nach § 9 EnWG. Dieses in der Fachsprache sogenannte Unbundling (Entflechtung) sieht für jeden der genannten Bereiche vor, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung in den Anhang des Jahresabschlusses aufzunehmen.[18] Ziel dieser Vorgehensweise soll eine höhere Transparenz durch die getrennte Buchführung, das Aufzeigen etwaiger Diskriminierungen, Quersubventionen und Wettbewerbsverzerrungen sowie das Darstellen der einzelnen Bereiche als quasi eigene Unternehmungen sein.[19]

Gleichgeblieben zum alten Gesetz ist die allgemeine Anschluss und Versorgungspflicht der EVU in den Gemeindegebieten, in denen sie die allgemeine Versorgung von Endverbrauchern durchführen (§ 10 EnWG). Die Preisaufsicht durch den Staat ist ebenso gleichgeblieben.[20]

Der zweite Artikel befasst sich mit dem GWB. Die bereits erwähnten §§ 103 und 103a, durch die die sog. Demarkations- und Konzessionsverträge ermöglicht wurden, haben nun keine Bestandskraft mehr. Dadurch wurden die Gebietsmonopole der EVU in Deutschland aufgehoben. Der Energiesektor unterliegt damit den gleichen marktwirtschaftlichen Bedingungen wie andere Wirtschaftsbereiche.

Artikel 3 verändert das Gerätesicherheitsgesetz und das Stromeinspeisungsgesetz. Das Stromeinspeisungsgesetz, welches die Stromversorger verpflichtete, Strom aus erneuerbaren Energiequellen abzunehmen und dafür einen entsprechenden Vergütungssatz zu zahlen, wurde durch die Einspeisung von Strom, erzeugt durch Biomasse und Off-Shore-Anlagen im Windenergiebereich erweitert. Die subventionierende Vergütung für Strom aus erneuerbaren Energien wurde damit beibehalten. Gleichzeitig spricht sich die Bundesregierung um eine zusätzliche Selbstverpflichtung der EVU bezüglich der Förderung erneuerbarer Energien aus.

Artikel 4 regelt die Überleitung laufender Konzessionsverträge. Im § 2 ist der sog. Reziprozitätsgrundsatz geregelt. Dieser besagt, dass Netzbetreiber bis zum 31. Dezember 2006 den Netzzugang verweigern können, wenn Elektrizität aus dem Ausland an einen Kunden geliefert werden soll, der aus spiegelbildlicher Sicht in dem betroffenen Mitgliedstaat dort nicht ebenfalls durch Dritte beliefert werden könnte. Diese Regelung betrifft überwiegend Verteilerunternehmen (Verteilernetz; siehe Stufe Kap. 2.1, Stufen 1+2), da die vorhandenen Gesetze und die bereits bekannten Gesetzesentwürfe der Nachbarstaaten fast ausnahmslos die Verteilerunternehmen nicht sofort in vollem Umfang als zugelassene Kunden behandeln. Des weiteren enthält Artikel 4 eine Schutzklausel für die Braunkohleversorgung in den neuen Bundesländern.

Im fünften Artikel sind Inkraft- und Außerkrafttreten von Regelungen festgelegt.[21]

Am 20. Dezember 2000 hat die Bundesregierung einen Entwurf zur Änderung des Gesetzes zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts vorgelegt, um den bisher fehlenden Gassektor einzubeziehen und die EU-Richtlinie 98/30/EG für Erdgas in nationales Recht umzusetzen. Die Gasbranche wird von der Bundesregierung als Schlüsselbranche mit erheblicher gesamtwirtschaftlicher Bedeutung gesehen, derer es eine bundesgesetzliche Regelung bedarf, da unterschiedliche Entwicklungen der Versorgungsstruktur und Energiepreise aufgrund unterschiedlichen Landesrechts nicht hinnehmbar wäre. „Die Ergänzungen beziehen sich dabei vor allem auf die Netzdefinition und den Netzbetrieb, auf das Netzzugangsrecht, auf die Veröffentlichung der wesentlichen geschäftlichen Bedingungen für den Netzzugang, die Trennung der Rechnungslegung und eine Schutzklausel bei Elektrizitäts- und Gasimporten.[22]

§ 2 des EnWG wird um einen dritten Absatz (Netzdefinition) erweitert, welcher beinhaltet, dass zum Gasversorgungsnetz Fernleitungen und Verteilerleitungen, inklusive der Direktleitungen, Anlagen für verflüssigtes Gas und alle sonstigen Anlagen, die zu Hilfsdiensten eingesetzt werden und für den Zugang zu Fernleitung und Verteilung erforderlich sind, gehören. § 4 EnWG wird um den § 4a ergänzt (Netzbetrieb), welcher die Gasversorgungsunternehmen verpflichtet, den in §1 EnWG genannten Zielen Rechnung zu tragen. Netzbetreiber müssen zu dem technische Mindestanforderungen für den Anschluss anderer Gasversorgungsnetze gewährleisten.

Im Bereich des Netzzugangs geht der neue § 6a EnWG konform mit den §§ 5 und 6 Abs. 1 und

2 EnWG. Das bedeutet, dass der Netzzugang zu den Gasversorgungsnetzen auch nach dem Prinzip des verhandelten Netzzugangs erfolgen soll.

§ 9a EnWG schreibt die Trennung der Rechnungslegung vor und fordert damit getrennte Konten bei Gashandels- und -vertriebsaktivitäten in den Bereichen Fernleitung, Verteilung, Speicherung und Aktivitäten außerhalb des Erdgassektors.

Neben diesen grundlegenden ergänzenden Regelungen des EnWG ist auch Artikel 2 und somit das GWB um eine Schutzklausel für Elektrizitäts- und Gasimporte, die sogenannte Reziprozitätsklausel erweitert worden. Von nun kann auch der Netzzugang für die Lieferung von Gasmengen aus einem anderen Mitgliedsstaat oder einem dort ansässigen Unternehmen verweigert werden, wenn der Abnehmer dort nicht ebenfalls durch Dritte beliefet werden könnte. Diese Klausel gilt für Gasversorgungsunternehmen bis zum 30. Juni 2008.[23]

2.4 Die Verbändevereinbarungen für Strom und Gas

2.4.1 Allgemeine Informationen zu den Verbändevereinbarungen

Strom und Gas sind leitungsgebundene Energien, d.h. es wird ein Leitungsnetz benötigt, wie z.B. das Schienennetz, um diese Güter von A nach B zu transportieren.

Für diese Netze, welche sich über Jahrzehnte herausgebildet haben, gibt es quasi keine Alternativen. Die Ökonomen räumen den Netzen den Rang eines „natürlichen Monopols“ ein, da sich das Monopol aus Sachzwängen ergibt, denen mit kartellrechtlichen Instrumentarien zu deren Beseitigung nicht beizukommen ist.[24] Seit 1998 besteht nun die Möglichkeit seinen Stromanbieter frei zu wählen. Möchten andere EVU, Strom (später auch Gas) zu einem Kunden liefern, welcher außerhalb ihres eigenen Versorgungsgebietes liegt, werden sie um die Nutzung fremder Netze nicht umhinkommen. Ein eigener Leitungsbau steht aus wirtschaftlichen und umweltrechtlichen Gründen so gut wie außer Frage.

Da die Netzbetreiber ihr Netz dafür natürlich nicht kostenlos zur Verfügung stellen müssen, bleibt nun die Frage zu klären, in welcher Höhe sich ein angemessenes Durchleitungsentgelt befinden darf und wie auch das sonstige Prozedere mit der Durchleitung abzuwickeln ist. Durch § 6 Abs. 2 EnWG kann das Bundeswirtschaftsministerium durch Rechtsverordnung Regeln und Kriterien zur Bestimmung von Durchleitungsentgelten festlegen, soweit dies erforderlich sein sollte.

Diese Passivität des Gesetzgebers bei der Bestimmung von Netznutzungsentgelten ist kein Versäumnis, sondern reine Absicht, da sich die Bundesregierung auf die Selbstverpflichtung der Unternehmen stützt. Einige Vertreter der Stromwirtschaft, insbesondere Angehörige von Verbänden, die die Energiewirtschaft betreffen, betrachten dies als Gesetzeslücke.

2.4.2 Die Verbändevereinbarungen Strom

Noch vor Inkrafttreten des Gesetzes zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts antworteten Vertreter der Stromwirtschaft auf diese Lücke mit der Verbändevereinbarung I (im weiteren Verlauf VV) über Kriterien zur Bestimmung von Durchleitungsentgelten.

Beteiligt an diesem Regelwerk waren der Verband der Elektrizitätswirtschaft e.V. (VDEW), der Verband der industriellen Energie- und Kraftwirtschaft e.V. (VIK) und der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI). Diese Vereinbarung war bis zum September 1999 befristet, um nach gesammelter Erfahrung eine Anschlussregelung zu finden. Die VV I kam aber lediglich dem Lieferantenwechsel von Großkunden zu Gute. Die Durchleitung zu Tarifkunden wurde kaum berücksichtigt. Da die Kleinverbraucher jedoch auch bald von Billigstrom-Anbietern umworben wurden, war es an der Zeit, schnellst möglich eine Regelung für diesen Bereich zu finden. Dies geschah am 13. Dezember 1999. Neben dem VDEW, dem BDI und dem VIK nahmen nun noch die Deutsche Verbundgesellschaft (DVG), die Arbeitsgemeinschaft Regionaler Energieversorgungsunternehmen (ARE) sowie der Verband kommunaler Unternehmen e.V. (VKU) an den Verhandlungen teil und beschlossen die neue VV II, die eine wesentliche Vereinfachung des Durchleitungssystems mit sich brachte.[25]

Die VV II sollte eine Basis schaffen „für Vereinbarungen zwischen Netzbetreibern und Netznutzern über die Netznutzung auf Vertragsbasis (NTPA) und die entsprechenden Entgelte.“ Sie „soll in Erfüllung der europäischen und nationalen Vorgaben den Wettbewerb zwischen den Unternehmen der Elektrizitätswirtschaft um die Belieferung von Elektrizitätskunden fördern und zur Erzielung wettbewerbsgerechter Preise für den Produktionsfaktor Elektrizität am Standort Deutschland beitragen.[26]

Am 13. Dezember 2001 trat die VV II plus in Kraft, in der noch einige Details bei den Netzdurchleitungsregelungen vereinfacht und das Preisniveau der Entgelte dem europäischen Niveau weiter angepasst wurden.[27]

2.4.3 Die Verbändevereinbarungen Erdgas

Auch im Gassektor wird das System des verhandelten Netzzugangs angewandt. Um eine Grundlage für frei auszuhandelnde Vereinbarungen über den objektiven, transparenten und nicht-diskriminierenden Netzzugang auf Vertragsbasis (NTPA) und die entsprechenden Netznutzungsentgelte zu schaffen, unterzeichneten der BDI, der VIK, der BGW und der VKU Eckpunkte der Verbändevereinbarung zum Netzzugang bei Erdgas, welche als Basis für die am 4. Juli 2000 abgeschlossene Verbändevereinbarung Erdgas I diente. Diese wurde am 15. März 2001 um einen ersten Nachtrag und dann am 21. September 2001 um einen zweiten Nachtrag ergänzt.[28] Die VV I enthält Regelungen über die Fernleitung, die Verteilung, den Bilanzausgleich und die Kompatibilität. Zu den allgemeinen Grundsätzen der VV I gehört z.B., dass die Eigentumsverhältnisse an den Netzen unberührt bleiben, dass unterschiedliche Gasbeschaffenheiten kein grundsätzlicher Ablehnungsgrund sind und dass die Transport-leistung grundsätzlich auch gegen die jeweilige physische Flussrichtung vereinbart werden kann.[29]

Seit dem 01.10.02 gilt für ein Jahr die neue VV II für Erdgas. Sie basiert eng auf der bis 30.09.02 geltenden VV I inkl. Nachträgen. Wichtigste Änderung ist die Aufhebung des Unterschieds bei der Entgeltsystematik zwischen der importierenden und regionalen Ferngasstufe. Zuvor gab es unterschiedliche Berechnungsgrundlagen für die überregionale, die regionale Ferngasversorgung und die Endverteilung im kommunalen Bereich.[30]

2.5 Zukünftige Veränderungen auf den Energiemärkten

2.5.1 Weltweite Entwicklungen im Zeichen von Umwelt und Nachhaltigkeit

Für die Energiepolitik und die Energiewirtschaft haben sich nicht nur in Deutschland, sondern auch weltweit völlig neue Rahmenbedingungen entwickelt. Durch die vollständige Öffnung der europäischen Strom- und Gasmärkte, bis 2004 für gewerbliche Kunden und bis 2007 für Haushalte, wird der Übergang von nationalen Monopolen zur vollständigen Liberalisierung in nur wenigen Jahren vollzogen. Auch die internationalen Klimaschutzbeschlüsse von Rio und Kyoto werden ihre Wirkungen zeigen, wenn sie von der Energiepolitik in ökonomische Vorgaben für die EVU umgesetzt werden. Das seit der Konferenz in Rio 1992 geforderte Prinzip der Nachhaltigkeit, d.h. der möglichst ökologische und ökonomische Umgang mit Energie, wird dabei immer mehr in den Vordergrund rücken. Die Liberalisierung und das Nachhaltigkeitsprinzip, genauso wie die wachsende Bedeutung außereuropäischer Energieimporteure und die Pflege der Beziehungen zu den Energielieferländern, wird zur Internationalisierung im Energiesektor beitragen.[31]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Neuer Rahmen für die Energiepolitik[32]

2.5.2 Veränderungen der Wasserwirtschaft

Im Frühjahr 2000 begann die Diskussion über die mögliche Liberalisierung und Deregulierung der Wasserwirtschaft. Das Bundeswirtschaftsministerium drängt bisweilen auf die umfassende Modernisierung der wasserwirtschaftlichen Rahmenbedingungen, damit Teile des internationalen Wassermarktes den deutschen Wasserunternehmen nicht verschlossen bleiben. Die jetzige Struktur des deutschen Wassersektors ist nämlich wenig konkurrenzfähig, da diese stark föderalistisch konzipiert ist. Die Versorgungsgebiete liegen meist in kommunaler Hand. Dies hat hauptsächlich sehr kleine Betriebseinheiten zur Folge. Wie früher in der Strom- und Gaswirtschaft gibt es Versorgungsmonopole mit wettbewerbspolitischen Ausnahmebereichen. Exklusive Förderund Wegerechte sowie Konzessions- und Demarkationsverträge, legitimiert durch den § 103 GWB, sichern diese Strukturen rechtlich ab. Es existiert kein deutschlandweites Versorgungsnetz bzw. Verbundnetz in Form von Trinkwasserfernleitungen. Bedenken hinsichtlich einer Liberalisierung äußert jedoch das Bundesumweltministerium aus rechtlichen und vor allen aus umweltpolitischen Gesichtspunkten. Dabei spielt insbesondere der Aspekt der unterschiedlichen Wasserqualitäten eine große Rolle.[33]

Ende 2000 ist die EU-Wasserrichtlinie in Kraft getreten, die neben einigen ökologischen Zielen, auch kostengerechte Wasserpreise in den EU-Mitgliedsstaaten fordert.[34]

Die Marktöffnung in der Wasserwirtschaft kann allenfalls in kleinen Schritten voranschreiten, da erhebliche Umstrukturierungen und wachsende Anforderungen zu großen Veränderungen in den EVU führen werden. Dennoch kann der Wettbewerb dazu benutzt werden, Rationalisierungspotentiale aufzudecken, damit Kosten einzusparen und diese in Form niedrigerer Preise an den Endkunden weiterzugeben. Diese könnte z.B. dadurch verwirklicht werden, indem die föderalistische Struktur aufgebrochen wird und Größen- und Verbundvorteile genutzt werden. Einsparpotentiale könnten auf allen Stufen der Wertschöpfungskette genutzt werden. Dazu gehören:

- Wassergewinnung
- (Fern-)Transport von Wasser inkl. Pumpstationen
- Wasserlagerung/-speicherung
- Wasseraufbereitung
- Wasserverteilung inkl. Hausanschlusserstellung

Zählt man auch die Abwasserentsorgung hinzu, wird der Wasserkreislauf geschlossen.[35]

2.6 Die Aufstellung der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH als Dienstleistungsunternehmen auf dem deutschen Energiebinnenmarkt

2.6.1 Die Kompetenzen der Unternehmensgruppe GWV Fulda und GWV Osthessen

Die GWV Fulda bildet mit der GWV Osthessen seit 1966 eine kommunale Unternehmensgruppe im osthessischen Raum. Die GWV Osthessen wird zwar rechtlich und wirtschaftlich selbständig geführt, beschäftigt aber kein eigenes Personal. Die Geschäfts- und Betriebsführung erfolgt in Personalunion durch die GWV Fulda. Die Gesellschafter der GWV Fulda sind die Stadt Fulda (74,9 %) und die Thüga AG in München (25,1 %). Der Gesellschaftszweck der beiden Unternehmen ist die Versorgung von privaten, kommunalen und industriellen Kunden in Fulda und dem osthessischen Raum mit Erdgas, Wasser und Fernwärme. Das Hauptanliegen ist die Verwirklichung einer umweltschonenden und energiesparenden Versorgung nach dem Prinzip der Nachhaltigkeit. Mit den Produkten und Leistungen der Unternehmensgruppe soll ein entscheidender Beitrag zur Verbesserung der Umwelt geleistet werden.

Der Einsatz von Fernwärme wird überall dort durchgeführt, wo er wirtschaftlich - z.B. in Form der Kraft-Wärme-Kopplung - betrieben werden kann. Kraft-Wärme-Kopplung trägt dazu bei, den Primär-Energieträgerverbrauch durch Nutzung von Abwärme zu reduzieren und die Luftbelastung zu verringern. Verstärkte Anstrengungen zur Energieeinsparung, Nutzung regenerativer Energiequellen und der Einstieg in die umweltfördernde Wasserstoffwirtschaft lassen sich hervorragend mit solarer Energieerzeugung koppeln. Auch im Hinblick auf eine Wasserstoffzukunft bringt die GWV Fulda als Erdgas-Versorger schon heute die besten Voraussetzungen mit.

Die Qualität des Trinkwassers und die natürliche Gewinnung ausreichender Mengen sind die wichtigsten Zukunftsaufgaben der Wasserversorgung. Notwendigerweise ist damit die Betriebssicherheit der technischen Anlagen bei Gewinnung, Speicherung und Verteilung verbunden. Und trotz ausreichender Trinkwasservorkommen wird im Unternehmen darauf geachtet, dass keine Wassergewinnungsanlagen über Gebühr ausgebeutet werden.[36]

Auch die Betriebsführung von drei Fuldaer Schwimmbädern liegt in den Händen der GWV Fulda, die sie mit ihrer 100%igen Tochterfirma, der Bäder Betriebs GmbH, kurz BBG, ausführt. Sie arbeitet eng mit der Stadt und dem Landkreis Fulda zusammen.[37]

Zur Erfüllung dieser Aufgaben und Ziele ist es besonders wichtig, sich auf die Stärken und Kompetenzen zu konzentrieren. Dazu gehören Kundennähe, Ideenreichtum zur Lösung der Probleme unserer Kunden und die ständige Weiterentwicklung des Know-Hows hinsichtlich technischer Neuerungen im Energie- und Wasserversorgungsbereich. Durch zielorientierte Teamarbeit und Weiterbildungsprogramme wird kontinuierlich an der Verbesserung der Dienstleistungsqualität sowie der Serviceorientierung des Unternehmens weitergearbeitet.[38]

2.6.2 Zahlenspiegel und Leistungsspektrum

Gas und Wasserversorgung Fulda GmbH[39]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten[40]

Tab 1: Zahlenspiegel der GWV Fulda und der GWV Osthessen

Die GWV Fulda liefert Erdgas und betreut das 114 km² große Versorgungsgebiet Fulda, Petersberg und Künzell mit einer Netzlänge von nunmehr 418,3 km. Ebenso versorgt sie die Stadt Fulda und die Gemeinden Eichenzell und Ebersburg mit Trinkwasser. Das Wasserversorgungsgebiet hat eine Größe von 198 km², und die gesamte Netzlänge beträgt 743,7 km. Zusätzlich versorgt sie das Einzugsgebiet Fulda über vier Heizwerke mit Fernwärme mit einer Rohrnetzlänge von 14,3 km. Die GWV Fulda ist heute das fünftgrößte Gasversorgungsunternehmen in Hessen.

2.6.3 Die Unternehmensziele

Langfristige Rahmenplanung des Gesamtunternehmens:[41]

- Identifizierung und Vermarktung zusätzlicher unternehmensnaher Dienstleistungen
- einer Gefährdung durch technische Anlagen
- Outsourcing nicht unternehmensrelevanter Aufgaben, sofern Fremdvergabe sinnvoll
- Bildung strategischer Allianzen mit geeigneten Partnern
- Nutzung von Synergie-Effekten mit der ÜWAG (regionaler Stromversorger) und anderen Ver- und Entsorgungsunternehmen sowie mit den beiden Gesellschaftern
- Nutzung von Kostendegressionseffekten (economics of sale)
- Schaffung eines positiven Images; Markenaufbau
- Aufbau eines langfristigen Marketingkonzeptes
- Erwirtschaftung der maximal zulässigen Konzessionsabgabe für den Gesellschafter
- Übernahme von Verlusten aus dem Bäderbetrieb, soweit steuerlich sinnvoll

Strategische Ziele der Gasversorgung bis 2004

- Erhöhung der Versorgungsdichte im bisherigen Versorgungsgebiet von 41,5 % auf 43 %
- Sicherung eines guten kalkulatorischen Spartenergebnisses trotz Wettbewerbssituation
- Langfristige Kundenbindung und Behauptung der Marktstellung im Versorgungsgebiet
- Akquisition von Bündelkunden mit Sitz oder wichtigen Abnahmestellen in Fulda
- Optimierung von Gasein- und verkauf aus technischer und kaufmännischer Sicht
- Erschließung neuer Einsatzgebiete für die Gasversorgung
- Förderung von Kraft-Wärme-Kopplungs-Anlagen
-Förderung der Verbreitung von Erdgasfahrzeugen

Strategische Ziele der Wasserversorgung bis 2004

- Angemessenes Spartenergebnis zur Deckung der allgemeinen Kosten
- Betriebsführung der Wasserversorgung anderer Gemeinden
- Schaffung neuer Preisstrukturen, um Großverbraucher als Kunden zu halten
-Erhaltung einer guten Wasserqualität

Strategisches Ziel des allgemeinen Bereichs

- Optimierung interner Betriebsabläufe (Projekt Opti[42] )

2.6.4 Reaktionen der GWV Fulda auf die Liberalisierung des Erdgasbinnenmarktes

Strategische Reaktionen, oft mit großen Investitionen verbunden, müssen in Zukunft durchgeführt werden, um die eigene Marktstellung zu erhalten und auszubauen. Folgende Ausführrungen sollen einen Auszug über aktuelle interne Entwicklungen der GWV Fulda darstellen und gleichzeitig den Grundstein für das dritte Kapitel, DMS, bilden.

1) Strategische Partnerschaften

Eine erfolgreiche Zukunftsgestaltung fordert auch ein ständiges kritisches Hinterfragen der Position des eigenen Unternehmens am Markt. Das vorhergesagte große Stadtwerkesterben hat sich glücklicherweise bisher nicht bewahrheitet. Bedenklich sind jedoch weiterhin die anhaltenden Konzentrationsprozesse der großen Energiekonzerne (siehe z.B. E.On - Ruhrgas - Fusion), die bereits oligopolistische Formen annehmen und sich durchaus zu monopolistischen Strukturen wandeln können. Durch strategische Partnerschaften kann es für kommunale Unternehmen möglich sein, sich zu neuen schlagkräftigen Einheiten zu formieren. Bei der Entscheidungsfindung, ob eine solche Partnerschaft sinnvoll ist, sind Untersuchungskriterien wie die Kundenstruktur, das Verhältnis von Eigenerzeugung und Fremdbezug sowie die Geschäftsfelder in denen man tätig ist, notwendig.[43]

Mögliche Modelle zur zukünftigen Marktpositionierung:

1. Weiterhin Autonomie

2. Strategische Partnerschaften
a. Verkauf von Geschäftsteilen (meist auch aus finanzieller Sicht der Kommunen ĺ „Verkauf des Tafelsilbers“)
b. Kooperationen (meist Einkaufskooperationen)

3. Fusionen (völlige Neufirmierung)

Am 01.Januar 2002 sind 25,1 % der GWV Fulda aus der Hand der Stadt Fulda an die Thüga Gruppe in München verkauft worden. Mit Hilfe der Erfahrung, der Beratungskompetenz und der Einkaufsmacht des größten Netzwerks kommunaler Energiedienstleistungsunternehmen in Deutschland, verfolgt man die Schaffung einer „virtuellen Größe“, welche man alleine nie erreichen könnte.[44]

3) Customer-Relationship-Management-Systeme

Wie erwähnt wird in Zukunft Kundenorientierung zum wichtigsten Unternehmensziel für EVU. Wissensvorteile über den Kunden werden zukünftig über Erfolg und Misserfolg in diesem Marktsegment entscheiden. Der Vertriebs- und Marketingsteuerung kommt dabei eine herausragende Rolle zu. Hier greifen Customer-Relationship-Management-Systeme (im weiteren Verlauf CRMSysteme).

CRM ist der Aufbau, der Ausbau und die Erhaltung langfristiger Kundenbeziehungen mit dem Ziel einer höchstmöglichen Kundenprofitabilität.[45]

Der Kundenbeziehungenlebenszyklus gliedert sich wie folgt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Die einzelnen Phasen der Kundenbeziehung[46]

Die GWV Fulda hat es sich zum Ziel gemacht eine entsprechende Software bis zum Oktober 2003 in Betrieb zu nehmen. Man hat sich dabei für das CRM-Produkt EVI der Cursor Software AG, Giessen entschieden, welche sich speziell auf Lösungen für EVU spezialisiert hat.

Bezüglich dieses Systems verfolgt die GWV Fulda folgende strategische Ziele:

- Schnelle und gezielte Bereitstellung von Informationen für vertriebsrelevante Entscheidungen; vor allem aber Erlangung eines ganzheitlichen transparenten Blicks auf den Kunden mit sämtlichen vertraglichen Beziehungen
- Verknüpfung und Automatisierung aller Prozesse im Marketing, Vertrieb und Service, so dass jeder Mitarbeiter auf das Wissen einer gemeinsamen Kundendatenbank zugreifen kann; mittels Transparenz erfolgt eine gezielte Kundenansprache und Serviceverbesserung
- Optimierung interner und externer Kommunikation sowie Unterstützung des Mitarbeiters im operativen Geschäft
- Das Ziel der Kostenoptimierung erfolgt durch den Einsatz von Risiko- und WorkflowManagement

3) Vertriebscontrolling

Ein in vielen EVU zu beobachtender Trend, ist die Schaffung von Arbeitsplätzen, die sich speziell mit den Vertragsbeziehungen zu Groß- und Sonderkunden beschäftigen. In Bezug auf die GWV Fulda gestalten sich die Aufgaben des Vertriebs- und Vertragsmanagers wie folgt:

- Aufbau eines funktionierenden Vertragscontrolling:
- Auswertung bestehender Bezugs- und Lieferverträge für Energie und Trinkwasser sowie von Contractingverträgen[47] bezüglich der Preisstellung und den Vertragsinhalten
- Terminüberwachung der Vertragslaufzeiten, Preisanpassungen und Kündigungsfristen
- Prüfung und Mitgestaltung der Verträge

- Ausbau und Pflege der Planungsrechnung (z.B. für den Gasabsatz)

- Angebots- und Nachkalkulationen für den Sondervertragsbereich

- Back-Office-Funktionen für die Key-Account-Manager (z.B. Vorarbeit für Vertragsver- handlungen)

- Kalkulation von Durchleitungsentgelten bei Energielieferungen außerhalb des angestammten Versorgungsgebietes

4) DMS

Täglich erhalten und erzeugen Unternehmen immer größere Informationsmengen auf Dokumenten und verteilen sie auf unterschiedliche Papierablagen, E-Mail- oder Dateisysteme. Dringende Informationen werden oft erst nach aufwendiger Suche aufgefunden. DMS hingegen legen Schriftstücke, Belege, Dateien und E-Mails geordnet in einem gemeinsamen Dokumentenpool ab und machen das wertvolle Wissen schnell und einfach verfügbar. Bislang waren DMS aufgrund sehr hoher Investitionskosten nur großen Unternehmen vorbehalten. Heute sind sie preisgünstiger geworden und zahlreiche Anbieter ermöglichen auch kleineren Betrieben die Vorteile modernen Dokumenten-Managements: Höhere Effizienz bei niedrigeren Kosten, bessere Servicequalität und höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden.[48]

Auch die GWV Fulda möchte im nächsten Jahr damit beginnen die Vorteile eines DMS zu nutzen. Als zukünftiges firmeninternes Projekt möchte ich in den folgenden Kapiteln nähere Informationen zu technischen Hintergründen von DMS und des Projektmanagements bezüglich der Einführung eines solchen Systems geben.

3. Wesen des Dokumenten-Managements

3.1 Historische Entwicklung des Dokumenten-Managements

Der Traum von der Verwirklichung des „papierlosen Büros“ war in den letzten Jahrzehnten ständig präsent. Beachtlicherweise stammt dieser Begriff schon aus dem Jahre 1973. Durch die immer weiter zunehmende Verbreitung von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuKTechnologie) in den Büros werden Texte und Daten mittlerweile vielfach papierlos erstellt, bearbeitet, transportiert und gespeichert.[49] Daher sind heute Computer aus unserem alltäglichen Arbeitslauf nicht mehr wegzudenken.

Bis vor einigen Jahren wurden meist einbenutzerorientierte Dateisysteme an den Arbeitsplätzen zur Informationsverarbeitung eingesetzt. Mit der zunehmenden Netzwerk-Verbreitung (LAN) haben sich PCs von Geräten zur digitalen Erstellung von Dokumenten zu Zugriffs- und Kontrollpunkten für den gesamten Lebenszyklus eines digitalen Dokuments entwickelt. Die einbenutzerorientierten Systeme, die bisher weitläufig zur Erstellung, Bearbeitung und Abspeicherung unstrukturierter Dokumente verwendet wurden, sind jedoch heutzutage durch die zunehmende Komplexität digitaler Dokumente und unternehmensweiter Computernetzwerke nicht mehr anwendungsfähig. Sie stehen dem schnellen Informationsaustausch entgegen. Sie gewähren für eine effektive Kommunikation und Kontrolle von Dokumenten nicht die notwendige Flexibilität und Wiederverwendbarkeit.[50] Diese informations- und kommunikationstechnischen Rationalisierungspotentiale, die sich aus netzwerkorientierten Systemen ergeben, bleiben von den herkömmlichen einbenutzerorientierten Dateisystemen unberührt.[51]

Es blieb somit unerlässlich, die Fülle, der in den Dokumenten enthaltenen Informationen weiterhin auf Papier zu sichern, um sie langfristig für andere zugänglich zu machen. Aus der ständig steigenden Masse von Informationen müssen die entscheidungsrelevanten Daten herausgefiltert werden. Der zu erschließende Teil der Informationen wird somit immer höher, während die Bearbeitungszeit dafür gleich bleibt. Eine Sicherung auf Papier ist jedoch stets mit langen Durchlaufzeiten zwischen den Abteilungen bei der Bearbeitung, der Ablage und der Recherche verbunden. Außerdem ist die Verlustgefahr von Papierdokumenten höher, als wenn diese elektronisch und zentral auf Servern gespeichert werden.

Dataquest/IDC[52] haben durch Untersuchungen bezüglich Dokumenten-Management herausgefunden, dass in den Unternehmen immer noch ca. 75 bis 80 % der Geschäftsdokumente in Papierform vorliegen.[53] Pro Tag werden in Europa ca. 5 Milliarden Seiten Papier erstellt. Dies entspricht ca. 100 Seiten pro Büroarbeitsplatz täglich. Dadurch sieht man, dass der Anteil von Papier als Träger geschäftsrelevanter Informationen weit vor der EDV und dem Mikrofilm als Informationsspeicher liegt.

3.2 Ablage- und Archivierungsstrategie

Innerhalb der Unternehmen muss eine ausgeklügelte Ablageorganisation, ob manueller oder elektronischer Art, dafür Sorge tragen, dass ein durchgängiger Informationsfluss, der schnelle und reibungslose Zugriff auf alle relevanten Unterlagen, ein hohes Maß an Sicherheit, die vollständige Know-how-Sicherung sowie die Transparenz des Ablagesystems gewährleistet ist. Zur Umsetzung dieser Erfordernisse müssen firmenweite Ordnungssysteme genau durchdacht, individuell erarbeitet und dann auch konsequent umgesetzt werden.[54] Hinsichtlich der Ablage muss somit unternehmensintern ein vorhandener Qualitätsstandard eingehalten werden. Dazu ist es wichtig, dass in den Köpfen der Mitarbeiter ein hohes Verantwortungsbewusstsein bezüglich der Bedeutsamkeit eines gut funktionierenden Ordnungssystems entwickelt wird.

Laut DIN EN ISO 9000 ist Qualität „ die Gesamtheit von Eigenschaften und Merkmalen eines Produktes, eines Prozesses oder einer Dienstleistung, bezogen auf deren Eignung zur Erfüllung vorgegebener Erfordernisse “.

Betrachtet man die Ablage in einem Unternehmen als einen Prozess, stellt sich die Frage, welche Eigenschaften und Merkmale dieser haben muss, um die oben genannten Erfordernisse zu erfüllen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie eine Ablageorganisation aufgebaut werden kann.

3.2.1 Schriftgutanalyse

Um die nötige Transparenz innerhalb des Ablagesystems für alle Mitarbeiter zu erreichen, sollte ein firmenweiter Ablageplan erstellt werden. Dazu ist es wichtig zuvor eine Schriftgutanalyse, auch Dokumentenanalyse genannt, vorzunehmen.

Dabei sollte geklärt werden

- welche Dokumente in welchen Abteilungen vorliegen
- welche Inhalte relevant sind
- wer Zugriff haben muss
- welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind
- welche Stationen die Dokumente im Zuge ihrer Bearbeitung im Unternehmen durchlaufen und
- welche Dokumente elektronisch, welche weiterhin manuell gespeichert werden sollen (nur bei Einführung eines elektronischen Archivierungsmoduls).

Aus den so gewonnen Informationen lässt sich eine Soll-Definition für ein effizientes, innerbetriebliches Dokumenten-Management-System erarbeiten.[55]

3.2.2 Ablageorganisation und Ordnungssysteme

Die Ablageorganisation und dafür vorgesehene Ordnungssysteme spielen nicht nur bei der Papierablage, sondern auch bei der elektronischen Archivierung eine übergeordnete Rolle. Eine gute Ablageorganisation sollte stets so gestaltet sein, dass die notwendigen Informationen in der richtigen Zusammensetzung schnell auffindbar sind.[56] Die Ablagestrategie muss den Aufgabenstellungen der Mitarbeiter entsprechen, aber dennoch für jedermann transparent sein.[57]

Um diese Ziele zu erreichen, können verschiedene Ordnungssystematiken[58] hilfreich sein:

- alphabetisch (z.B. nach Nachnamen unter Einhaltung der a,b,c-Regeln)
- numerisch (z.B. nach Rechnungsnummern)
- alphanumerisch (z.B. Kfz-Kennzeichen)
- chronologisch
- mnemotechnisch (z.B. nach bestimmten Merkkriterien wie Farben, Abkürzungen, Symbole)

3.3 Weitere Speichermedien

Neben Papier gibt es noch zahlreiche andere Speichermedien für die Sicherung von Dokumenten. Welches Speichermedium letztendlich im Unternehmen angewandt werden soll, ist abhängig von den jeweiligen individuellen Bedürfnissen. Kriterien wie Zugriffsgeschwindigkeit, Datensicherheit, Erweiterbarkeit und Eignung für Langzeitarchivierung sollten im Vorhinein geklärt werden.[59]

Diese werden wie folgt klassifiziert:

- Analoge / Photographische Aufzeichnung auf Mikrofilm. Sehr gut geeignet für eine raum- sparende, wartungsfreie Speicherung. Um diese vorzunehmen, wird ein Verfilmungsgerät benötigt. Für die Wiedergabe ist ein Lese- oder Kopiergerät notwendig.[60] Da auf Mikrofilm aufgezeichnete Daten unveränderlich sind, entsprachen sie bisher den juristischen Anforderungen und waren für die Langzeitarchivierung bestens geeignet. Seit dem 01. Januar 2002 gelten allerdings die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Seitdem sind originär digitale Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Das bedeutet, dass digitale Unterlagen nicht mehr allein in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden dürfen.[61]
- Magnetische Speichermedien sind Disketten, Festplatten und Magnetbänder, bei denen die Daten mittels Magnetisierung auf dünne Schichten geschrieben werden.[62] Die magnetischen Speichermedien haben allerdings nur eine begrenzte Lebensdauer und altern mit der Zeit.
- Optische Speichermedien werden mittels eines starken Laserstrahls, der dessen Oberflä-
che physikalisch verändert, beschrieben. Ein schwächerer Strahl wird zum Auslesen verwandt.[63] Aufgrund dieses Aufzeichnungsverfahrens, eignen sich optische Speichermedien gut zur Langzeitarchivierung.[64] Es können die unterschiedlichsten Daten, wie Texte, Bilder, Audio- und Videosignale aufgenommen werden. Die derzeit optischen Speichermedien sind CD-ROMs (Compact Disc - Read Only Memory, ca. 700 MB Speicherkapazität), WORMs (Write Once Read Many, ca. 20 GB Speicherkapazität), CD-RWs (Compact Disc-Read and Write, ca. 700 MB), DVDs (Digital Versatile Disc, ca. 8 GB Speicherkapazität) und MOD (Magneto Optical Disc, ca. 2 GB Speicherkapazität).

3.4 Begriffsbestimmung „Zeichen“, „Daten“, „Dokumente“

3.4.1 „Zeichen“ und „Daten“

Zeichen sind Bausteine eines Codes, ohne Aussage, d.h. sie haben keinerlei eigenen Wert oder beinhalten keine Aussage.

Daten (engl.: data) sind Zeichen oder kontinuierliche Funktionen, die zum Zweck der Verarbeitung Information auf Grund bekannter oder unterstellter Abmachungen darstellen.[65] Sie machen Angaben über verschiedene Dinge und Sachverhalte in gedruckter, gespeicherter, visueller, akustischer oder sonstiger Form zur Mitteilung von Informationen. Sie bestehen aus Zeichen-, Signal- oder Reizfolgen und sind objektiv wahrnehmbar und verwertbar.[66] Umgangssprachlich wird häufig nicht sauber zwischen Informationen und Daten unterschieden, sondern Daten werden mit den Informationen, die sie repräsentieren, gleichgesetzt, was sich in Begriffen wie "automatische Informationsverarbeitung" ausdrückt.[67] Man kann Daten auch als strukturierte Informationen bezeichnen, die einzelne objektive Fakten zu Ereignissen oder Vorgängen liefern.

3.4.2 Der Begriff „Dokument“

Nach Angaben der Gartner Group sind 90 % der Informationen eines Unternehmens, also das intellektuelle Vermögen, auf Dokumenten gespeichert.[68] Reines Wissen also, welches intelligent organisiert, zu dem vierten Produktionsfaktor eines Unternehmens werden kann. Ein Dokument soll etwas „dokumentieren“. Damit ist gemeint, dass es einen Nachweis erbringen, ein Ereignis oder einen Vorgang festhalten, oder eine chronologische Aufzeichnung vornehmen soll.[69] Nach unserer allgemeinen Vorstellung handelt es sich dabei um eine papierbasierte Repräsentation von Texten, Bildern und Graphiken. Mit dem Begriff Dokument kann aber auch ein Film oder eine Tonreportage gemeint sein. Im traditionell-deutschen Sinn wird der Begriff „Dokument“ oft mit einer Urkunde, einer amtlichen Bescheinigung, einem amtlichen Schriftstück aber auch mit einem beweisträchtigen Schriftstück verbunden (lat. Documentum „Lehre, Beispiel, Beweis, Zeugnis“).

Nach der ISO 8613 werden Dokumente als „ strukturierte Mengen von Informationen, die zur Wahrnehmung von Informationen durch den Menschen bestimmt sind und als Einheit ausge tauscht werden k ö nnen zwischen Systemen und / oder Benutzern “ definiert“.

3.4.3 Merkmale und Ausprägungen von Dokumenten

Die Annäherung an den Begriff „Dokument“ ist schwierig und in kurzer Form kaum möglich. Zu unterschiedlich sind die einzelnen Merkmale und Ausprägungen.

Daher ist es wichtig eine weitere Klassifizierung von Dokumenten nach den Kriterien Dokumententyp, Dokumentenformat, Dokumentenart und nach der Komplexität der Dokumente vorzunehmen:[70]

a) Dokumententyp

Der Dokumententyp ist eine bestimmte Vorlage, sozusagen ein Formular für ein Dokument, welches noch mit Inhalten, also spezifischen Informationen, zu füllen ist.

b) Dokumentenformat

Ein Dokument kann beispielsweise als Text, als Rasterbild oder als Datensatz vorliegen und somit verschiedene Formate haben. Das Format kann maßgeblich für die maschinelle Weiterverarbeitung sein. Gegebenenfalls müssen Dokumente in ein anderes Format transformiert werden, um die enthaltenen Informationen herausziehen zu können. Innerhalb eines DokumentenManagement-Systems darf die Verarbeitung unterschiedlicher Formate keinesfalls eingeschränkt sein. Das bekannteste Format für Textfiles sind beispielsweise das Word- oder das ASCII-Format. Im Zusammenhang mit DMS spielen das PD-Format (Portable Document Format) und das TIF-Format (Tagged Image File Format) eine bedeutende Rolle. PDF ist ein Format zur komfortablen Betrachtung und Navigation von Dokumenten. Sein Fokus liegt in der Portabilität formatierter Dokumente über unterschiedliche Systemplattformen und Ausgabegeräte hinweg.[71] Das TIF-Format hat sich im DMS-Umfeld als Standard von gescannten Schwarzweißbildern durchgesetzt. Größter Vorteil ist die die Möglichkeit der Speicherung mehrerer Seiten in einer TIFF-Datei (Mulit Pages Images). Für Images wird oft das JPEG-Format verwandt. Es eignet sich sehr gut zur Speicherung digitaler Farb- und Grauwertstandbildern, da dieses Format eine hohe Datenkomprimierungseffektivität besitzt.[72]

SGML (Standard Generalized Markup Language) ist eine normierte Dokumentenbeschreibungssprache mit dem Ziel zur Trennung von Dokumenteninhalt und Aufbau. HTML (Hypertext Markup Language ist das Standardformat im Internet, welches die Möglichkeit von Verweisen (Hyperlinks) auf Texte, Tabellen und Grafiken im gleichen Dokument, auf dem gleichen Rechner, im lokalen Netz oder auch im World Wide Web bietet.

XML (Extensible Markup Language) ist ein Standard zur logischen Strukturierung von Informationen im Gegensatz zu HTML, was den Inhalt eines Dokuments lediglich gliedern und in bestimmtem Maße formatieren kann.[73]

c) Dokumentenart

Die Informationen auf einem Dokument können stets in unterschiedlicher Form beschrieben werden. Sie können als Text, als Grafik, als Video, als Ton usw. auftreten, d.h. ihre enthaltene Information ist unterschiedlich codiert. Daher ist es möglich, den gleichen Sachverhalt in unterschiedlicher Form darzustellen.[74] Die Codierung gibt Aufschluss über die die Art des Dokuments.

Analoge Dokumente sind Ton-, Bild, Video und Sprachaufzeichnungen. Nichtelektronische Dokumente können z.B. in Papierform als Mikrofilm vorliegen. Die Informationen sind nur vom menschlichen Betrachter verarbeitbar. Ein Dokumenten-Management-System kann jedoch ohne Umwandlung nur mit digitalen Dokumenten arbeiten. Digitale Dokumente sind bereits elektronisch gespeicherte Dokumente. Sie müssen aber aufgrund ihrer Beschaffenheit und Möglichkeiten der Weiterverarbeitung in CI- und NCI-Dokumente unterschieden werden.

CI-Dokumente sind digital erstellte Dokumente, die aus Objekten, wie z.B. Buchstaben, bestehen und über die Eingabegeräte, wie z.B. Maus oder Tastatur, eingegeben werden. Diese Objekte werden computerintern als kodierte Information, z.B. mittels des ASCII-Codes abgespeichert.[75] Elektronische Dokumente, die bereits im CI-Format vorliegen, z.B. in WORD erstellte Texte, müssen nicht weiter umgewandelt werden und können für Be- und Weiterverarbeitungsprozesse im DMS beibehalten bleiben.

NCI-Dokumente sind meist reine Images, d.h. elektronische Abbilder (Rasterbilder)[76] von Papierdokumenten, die vom PC nicht automatisch weiterverarbeitet werden können. Es ist lediglich möglich, diese auf dem Monitor oder dem Drucker zu reproduzieren, z.B. eingescannte Dokumente. Solche nichtkodierten Informationen nennt man auch „Faksimiles“.[77] NCI-Dokumente eignen sich in entsprechenden Formaten zur Langzeitarchivierung, da diese nur mittels entsprechender Nachbearbeitungssoftware umgewandelt werden können.

Die Umwandlung in ein Dokument mit kodierter Information erfolgt mittels sogenannter OCRVerfahren (Optical Character Recognition). Durch das OCR-Verfahren werden die obengenannten eingescannten Rasterbilder in eine Standard-Textcodierung umgewandelt.[78] Der Rechner kann diese Informationen dann elektronisch weiterverarbeiten. OCR-Verfahren liefern meist eher schlechte Ergebnisse, insbesondere wenn handschriftliche Dokumente vorliegen.[79] Eine zeitaufwendige Nachbearbeitung wäre dann notwendig. Aufgrund dessen wurde die weiterführende Form des OCR-Verfahrens, das ICR-Verfahren (Intelligent Character Recognition) entwickelt. Dabei werden weitere Informationsquellen wie Wahrscheinlichkeiten von Buchstaben, Rechtsschreibprüfung oder Kontextanalyse verwandt. Es wird versucht, die Fehlerquote auf diesem Wege zu minimieren.[80]

d) Komplexität von Dokumenten

Hinsichtlich ihrer Komplexität werden Dokumente nach weiteren drei Kriterien unterschieden:

- Elementardokumente: Sie bestehen nur aus einem Objekt bzw. enthalten Daten eines Typs.[81]
- Compounddokumente: Sie enthalten neben reinem Text noch Informationen in Form von Grafiken, Bildern und Tabellen. In den Tabellen können auch Formeln enthalten sein.[82]
- Containerdokumente: Diese enthalten Dokumente unterschiedlicher Art und Herkunft, welche ein logisches Gefüge bilden. Sie können beispielsweise aus einem oder mehreren Elementardokumenten in Verbindung mit Compound-Dokumenten bestehen.[83]

[...]


[1] Hein: Wettbewerbsinstrumente und -perspektiven in der deutschen Wasserwirtschaft, in: Energiewirtschaftliche Tagesfragen, Heft 1/2, Jg. 2002, S. 43

[2] Vgl. Neu: Die Gaswirtschaft im Zeichen von Wettbewerb und Umwelt (1999), S. 9

[3] Ebenda, S. 9 und GWB

[4] Städte besaßen bisher das Monopol für das Wegerecht zur Verlegung von Leitungen, welches sie gegen Zahlung einer Konzessionsabgabe an die Energieversorger überlassen konnten. Diese Zahlungen waren in den Konzessionsverträgen geregelt.

[5] Demarkationsverträge sind Gebietsabsprachen zwischen Energieversorgern, durch welche die Versorgungsgebiete unter den Konkurrenten festgelegt wurden.

[6] Vgl. VDEW: Der neue Ordnungsrahmen unter www.strom.de (2001)

[7] Vgl. Leuschner: Konzessions- und Demarkationsverträge, in: StromBasiswissen Nr. 133 (2000), S. 3 und Greenpeace: Positionspapier zum neuen EnWG unter archiv.greenpeace.de (2002)

[8] Vgl. Ruhrgas AG: Erdgaswirtschaft - Eine Branche im Überblick (2002), S. 27

[9] Vgl. Kronenberger : Stellungnahme Energiebinnenmarkt unter www.8ung.de (2002)

[10] Vgl. Haring: Der Energiebinnenmarkt in Europa unter www.e2ie2i.at (2002)

[11] Vgl. Energiebinnenmarkt: Gemeinsame Vorschriften für den Elektrizitätsbinnenmarkt unter www.europa.eu.int (2002)

[12] Vgl. EU-Richtlinie 96/92/EG

[13] Das Subsidiaritätsprinzip ist ein gesellschaftspolitisches Prinzip, nach dem übergeordnete Einheiten (z.B. der Staat) solche Aufgaben wahrnehmen, zu denen untergeordnete Einheiten (z.B. private Unternehmen) nicht in der Lage sind

[14] Vgl. EU-Richtlinie 98/30/EG

[15] Vgl. BMWI: Energiepolititk unter www.bmwi.de (2002)

[16] Vgl. Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts

[17] Vgl. EnWG

[18] Vgl. EnWG

[19] Vgl. BGW-Seminar: Unbundling - Trennung der Rechnungslegung bei Gasversorgungsunternehmen vom 07. Februar 2002

[20] Vgl. EnWG

[21] Vgl. Gesetz zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts

[22] Begründung zum ersten Gesetz zur Änderung des Gesetzes zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts

[23] Vgl. Erstes Gesetz zur Änderung des Gesetzes zur Neuregelung des Energiewirtschaftsrechts

[24] Vgl. Leuschner: Früher gehörte das Netz zum Stromversorger wie die Schienen zur Eisenbahn, in: StromBasiswissen Nr. 132 (2000), S. 2

[25] Vgl. Leuschner: Die Einzelheiten der Netznutzung und des Entgelts regeln die Verbände der Stromwirtschaft in eigener Regie, in: StromBasiswissen, Heft 132 (2000), S. 5

[26] Vgl. VV Strom II, S. 2

[27] Vgl. Kroneberg: Betreiber deutscher Stromnetze fordern Harmonisierung im gesamten EU-Markt unter www.dvg-heidelberg.de (2002) und Hille: Strategieoptionen für Energieversorgungsunternehmen als Reaktion auf einen rückläufigen Absatz im Wärmemarkt 2000, S. 99 unter docserver.bis.uniOldenburg.de (2002)

[28] Vgl. Rosin: Die Verbändevereinbarung zum Netzzugang beim Erdgas - Teil 1, in: Energiewirtschaftliche Tagesfragen, Heft 5, Jg. 2002, S. 350 f.

[29] Vgl. VV Erdgas I, S. 1 ff.

[30] Vgl. Degussa-Energy: Verbändevereinbarung Erdgas II unterzeichnet unter www.degussa-energy.de (2002)

[31] Vgl. Schlesinger: BMWI-Dokumentation Nr. 469 - Die längerfristige Entwicklung der Energiemärkte im Zeichen von Wettbewerb und Umwelt (1999), S.9

[32] Ebenda, S.9

[33] Vgl. Hein: a.a.O., S. 43 f.

[34] Vgl. Niehörster: Zukunftsentwürfe für den Wasser-, Energie- und Umweltsektor, in: Energiewirtschaftliche Tagesfragen; Heft 5, Jg. 2002, S. 349

[35] Vgl. Hein: a.a.O., S. 44 f.

[36] Vgl. Portrait der GWV Fulda unter www.gwv-fulda.de (2002)

[37] Ebenda

[38] Vgl. Geschäftsbericht 2001 Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH, S. 5

[39] Ebenda, S. 1

[40] Vgl. Geschäftsbericht 2001 Gas- und Wasserversorgung Osthessen GmbH, S. 1 u. 13 ff.

[41] Strategische Ziele der GWV Fulda - Übersicht (2001)

[42] Die Abkürzung Opti steht für die Optimierung des Einsatzes von neueingesetzter kaufmännischer und technischer Branchensoftware

[43] Vgl. Schürmann: Stadtwerke erhalten den Pluralismus in Handelsblatt vom 09.10.2001

[44] Vgl. Geschäftsbericht 2001 Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH, S. 5

[45] entnommen aus Topp: Produktpräsentation EVI der Cursor Software AG am 21.02.03

[46] Ebenda

[47] Contracting ist ein Dienstleistungskonzept im Bereich der Wärmeversorgung, bei dem ein Gebäude mit Raumwärme und Warmwasser durch einen Dritten versorgt wird, der das unternehmerische Risiko trägt.

[48] Vgl. Windream GmbH: DMS-Fibel unter www.dms.de (2002) und LKL-Dokument Management GbR: Dokumentenmanagement unter www.dokumentenmanagementsystem.de (2002)

[49] Vgl. Ernst: Finden statt suchen (1999), S. 17

[50] Vgl. Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements (1997), S. 11

[51] Vgl. Frodl: Dienstleistungslogistik (1998), S. 86

[52] Dataquest / IDC sind die weltweit größten Anbieter für Industrienanalysen, Marktuntersuchungen sowie für strategische und taktische Anleitungen in Bezug auf die Betreuung von Herstellern, Anbietern und Nutzern von Informationstechnologie

[53] Vgl. Kampffmeyer a.a.O., S.11 f.

[54] Vgl. Hogeweg (2002)

[55] Vgl. Ernst a.a.O., S. 37 ff.

[56] Die Zusammensetzung der Informationen spielt ebenso bei DMS eine wichtige Rolle. Schwierig sind jedoch die unterschiedlichen Dokumentenformate, die es zu vereinbaren gilt.

[57] Vgl. Ernst a.a.O., S. 33

[58] Ebenda, S. 39 ff.

[59] Vgl. Kränzle: Dokumentenmanagement: Technik und Konzepte, in: HMD - Theorie und Praxis der Wirtschaftsinformatik Heft 181, (1995), S. 32

[60] Vgl. Ernst a.a.O., S .80 f.

[61] Vgl. Gulbins: Dokumenten-Management (2002), S. 384

[62] Vgl. Ernst a.a.O., S .83 f.

[63] Vgl. Gulbins: Dokumenten-Management (1999), S. 638

[64] Vgl. Kränzle a.a.O., S. 32.

[65] Vgl. Schneider, H.-J.: Lexikon der Informatik und Datenverarbeitung (1983), S. 120

[66] Vgl. Haun: Handbuch Wissensmanagement (2002), S. 178 f.

[67] Vgl. www.tfh-berlin.de (2002)

[68] Vgl. Schneider, U.-H. (181/1995): Documents at work- die virtuellen Dokumenten kommen!, in: HMDTheorie und Praxis der Wirtschaftsinformatik, Heft 181, (1995), S. 8

[69] Vgl. Götzer: Dokumenten-Management (2001), S.1 f.

[70] Vgl. Götzer (2001) a.a.O., S. 3 f.

[71] Vgl. Gulbins (2003) a.a.O., S. 300 u. Götzer (2001) a.a.O., S. 186

[72] Vgl. Götzer (2001) a.a.O., S. 188

[73] Ebenda, S. 187 und Gulbins J. (2003) a.a.O., S. 286 ff

[74] Vgl. Götzer (2001) a.a.O., S. 3

[75] Vgl. Gulbins (1999) a.a.O., S.15

[76] Ein Rasterbild sind Daten in nichtkodierter Form (NCI), d.h. eine Folge von Bildpunkten (Pixels)

[77] Faksimiles treten als Rasterbilder auf, die maschinell nicht weiterverarbeitbar sind

[78] Vgl. Gulbins (1999) a.a.O., S. 640

[79] Vgl. Kränzle a.a.O., S. 33

[80] Vgl. Kampffmeyer a.a.O., S. 199

[81] Vgl. Kampffmeyer a.a.O., S. 22

[82] Vgl. Götzer (2001) a.a.O., S. 19

[83] Vgl. Gulbins (1999) a.a.O., S. 220

Ende der Leseprobe aus 152 Seiten

Details

Titel
Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH
Untertitel
Projektablauf und -management
Hochschule
Duale Hochschule Baden-Württemberg Mannheim, früher: Berufsakademie Mannheim  (Öffentliche Wirtschaft - Vertiefungsrichtung: Ver- und Entsorgungswirtschaft)
Note
1,1
Autor
Jahr
2003
Seiten
152
Katalognummer
V18454
ISBN (eBook)
9783638228022
Dateigröße
3881 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
Effiziente Informationsversorgung als Erfolgsfaktor für kommunale und regionale Energieversorgungsunternehmen.
Schlagworte
Projektmanagement, Einführung, Dokumenten-Management-Systems, Dokumentenmanagementsystem, Dokumenten-Management-System, DMS, ECM, Elektronische Archivierung, EVU, Energieversorgungsunternehmen, Energiewirtschaft, Dokumentennanagement
Arbeit zitieren
Burkhard Hergenhan (Autor), 2003, Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in der Gas- und Wasserversorgung Fulda GmbH, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/18454

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