Einführung einer IT-gestützten Abbildung und Dokumentation von integrierten klinischen Pfaden als Modul eines Krankenhausinformationssystems

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einführung und Vorbemerkungen
1.1 Ausgangssituation
1.2 Vorstellung des Projektthemas
1.3 Entscheidungsgründe für dieses Projektthema
1.4 Organisationsstruktur des Klinikums GHHH·····
1.5 Begriffliche Grundlagen
1.6 Softwarebeschreibung

2 Projektvorbereitung
2.1 Projektidee
2.2 Problemanalyse
2.3 Projektziel
2.4 Projektauftrag

3 Projektplanung
3.1 Projektstrukturplan
3.2 Terminplan und Projektablaufplan
3.3 Projektorganisation
3.4 Ressourcen- und Kostenplanung
3.5 Meilensteine
3.6 Risikobewertung
3.7 Projektablauf

4 Projektleitung
4.1 Motivation und Moderation der Projektgruppe
4.2 Methoden der Projektbegleitung
4.3 Projektsteuerung

5 Projektabschluss
5.1 Mitarbeiterschulung
5.2 Change Management
5.3 Einführungskontrolle
5.4 Projektauflösung

6 Reflexion
6.1 Fazit
6.2 Ausblick

7 Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Ausschnitt Organigramm Klinikum

Abb. 2: Phasenplan (Quelle: eigene Darstellung)

Abb. 3: Projektstrukturplan (Quelle: eigene Darstellung)

Abb. 4: Auszug Terminplan (Quelle: eigene Darstellung)

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Projektauftrag (Quelle: eigene Darstellung)

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einführung und Vorbemerkungen

Die elektronische Datenverarbeitung und die damit verbundene Verwendung von PC Arbeitsplätzen stellen die klinischen Mitarbeiter heute vor große Herausforde­rungen. Zu Beginn war der klinische Einsatz der IT auf die Arztbriefschreibung und das Verschlüsseln von Diagnosen und Prozeduren beschränkt. In technisier­ten klinischen Bereichen sowie Einheiten, welche mit einer hohen Datenflut zu kämpfen haben (z. B. Intensivmedizin), hielt der Computer schon sehr früh Ein­zug. In den anderen klinischen Bereichen begnügte man sich mit papiergebun­denen Lösungen. Tatsächlich war der Markt nicht vorhanden und die Technik bezüglich der Mobilität der Hardware stand in keinem wirtschaftlichen Verhältnis, bzw. war noch nicht verfügbar.

Laut dem Bundesministerium für Gesundheit waren 2008 rund 4,6 Mio. Men­schen im Gesundheitsbereich beschäftigt. Dies entspricht 11,5% aller Erwerbstä­tigen. Zwischen den Jahren 2000 und 2008 hat die Zahl der Beschäftigten um rund 500.000 zugenommen (vgl. Bundesministerium für Gesundheit, 2011). Diesen Trend der letzten Jahre hat auch die Industrie entdeckt. In Folge sind zahlreiche Anbieter für Krankenhausinformationssysteme und Dateneingabe­medien entstanden. Im IT-Gesundheitsreport von 2007 wurde ein signifikanter Zuwachs der eingesetzten Systeme gegenüber 2002 nachgewiesen. Vor allem der Einsatz von klinischen und pflegerischen Modulen, welche in einem Kran­kenhausinformationssystem integriert sind, wurde dargestellt.

In diesem Zusammenhang konnte eine Aussage zur eingesetzten Hardware ge­troffen werden: Es zeichnet sich ein Trend hin zu einer Kombination aus stationä­rem und mobilem Eingabegerät (z.B. Notebook) ab. Geräte mit kleinem Display wie der PDA (Personal Digital Assistant) und Spezialgeräte spielen eine deutlich untergeordnete Rolle (vgl. Hübner, et al. 2008, 33ff., 77 ff.).

Am Arbeitsplatz, wie auch im täglichen Leben, wird der Begriff Projekt immer häufiger verwendet. Als wichtigste Ursachen können dazu die zunehmende Komplexität von Wirtschaft und Technik, sowie der schnellere Wandel und die Ablösung von statischem Denken durch dynamisches Prozessdenken aufgeführt werden (vgl. Olfert 2010, 13).

In der Literatur existieren unterschiedliche Definitionen der Begriffe Projekt und Projektmanagement, zum Beispiel von Madauss oder dem Deutschen Institut für Normierung e.V.

In der Definition von Litke wird ein Projekt folgend charakterisiert:

- Abgrenzbare Einzelvorhaben mit definierten Anfang und Ende (Ziel)
- Neuartig: Vorstoß an Grenzen des technologisch Machbaren
- Risikoreich (technisch, terminlich, wirtschaftlich)
- Komplex:
- viele Beteiligte verschiedener Disziplinen, eventuell verschiedener Organisationen
- Wechselbeziehungen nicht standardisierbar
- im Laufe der Abwicklung sich ändernde organisatorische Bedürfnisse
- große Bedeutung für Unternehmungen
- Termindruck (vgl. Litke 2007, 18)

Die Definition des Begriffs Projektmanagement setzt sich aus den Begriffen Projekt und Management zusammen. Management wird als Prozess mit den Phasen Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle, welcher unter dem Einsatz von Menschen zur Erreichung von Zielen führt, bezeichnet.

Somit folgert Litke „... Projektmanagement ist als Leitungs- und Organisations­konzept zu verstehen, mit dem versucht wird, die vielen, sich teilweise gegensei­tig beeinflussenden Projektelementen und -geschehen nicht dem Zufall oder der Genialität einzelner Personen zu überlassen, sondern sie ganz gezielt zu einem festen Zeitpunkt herzuführen“ (vgl. Litke 2007, 21).

In der Projektarbeit werden die Bestandteile des Projektmanagements, der Ver­lauf und eine ausführliche Reflexion des Projekts der IT-gestützten Abbildung und Dokumentation von klinischen Pfaden beschrieben. Folgend werden die Pro­jektplanung und die Zusammenfassung präsentiert. Zusätzlich soll diese Arbeit aufzeigen, welche Chancen und Risiken in einer interprofessionellen Projekt­gruppe liegen. Der Verfasser war als Projektleitung in dem beschriebenen Projekt eingesetzt.

1.1 Ausgangssituation

Im Dezember 2008 wurde in einem Klinikum flächendeckend das bestehende Krankenhausinformationssystem (KIS) von einem neuen System abgelöst.

Zum Stichtag wurde das minimalistische Ziel ausgegeben, dass sämtliche Funk­tionalitäten des Vorgängersystems im neuen System abbildbar sein müssen. Beispielhaft sind folgende Programmfunktionen aufgeführt:

- Arztbriefschreibung
- OP-Planung und OP-Dokumentation (Personal-, Zeiterfassung, Materialdokumentation)
- ambulante und stationäre Patientenaufnahme
- Erfassung von Diagnosen und Prozeduren
- Erfassung der Pflegepersonalregelung (PPR)

Auf dieser Basis wurde ein Phasenplan entwickelt, der sukzessive die klinische Dokumentation weiterentwickelt, die Prozesse der Leistungsstellen abbildet, so­wie die Abrechnung der Patienten realisiert.

Noch vor einigen Jahren war eine Übernahme der Behandlungsdaten in ein Krankenhausinformationssystem zur prozessorientierten Abbildung von Patien­tenbehandlungen nicht möglich. Es wurden papiergebundene Lösungen bzw. sogenannte stand-alone Systeme angeboten, welche nur mit hohem und fehler­trächtigem Aufwand betrieben werden konnten. Zusätzlich war dieser Zustand von EDV-technischen Insellösungen geprägt. Daraus resultierte, dass sämtliche Patientendaten nicht zentral, sondern lediglich den Abteilungen zur Verfügung standen, in denen eines der diversen Systeme betrieben wurde.

1.2 Vorstellung des Projektthemas

Mit der Einführung der DRG (Diagnosis Related Groups) entstand für die Kliniken eine ökonomische Zielvorgabe. Die Erzielung einer bestmöglichen Ergebnisquali­tät bei minimalem Ressourceneinsatz und die damit verbundene reduzierte Ver­weildauer kann nur auf der Grundlage einer fundierten Prozessoptimierung ge­lingen (vgl. Hellmann 2003, 25).

Ein inzwischen etabliertes Instrument der Prozessoptimierung sind die klinischen Pfade.

Beispielhaft folgt die Definition von klinischen Pfade nach Eckhardt: „Ein inte­grierter Behandlungspfad ist ein Steuerungsinstrument. Der Pfad beschreibt den optimalen Weg eines speziellen Patiententyps mit seinen entscheidenden diag­nostischen und therapeutischen Leistungen und seiner zeitlichen Abfolge. Inter­disziplinäre und interprofessionelle Aspekte finden ebenso Berücksichtigung wie Elemente zur Umsetzung, Steuerung und ökonomischen Bewertung“ (vgl. Eckhardt 2005).

Ein Softwaremodul des eingesetzten KIS bietet die Möglichkeit klinische Pfade innerhalb des Systems abzubilden und somit die Verknüpfung von Informationen des Patienten, Befunden und Behandlungsprozessen herzustellen.

1.3 Entscheidungsgründe für dieses Projektthema

Die Einführung der IT-gestützten Abbildung von klinischen Pfaden zeichnete sich im Gegensatz zu früheren Projekten dadurch aus, dass zum ersten mal der klini­sche Behandlungsablauf abgebildet wird und damit die Loslösung von der pa­piergebundenen Dokumentation erfolgt. Bisher beschränkte sich die klinische Verwendung des KIS auf rein administrative Patienten- und Falldokumentationen. Zusätzlich versprach die Zusammensetzung der Projektgruppe eine spannende Dynamik, da sie interprofessionell besetzt wurde. Ein weiterer Aspekt war die Findung des geeigneten technischen Eingabemediums für die mobile Dokumen­tation. Ein persönliches Motiv lag in der Herausforderung, als Projektleitung zu bestehen und sich mit dem erfolgten Projekt reflektierend auseinander zu setzen.

1.4 Organisationsstruktur des Klinikums Gaum

Das Klinikum·

ist ein Krankenhaus der Schwerpunkt­versorgung mit 505 Betten. Mit rund 1100 Mitarbeitern ist das Klinikum der größ­te Arbeitgeber in der Gemeinde. Die Rechtsform ist eine GmbH mit dem Land­kreis als alleinigem Gesellschafter. Neben dem ärztlichen Direktor und der Pflegedirektion ist die Verwaltungsdirektion die dritte Säule unter dem Geschäftsführer und dem Aufsichtsrat.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Ausschnitt Organigramm Klinikum

(Quelle: eigene Darstellung)

Die IT-Abteilung mit 12 Mitarbeitern ist der Verwaltungsdirektion unterstellt. Diese ist unterteilt in Systemadministratoren, Anwendungsbetreuer klinischer Systeme und dem Sekretariat. Die sechs Systemadministratoren sind für die Infrastruktur der Hardware und Netztechnik verantwortlich. Zusätzlich fallen die Software­verteilung, Benutzeradministrationen und technische Supportdienste in ihren Aufgabenbereich. Die fünf Anwendungsbetreuer pflegen hauptsächlich die klini­schen Systeme wie das Krankenhausinformationssystem, das Picture Archiving and Communication Systems (PACS) oder das digitale Archiv. Sie initiieren in Absprache mit der Klinikumsleitung und den medizinischen Abteilungen Projekte mit dem Ziel, das KIS weiter zu entwickeln und die papiergebundene Dokumen­tation abzulösen. Zusätzlich leisten sie abwechslungsweise einen wöchentlichen Support für die klinischen Anwender und halten Schulungen zu den Softwaremo­dulen. Das Sekretariat bündelt die eingehenden Telefonate der EDV-Hotline und führt administrative Tätigkeiten für die Abteilung aus.

1.5 Begriffliche Grundlagen

Der Begriff Krankenhausinformationssystem (KIS) setzt sich primär aus Krankenhaus und Informationssystem zusammen. Ein KIS ist auf Grund der komplexen Aufbau- und Ablauforganisation einer Klinik ein vielschichtiges Infor­mationssystem und kann wie folgt aufgeteilt werden:

- administratives Informationssystem (Kosten-/ Leistungsrechnung, Material­wirtschaftssystem, etc.),
- Patientendatenverwaltungssystem (Patienten- und Falldaten, patienten­bezogene Abrechnung, etc.),
- medizinisches Informationssystem (Behandlungsmanagement, Leistungs­stellendokumentation, Pflegedokumentation, etc.)

(vgl. JOHNER 2009, 213 ff.).

Eine einheitliche Definition des Begriffs klinische Pfade ist nicht existent. Da eine professionelle Umsetzung von Behandlungspfaden die Abkehr der Funktionsori­entierung hin zur Prozessorientierung bedeutet, trifft folgende Definition den Be­griff am Besten: „... ist ein Steuerungsinstrument. ... beschreibt den optimalen Weg eines speziellen Patiententyps mit seinen entscheidenden diagnostischen und therapeutischen Leistungen und seiner zeitlichen Abfolge. Interdisziplinäre und interprofessionelle Aspekte finden ebenso Berücksichtigung wie Elemente zur Umsetzung, Steuerung und ökonomischen Bewertung“

(vgl. Eckardt 2006, 25).

1.6 Softwarebeschreibung

Mit Hilfe des Programmmoduls der integrierten klinischen Pfade unterstützt das KIS die Anwender bei der Durchführung vorbestimmter Abläufe, ohne dass dabei auf eine Individualisierung der Behandlung der einzelnen Patienten verzichtet werden müsste. Das Modul ermöglicht die einfache Erstellung und Verwaltung integrierter klinischer Pfade, sowie die weitere Bearbeitung des Pfades am Pati­entenbett (mobile Visite). Durch die Rückintegration von Vorgängen (OP, Anäs­thesie, Intensiv), Befunden bis hin zur Auftragskommunikation werden die An­wender von immer wiederkehrenden Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf der Grundlage evidenzbasierter Behandlungsprozessabläufe mehr auf den Patienten konzentrieren. Gleichzeitig stehen die Informationen über den Be­handlungsverlauf zentral zur Verfügung und bilden die Grundlage für die gemein­same Visite am Patienten. Therapie- und Prozessabweichungen können vorge­nommen, müssen jedoch begründet werden.

2 Projektvorbereitung

Die schrittweise Einführung einer digitalen Patientenakte wurde als strategisches Ziel von der Geschäftsführung vorgegeben. Da sich Krankenhäuser durch ihre besondere Organisationsstruktur auszeichnen, sie werden auch als Expertenor­ganisationen bezeichnet, muss diesem Fakt in der Projektvorbereitung Rechnung getragen werden. Besondere Beachtung fand auch, dass Reorganisationsprojek­te durch schwierige Charaktereigenschaften der Organisation gekennzeichnet sind (vgl. KÜHNLE 2003, 11 f.).

Mit diesem Hintergrund wurde bereits im Anfangsstadium des Projekts versucht Fehler wie auch Fehleinschätzungen zu vermeiden.

2.1 Projektidee

Mit der Umsetzung des strategischen Ziels der digitalen Patientenakte entstand ein Phasenplan. Dieser beschreibt und terminiert die einzelnen Ausbaustufen des Krankenhausinformationssystems. Basierend auf diese Phasen wurden ver­schiedene konkrete Projekte definiert und umgesetzt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Phasenplan (Quelle: eigene Darstellung)

2.2 Problemanalyse

Eine Problemanalyse gliedert sich in folgende Aufgaben. Beispielhaft wurden die Aufgaben mit Inhalten des beschriebenen Projektes ausgeführt:

- Problemdefinition

Handschriftliche und lückenhafte Dokumentation von Anordnungen und Pfle­gemaßnahmen innerhalb der klinischen Pfade

- Problemabgrenzung

Keine Ersetzung der Anordnung und Änderung der medikamentösen Therapie durch das Pfadmodul

- Problemwirkung

Verzögerungen im Behandlungsprozess durch Informationsdefizite, Kommu- nikations- und Kooperationsprobleme, Erhöhung der Liegedauer, Erlösminde­rung

- Problemursachen

Informationen liegen nur unvollständig und bei Verfügbarkeit der Papierakte vor, eingeschränkte Lesbarkeit durch Handschrift

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