Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG
2. ORGANISATION UND INTERPRETATION
2.1. Organisation und Umwelt
2.1.1. Organisationen
2.1.2. Umwelten
2.2. Information und Verarbeitung
2.2.1. Leitdifferenz
2.2.2. Informationslogistik
2.2.3. Informationsinterpretation
2.2.4. Das vertikale Informationsmodell
2.2.5. Das horizontale Informationsmodell
2.3. Organisationen als Interpretationssysteme
2.3.1. Interpretationsmodi
2.3.2. Weitere Charakteristiken
2.3.3. Zusammenfassung
3. INTRANET UND EXTRANET
3.1. Einleitung
3.2. Historie und Hype
3.2.1. Das Internet
3.2.2. Das Web
3.2.3. Dienste
3.3. Multi-Medium
3.3.1. Eine neue Dokumentform
3.3.2. Ein neues Multi-Medium
3.4. Netzwerk-Medium
3.4.1. Die technologische Infrastruktur
3.4.2. Die soziale Infrastruktur
3.5. Zusammenfassung
4. ORGANISATION UND INTRANET
4.1. Einleitung
4.2. Reduzierung von Unsicherheit
4.2.1. Komplexität, Turbulenz, Informationslast
4.2.2. Logistik und Intranet
4.3. Reduzierung von Bedeutungsvielfalt
4.3.1. Richness
4.3.2. Interpretation und Intranet
5. ZUSAMMENFASSUNG
6. LITERATURVERZEICHNIS
6.1. Print
6.2. Online
7. ANHANG
1. Einleitung
Das Bild, welches wir von Organisationen haben, hat sich im Laufe der Zeit immer wieder verändert. Die Veränderung der Ziele und Inhalte betriebswirtschaftlicher Forschung sind ein Abbild dieses Wandels. Nicht zuletzt haben gesellschaftliche und technologische Veränderungen eine andere Sichtweise bedingt.
Das Phänomen, welches Anlaß dieser Untersuchung ist, trägt den Namen Internet. Überall, wo Computer und Telefonleitungen vorhanden sind, ob Standgeräte oder mobile Rechner, ob Festnetztelefonie oder Mobilfunk, können diese mittels einer einfachen, offenen Technologie miteinander vernetzt werden.
Vor allem aber die Begeisterung der Menschen, ihr Wille und Wunsch zum Umgang mit diesen Möglichkeiten, haben dem Internet zu seiner äußerst expansiven, globalen Verbreitung verholfen. Die Wachstumsraten, ob die der Nutzer, der angeschlossenen Computer oder der veröffentlichten Informationen, sind mit keinem anderen Medium vergleichbar1. So das in der medialen Öffentlichkeit die Bezeichnung "Hype" zum allgegenwärtigen Begriff für Netzwerktechnologien und ihren Einsatz avancierte.
Unter dem Begriff Intranet dringt dieses Phänomen nun in die organisatorische Wirklichkeit. Dabei herrscht in der Öffentlichkeit eine einfache technische Sichtweise vor.
Aber so, wie ein Charakteristikum des Internet die Vielfalt und das Wirrwarr der Informationen ist, so werden auch mechanische, stark vereinfachte Sichtweisen auf Organisationen, das Phänomen Intranet nicht beschreiben können.
Die von Richard L. Daft und Karl E. Weick eingeführte Theorie von "Organisationen als Interpretationssysteme" berücksichtigt nicht nur die Komplexität organisatorischer Realität, sondern bezieht die Bedeutung von Informationen für diesen Prozeß mit ein.
Dabei wird der Schwerpunkt auf die spezifisch menschliche und soziale Fähigkeit der Interpretation unklarer Ereignisse gelegt. Diese Ereignisse entstammen einer mehr oder weniger komplexen und turbulenten Umwelt. Sie können für die Organisation Bedeutung erlangen, da sie in permanentem, mehr oder weniger intensiven Kontakt zu ihrer Umwelt steht. Art und Umfang der Bedeutung von Ereignissen hängen jedoch von der Interpretation dieser Ereignisse ab.
Dem Interpretationsprozeß liegt die Verarbeitung von Informationen zugrunde. Im Rahmen einer organisationstheoretischen Betrachtung sind deshalb die Medien von Interesse, über die innerhalb einer Organisation, aufgrund der räumlichen Trennung ihrer Mitglieder, Informationen übertragen und verarbeitet werden. Jedes Medium besitzt in diesem Prozeß eine eigene Qualität. Es reduziert mehr oder weniger die Reichhaltigkeit von Informationen und damit die Interpretierbarkeit von Ereignissen.
Das Intranet stellt dabei für die Organisationen ein neues Medium dar. Es bezieht klassische Medien wie Telefon, Fax oder auch Diskussionsrunden mit ein, bietet aber auch gänzlich Neue, wie eMail, Newsgroups oder Chat-Systeme. Dabei können, abhängig von der Verbreitung von Computern und ihres Vernetzungsgrades, alle Medien organisationsweit und gleichzeitig genutzt werden. Zudem können die Medien miteinander verknüpft werden, also Dokumentationen, Video und eMail parallel genutzt werden.
Das ermöglicht ohne Frage den Einsatz anderer, vielfältiger Kommunikationsformen. Welchen Einfluß aber hat dieses Medium auf den Interpretationsprozeß? Wie verändert es die Wahrnehmung der organisatorischen Wirklichkeit? Wem nutzt es und wie? Wo, schließlich, sind die Grenzen des Einsatzes dieser Technologie?
2. Organisation und Interpretation
2.1. Organisation und Umwelt
Der Idee des Interpretationssystems liegt die Idee des offenen sozialen Systems zugrunde. Organisationen nutzen Technologien, um Produkte oder Dienstleistungen zu erzeugen. Sie existieren in einer mehr oder minder unsicheren Umwelt. Bedingt durch die Aktivitäten von Organisationen, abhängig z.B. von Technologie, Umwelt und organisatorischen Interdependenzen, ergeben sich verschiedene organisatorische Bedürfnisse zur Verarbeitung von Informationen.
2.1.1. Organisationen
Soziale Systeme werden als hoch komplex angesehen, was anhand der Informationsverarbeitung anderer Systeme verdeutlicht werden kann. Daft und Lengel beschreiben dazu ein auf Boulding zurückgehendes Modell, das in Tabelle 1 dargestellt ist. Boulding schlägt eine Hierarchie von Systemen und ihrer jeweiligen Komplexität vor, das von einfachen Grundstrukturen über Kontrollsysteme, Zellen, Pflanzen, Tiere, Menschen bis hin zu sozialen Systemen reicht, der höchsten Stufe.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tabelle 1: Systemkomplexität und Informationsaufgabe,
Quelle: Übersetzung aus Daft, R.L. und Lengel, R.H., 1984, Information Richness: A new approach to managerial behavior and organization design, in: B. Staw und L.L. Cummings (Hrsg.), Research in Organizational Behavior (Vol.6, S. 191-233), USA, JAI Press Inc., S.210
Die Informationsaufgaben jedes Systems beruhen auf der Interpretation und Koordination von Informationen.
Durch Interpretation wird Daten eine Bedeutung verliehen. Dadurch wird zugleich die Vielfalt der möglichen Bedeutungen eines Datums eingeschränkt. Die Koordination ermöglicht das Zusammenwirken innerhalb des Systems. Dazu müssen mit steigender Komplexität größere Mengen an Daten verarbeitet werden. Der Anstieg der Systemkomplexität kann so als Anstieg der Fähigkeit zur Interpretation und Koordination aufgefaßt werden.
Die Informationen stammen dabei aus der externen Umwelt oder aus dem System selbst. Die Offenheit eines Systems bestimmt sich durch die Möglichkeit, Informationen aus der Umwelt zu verarbeiten. Je offener ein System ist, desto mehr ist es in der Lage, auf Umweltinformationen zu reagieren. Auf dem untersten Level stehen technische Systeme wie Maschinen. Da sie selten oder nur sehr gering in Kontakt mit der Umwelt stehen, müssen sie wenige oder gar keine Informationen interpretieren. Das Wissen, das diese Systeme benutzen um zu funktionieren, ist bereits in ihrer physischen Struktur verankert. So ist auch die interne Koordination, wie z.B. bei einer Uhr, durch physikalische Verbindungen gegeben. Kontrollsysteme, wie Thermostate, sind so konstruiert, daß ihre Umwelt und ihre Reaktionsmöglichkeiten vordefiniert sind. Sie benötigen für die Koordination nur wenige Daten. Diese Daten sind für das System klar in ihrer Bedeutung und werden auch nur in geringer Anzahl verarbeitet.
Biologische Systeme benötigen demgegenüber größere Mengen an Informationen. Organismen sind stärker differenziert, so daß zwischen Zellen, Organen und anderen Subsystemen Informationen kommuniziert werden müssen.
Je höher eine Art entwickelt ist, desto größere Mengen an Informationen müssen permanent verarbeitet werden, damit die verschiedenen Subsysteme übereinstimmend funktionieren können.
Biologische Systeme sind offene Systeme. So müssen Sinne eingesetzt werden, um die Umwelt zu interpretieren. Dabei sind die zu verarbeitenden Informationen im wesentlichen klar in ihrer Bedeutung. So reagieren Pflanzen wie Tiere in eher programmierter Art auf Umweltereignisse, wie Veränderungen des Sonnenlichtes oder des Wetters. Diese Programmierung kann komplexe Strukturen und Prozesse aufweisen, die jedoch nicht interpretiert werden.
"Denken wir z.B. an den höchst raffinierten Fortpflanzungsinstinkt der Pronuba yuccasella, des Yuccafalters. Die Blüten der Yucca öffnen sich jede nur für eine einzige Nacht. Aus einer dieser Blüten holt sich der Falter den Pollen, welchen er zu einem Ball zusammenknetet. Damit sucht er eine zweite Blüte auf, dort schneidet er den Fruchtknoten der Blume auf, legt seine Eier zwischen die Eizellen der Pflanze, geht dann zum Griffel und stopft den Pollenball in dessen trichterförmige Öffnung. Diese komplizierte Handlung führt der Falter nur einmal in seinem Leben aus..."2
Die Informationsverarbeitung des Menschen kann dabei in ähnlicher Weise beschrieben werden. Der Mensch stellt ein hochdifferenziertes biologisches System dar, so daß unfaßbare Mengen an Informationen innerhalb des Körpers transportiert und verarbeitet werden müssen. Diese internen Informationen unterliegen aber keiner Bedeutungsvielfalt.
Die Interpretation der Umwelt hingegen beinhaltet eine komplexe Aufgabe. Nur bei wenigen Tätigkeiten, ist das Geschehen relativ klar und vorhersagbar. Die Mehrheit der Stimuli ist unklar und vieldeutig.
Die Lebendigkeit der Umwelt drückt sich in Gerüchen, Bewegungen, Sprachen und Symbolen aller Art aus. Oft erscheint sie uns wild und unberechenbar. Unser Wissen über jeden einzelnen Punkt ist unvollständig. Menschen arbeiten mit diesem Mangel und formen ein verständliches Ganzes daraus. Diese Fähigkeit, mehrdeutige Ereignisse zu interpretieren und zu verarbeiten, unterscheidet den Menschen von einfacheren Systemen.
Das komplexeste System dieser Hierarchie ist das soziale System. Die Grundlage des Systems bilden die in ihm involvierten Menschen. Das Problem der Interpretation der Umwelt stellt sich für das System ähnlich wie für den Menschen. Es müssen Einrichtungen existieren, welche die Umwelt interpretieren, um Handlungen für das System zu definieren. Diese Informationen wiederum müssen verteilt werden.
Aber auch innerhalb eines sozialen Systems werden große Mengen an Informationen verarbeitet. Mittels dieser Informationen werden interne Aktivitäten koordiniert. Das wird an komplexen Organisationen deutlich, in denen die gestellten Aufgaben oft als unsicher angesehen werden. Diese internen Informationen sind allerdings oft vieldeutig. Die eigenständige Entwicklung der Subsysteme einer Organisation, beschrieben z.B. durch organisatorische Spezialisierung und Differenzierung, führt zu einem gewissen Maß an Autonomie. Mitglieder von Gruppen besitzen einen eigenen Bezugsrahmen für die Konstruktion ihrer Wirklichkeit. Sie haben eigene Aufgaben, besitzen eine eigene Sprache und eigene Ziele. Die Informationen, die zwischen Abteilungen ausgetauscht werden, sind selten einfach zu verstehen. Vieldeutigkeiten nehmen zu, Unstimmigkeiten wachsen, besonders, wenn die Unterschiede zwischen den Abteilungen groß sind.
Der Hauptunterschied sozialer Systeme zu anderen, liegt also darin, daß Bedeutungsvielfalt aus der Umwelt wie auch aus dem System selbst, aufgelöst werden muß. Divergierende Ziele und verschiedene Bezugsrahmen beeinflussen die Informationsverarbeitung.
Die Strukturen und Prozesse einer Organisation müssen sowohl den Umgang mit der Bedeutungsvielfalt interner und externer Ereignisse als auch die effiziente Verarbeitung und Verteilung der Informationen ermöglichen.
Werden diese Erkenntnisse auf das Bild von einer Organisation als offenes soziales System angewendet, kann zusammenfassend festgestellt werden, daß Organisationen hochkomplexe offene Systeme sind, die Informationen aus einer wechselhaften und vieldeutigen internen und externen Umwelt verarbeiten müssen3.
Das System ist offen, solange es im Informationsaustausch mit der inneren und äußeren Umwelt steht. Hier ist ein Kontinuum der Offenheit anhand der Quantität und Qualität der Informationsverarbeitung denkbar.
Das System ist sozial durch den Prozeß der gemeinsamen Interpretation dieser Informationen. Hier ist ein Kontinuum des Sozialen durch das Ausmaß der gemeinsamen Interpretation denkbar.
2.1.2. Umwelten
Organisationen existieren in einer Umwelt, die komplexer ist als sie selbst. Keine Organisation kann die Umwelt als Ganzes berücksichtigen. Dabei verändert sich die Umwelt permanent und niemand kann die Richtung der Veränderung vorherbestimmen.
Organisationen gehen mit diesem Mangel um, indem sie nur Ausschnitte der Umwelt berücksichtigen. Sie selektieren für sich Relevantes und geben diesem eine eigene Bedeutung.
So entstehen zwei Konstrukte von Umwelt. Das der Realität und das ihres Abbildes in der Organisation. Beide sind verbunden durch die Informationen, die sowohl von der Umwelt in die Organisation als auch von der Organisation in die Umwelt fließen. Zum einen dringt die reale Welt mittels vielfältiger Ereignisse in die Wahrnehmung der Organisation. Zum anderen fließen Informationen, z.B. in Form eines Testmarktes, in die Umwelt und verändern diese.
Diese Informationen bilden die Informationsumwelt, ein Konstrukt, das als Mittler zwischen Organisation und Umwelt betrachtet werden kann. Die Informationsumwelt ist dabei ein Abbild der permanenten Konstruktion und Dekonstruktion der Wahrnehmung der Umwelt. Sie ist sozusagen ein soziales Konstrukt des Verhältnisses von Organisation und Umwelt als permanentem Wechselspiel von organisatorischer Wahrnehmung und ständiger Überprüfung und Anpassung dieser Wahrnehmung an die reale Umwelt.
Die momentane Umwelt
Bei der Auseinandersetzung mit dem Phänomen Umwelt herrschen zwei bedeutende Perspektiven vor, die der Ressourcen-Abhängigkeit und die der Informationsverarbeitung4.
Die erste Perspektive beschreibt den Zusammenhang zwischen der Verfügbarkeit von Ressourcen aus der Umwelt der Organisation und ihrer Gestalt. So bestimmt die Anzahl und Größe der verfügbaren Kunden die Größe der Organisation. Des weiteren beeinflussen andere System, wie konkurrierende Unternehmen, die Verfügbarkeit von Ressourcen. Aus dieser Perspektive heraus bestimmen die Objekte in der Umwelt überwiegend den Inhalt arbeitsbezogener Kommunikation.
In der zweiten Perspektive wird auf die Prozesse abgestellt, welche insbesondere die Kommunikation der Organisation beeinflussen. Demnach extrahieren und verarbeiten Organisationen Informationen aus der Umwelt und handeln auf dieser Grundlage. Weitere Literatur beschreibt den Zusammenhang von organisatorischer Informationsverarbeitung und deren Einfluß auf Entscheidungen.
Die im Rahmen dieser Forschung erarbeiteten Typologien konzentrieren sich auf die Begriffe Komplexität und Turbulenz. Huber und Daft fügen diesen das Kriterium der Informationslast hinzu.
Komplexität
Die Komplexität der externen Umwelt ist durch Ladung, Diversität und Interdependenz gekennzeichnet.
Der Begriff der Ladung beschreibt die Menge der für die Organisation relevanten Objekte in der Umwelt. Dazu gehören z.B. Anbieter, Märkte und Wettbewerber.
Moderne Kommunikations- und Transporttechnologien sorgen dafür, daß neue Einflüsse die Organisation und ihre Kunden erreichen. Dieser Effekt erhöht die absolute Anzahl der Objekte in der Umwelt. Damit wiederum steigt insbesondere die Anzahl relevanter Informationen.
Das Anwachsen verfügbarer und relevanter Informationen führt zu steigender Diversität oder Vielfalt der Umwelt. Diese wird z.B. durch die Unterschiede der relevanten Märkte beschrieben. Der Umfang des Zuwachses an Informationen ermöglicht eine Vielzahl technologischer, ökonomischer und sozialer Nischen, in denen z.B. Unternehmen gegründet oder neuartige Produkte vermarktet werden. Diese stellen wiederum neue Elemente in der Umwelt anderer Unternehmen dar. Die Spezialisierung von Organisationen, führt zu größeren Interdependenzen zwischen den Organisationen. Die Ursache ist darin zu sehen, daß eine spezialisierte Organisation immer mehr von Fähigkeiten abhängt, die andere Organisationen zur Verfügung stellen, weil sie nicht mehr selbst erhalten werden sollen oder können.
Erhöht sich die Ladung, müssen mehr Ressourcen zur Untersuchung der Umwelt zur Verfügung gestellt werden. So werden z.B. neue Abteilungen eingerichtet. Steigt die Diversität der Umwelt, werden diese Abteilungen spezialisierter sein. Diese Spezialisierung erschwert wiederum die Kommunikation zwischen den Abteilungen und zwischen den Organisationen.
Turbulenz
Dieses Charakteristikum wird anhand von Instabilität und Zufälligkeit beschrieben5. Instabilität beschreibt die Frequenz des Wandels und Zufälligkeit die Nicht-Vorhersagbarkeit von Frequenz und Richtung.
Steigt die Turbulenz, versuchen Organisationen einerseits ihre Kerntechnologie, der wesentliche Prozeß in dem die Leistungen erbracht werden, vor den Konsequenzen dieser Turbulenz zu schützen. Andererseits versuchen sie Prozesse und Strukturen zu finden, um sich an den Wandel anzupassen, indem sie alte Prozesse und Strukturen anpassen oder geeignete neue identifizieren.
Der Anstieg der Turbulenz ergibt sich auch aus dem Anstieg der Informationen. So werden z.B. Technologien verbessert, welche zu mehr Ereignissen pro Zeiteinheit führen. Durch neue Transport- und Kommunikationstechnologien fallen z.B. geographische und kulturelle Grenzen in ihrer Funktion als Zeitpuffer zunehmend weg.
Es werden drei wesentliche Einflüsse auf die Kommunikation beschrieben. Zum Einen der Anstieg der formellen Kommunikation von den umweltsensiblen Abteilungen zu den Entscheidungsträgern, einfach weil es mehr zu berichten gibt. Zum Zweiten sorgt das Anwachsen der Ereignisse in der Umwelt zu mehr Informationen von allgemeinem Interesse, was die informelle arbeitsbezogene Kommunikation und vielleicht auch das Verhältnis zur nicht-arbeitsbezogenen Kommunikation verändern kann. Letztlich sorgen Nicht-Routine Informationen für Ineffizienz, weil sie innerhalb mechanischer und aufgabenspezialisierter Strukturen und Prozesse, eingerichtet für die Verarbeitung von Routine-Informationen, behandelt werden.
Eine wichtige Konsequenz kann die intensivere Kommunikation entlang der Organisationshierarchie sein. Diese ist wiederum nicht nur für die Motivation und die Verbreitung der Ziele u.s.w. verantwortlich, sondern führt auch zu einem besseren Verständnis über den Umgang mit Nicht-Routine-Informationen und somit zu neuen organisatorischen Erfahrungen und Veränderungen.
Informationslast
Die Informationslast ist eine Funktion derjenigen Charakteristiken, welche die Schwierigkeit der Informationsverarbeitung- und nutzung betreffen, wie Ladung (Anzahl der zu verarbeitenden Symbole), Ambiguität (Potential zur unterschiedlichen Interpretation der Symbole) und Wechselhaftigkeit (Turbulenz des Informationsflusses)6.
Die Anzahl an Informationen wächst beständig. Das wird z.B. am Anstieg der Anzahl verfügbarer Medien, wie Druckerzeugnisse und Fernsehkanäle, deutlich. Gleichzeitig sorgen die Technologien Kommunikation und Computer dafür, daß die Erhältlichkeit von Informationen und Daten weiter anschwillt, so daß auch die Anzahl und Vielfalt der Kommunikation innerhalb von Organisationen zunimmt.
Die Effekte der Informationsflut sind wahrscheinlich die gleichen, wie bei Individuen. Umwelt-sensible Einheiten spezialisieren sich auf Informationstypen und -quellen, so daß als wichtig angesehene Informationen zuerst behandelt werden. Die wenigen empirischen Studien bestätigen diese Annahme.
Die reale Umwelt, beschrieben durch Komplexität, Turbulenz und Informationslast, übt einen wichtigen Einfluß auf die Informationsverarbeitung von Organisation aus. Sie bietet eine Vielzahl veränderlicher Informationsquellen. Welchen Einfluß diese Informationen tatsächlich haben, hängt jedoch von der Wahrnehmung der Organisation ab.
Die wahrgenommene Umwelt
Zur Untersuchung des Verhältnisses von Umwelt und organisatorischer Wahrnehmung dient insbesondere der Begriff der Unsicherheit. So stellt Bourgeois einen negativen Zusammenhang zwischen Unternehmens-Performence und der Nichtübereinstimmung von Umweltunsicherheit und der durch das Management wahrgenommenen Unsicherheit (wgU) fest7.
Determinanten der Umwelt
Insbesondere die Messung von Komplexität und Turbulenz bereitet Schwierigkeiten. Unabhängig davon, wie der Einfluß genau beschrieben wird, kann man davon ausgehen, daß er existiert. Einige Untersuchungen bestätigen, daß ein hoher Grad an Komplexität und Turbulenz mit einem hohen Grad der wgU korreliert. Bei Laborversuchen fand Huber et al. heraus, daß die Anzahl der Informationen und die Art ihrer Inhalte über die Umwelt die wgU beeinflussen. Eine Untersuchung von Gifford besagt, daß je höher die Qualität der Information über die Umwelt war, desto niedriger war die wahrgenommene Unsicherheit. Die Informationsumwelt, ein Repräsentant der externen Umwelt, ist somit ein determinierendes Element der wahrgenommenen Umweltunsicherheit.
Strukturelle Determinanten
Aufgrund der beschriebenen Schwierigkeiten kommen auch die Untersuchungen zum Einfluß der Struktur auf die wgU zu unterschiedlichen Ergebnissen. So gilt allgemein, daß sich Unternehmen ihrer Umwelt anpassen, indem sie z.B. eine organische Struktur bei einer turbulenten Umwelt ausbilden. Andere Untersuchungen bestätigen hingegen, daß eben die organische Struktur zu einer solchen Wahrnehmung führt. So kann der Ausschluß von Informationen in einer strengen Organisationsstruktur zur Wahrnehmung einer sicheren Umwelt führen und umgekehrt, eben abhängig vom Organisierungsgrad des Informationsaustausches. Andererseits beeinflußt die Fähigkeit der Organisationsstruktur zur Informationsverarbeitung die Qualität der vorhandenen Informationen, was ebenso die wgU beeinflußt8.
Es kann also auch hier von einem, wie auch immer gearteten Einfluß ausgegangen werden. Schwierigkeiten bereitet das unbekannte Wechselspiel der Determination von Struktur und Wahrnehmung.
Persönliche Determinanten
Eine Reihe von Untersuchungen bestätigt, daß der individuelle Charakter hinsichtlich seiner Fähigkeit des Umganges mit kognitiver Komplexität die Wahrnehmung von Unsicherheit bestimmt.
Es scheint, daß die Verknüpfung stärker ist, wenn von der Umwelt des Unternehmens ausgegangen wird und geringer, wenn die Wahrnehmung der individuellen Aufgabenumwelt überwiegt. Jedenfalls schließen einige Autoren von der individuellen Wahrnehmung auf die organisatorische und daraus, daß die Faktoren, welche die individuelle Wahrnehmung beeinflussen einen Einfluß auf die organisatorische Wahrnehmung besitzen, denn diese kann nur das Ergebnis der Wahrnehmung der Individuen der Organisation sein.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, daß die Organisationsumwelt als Informationsumwelt "Rohdaten" liefert, welche die Wahrnehmung der Unsicherheit der Umwelt beeinflussen. Wie genau dies funktioniert, wird nicht gut verstanden. Es ist wahrscheinlich, daß die Organisationsstruktur die Verbindung zwischen Informationsumwelt und wahrgenommener Unsicherheit moderiert, wahrscheinlich durch die Beeinflussung der sozialen Verarbeitung von Informationen. Und letztendlich haben auch die persönlichen Charakteristiken einen Einfluß, wahrscheinlich durch die kognitive Verarbeitung von Information.
Dabei ist die wgU jedoch nicht nur eine abhängige, sondern auch eine unabhängige Variable, die z.B. organisatorische Prozesse und Strukturen beeinflußt.
Effekte der Wahrnehmung
Die organisatorische Wahrnehmung ist abhängig von den Fähigkeiten des organisatorischen kognitiven Apparates. Die Wahrnehmung wird weiterhin vor allem von der Art und Menge der wahrgenommenen Informationen beeinflußt. Dabei besitzt eine Organisation Freiheiten in der Gestaltung ihrer Wahrnehmung.
Die Wahrnehmung der externen Informationsumwelt und der Unsicherheit hat einen entscheidenden Einfluß auf die Wahlmöglichkeiten von Strukturen und Prozessen in Organisationen9. So werden bei turbulenten Umwelten die Entscheider in erfolgreichen Unternehmen schneller und intensiver ausgetauscht. Die wgU beeinflußt die aktuellen Entscheidungsstrukturen und -prozesse. Und die wgU hat einen Einfluß auf das Kommunikationsverhalten.
Informationsumwelten
Komplexität, Turbulenz und Informationslast der Umwelt nehmen beständig zu. Daraus folgt eine Zunahme und Veränderung der Informationen, welche eine Organisation verarbeiten muß. Organisationen müssen entsprechende Ressourcen aufbauen, in quantitativer und qualitativer Hinsicht, um diese Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Wobei der Begriff Verarbeitung das Verteilen und den Umgang mit diesen Informationen beschreibt. Die Ressourcen müssen entsprechend flexibel sein, um der Veränderung der Umwelt gerecht zu werden.
Die reale Welt dringt mittels vielfältiger Ereignisse in die Wahrnehmung der Organisation. Diese Ereignisse können externer oder interner Natur sein. Die Umwelt an sich bildet die Realität ab, welche im Rahmen der jeweiligen Möglichkeiten erkennbar ist. Diese Möglichkeiten bestimmen die organisatorische Wahrnehmung und damit das, was als Umwelt im Bewußtsein der Organisation existiert. Auf Grundlage dieser Wahrnehmung werden Entscheidungen getroffen und resultieren Handlungen. Die Entscheidungen verändern ihrerseits die Wahrnehmung von der Umwelt und die Handlungen verändern die Bestandteile der Umwelt selbst.
Diese Wechselwirkungen beschreiben den permanenten Prozeß der Bildung und Gestaltung der kognitiven Grenzen des Systems. Dabei hat das System Freiheiten in der Gestaltung der Wahrnehmung der Umwelt. Diese Freiheiten, ob nun genutzt, also bewußt gemacht und eingesetzt oder nicht, bestimmen den Prozeß der Grenzgestaltung. Damit ist dieser Prozeß organisierbar.
Dabei reicht das Wissen und die Kapazität einer Organisation nicht aus. Für den Umgang mit Informationen verfügt eine Organisation daher über ein eigenes kognitives System mit eigener sozialer Interpretation, welches es ihr erlaubt, mit diesen knappen Kapazitäten umzugehen.
Subsysteme mit Anschlüssen an die Umwelt, sogenannte "sense-units", bilden die Sinne der Organisation. Der Prozeß der Informationsverteilung und -verarbeitung zwischen den Mitgliedern dient dabei auch als organisatorischer Informationsspeicher.
Die Informationsumwelt als Repräsentant der Umwelt kann jedoch nicht nur extern der Organisation gesehen werden. Werden Organisationen als Systeme betrachtet die aus Subsystemen bestehen, so existiert Umwelt auch innerhalb des Systems oder eben außerhalb der Subsysteme. Somit müssen die betrachteten Charakteristiken und Determinanten und ihre Wirkungen auch auf eine interne Informationsumwelt angewendet werden. Eine komplexe, turbulente, informationsüberladene Umwelt außerhalb der Subsysteme, im ständigen Wechselspiel mit diesen, aber auch mit dem diese Umwelt umfassenden System. Diese interne Informationsumwelt begründet eben jenen internen Interpretationsbedarf, wie er sozialen Systemen im Unterschied zu anderen eigen ist.
Zusammenfassend läßt sich feststellen, daß die Informationsumwelt die sinnliche Repräsentation der Umwelt darstellt. Sie ist nicht die Umwelt selbst10.
Ein wesentliches Merkmal der Umwelt ist ihre permanente Veränderung. Wobei die Quantität, aber auch die Bedeutungsvielfalt der Informationen beständig zunimmt.
Die Strukturen und Prozesse der Informationsverarbeitung einer Organisation sind einerseits Reaktion auf diese Veränderungen, andererseits strukturieren sie die Wahrnehmung und damit das, was als Informationsumwelt im Bewußtsein der Organisation existiert. Sowohl die Charakteristiken der Umwelt selbst, als auch die Art der Wahrnehmung der Umwelt durch die Organisation, bestimmen die Inhalte, die Ziele, die Mittel und die Ergebnisse der Informationsverarbeitung und damit die Gestalt und Entwicklung einer Organisation.
2.2. Information und Verarbeitung
Die Aufnahme und Verwertung von Informationen aus der Umwelt oder dem Unternehmen gehört zu den wesentlichen Tätigkeiten einer Organisation. Wie funktioniert dieser Prozeß?
Ausgehend von den Problemen der Unsicherheit und der Bedeutungsvielfalt unterscheidet die Literatur zwischen Informationslogistik und Informationsinterpretation. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Interpretation der Informationen, denn gerade durch diese Fähigkeit unterscheiden sich soziale Systeme von anderen. Insbesondere die organisatorischen Fähigkeiten zum "richtigen" Umgang mit Informationen, entscheiden über die Überlebensfähigkeit der Organisation.
Nach der Beschreibung der Informationslogistik wird deshalb der Prozeß der organisatorischen Interpretation ausführlich dargestellt. Den Grundstein legt das Modell der "Information- and Media-Richness". Die Darstellung der Qualität von Information und übermittelndem Medium strukturiert den Prozeß. Zudem erlaubt das Modell einen Anknüpfungspunkt zu den für die Kommunikation eingesetzten Technologien.
2.2.1. Leitdifferenz
Innerhalb der Literatur zur Informationsverarbeitung in Organisationen können die Begriffe Uncertainty und Equivocality als Leitdifferenz angesehen werden.11 Sie dienen zur Beschreibung des Verhältnisses von Umwelt und Organisation im Rahmen einer Theorie der Informationsverarbeitung.
Dabei liegt der Schwerpunkt der Untersuchung weniger bei der Beschreibung der realen Umwelt, als vielmehr auf der Wahrnehmung dieser Umwelt durch die Organisation. Während vor allem im Rahmen der Kontingenztheorie der Begriff Unsicherheit benutzt wurde, um die Abhängigkeit der Organisation von der Umwelt zu beschreiben, lenkt der Begriff Equivocality den Blick auf die Entscheidungsfreiheit einer Organisation. Daraus entstehen zwei Möglichkeiten, mit Informationen umzugehen, die nicht getrennt voneinander zu betrachten sind.
Uncertainty
Der Begriff gilt als gut untersucht. Dennoch existiert keine einheitliche Meinung über seinen Gehalt12. So wurde oben Unsicherheit zuerst als Zustand der realen Umwelt, danach als Ergebnis der Wahrnehmung durch die Organisation beschrieben. Nicht zuletzt verwischt der alltägliche Sprachgebrauch seine Bedeutung.
Auf der Grundlage psychologischer Untersuchungen wird der Begriff in der klassischen Informationstheorie einheitlich mit der Abwesenheit von Informationen beschrieben. Ein hohes Maß an Unsicherheit ist gleichbedeutend mit einem geringen Maß an Information und umgekehrt.13
Übertragen auf die Organisation definiert Galbraith Unsicherheit als "the difference between the amount of information required to perform the task and the amount of information already possessed by the organization".14
Unter der Annahme hoher Unsicherheit ergibt sich daraus für die Organisation die Notwendigkeit, die fehlenden Informationen zu beschaffen. Da Klarheit darüber besteht, welche Informationen benötigt werden, können die entsprechenden Fragen formuliert und an die Umwelt gestellt werden. Sind die nötigen Informationen vorhanden, können mittels weiterer Informationen Antworten erstellt werden. Dabei wird implizit von der Annahme ausgegangen, das dies auch möglich ist.
Equivocality
Der Begriff Equivocality wurde von Karl E. Weick eingeführt15. Das damit verbundene Konzept ist äußerst bemerkenswert, weil es den Schwerpunkt von Quantitäten, also der Frage nach der Anzahl benötigter Informationen, auf die Qualität der Informationsverarbeitung lenkt.
Der Begriff Equivocality meint das Vorhandensein verschiedener, in Widerspruch stehender Bedeutungen innerhalb einer Information. Eine Information ist zwei-, doppel- oder vieldeutig, wenn sie Verwirrung erzeugt und nicht verstanden wird. Informationen dieser Art müssen interpretiert werden, damit ihre Bedeutung geklärt wird.
Das gilt für Individuen ebenso, wie für Organisationen. Erst durch Interpretation kann eine Organisation mit mehrdeutigen Informationen umgehen, um auf ihrer Grundlage zu handeln.
Bei vieldeutigen Informationen ist es nicht möglich, die richtigen Fragen an die Umwelt zu stellen. Sind diese Fragen gefunden, ergeben sich daraus nicht automatisch die richtigen Antworten.
Das Konzept der Bedeutungsvielfalt lenkt die Sicht auf die besonderen Fähigkeiten des Menschen und sozialer Systeme. Während die Möglichkeit zur Verteilung von Informationen in vielen Systemen verankert ist, können insbesondere diese mit der Vielfalt von Bedeutungen und Sinn umgehen.
Der Begriff Equivocality wird mit Bedeutungsvielfalt übersetzt, weil zum einen der Wortstamm (Zwei-, Doppel,- Mehrdeutigkeit) ein eigenes Kontinuum darstellt, welches im Begriff Bedeutungsvielfalt integriert gedacht werden kann. Zum anderen liegt diesem Begriff die Bedeutung des produktiven Umganges mit Vieldeutigkeiten zugrunde.
Informationsraum
Unsicherheit und Bedeutungsvielfalt beschreiben zusammen einen n-dimensionalen Informationsraum.
Unsicherheit ist ein Meßwert für die Nichtbeachtung einer Variablen in diesem Raum. Ist die Unsicherheit gering, besitzt die Organisation Daten, um Fragen zu anderen Variablen im Raum zu beantworten.
Bedeutungsvielfalt ist ein Meßwert für die Nichtbeachtung der Frage, ob eine Variable überhaupt existiert. Wenn die Bedeutungsvielfalt gering ist, wurden die Fragen zur Bestimmung einer Variablen bereits definiert.16
Bei Unsicherheit ist es somit möglich, Informationen auf klassischen Wegen zu beschaffen und zu verarbeiten. Die aus dem Bedürfnis der Beseitigung von Unsicherheit heraus beschafften Informationen, beantworten vorher definierte Fragen, womit die Art der Antwort vorstrukturiert wird.
Bei Bedeutungsvielfalt müssen die Informationen für das System passend gemacht, in die Strukturen und Prozesse des Systems eingefügt werden, wobei sich das System selbst verändert. Vieldeutigen Informationen wird z.B. durch gemeinsames Erhandeln Sinn gegeben, womit die Art und Weise des Umgangs mit und des Verständnisses von Informationen sich ändert, ändern muß, da die bisherigen Fähigkeiten nicht ausreichten, um Klarheit zu schaffen. "Equivocality leads to the exchange of existing views among managers to define problems and resolve conflicts through the enactment of a shared interpretation that can direct future activities."17
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Tabelle 2: Hypothesized Framework of Equivocality and Uncertainty on Information Requirements.
Quelle: übersetzt aus Daft und Lengel, 1986, S. 557
Unter der Annahme hoher Bedeutungsvielfalt und geringer Unsicherheit gegenüber Umweltinformationen werden nur gelegentliche Ereignisse wahrgenommen. Diese Ereignisse werden nicht oder schlecht verstanden. Durch den Austausch subjektiver Meinungen variieren die Betroffenen ihre Sichtweisen, um die Informationen und ihre möglichen Bedeutungen zu untersuchen. Wird eine gemeinsame Sprache gefunden, kann das Problem beschrieben und eine Antwort gefunden werden.
Unter der Annahme hoher Unsicherheit und geringer Bedeutungsvielfalt sind die vielen Ereignisse gut verstanden. Die daraus resultierenden Probleme können klar definiert werden, ebenso wie die Art und die Quelle der notwendigen Informationen, um zu einer Antwort zu kommen. Die Daten und Informationen müssen nur noch beschafft und können dann systematisch analysiert werden.
Sind Bedeutungsvielfalt und Unsicherheit hoch, werden Ereignisse in großer Zahl wahrgenommen und zumeist schlecht verstanden. Diese Situation kann während starker Wandelphasen entstehen oder bei unvorhersehbaren Entwicklungen wie Produkteinführungen. Diskussionen und spontane Handlungen kombiniert mit speziellen Studien helfen, Bedeutungsvielfalt und Unsicherheit zu reduzieren.
Sind die Ereignisse gut verstanden und treten kaum neue Probleme auf, werden neben den üblichen Daten keine neuen benötigt. Die Situation ist definiert und muß nicht weiter diskutiert werden. Unsicherheit und Bedeutungsvielfalt sind gering. Die Informationsbeschaffung und -verteilung funktioniert mittels Routineprozeduren und Standards.
Informationen können für eine Organisation sowohl unsicher als auch vieldeutig sein. Und dieselbe Information kann für eine andere Organisation etwas anderes bedeuten. Unsicherheit und Bedeutungsvielfalt begründen keine Eigenschaft der Information selbst, sondern werden von der Organisation "verliehen". Je nachdem, wie die Bedeutung einer Information gesehen wird, hat sie jedoch unterschiedliche Auswirkungen auf die Verarbeitung dieser Informationen innerhalb der Organisation.
Die beiden in der Realität eng verknüpften Begriffe bestimmen die Menge und die Form der in einer Organisation verarbeiteten Informationen. Zur Reduzierung von Unsicherheit wird eine ausreichende Anzahl von Informationen benötigt, während die Reduzierung von Bedeutungsvielfalt eine gewisse Form der Informationen voraussetzt. Anzahl und Form müssen in einem zur Organisation passenden Maß zur Verfügung gestellt werden.
2.2.2. Informationslogistik
Der Begriff der Informationslogistik bezeichnet die eher mechanische Sichtweise auf Information und Kommunikation als "physische Objekte", die eine Organisation erwirbt, umstrukturiert und an die Nutzer verteilt.18
Die Informationslogistik basiert auf dem Bedürfnis der Reduzierung von Unsicherheit. Sie wird benutzt, um klare Probleme mittels klarer Antworten zu lösen. Dazu ist es notwendig, den Informationsbestand der Organisation zu erweitern und an die Stellen mit der größten Effizienz der Verarbeitung zu verteilen. Dabei berühren logistische Prozesse die Interpretierbarkeit von Informationen.
Informationserwerb
Der Erwerb von Informationen, ob formal über Umfragen oder informell über "Klatsch und Tratsch", gehört zu den grundlegenden Anstrengungen einer Organisation.
Die Hauptformen in der klassischen Informationsliteratur sind Scanning und Experimentieren. Das Scannen der Umwelt dient der Sammlung von Informationen und erfolgt oft routiniert. Das Experimentieren dient dem Finden von Informationen, wenn mehr benötigt werden als vorhanden sind. Oft dient dies der Suche nach Alternativen zur Lösung eines unerwarteten Problems, begründet durch die Unzufriedenheit bei der Erreichung organisatorischer Ziele.
Damit eine problemorientierte Informationssuche angestrengt wird, müssen die Signale entsprechend stark sein. Die Suche muß Aussicht auf Erfolg haben und darf nicht zu schwer erscheinen. Es muß also ein Problem realisiert werden und die Kosten der Suche dürfen den Gewinn nicht übersteigen.
Feldman und March zeigen auf, daß die Informationssuche der Organisation nicht immer rational ist, weil die Kosten oft den Nutzen übersteigen.19 Die Ursachen für dieses Phänomen liegen z.B. in dem Versuch der Organisationsmitglieder, durch bestimmte Informationen ihre Existenz zu schützen oder mehr Ressourcen in Anspruch nehmen zu können. Andere Wissenschaftler beschreiben außerdem eine intern motivierte Suche, die durch die eigenen Interessen der Individuen forciert wird.
Größere Beachtung hat indes die entscheidungsmotivierte Informationssuche erlangt. So werden Individuen, Abteilungen oder Organisationen eingesetzt, um Informationen aus der Umwelt zu erwerben, damit andere ihre Verantwortlichkeiten erfüllen können. Nur wenig untersucht ist die Tatsache, daß Mitglieder Informationen erwerben, die zu ihrem Problem oder ihren Aufgaben in keiner Beziehung stehen.
Die Gründe dafür sind das Bedürfnis zur Entscheidungsrechtfertigung und -vorbereitung. Entscheider suchen Informationen oft nur, um ihre Entscheidungen vor anderen zu rechtfertigen, ohne daß diese Informationen ihr Problem besser lösen könnten. Im Rahmen der Vorbereitung einer Entscheidung werden oft "überflüssige" Informationen gesammelt, um den eigenen aufgabenbezogenen Ausschnitt der Organisationsumwelt besser zu verstehen, z.B. durch Lesen von Fachzeitschriften oder das Besuchen von Messen. Diese Informationen dienen lediglich dem persönlichen "Informationsspeicher", Wissen also, das vielleicht einmal konkret gebraucht wird oder zum Zweck, generelle Entwicklungen zu verstehen. Auch hier läßt sich keine direkte, rationale Ursache zum Informationserwerb entdecken, da Problem und zur Lösung verwandte Information keinen rationalen Zusammenhang besitzen.
Zu bedenken ist noch, daß auch andere als die Umwelt-sensitiven Abteilungen Informationen aus der Umwelt verarbeiten. Schließlich gelangen über jeden Mitarbeiter Informationen und damit Einflüsse der Umwelt in die Organisation. Seien sie nun kultureller, gesellschaftlicher, politischer oder wirtschaftlicher Natur.
Logistische Prozesse
Informationen werden erworben und verteilt, um die unternehmenskritischen Funktionen des Entscheidens und der Kontrolle zu erfüllen. Dabei werden spezielle Abteilungen benötigt, um eine große Anzahl informations-übertragender Kommunikation zu erzeugen und deren Inhalte zu verteilen. Diese Inhalte werden Nachricht (oder "message") genannt. Der Inhalt einer Nachricht kann wiederum die verschiedensten Formen annehmen.
Die grundlegenden vier Prozesse sind Verteilung, Zusammenfassung, Verzögerung und Manipulation. Alle vier Prozesse berühren mehr oder weniger stark die Interpretierbarkeit der übertragenen Inhalte.
Durch die Prozesse Verteilung und Zusammenfassung wird die Menge der Informationslast verringert und an die entsprechenden Stellen verteilt. Die Verteilung betrifft die selektive Kommunikation oder Nachrichtenübermittlung an relativ wenige Empfänger, also die Reduzierung der Informationslast durch Zuteilung an die Stellen mit dem meisten Nutzen an der Information und durch Verringerung der Stellen, welche die Informationen übertragen oder empfangen.
Die Aufgabe des Zusammenfassens besteht in der Wiedergabe des Umfanges der Nachricht bei gleichzeitiger Wiedergabe der Bedeutung. So können eine Reihe von Zahlen durch ihren Mittelwert wiedergegeben werden oder jemand faßt einen detaillierten Bericht zu einem themenspezifischen Konzentrat zusammen. Durch das Zusammenfassen von Nachrichten kann die kognitive und logistische Belastung der Abteilungen, welche die Nachricht anschließend verarbeiten müssen, stark reduziert werden.
Nachrichten unterscheiden sich beträchtlich hinsichtlich von Merkmalen wie Relevanz, Umfang, Fehlerfreiheit, Zeitbezug u.s.w.. Als Konsequenz daraus und zur Kontrolle der eigenen Arbeitsbelastung üben die entsprechenden Abteilungen notwendigerweise ein gewisses Maß an Zurückhaltung aus, was die Art, mit der sie Nachrichten behandeln, betrifft. Das ist die Ursache für die Verzögerung und Manipulation von Nachrichten.
Nachrichten verbleiben unterschiedlich lange bei der entsprechenden Stelle, bevor sie weitergegeben werden. Diese Verzögerung wird als objektiviertes Zeitmaß beschrieben. Da die Verzögerung einer Nachricht von der Annahme ihrer Priorität abhängt und da die Zuweisung einer Priorität, wenn auch oft nur teilweise, vom Sender bestimmt ist, kann man das Ausmaß der individuellen Verzögerung oft nicht bestimmen.
Unter Manipulation einer Nachricht wird die Verzerrung der Bedeutung, entweder durch kognitive Begrenzungen oder durch die Motivation von Sender oder Empfänger, bewußt oder unbewußt, gutgemeint oder böswillig, verstanden. Die Spanne zieht sich von der gutgemeinten Änderung kleiner Fehler bis zum Ersetzen einer Nachricht durch eine andere. Das Maß der Manipulationen reicht von der bedeutungsverzerrenden Zusammenfassung einer Nachricht bis zu einer Wiedergabe, welche dies nicht tut.
Diese Prozesse haben zwei bedeutende Konsequenzen. Zum Einen die Quantität der Nachrichten, die von internen Abteilungen behandelt werden. Die zweite Konsequenz ergibt sich aus der Art der Veränderung der Nachrichten, die einen Einfluß auf die Möglichkeiten zur Interpretation der Inhalte ausübt.
Quantitative Einflüsse der Logistik / Verfügbarkeit von Informationen
Die Verfügbarkeit von Informationen in einer Organisation wird durch ihren Austausch und dessen Verzögerung bestimmt. In der Literatur werden vier Variablen diskutiert, welche die Verteilung und Verzögerung von Nachrichten beschreiben: 1) die Relevanz der Nachricht und ihr Zeitbezug; 2) die Arbeitsbelastung des Senders; 3) kommunikative Schwierigkeiten mit dem Empfänger; 4) die Effekte auf potentielle Sender über den Erhalt der Informationen durch die Empfänger.
Entsprechend der Annahmen werden die Nachrichten dabei von einem Sender, Individuum oder einer Abteilung, zu einem einzelnen internen Empfänger übermittelt. Damit wird auch die Informationslast und -umwelt dieser Einheit dargestellt.
Abteilungen an der Schnittstelle zur Umwelt benutzen die Bedeutung einer Nachricht, um organisatorische Belohnungen zu erhalten und Strafen zu vermeiden, als Kriterium zur Entscheidung, ob und wann diese Nachricht einer anderen Abteilung zukommt. So ist z.B. bei hoher Aufgabenabhängigkeit zwischen zwei sehr aktiven Abteilungen die Frequenz der Kommunikation sehr hoch, weil die mutmaßliche gegenseitige Aufgabenabhängigkeit die Nachrichten für beide Seiten relevanter macht. Abteilungen, deren Aufgabenerfüllung von Informationen anderer Abteilungen abhängt, wollen die Informationen direkt haben.
Das Ausmaß der Verzögerung, hängt vom Einfluß der Nachricht ab, d.h. wenn eine voreilige Übergabe den Einfluß der Nachricht verringern würde, wird die Auslieferung der Nachricht verzögert.
Die Arbeitsbelastung der Sender bestimmt nachweislich das Verteilen der Nachrichten. Die bekannteste Reaktion ist eine verzögerte Bearbeitung.
Wird die Kommunikation mit bestimmten Abteilungen als leichter empfunden, wird dort auch öfter kommuniziert. Dieses Verhalten optimiert die eigenen Ressourcen. Die Einfachheit der Kommunikation kann von physischen oder strukturellen Zugänglichkeiten ebenso abhängen, wie von interpersonellen Problemen.
Letztlich werden Informationen unterdrückt, wenn der Empfänger dem Sender Schaden könnte. Informationen stellen kritische Ressourcen für Macht und Verhandlungen in Organisationen dar und werden entsprechend eigener Ziele eingesetzt.20
Die Art und Weise der Verteilung und Verzögerung von Informationen bestimmt also die Menge der für die Empfänger verfügbaren Informationen.
Qualitative Einflüsse der Logistik / Interpretierbarkeit von Informationen
Zusammenfassung und Manipulation von Informationen haben demgegenüber einen stärkeren Einfluß auf die Gestalt einer Nachricht.
Oft wird davon ausgegangen, daß durch die Zusammenfassung des Inhaltes einer Nachricht dieser Inhalt entsprechend wiedergegeben wird. Falls die Nachricht aber mehrere Bedeutungen für den Empfänger zuläßt, diese Reichhaltigkeit der Information durch die Bearbeitung jedoch reduziert wird, können Mißverständnisse noch erhöht und die Möglichkeit der entsprechenden Interpretation der Nachricht zusätzlich erschwert werden. Ihre ursprüngliche Bedeutung für die Organisation kann damit verloren gehen.
Die Ursachen der Manipulation einer Nachricht werden überwiegend motivatorisch und kognitiv bedingt beschrieben. Sowohl bei Labor- wie auch Feldversuchen wurde immer wieder klar, daß Verantwortliche die Informationen in ihrem Sinne verfälschen. So verzerren sie Informationen, um den geforderten Zielen besser zu entsprechen. Oft trauen auch die Sender den Empfängern nicht, insbesondere wenn sie von ihnen abhängen. Die Modifizierungen reichen vom Überarbeiten des Formates, über das Eliminieren bis hin zur Einsetzung einer falschen Nachricht.
Aus kognitiver Sicht werden folgende Punkte genannt. Die Sender sind oft genug zuerst Empfänger und schon an dieser Stelle werden Nachrichten in Richtung der für den Empfänger wichtigsten Informationen, Erwartungen oder Wünsche modifiziert. Die Sender nehmen dabei weiterhin an, daß um so greifbarer und objektiver ein Subjekt erscheint, desto "richtiger" kommunizieren sie, wohingegen, wenn die Nachricht subjektive Elemente, wie Gefühle und Meinungen enthält, Zweifel an der Korrektheit der Kommunikation entstehen. Weiterhin erscheint es klar, daß je kognitiv und logistisch überladener der Sender ist, die Modifikationen größer sind. Je mehr die Menschen an ihren kognitiven Grenzen arbeiten, um so eher gehen selektive Informationen verloren - eine unerwünschte Reduktion der Komplexität der Nachricht.
Insgesamt gesehen ergibt sich aus den Beschränkungen der umweltsensiblen und der die Nachrichten übermittelnden Individuen und Abteilungen, daß der Unterschied zwischen der Umwelt und ihrer Repräsentation bei den internen Abteilungen auch eine Folge der Bedeutungsvielfalt der Nachrichten ist, und der Fähigkeit der informationsübertragenden Einheiten, mit diesen Vieldeutigkeiten umzugehen.
2.2.3. Informationsinterpretation
Die Wahrnehmung eines Ereignisses verändert die wahrgenommene Unsicherheit. Informationen können diese verstärken oder vermindern. Wie aber gehen Organisationen mit Informationen um, deren Inhalt gut verstanden wird, aber nicht dessen Bedeutung? Der Prozeß der organisatorischen Interpretation erfüllt eben diese Aufgabe.
Zwei wesentliche Annahmen begründen diese Aussage. Zum einen nehmen Menschen Informationen nicht einfach nur auf, sondern geben ihrem Inhalt Sinn, indem sie interpretieren. Zum anderen wird diese Interpretation durch Kommunikation berührt. Durch Interaktion entsteht ein von den Beteiligten geteiltes, also in Teilen übereinstimmendes Verständnis innerhalb der Organisation21.
Die Theorien zum Symbolischen Interaktionismus und zur Media- und Information-Richness beschreiben diese Annahmen.
Einleitung
Symbolischer Interaktionismus
Diese Theorie steht im strengen Kontrast zur Informationslogistik. Seine Bilderwelt beschreibt die interne Informationsumwelt als dynamisches Netzwerk von menschlichen Interaktionen. Im Zeitverlauf und durch Kommunikation zwischen den Mitgliedern entsteht eine Welt von Symbolen und Bedeutungen. Dazu gehören auch Sprache und Verhalten. Die Sprache dient der Interpretation von Situationen und der Bestimmung des Verhaltens aufgrund dieser Interpretationen. Durch die permanente Neuinterpretation und Neubestimmung der Handlungen erscheinen Organisationen dann als fließend und als permanent konstruiert und dekonstruiert durch interpretative und definitorische Prozesse.
[...]
1 vgl.: "Between 1993 and 1997, Internet users rocketed from 3 million to more than 100 million. Just four years after the Internet was opened to the public at large, 50 million people were connected to it. It took radio and TV 38 years and 13 years, respectively, to reach that mark." in: Internet Times, 1 May, 1998, (http://www.gen.com/euromktg/eng/ed/it/010598.html), aus: US Commerce Department, The Emerging Digital Economy, (http://www.ecommerce.gov/emerging.htm)
2 Jung, C.G., 1976, Instinkt und Unbewußtes, in: Heusser, H. (Hrsg.), Instinkte und Archetypen im Verhalten der Tiere und im Erleben des Menschen, Darmstadt, S. 12ff.; zitiert nach: Wegener, F., 1997, Visuelle Grammatik und Genetischer Bildfilter, Kulturförderverein Ruhrgebiet e.V. (Hrsg.), Gladbeck, Internet-Edition: (http://www.castrop-rauxel.netsurf.de/homepages/franz.wegener/ps2.html)
3 vgl. Daft und Lengel, 1984, S.210
4 vgl. Huber, G.P. und Daft, R.L., 1987, The Information Environments of Organizations, in: L.Putnam, L.Porter, K.Roberts und F.Jablin (Hrsg.), Handbook of Organizational Communication, Beverly Hills, USA, Sage, S. 131ff
5 Huber und Daft, 1987, S.135f
6 Huber und Daft, 1987, S.133f
7 vgl. Huber und Daft, 1987, S.138ff
8 vgl. Huber und Daft, 1987, S.139,140
9 vgl. Huber und Daft, 1987, S. 141f
10 vgl. Huber und Daft, 1987, S. 154
11 "Leitdifferenzen sind Unterscheidungen, die die Informationsverarbeitungsmöglichkeiten der Theorie steuern." Niklas Luhmann, 1994, Soziale Systeme; Suhrkamp, Frankfurt am Main, S. 19
12 vgl. Huber und Daft, 1987, S. 137
13 Daft, R.L. und Lengel, R.H., 1986, Organizational information requirements, media richness, and structural design, Management Science, 32, S. 556
14 Galbraith, J., Organizational Design, Addison-Wesley, Reading, USA, 1977 zitiert nach: Daft, R.L. und Lengel, R.H., 1986
15 Weick, K. E., 1979, The social psychology of organizing (2nd ed.)., Reading, MA: Addison-Wesley
16 vgl. Daft und Lengel, 1986, S. 557
17 Daft und Lengel, 1986, S. 557
18 vgl. Huber und Daft, 1987, S. 142-150
19 Feldman, M. und March, J., 1981, Information in organizations as signal und symbol., Administrative Science Quarterly, 26, S. 171-186
20 vgl. z.B. Crozier, M. und Friedberg, E., 1979, Macht und Organisation - Die Zwänge kollektiven Handelns, Athenäum, S. 52f
21 vgl. Huber und Daft, 1987, S. 151ff