Potenziale und Herausforderungen von Manager Self Services und -Portalen aus Sicht des HR-Managements


Hausarbeit, 2010

21 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen
2.1. Personalinformationssysteme
2.2. HR-Management
2.3. Portale
2.4. Self-Services
2.2.1 Employee Self Service
2.2.2 Manager Self Service
2.5. Notwendigkeit von Manager Self Services
2.6. Funktionsweise der Manager Self Services
2.7. Formen von Manager Self Services
2.7.1 Urlaubsplanung
2.7.2 Talent Management

3. Potenziale und Herausforderungen der Manager Self Services
3.1. Potenziale für das HR-Management und die Unternehmensführung
3.1.1 Zeitersparnis
3.1.2 Höhere Datenqualität
3.1.3 Kostenersparnis
3.1.4 Transparenz
3.1.5 Verfügbarkeit und Flexibilität
3.1.6 Entlastung des HR-Managements
3.2. Herausforderungen aus betrieblicher Sicht
3.2.1 Datenschutz und Datenvertrauen
3.2.2 Akzeptanz des Systems

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Quellenverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Potenziale Manager Self Services (Quelle: Eigene Darstellung)

Abbildung 2: Herausforderungen Manager Self Services (Quelle: Eigene Darstellung)

1. Einleitung

Informationssysteme sind in der betrieblichen Praxis fest verankert. Sie gewährleisten die Wettbewerbsfähigkeit vor dem Hintergrund der Globalisierung und beschleunigter technologischer Entwicklungen.

So verwundert es nicht, dass Informationssysteme auch im Personalmanagement ein aktuelles Thema sind und in Zukunft an Bedeutung zunehmen werden, denn innerhalb eines Unternehmens ist eine Vielzahl von Entscheidungen vorzunehmen, die direkt oder indirekt das Personal betreffen.[1] Die Bandbreite dieser Aktionen ist umfangreich und reicht von Urlaubsanträgen über den Umgang mit Personaldaten, bis hin zu Einstellungen und Entlassungen.[2]

Des Weiteren muss das Personalmanagement eine immer größer werdende Vielfalt gesetzlicher Regelungen[3] sowie gesetzlicher Informationspflichten beachten, die nur in einer reibungslos funktionierenden Personalverwaltung genügend Berücksichtigung finden können.

Mit Hilfe eines Personalinformationssystems ist die effiziente Bearbeitung der Aufgaben des Personalmanagements möglich, denn Karteien und Ordner werden durch Dateien und elektronische Speichermedien ersetzt.[4]

Thema dieser Hausarbeit sind die Manager Self Services und -Portale, welche den Personalinformationssystemen zuzurechnen sind. Durch Manager Self Services werden Führungskräfte in personalwirtschaftliche Prozesse eingebunden[5], wodurch die Erfolgsfaktoren Schnelligkeit und Flexibilität[6] gefördert werden.

Diese Hausarbeit basiert auf einer Literaturrecherche. Sie erklärt zunächst die Grundlagen zu Personalinformationssystemen und Manager Self Services und -Portalen, um anschließend auf deren Potenziale und Herausforderungen einzugehen. Ziel ist es den Beitrag der Manager Self Services zur Prozessverbesserung im Bereich HR-Management herauszustellen.

2. Grundlagen

An dieser Stelle werden die Begriffe Personalinformationssystem, HR-Management, Portale und Self Services geklärt, so dass ein einheitliches Verständnis geschaffen wird. Weiterhin wird auf die Notwendigkeit sowie die Funktionsweise der Manager Self Services eingegangen, um anschließend die Urlaubsplanung und das Talentmanagement als Beispiele für die Formen der Manager Self Services zu erläutern.

2.1. Personalinformationssysteme

Ein Personalinformationssystem kann definiert werden als

ein System der geordneten Erfassung, Speicherung, Transformation und Ausgabe von allen relevanten Informationen über Personal und Tätigkeitsbereiche/Arbeitsplätze zur Versorgung von zugangsberechtigten Führungskräften und Mitarbeitern sowie Arbeitnehmervertretungen aller betrieblichen Ebenen und Funktionen mit denjenigen Informationen, die sie zur zielgerichteten Wahrnehmung ihrer Führungs- und Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung relevanter Gesetze, Verordnungen und Verträge sowie sozialer und wirtschaftlicher Ziele der Organisation benötigen.[7]

Ohne die Möglichkeiten der EDV ist ein Personalinformationssystem nicht realisierbar. So ist es oft Bestandteil eines Gesamtsystems, bei welchem durch eine Vernetzung mit anderen Bestandteilen des Systems ein gegenseitiger elektronischer Datentransfer ermöglicht wird.[8]

Aus zuvor genannter Definition geht hervor, dass ein Personalinformationssystem eine Vielzahl von Aufgaben erfüllen kann. Dazu zählen beispielsweise[9]:

- Personalverwaltung
- Entgeltabrechnung
- Zeitwirtschaft
- Vorsorge
- Berichtswesen
- Personaleinsatz
- Personalentwicklung
- Personalplanung
- Personalcontrolling

Ziele eines solchen Systems sind im Wesentlichen die Senkung von Personal- und Informationskosten, aber auch eine verbesserte Informationsbasis für personalwirtschaftliche Aufgaben.[10]

2.2. HR-Management

Der Begriff Human Ressource-Management wird in der Literatur in der Regel gleichgesetzt mit dem Begriff Personalmanagement.

Personalmanagement stellt die Führungstätigkeiten in den Vordergrund und befasst sich mit dem ganzen Aufgabenbereich der personellen Fragen im Unternehmen.[11] Zu dem Aufgabenbereich des Personalmanagements zählt die Personalverwaltung, die sich beispielsweise mit der Personalbeschaffung und dem Lohn- und Gehaltswesen beschäftigt. Weitere Aufgabenbereiche sind die Personalführung und die Personalentwicklung.

2.3. Portale

Da der Zugriff auf Self Service-Systeme über Portale erfolgt, wird dieser Begriff kurz erläutert.

Portale sind Integrationssysteme, welche den Anwendern eine Vielzahl von Anwendungen, Diensten und Informationen unterschiedlicher Herkunft integriert unter einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung stellen.[12] Charakteristisch ist hierbei, dass Portale einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellen.[13] Unternehmensportale sind in das unternehmensinterne Intranet eingebunden.[14] Eine Alternative zum Zugriff auf Portale via Intranet bietet das Internet. Hierauf wird unter Punkt 2.6 näher eingegangen.

2.4. Self-Services

Diese Hausarbeit betrachtet primär Manager Self Services. Zum besseren Verständnis und auf Grund des engen Zusammenhangs werden im Folgenden auch Employee Self Services kurz erläutert.

Die Self Services sind ein Unterbegriff des Personalinformationssystems und bestehen aus Employee Self Service und Manager Self Service. Charakteristisch für Self Services ist, dass Führungskräfte und Mitarbeiter via Intra- oder Internet in personalwirtschaftliche Prozesse integriert werden.[15] Der Zugriff auf die Self Service-Portale kann von jedem Arbeitsplatz mit Computer oder auch von zu Hause erfolgen, sofern die Integration via Internet erfolgt.

2.2.1 Employee Self Service

Im Rahmen des Employee Self Services haben die Mitarbeiter die Möglichkeit wichtige und stets aktuelle Personaldaten abzurufen, zu verwalten und zu pflegen.[16] So können Sie beispielsweise Urlaubs- und Weiterbildungsanträge stellen, sowie sich betriebsinterne Daten und Stellenausschreibungen ansehen oder ihre Stammdaten ändern.[17]

2.2.2 Manager Self Service

Durch Manager Self Services werden Führungskräfte über ein Portal in personalwirtschaftliche Prozesse, wie Budget-, Rekrutierungs- und Vergütungsentscheidungen, eingebunden.[18] Sie bieten Führungskräften zum Beispiel die Möglichkeit Aus- und Weiterbildungsanträge zu steuern, Auswertungen durchzuführen und Urlaubs- uns Seminaranträge zu genehmigen.[19] Der Bearbeitungsfortschritt dieser Prozesse kann jederzeit über die eigene personalisierte Benutzeroberfläche eingesehen werden.[20]

Bestandteile eines Managerportals können folgende Funktionalitäten sein[21]:

- Personalplanung und -verwaltung
- Initiieren und Überwachen von Human Capital Management-Prozessen, zum Beispiel Änderungsfrage für Mitarbeiterdaten und Vergütung
- Bearbeiten von Mitarbeiterinformationen wie Anwesenheit, Mitarbeitergespräch
- Berichte zu Personalbestand und Beschaffung
- Talentmanagement[22]

2.5. Notwendigkeit von Manager Self Services

Die Notwendigkeit von Manager Self Services wird deutlich, wenn man die sich wandelnde Arbeitswelt im Zusammenhang mit technologischem Fortschritt und Marktdynamik betrachtet, die zu neuen Anforderungen an die Gestaltung von Arbeitsprozessen führen.[23] Die Ansprüche der Kunden an höchste Produktqualität machen die kontinuierliche Optimierung der internen Prozesse zu einem grundlegenden Erfolgsfaktor, der gerade bei verstärktem Wettbewerb genügend Beachtung finden sollte.[24]

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Globalisierung. Unternehmen agieren mittlerweile verstärkt global und stellen ihre Produkte und Services einem internationalen Kundenstamm zur Verfügung.[25] Dieser Trend wird sich in Zukunft weiter fortsetzen, so dass die Begriffe Raum und Zeit eine neue Bedeutung erlangen.[26] Eine neue Form der Zusammenarbeit wird sich durchsetzen müssen.[27]

Die Reaktion der Unternehmen hierauf ist der Einsatz neuer Technologien und Organisationsformen sowie die Verschiebung von Verantwortungen und Aufgaben.[28]

Auf das Personalmanagement haben die genannten Entwicklungen eine enorme Auswirkung. Um die Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten, müssen auch die Personalprozesse eine hohe Effizienz aufweisen und Kosten müssen gesenkt werden. Eine Entlastung von Routinetätigkeiten im administrativen Bereich ist hier nötig. Zusätzlich müssen sämtliche Personalfunktionen global in standardisierter Form zur Verfügung stehen. An dieser Stelle greifen die Manager Self Services, da sie sowohl den Aspekt der Effizienz, als auch die Forderung nach globaler Verfügbarkeit erfüllen.

2.6. Funktionsweise der Manager Self Services

Der Zugriff auf das Manager Self Service Portal erfolgt per Browser über das Internet oder das Intranet. Jede Führungskraft hat einen rollenbasierten Zugriff auf das Portal, welches ihr auf den jeweiligen Arbeits- und Verantwortungsbereich abgestimmte Funktionen zur Verfügung stellt. Die Bedienung der Self Service-Portale ist einfach und selbsterklärend. Entsprechend sind keine zusätzlichen Schulungen notwendig. Als Beispiel für einen Anbieter der Self Service Software sei an dieser Stelle der Marktführer SAP genannt.

Eine Lösung, die sich im Bereich der Self Services immer mehr durchzusetzen scheint, ist „Software-as-a-Service“. Darunter versteht man Softwarelösungen, die der Anwender über das Internet nutzt, welches den Vorteil hat, dass er das Programm nicht auf dem eigenen Rechner installieren und pflegen muss.[29] Für Unternehmen, die „Software-as-a-Service“ für die Self Services nutzen, entstehen nur geringe Kosten, da die Wartungskosten niedrig sind und die Software nutzungsabhängig abgerechnet wird.[30] Dieser Aspekt erhöht wiederum die Flexibilität und erspart aufwendige Softwareeinführungsprojekte. Für die Nutzer der Self Services bietet sich der große Vorteil, jederzeit und von jedem Ort hierauf zugreifen zu können.[31]

2.7. Formen von Manager Self Services

An dieser Stelle der Hausarbeit sollen beispielhaft zwei Formen der Manager Self Services dargestellt werden. Diese sind Urlaubsplanung und Talentmanagement. Anzumerken ist, dass die Manager Self Services hier im Zusammenspiel mit den Employee Self Services gesehen werden.

2.7.1 Urlaubsplanung

Die Urlaubsplanung im Rahmen der Self Services löst das traditionelle Verfahren der Urlaubsplanung ab. Urlaubsanträge in Papierform und lang andauernde Genehmigungsverfahren entfallen.

Mit Hilfe der Self Services werden Urlaubsanträge auf elektronischem Weg abgewickelt. Der Mitarbeiter greift mit seiner persönlichen Benutzerkennung auf das Employee Self Service-Portal zu. Dort erhält er einen Überblick über seinen Urlaubsstatus, das heißt bereits genommenen, geplanten und noch zur Verfügung stehenden Urlaub. Er hat die Möglichkeit einen Urlaubsantrag unter Angabe des gewünschten Urlaubszeitraums zu stellen.

Anschließend wird der entsprechende Vorgesetzte per E-Mail über den Urlaubsantrag informiert.[32] Diese E-Mail wird automatisch von der Self Service-Software angestoßen. Durch Zugriff auf das Manager Self Service-Portal kann der Vorgesetzte den Urlaubsantrag einsehen und überprüfen, ob der Urlaubsantrag genehmigt werden kann. Zu diesem Zweck bietet sich ihm die Gesamtsicht auf den Urlaubsstatus der kompletten Abteilung, beziehungsweise des kompletten Bereichs, an. Dadurch kann der Vorgesetzte sicher stellen, dass eine Vertretung für den Urlaubszeitraum des Mitarbeiters gewährleistet ist. Sofern der Urlaubsantrag aus Sicht des Vorgesetzten in Ordnung ist, kann dieser ihn genehmigen. Der Urlaubsantrag geht im Anschluss auf elektronischem Weg sowohl zum Mitarbeiter als Bestätigung als auch in die Personalabteilung und wird dort auf dem Urlaubskonto des Mitarbeiters verbucht.[33]

[...]


[1] Vgl. Jung 2008, S.656.

[2] Vgl. ebd.

[3] Vgl. Berthel 2007, S.506.

[4] Vgl. ebd.

[5] Vgl. www.realtech.com [Stand 15.02.10].

[6] Vgl. Klotz/Wenzel 1994, S. 14.

[7] Berthel/Becker 2007, S. 506.

[8] Vgl. Jung 2008, S. 659.

[9] Berthel/ Becker 2007, S. 509.

[10] Vgl. Berthel/Becker 2007, S. 509.

[11] Vgl. Jung 2008, S. 7.

[12] Strohmeier 2008 , S.318.

[13] Vgl. www.gurzki.de [Stand 21.03.2010].

[14] Vgl. www.itwissen.info [Stand 21.03.2010].

[15] Vgl. Hampel 2009, S. 38.

[16] Vgl. Bröckermann 2003, S.25.

[17] Vgl. www.mittelstandswiki.de.

[18] Vgl. www.sap.com.

[19] Vgl. Hampel 2009, S. 38.

[20] Vgl. www.realtech.com.

[21] Vgl. www.plaut.com.

[22] Vgl. Norbert 2008, S. 10.

[23] Vgl. Spilker 2009, S. 18.

[24] Vgl. Loch/Spitzer 2008, S. 16.

[25] Vgl. Herde/Gläsel 2009, S. 21.

[26] Vgl. ebd.

[27] Vgl. ebd.

[28] Vgl. Spilker 2009, S. 18.

[29] Vgl. Bittner 2008, S.23.

[30] Vgl. ebd.

[31] Vgl. ebd.

[32] Vgl. Weiland 2009, S. 61.

[33] Vgl. ebd.

Ende der Leseprobe aus 21 Seiten

Details

Titel
Potenziale und Herausforderungen von Manager Self Services und -Portalen aus Sicht des HR-Managements
Hochschule
Fachhochschule Südwestfalen; Abteilung Hagen
Note
1,7
Autor
Jahr
2010
Seiten
21
Katalognummer
V187684
ISBN (eBook)
9783656112051
ISBN (Buch)
9783656111825
Dateigröße
526 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
potenziale, herausforderungen, manager, self, services, sicht, hr-managements
Arbeit zitieren
Kathrin Kutz (Autor), 2010, Potenziale und Herausforderungen von Manager Self Services und -Portalen aus Sicht des HR-Managements, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/187684

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