Möglichkeiten und Grenzen des elektronischen Einkaufs von direkten Gütern

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen
2.1 Arten von Gütern
2.2 E-Procurement – Definition und Bestandteile

3 Internetbasierte Beschaffung von direkten Gütern
3.1 Direct Purchasing
3.2 Ausschreibungen vs. Auktionen
3.3 Elektronische Marktplätze

4 Bewertung der Systeme in Bezug auf direkte Güter
4.1 Anforderungen an den Geschäftsprozess
4.2 Kosten/Nutzen Analyse

5 Zusammenfassung

6 Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Das Electronic Business, besser bekannt als E-Business, verändert in zunehmenden Maße die heutigen Unternehmensstrukturen. Es gibt kaum noch einen Bereich der ohne das Internet auskommt. Insbesondere bei den Abläufen von Geschäftsprozesse wird dieser Wandel immer deutlicher. Deutschland ist dabei gerade erst im Anfangsstadium. Vergleiche mit den Vereinigten Staaten haben gezeigt, das die IT-Branche^[1] hierzulande ungefähr drei bis vier Jahre mit der Entwicklung und Nutzung neuer Technologien im Rückstand ist. Diesen Wettbewerbsnachteil aufzuholen wird immer mehr zum Bestreben vieler Unternehmen.^[2]

War bis vor kurzem noch die reine Informationsbeschaffung Mittelpunkt der Internetnutzung, verlagert sich der Schwerpunkt jetzt immer mehr auf die Reorganisation des gesamten Geschäftsprozesses mit Hilfe von E-Business Lösungen.

Insbesondere die Beschaffungsprozesse bieten eine gute Basis für diese Umstrukturierung. Kein anderer Bereich bietet bessere Möglichkeiten, das ständig wachsende Kommunikationsnetz zu einer Reduktion von Kosten zu nutzen. Bereits heute planen laut einer Studie der KPMG-Consulting 85% aller befragten deutschen Unternehmen in 3 Jahren E-Business Anwendungen im Bereich der Beschaffung einzusetzen.^[3] Das sog. E-Procurement ist dabei der Lösungsansatz.

Prozesse werden durch dieses Konzept beschleunigt und Ihre Komplexität wesentlich vereinfacht. Kostenreduktionen in einer Größenordnung von 35 bis 65% sollen somit erreicht werden.^[4]

Allerdings ist der Weg dorthin nicht ganz einfach. Nicht jedes Gut, das für den reibungslosen Ablauf eines Unternehmens benötigt wird, lässt sich einfach über das Internet bestellen. Um den Einsatz des E-Procurement möglichst effektiv zu gestalten sind umfassende Maßnahmen nötig. Dies reicht von der Reorganisation einzelner Prozesse bis hin zur Neustrukturierung ganzer innerbetrieblicher Abläufe. Auch die einzelnen Güter müssen auf Ihre Tauglichkeit hin geprüft werden.

Diese Arbeit soll nun zunächst einen Überblick über die verschiedenen Güter, die es zu beschaffen gilt, geben. Dabei wird auf die in Fachkreisen bekannte Unterscheidung von direkten und indirekten Gütern eingegangen.

Anschließend wird dem Leser der Begriff E-Procurement und seine Einordnung in das Konzept des E-Business erläutert.

Kern dieser Arbeit bildet dann die Betrachtung des Einkaufs von direkten Gütern mit Hilfe internetbasierte Anwendungen. Es wird versucht, die Möglichkeiten der Beschaffung dieser Güter mit den verschieden, bekannten Systemen des

E-Procurement zu erläutern, welche Kosten dabei entstehen und welcher Nutzen sich für die Unternehmen ergibt.

Abschließend erfolgt eine Zusammenfassung der Ergebnisse und Schlussbetrachtung der möglichen Entwicklungstendenzen.

2 Grundlagen

2.1 Arten von Gütern

Die Einkaufsabteilung ist wohl mit einer der wichtigsten Bereiche in einem Unternehmen. Verschiedenste Güter müssen bereitgestellt werden, um den Leistungserstellungsprozess am Leben zu erhalten. Die Beschaffung dieser Güter richtet sich in den meisten Unternehmen nach der Art ihrer Verwendung bzw. ihrem Wert in der Wertschöpfungskette und ist daher nicht für alle gleich. Die allgemein bekannteste Unterscheidung ist die in direkte und indirekte Güter.

Indirekte Güter, C-Teile oder auch MRO (Maintenance-, Repair- und Operationsteile) Produkte, gehen nicht direkt in die Produktion ein. Es sind Güter des Konsums, d.h. sie dienen der Nutzung im eigenen Unternehmen. Diese Verbrauchsgüter werden also im Unternehmen selbst verwendet oder sie dienen als Gebrauchsgüter zum Aufbau der Firmeninfrastruktur.^[5]

Die sog. MRO-Güter werden im Unternehmen für die Instandhaltung, die Wartung, die Reparatur oder den Betrieb von beispielsweise Maschinen eingesetzt. Zu dieser Gruppe zählen ebenfalls die Produkte für die Forschung und Entwicklung, wie z.B. Mess- und Zusatzgeräte oder Laborbedarf, als auch die Produktionsanlagen selbst. Werden Dienstleistungen von Fremdunternehmen in Anspruch genommen die z.B. die Wartung betreffen, werden diese Leistungen ebenfalls den MRO-Gütern zugeordnet.^[6]

Im administrativen Bereich sind indirekte Güter z.B. Büromöbel und –material aber auch PC’s. Sie werden oft gesondert aufgeführt, bilden also eine zweite Kategorie neben den MRO-Gütern.

Die Bedarfe an indirekte und MRO-Gütern sind im allgemeinen wie folgt gekennzeichnet.

Die Produkte haben einen geringen Einzelwert gegenüber direkten Produkten, werden aber häufiger bestellt. Ihre Funktion ist meistens eindeutig gekennzeichnet, da sie meistens Standards und Normen unterliegen. Außerdem sind diese Güter eindeutig zu identifizieren im Hinblick auf ihren Verwendungszweck. Außerdem ist das Beschaffungsrisiko meist niedrig, was zum einen durch den Preis begründet ist und andererseits diese Produkte ohne Probleme kurzfristig, regional oder überregional aus den unterschiedlichsten Quellen zu beschaffen sind.^[7]

Direkte Güter gehen in das Kerngeschäft des Unternehmens ein. Diese Güter, häufig in der Literatur auch unter A- und B- Teilen geführt, sind bei Handelsunternehmen für den Weiterverkauf und bei der Industrie für die Weiterverarbeitung bestimmt.^[8] Sie sind in Ihrer Beschaffung oftmals zeitkritisch und von hoher strategischer Bedeutung, da Ihr Fehlen zum Stillstand des Produktionsprozesses führen kann. Außerdem bestehen bei den meisten Firmen langfristige Lieferverträge mit den Zuliefer-Unternehmen, Partnerschaften oder Allianzen, die einerseits keine kurzfristigen Änderungen in der Bestellmenge oder dem Preis zulassen, anderseits aber auch mit erheblichen Investitionen verbunden sind.

Einzelteile in der Autoindustrie, die nach dem Just-In-Time-Konzept von einem Zulieferer direkt an das Band zur Verarbeitung geliefert werden, sind hierfür ein Beispiel.^[9]

Oftmals sind die gegenseitigen Verknüpfungen auch so eng, das Veränderungen in der Logistik oder Abwicklung von Prozessen Auswirkungen auf die verbundenen Unternehmungen hat. Die Beschaffung direkter Güter ist also meistens langfristig festgelegt und die Entscheidungskompetenz für den Einkauf liegt auf der höchsten Managementebene.

Direkte Güter werden also weitestgehend traditionell beschafft. Tendenzen dies zu ändern gibt es zwar schon, beispielsweise wollen die Automobilhersteller Ford, General Motors und Daimler Chrysler mittelfristig Ihren gesamten Bedarf an indirekten als auch an direkten Gütern über eine internetbasierten Marktplatz abwickeln^[10], aber die meisten Unternehmen scheuen sich noch vor dem Einsatz der Internet-Technologie bei Ihrer Beschaffung.^[11]

2.2 E-Procurement – Definition und Bestandteile

Definition: Unter E-Procurement versteht man den eng am kundenspezifischen Nutzen orientierten, elektronischen Beschaffungsprozess mit dem Ziel die Versorgung mit Gütern aus der Sicht des Unternehmens effizient zu gestalten.^[12]

Anders ausgedrückt bedeutet E-Procurement, die Nutzung von Kommunikations- und Informationssystemen zur elektronischen Unterstützung und Integration von Beschaffungsprozessen. Es ist also ein Teilkonzept des E-Business, das alle Geschäftsbeziehungen zwischen Lieferant und Firmenkunde umfasst.

Eine eindeutige Zuordnung zu einer Abteilung oder zu einem Teilbereich der Wertschöpfungskette ist nicht möglich. Vielmehr betrifft das E-Procurement Konzept mehrere Bereich gleichzeitig. So wird nicht nur die Beschaffung, sondern auch die Materialwirtschaft und Logistik eines Unternehmens mit einbezogen und beeinflusst.

[...]

^[1] IT: Abkürzung für Informations Technologie

^[2] Vgl. Möhrstädt, Detlef / Bogner, Phillip / Paxian Sascha: Electronic Procurement – planen – einführen - nutzen, 2001,S. 2.

^[3] Vgl. Brenner, Walter / Zarnekov, Rüdiger: E-Procurement – Potentiale, Einsatzfelder und Entwicklungstrends. In Hermanns, Arnold. / Sauter Michael ( Hrsg.): Management Handbuch
E-Commerce: Grundlagen, Strategien, Praxisbeispiele, 2. Auflage, S. 488.

^[4] Vgl. Möhrstädt, Detlef / Bogner, Phillip / Paxian Sascha: Electronic Procurement – planen – einführen - nutzen, 2001, S. 3.

^[5] Vgl. Brenner, Walter / Zarnekov, Rüdiger: E-Procurement – Potentiale, Einsatzfelder und Entwicklungstrends. In Hermanns, Arnold. / Sauter Michael ( Hrsg.): Management Handbuch
E-Commerce: Grundlagen, Strategien, Praxisbeispiele, 2. Auflage, S. 488.

^[6] Vgl. Dolmetsch, Ralph: eProcurement – Sparpotentiale im Einkauf, 2000, S. 50.

^[7] Vgl. Möhrstädt, Detlef / Bogner, Phillip / Paxian Sascha: Electronic Procurement – planen – einführen - nutzen, 2001,S. 10, Abb. 1.6.

^[8] Vgl. Dolmetsch, Ralph: eProcurement – Sparpotentiale im Einkauf, 2000, S. 50.

^[9] Vgl. Dolmetsch, Ralph: eProcurement – Sparpotentiale im Einkauf, 2000, S. 50.

^[10] Vgl. Brenner, Walter / Zarnekov, Rüdiger: E-Procurement – Potentiale, Einsatzfelder und Entwicklungstrends. In Hermanns, Arnold. / Sauter Michael ( Hrsg.): Management Handbuch
E-Commerce: Grundlagen, Strategien, Praxisbeispiele, 2. Auflage, S. 488.

^[11] Cybiz, Fachmagazin für E-Commerce, erschienen im September 2000, S. 9.

^[12] Vgl. KPMG Consulting: Electronic Procurement – Chancen, Potenziale, Gestaltungsansätze, erschienen im Januar 2000.