Erstellung von Standards für den Hotelstore der MS Columbus unter Berücksichtigung zeitgemäßer Lagerhaltung und Lagerhygiene

INHALTSVERZEICHNIS

1 EINLEITUNG
1.1 Vorbemerkung
1.2 Problemstellung
1.3 Zielsetzung
1.4 Abgrenzung
1.5 Vorgehensweise

2 MS Columbus
2.1 Schiffsbeschreibung
2.2 Begriffserklärung
2.2.1 Definition des USPH-Begriffes
2.2.2 Geschichte und Entstehung
2.2.3 FiFo-Methode
2.2.4 Warenwirtschaftskreislauf
2.2.5 Sicherheitsbestimmungen von Chemikalien
2.2.6 Standardisierung
2.3 Notwendigkeit von Standards
2.4 Voraussetzungen und Anforderungen zeitgemäßer Lagerhaltung und Lagerhygiene

3 Auswahl des Lieferanten und Lieferzeitpunkt

4 Kontrolle des Lieferantenfahrzeuges

5 Warenidentifikation
5.1 Durchführung der Eigenkontrolle
5.2 Hygieneplan
5.3 Wareneingangskontrolle
5.4 Schädlingsbekämpfung
5.5 Personalschulungen
5.5.1 Nutzen von Personalschulungen
5.5.2 Mitarbeitermotivation
5.5.3 Diebstahl durch Lieferanten und Mitarbeiter
5.6 Wareneingangsprotokoll

6 Voraussetzungen für die Umsetzung der Standards
6.1 Zusammenführung der einzelnen Lager in ein Hauptlager
6.2 Schaffung eines geeigneten Lagers für Chemikalien
6.3 Unterteilung des Hauptlagers in einzelne Bereiche
6.4 Richtige Lagerung beim Storing
6.5 Einrichtung von Sicherungssystemen im Hotelstore
6.6 Erstellung eines Plans zur Schädlingsbekämpfung
6.7 Erstellung eines Reinigungsplans

7 Fazit

8 Anhang
8.1 Literaturverzeichnis
8.2 Verzeichnis der Internetquellen
8.3 Abbildungsverzeichnis
8.4 Sicherheitsdatenblätter für Chemikalien
8.5 Gefahrenzeichen für Chemikalien

9 Checklisten
9.1 Pest Control Plan MS Columbus Hotelstore
9.2 Schädlingsbekämfungs - Dokumentation Hotelstore
9.3 Reinigungsplan Hotelstore MS Columbus
9.4 Ausrüstungsprotokol MS Columbus

10 Bilder des Hotelstores

1 EINLEITUNG

Erstellung von Standards für den Hotelstore der MS Columbus, unter Berücksichtigung zeitgemäßer Lagerhaltung und Lagerhygiene

1.1 Vorbemerkung

Das Thema für meine Facharbeit ergab sich durch einen Zufall, da mich die Operations-Managerin Frau Juliane Döpper der Firma See Chefs sowie Herr Henry Fongern, F&B-Manager der MS Columbus, während eines Gesprächs mit den Schwierigkeiten im Bereich des Hotelstores (Lagerraum für alle Non Food Artikel) konfrontierten.

Aus dieser Situation heraus habe ich entschieden, meine Facharbeit zu diesem Thema zu schreiben. Frau Döpper und Herr Fongern zeigten sich sehr interessiert und sicherten mir zu, mich mit allen Mitteln zu unterstützen; sei es mit Zahlenmaterial oder auch durch Expertengespräche. Während meiner früheren Tätigkeit auf der MS Columbus als Assistent Provision Master konnte ich mich davon überzeugen, wie wichtig es für das Unternehmen ist, Standards zu erstellen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Die fachgerechte und hygienische Lagerhaltung ist ein sehr wichtiger Punkt für alle Waren beziehenden Unternehmen. Vor allem an Bord eines Kreuzfahrtschiffes stellt die sachgemäße Lagerhaltung und -hygiene einen hochsensiblen Punkt dar, denn sie unterliegen vielen gesetzlichen Bestimmungen und sind Bestandteil des betriebswirtschaftlichen Gesamtergebnisses. Bei nicht sachgemäßer Lagerhaltung und -hygiene in diesem sensiblen Betriebsbereich besteht ein hohes Unfallrisiko. Durch hygienische Mängel sind Passagiere sowie die Besatzung im höchsten Maße gesundheitlichen Gefahren ausgesetzt. Zusätzlich wäre im Ernstfall das Betriebsergebnis gefährdet, vom Imageverlust ganz abgesehen.

Beispiele für diese Risiken in der Lagerhaltung sind unter anderem nicht richtig gesicherte und gelagerte Waren, mangelhafte Waren und speziell der Diebstahl durch das Personal. Um sicherzustellen, dass diese Risiken ausgeschlossen werden, erachte ich die Erstellung von Standards für den Hotelstore der MS Columbus für betriebswirtschaftlich notwendig und sinnvoll.

Um einen Überblick über die Facharbeit zu geben, wird im weiteren Verlauf der Einleitung auf die Problemstellung eingegangen, werden die Themen abgegrenzt sowie die Vorgehensweise im Verlauf dieser Facharbeit beschrieben.

1.2 Problemstellung

Da es an Bord der MS Columbus keine Standards und Richtlinien für den Hotelstore gab, bestanden keine optimalen Voraussetzungen für eine angemessene zeitliche Inventur. Des Weiteren bestand durch das Fehlen von Sicherungssystemen nach jeder stürmischen See ein hohes Unfallrisiko durch herabfallende Waren und Gegenstände und ein erheblicher Warenverlust durch zu Bruch gegangene Ware. Zusätzlich ergab sich ein sehr großes Brandrisiko, da die eingelagerten Chemikalien weder gesichert noch ‑ wie vorgeschrieben ‑ in einen separaten Raum aufbewahrt wurden. All diese Umstände stellten ein hohes Risiko für die Passagiere, Mannschaft und das Schiff dar.

1.3 Zielsetzung

Das Ziel dieser Facharbeit soll es sein, durch die Erstellung von Standards im Hotelstore der MS Columbus eine zeitgemäße Lagerhaltung und -hygiene zu gewährleisten.

Die daraus entstandenen Richtlinien sollen dazu beitragen, das Unfallrisiko und den Warenverlust durch richtige und sichere Lagerung zu senken. Durch diese Maßnahmen ist es dann möglich, eine zeitnahe Inventur durchzuführen und dadurch gleichzeitig die Personalkosten zu minimieren.

1.4 Abgrenzung

Die Erstellung der Standards in dieser Facharbeit bezieht sich nur auf den Hotelstore der MS Columbus und nicht auf die anderen Lager (wie Getränke und Lebensmittel) an Bord. Da es für diese Lager andere Standards und Richtlinien gibt und diese auch nicht vom Management angestrebt werden, wird auf diese Bereiche im Rahmen dieser Arbeit nicht eingegangen. Ebenfalls bleiben die bestehenden Lagerkennzahlen an Bord der MS Columbus unberücksichtigt.

1.5 Vorgehensweise

Einleitend wird das Kreuzfahrtschiff MS Columbus vorgestellt. Diese Standards beziehen sich auf den Hotelstore, darum werden zunächst die hierfür relevanten Begriffe erläutert. Danach werden anhand des Warenwirtschaftskreislaufes die einzelnen Schritte beschrieben: von der Lieferantenauswahl bis hin zur Warenannahme und Lagerung. Im Anschluss wird geklärt, welche Voraussetzungen zur Umsetzung der Standards nötig sind.

2 MS Columbus

2.1 Schiffsbeschreibung

Die MS Columbus ist ein Kreuzfahrtschiff, das von der MTW Schiffswerft in Wismar für die Conti-Reederei gebaut wurde. Das Schiff, das als „Columbus“ gebaut wurde, ist im Jahr 1997 in Dienst gestellt worden.^[1] Auf der MS Columbus kümmern sich 200 Crewmitglieder um maximal 420 Gäste. Das Schiff hat eine Länge von 144,13 m und eine Breite von 21,50 m, es besitzt 8 Decks, davon 6 Passagierdecks. Trotz seiner 15000 Tonnen Gewicht hat es einen geringen Tiefgang von 5,15 m. Dadurch ist es ideal geeignet für flache Häfen und Expeditionsfahrten.

Eine Besonderheit des Schiffes ist es, dass es aufgrund der idealen Abmessung die Schleusen der Großen Seen in den USA passieren kann.

2.2 Begriffserklärung

Um die Abkürzungen in den nächsten Unterpunkten etwas verständlicher zu machen, werden die Begriffe USPH, die Geschichte und die Entstehung des USPH, die FiFo-Methode, der Warenwirtschaftskreislauf, die Sicherheitsbestimmungen für Chemikalien und die Standardisierung für den Hotelstore näher erklärt.

2.2.1 Definition des USPH-Begriffes

USPH steht für (United States Public Health) dies ist eine staatliche Behörde, die der Gesundheitsbehörde untergeordnet ist. Sie beschäftigt mehr als 6000 Experten aus dem Gesundheitswesen, welche der Förderung der öffentlichen Gesundheit und Wissenschaft dienen. Speziell auf Kreuzfahrtschiffen, die amerikanische Häfen anlaufen, sorgen die USPH- Mitarbeiter dafür, dass deren Standards eingehalten werden. Bei einem Verstoß gegen diese Standards drohen der Schiffsreederei sehr hohe Geldstrafen. Bei sehr schwerwiegenden Verstößen kann das Schiff sogar „an die Kette“ gelegt werden. Das bedeutet, dass das Schiff unter Quarantäne gestellt wird und den Hafen nicht verlassen darf. Erst wenn alle Mängel behoben sind und das Schiff nach einer erneuten Kontrolle seitens der USPH- Mitarbeiter freigegeben wurde, darf das Schiff wieder seine Fahrt aufnehmen. Dieser Verstoß hat nun zur Folge, dass das Schiff auf der „schwarzen Liste“ erscheint. Auf dieser Liste werden alle Schiffe geführt, die die Standards der USPH nicht erfüllen oder verletzt haben.

Die Mission der USPH ist es, die Gesundheit und Sicherheit der Vereinigten Staaten zu fördern und schützen. Nach dem PHSCC (Public Health Service Commissioned Corps) wird diese Mission durch eine rasche und wirksame Reaktion auf die Erfordernisse im Gesundheitsbereich durch die exzellente Führung der Mitarbeiter erreicht.^[2]

2.2.2 Geschichte und Entstehung

Die Entstehung der USPH reicht bis ins Jahr 1798 zurück. Sie wurde geschaffen, um verletzten und kranken Seeleuten zu helfen. Die ersten Mitarbeiter dieser Behörde waren entlang der Ostküste in Marinekrankenhäuser stationiert. Im Jahr 1870 fand dann unter John Maynard Woodworths eine Reform statt; er gründete das Marine Hospital Service mit Sitz in Washington und fasste das lose Netzwerk aus Ärzten und medizinischen Mitarbeitern in einem Korps (Abteilung) zusammen. Er schaffte ein System von mobilen Career- Service- Ärzten, die bei Bedarf in den verschieden Krankenhäuser in Küstennähe eingesetzt werden konnten. Im Jahr 1889 wurde dann von der Regierung das Public Health Service Commissioned Corps gegründet, ehemals Marine Hospital Service. Ab diesen Zeitpunkt befasste sich dann die Behörde mit der medizinischen Kontrolle und Überwachung von Emigranten und Besuchern, die über die Seewege einreisten. Heute ist die USPH eine Unterabteilung der Gesundheitsbehörde (United States Department of Health and Human Services), die die Hygiene-Standards auf allen Kreuzfahrtschiffen, die amerikanische Häfen anlaufen, kontrollieren. Schiffe, die nicht nach den USPH- Standards arbeiten, dürfen die US-amerikanischen Häfen nicht anlaufen.

2.2.3 FiFo-Methode

Die FiFo-Methode (first in-first out) geht davon aus, dass die zuerst beschaffte Ware auch zuerst verbraucht wird.^[3] Dieses stellt sicher, dass die Waren (Chemikalien) vor Ablauf ihres Mindesthaltbarkeits- bzw. Verbrauchsdatums in den Produktionsprozess gelangen.

2.2.4 Warenwirtschaftskreislauf

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Kreislauf der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft geht drei Zielen nach. Diese sind das Sachziel, das Formalziel und das Sozialziel.

Das Sachziel befasst sich mit der Bereitstellung der Güter, wenn sie für den betrieblichen Ablauf benötigt werden. Die Schwerpunkte liegen hierbei in der Warenbeschaffung.

Das Formalziel beschäftigt sich in der Warenwirtschaft mit dem Bereich des Controllings. Es deckt Ladenhüter auf und wägt die Kosten für den Wareneinkauf ab, um so eine möglichst effektive wirtschaftliche Arbeitsweise für das Unternehmen zu finden.

Das Sozialziel befasst sich mit der Einhaltung gesetzlicher Richtlinien und Forderungen sowie mit der Benutzung und Entsorgung von Materialien und Gefahrstoffen sowie der Umsetzung von Recycling.^[4]

Um den Warenwirtschaftskreislauf optimal in die Praxis umzusetzen, ist dieser in fünf grundlegende Punkte unterteilt.

1. Bedarfsermittlung und Beschaffungsplanung von Waren: Diese Themen stellen einen sehr wichtigen Schritt für den reibungslosen Ablauf dar. Die Umsetzung wird speziell von der Einkaufsabteilung durchgeführt. Durch die Ermittlung von Warenbeständen durch Warenwirtschaftssysteme oder Inventuren können die benötigten Warenmengen bestellt werden. Bei Neueröffnungen erfolgt die Bedarfsermittlung über die Erhebungsanalyse der zuständigen Marketingabteilung. Im weiteren Verlauf wird die Produktbestimmung durch Degustationen, Preisvergleiche und der Ermittlung des kostengünstigsten Lieferanten erfolgen. Zum Schluss erfolgt die Einbettung in das Warenwirtschaftssystem durch die Bestimmung von Warengruppe, Artikelnummer, Einkaufspreis, Gebinde sowie Mengenangabe (z. B. Liter, Kilogramm, Stück, Dose und Anzahl).^[5]

2. Wareneinkauf und die Warenbestellung: Diese werden durch eine körperliche Inventur sichergestellt. Danach erfolgt die Abfrage der tatsächlich benötigten Bestellmenge durch das Warenwirtschaftssystem, gleichzeitig kann so eine so genannte Renner-Penner-Liste erstellt werden, die genau die Lagerhüter aufzeigt. Spezielles Augenmerk sollte bei der Warenbestellung auf die Sonderveranstaltungen, die Events oder geplanten Aktionen gelegt werden.^[6]

3. Warenannahme: Diese stellt für viele Betriebe einen neuralgischen Punkt dar. Sollte es in diesen Bereich für die Mitarbeiter keine standardisierten Arbeitsabläufe geben, kann es in dem Betrieb zu erheblichen wirtschaftlichen Schäden kommen. Diese sind meistens auf einen längeren Zeitraum nicht sichtbar. Sie haben aber bereits eine Auswirkung auf die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Aus diesem Grund wird in den meisten Betrieben eine standardisierte Arbeitsanweisung für die Wahrenannahme erstellt, die in Form und Struktur für die Mitarbeiter der Warenannahme verbindlich ist. Ein weiterer wichtiger Kontrollpunkt in der Warenannahme besteht in der verbindlichen Führung von USPH-Listen. In diesen werden folgende Angaben eingetragen:

- die Arbeitsanweisungen,
- die Ergebnisse der Kontrollen der Fahrzeuge und der Lieferanten,
- die Ergebnisse der Prüfung und vorläufige Bearbeitung des Lieferscheins,
- das Gewicht und Gebinde der gelieferten Ware,
- die Daten der Palettenkontrolle,
- die Daten der Temperaturkontrolle bei gekühlter oder tiefgekühlter Ware,
- die Angaben über Unversehrtheit der Verpackung,
- das Verzehrs- beziehungsweise Verbrauchsdatum,
- das Datum die Mindesthaltbarkeit sowie
- die Daten der Kontrolle nach Frischemerkmalen bei Fisch, Fleisch, Eiern, Salat und Gemüse.

Ebenso erfolgen die Einträge vorbestimmter Artikel in die USPH-Liste und die Daten über das Verräumen der angelieferten Ware nach FiFo in die entsprechenden Lager- oder Kühlräume. Die Bestandteile, die in den USPH-Listen erfasst werden müssen, und die Umsetzung in den betrieblichen Ablauf werden in den nächsten Punkten näher beschrieben.^[7]

4. Warenlagerung: Eine entscheidende Rolle spielt die sachgerechte Lagerung der Waren, da es sonst zu großen Verlusten im Unternehmen kommen kann. Deshalb gibt es für dieses Segment verbindliche Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter. Es wird des Weiteren darauf geachtet, dass die Lagerung der Waren in angemessenen Räumen unter der Berücksichtigung von Hygiene und gesetzlichen Richtlinien erfolgt. Zu den täglichen Arbeitsabläufen des Betriebsleiters/Assistenten gehört deswegen auch die tägliche Kontrolle der Bestandslisten, USPH-Listen und Lagerkosten. Denn jeden Tag ist mit unangemeldeten Kontrollen der Wirtschafts- oder Ordnungsämter zu rechnen, die bei Feststellung einer Ordnungswidrigkeit den Betriebsleiter oder Assistenten zur Verantwortung ziehen können.^[8]

5. Warenentnahme und Verarbeitung der Waren: Auch hier gibt es Arbeitsanweisungen, die für die betroffenen Mitarbeiter bindend sind. Die am weitesten verbreiteten Fehler bei der Entnahme von Waren sind die unsachgemäße Handhabung und die Nichteinhaltung der FiFo-Regel. Durch regelmäßige Kontrollen, Mitarbeiterführung und Schulung sollten Entnahmefehler in Zukunft ausgeschlossen werden können. Besondere Beachtung sollte der Pflege der Daten und des Warenwirtschaftsystems gelten, um zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Überblick über die Umschlagshäufigkeit und Warenmenge zu erhalten. Diese Maßnahmen erleichtern die monatliche Inventur und tragen zu einem beanstandungsfreien Inventurergebnis bei.^[9]

[...]

^[1] Vgl. www.wikipedia.org/wiki/Columbus_(1997 )

^[2] Vgl. http://en.wikipedia.org/wiki/United_States_Public_Health_Service

^[3] Vgl. Germann, Josse´: Rechnungswesen für Hotellerie und Gastronomie, Darmstadt 2003, 2. Aufl.

^[4] Vgl. Schäfer, Franz , Hand-out Kreislauf der Warenwirtschaft, 2006. S. 1

^[5] Vgl. Schäfer, Franz, Hand-out Kreislauf der Warenwirtschaft, 2006, S. 2

^[6] Vgl. Schäfer, Franz, Hand-out Kreislauf der Warenwirtschaft, 2006, S. 2

^[7] Vgl. Schäfer, Franz, Hand-out Kreislauf der Warenwirtschaft, 2006.S. 2

^[8] Vgl. Schäfer, Franz, Hand-out Kreislauf der Warenwirtschaft, 2006. S. 3

^[9] Vgl. Schäfer, Franz, Hand-out Kreislauf der Warenwirtschaft, 2006. S. 3