Urlaub beantragen oder eine Änderung der Stammdaten? Das Gleitzeitkonto einsehen oder über den Verdienst für den Monat schon vorab Bescheid wissen? Dies ermöglicht der Employee Self Service den Mitarbeitern.
Wichtige Informationen müssen in einem Unternehmen jeden Arbeitnehmer schnellstmöglich erreichen. Dabei geht es nicht nur um allgemeine, sondern auch um zugangsgesicherte Informationen. In vielen Unternehmen wird heute mit einem solchen Mitarbeiter-Portal gearbeitet. Eine durchgängige Kommunikation mit den Mitarbeitern in allen Bereichen ist somit möglich. Über die Terminals im Unternehmen können alle Mitarbeiter, auch die ohne eigenen Computer am Arbeitsplatz, in die Informationsprozesse des Unternehmens eingebunden werden.
Doch was ist Employee Self Service nun wirklich? Employee Self Service (ESS) kann nicht wortwörtlich übersetzt werden. Eine sinngemäße Wiedergabe könnte mit Arbeitnehmerverwaltung treffend beschrieben werden. Es ist für die Mitarbeiter eines Unternehmens ein Selbstbedienungsservice. Dies soll über ein Mitarbeiter-Portal realisiert werden. Die computergestützte Personalverwaltung ist auch als Internet beziehungsweise Intranet bekannt. Die Mitarbeiter können sich selbst einloggen und eigene Daten anzeigen lassen, eintragen oder auch ändern. So tragen die Arbeitnehmer die Verantwortung für ihre Daten. Damit soll wiederrum eine Entlastung für die Personalabteilung des Unternehmens geschaffen werden. Es ist wichtig, zu beachten, dass die jeweiligen Mitarbeiter mit der Pflege ihrer eigenen Daten nicht überfordert sind und dadurch eventuell ihre eigentliche Arbeit vernachlässigen.
Im Vordergrund bei solchen Systemen müssen selbstverständlich die Sicherheit und die Bedienungsfreundlichkeit stehen. Es werden vor allem die administrativen Bereiche eines Unternehmens unterstützt.
Inhaltsverzeichnis
Problemstellung
1. Personalcontrolling
2. Personalmanagement
3. Employee-Self-Service
4. Verschiedene Einsatzbereiche des Employee-Self-Service
5. Das Intranet
6. Interview
6.1. Universität Leipzig
6.2. Automobilhersteller
7. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht das Konzept des Employee-Self-Service (ESS) als Instrument der modernen Personalverwaltung. Dabei liegt der Fokus auf der Entlastung der Personalabteilung durch die Delegation von administrativen Routineaufgaben an die Mitarbeitenden und der Steigerung der Effizienz durch den Einsatz von webbasierten Portalen und Intranet-Lösungen.
- Definition und Funktionsweise von Employee-Self-Service
- Integration von Personalcontrolling und Personalmanagement
- Technologische Anforderungen und Rolle des Intranets
- Nutzenpotenziale für Unternehmen (Kostenreduktion, Prozessoptimierung)
- Praxisbeispiele zur Umsetzung in verschiedenen Organisationstypen
Auszug aus dem Buch
3. Employee-Self-Service
Durch den Employee Self Service wird die Personalabteilung von Routineaufgaben entlastet. Er ist nicht von der Firmengröße abhängig. Die Voraussetzung ist allerding, dass die Mitarbeiterselbstverwaltung gut vorbereitet ist. Gerade in kleinen oder mittelständigen Unternehmen kann dabei Geld gespart werden. Jeder Mitarbeiter kann zum Beispiel seinen Urlaub selbst beantragen und sofort sehen, ob noch andere Mitarbeiter in Urlaub gehen. Auch ist es möglich, nach entsprechenden Autorisierungen, seinen Lohn- oder Gehaltszettel selbst auszudrucken. Ein enormer Papier- und Kostenaufwand entfällt somit. Die Erstellung und Verwaltung der Inhalte erfolgt mittels der Managementsoftware durch das Unternehmen selbst. Eine Stele begrüßt die Besucher zum Beispiel im Foyer oder aktuelle firmeninterne Neuigkeiten werden über einen Monitor in der Cafeteria angezeigt.
Die Urlaubsbeantragung erfolgt über ein Kiosksystem. Hier können auch nach Autorisierung die Lohnabrechnungen ausgedruckt werden. Sämtliche Aktionen werden zentral gesteuert und alle Informationen sind in Echtzeit verfügbar.
Die Einsatzbereiche des Employee Self Service enden aber nicht bei der Erstellung des Urlaubsantrages oder beim Lohnzettelausdrucken. Auch andere mitarbeiterspezifische Informationen wie ein persönliches Postfach oder ein Arbeitszeitenkonto können gespeichert und, nach entsprechender Autorisierung, zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeiter können auch ohne PC mit dem Unternehmen kommunizieren und Zugang zum Intranet erhalten. Wichtige Informationen im Unternehmen werden eher wahr genommen und sind im Notfall sofort aktuell eingeblendet. Das Telefonbuch wird durch den Employee Self Service geführt und es werden auch neue Stellenangebote angezeigt. Jeder Mitarbeiter verwaltet seine Daten selbst, zum Beispiel Änderungen der Konto- oder Adressdaten.
Zusammenfassung der Kapitel
Problemstellung: Einführung in die Thematik der digitalen Mitarbeiterverwaltung und die Notwendigkeit von Selbstbedienungssystemen zur Effizienzsteigerung.
1. Personalcontrolling: Erläuterung der veränderten Anforderungen an die Personalarbeit durch moderne EDV-Systeme und die strategische Bedeutung des Personalcontrollings.
2. Personalmanagement: Darstellung der Kernaufgaben des Personalmanagements und wie diese durch systemgestützte Prozesse optimiert werden können.
3. Employee-Self-Service: Detaillierte Beschreibung der Funktionsweise und der administrativen Vorteile von ESS-Systemen für Unternehmen und Mitarbeiter.
4. Verschiedene Einsatzbereiche des Employee-Self-Service: Analyse der Implementierungsmöglichkeiten von ESS, insbesondere in mittelständischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.
5. Das Intranet: Untersuchung des Intranets als technologische Basis und Kommunikationsplattform für ESS-Anwendungen innerhalb von Unternehmen.
6. Interview: Vorstellung der Ergebnisse einer empirischen Untersuchung zur Akzeptanz und Umsetzung von ESS-Lösungen in einer Universität und einem Automobilhersteller.
7. Fazit: Zusammenfassende Bewertung der Vorteile des ESS und Ausblick auf die Notwendigkeit dieser Technologie zur Marktfähigkeit.
Schlüsselwörter
Employee-Self-Service, Personalcontrolling, Personalmanagement, Intranet, Personalverwaltung, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Mitarbeiterportal, Kostenersparnis, Stammdatenverwaltung, Kiosksystem, Effizienzsteigerung, Personalarbeit, Unternehmenskommunikation, Automatisierung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Implementierung und dem Nutzen von Employee-Self-Service-Systemen, die es Mitarbeitenden ermöglichen, administrative HR-Aufgaben eigenständig zu erledigen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die Schwerpunkte liegen auf der Verknüpfung von Personalcontrolling, Personalmanagement, der Rolle des Intranets als technologische Basis sowie den daraus resultierenden Entlastungseffekten für Personalabteilungen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es aufzuzeigen, wie durch die Delegation von Routineaufgaben an Mitarbeitende Zeit- und Kostenersparnisse realisiert und die Qualität der Personalverwaltung gesteigert werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Neben einer theoretischen Fundierung durch Fachliteratur wurden Experteninterviews in zwei unterschiedlichen Institutionen (Universität und Automobilhersteller) durchgeführt, um den Status quo der praktischen Anwendung zu analysieren.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Abschnitte zum Personalcontrolling und Management sowie in die praktische Anwendung von ESS, unterfüttert durch eine detaillierte Auswertung der geführten Interviews.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit lässt sich maßgeblich über Begriffe wie Employee-Self-Service, Personaldienstleistung, Prozessoptimierung, Kostencontrolling und digitale Mitarbeiterkommunikation definieren.
Wie unterscheidet sich die Nutzung von ESS zwischen der Universität Leipzig und dem Automobilhersteller?
Während bei der Universität Leipzig nur rudimentäre Intranet-Funktionen ohne echte Selbstverwaltung existieren, nutzt der untersuchte Automobilhersteller ein umfassendes Kiosksystem für Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und Fahrzeugbestellungen.
Welche Rolle spielt die Datensicherheit bei ESS-Systemen?
Datensicherheit und Zugriffsberechtigungskennzahlen sind essenziell, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible persönliche Daten wie Gehaltsinformationen oder Adressdaten haben.
Warum wird im Fazit betont, dass ESS für Unternehmen unumgänglich ist?
Der Autor argumentiert, dass durch die Reduktion von Portokosten, Druckaufwand und administrativer Arbeitszeit ein Wettbewerbsvorteil entsteht, auf den moderne Unternehmen im Markt nicht verzichten können.
- Quote paper
- Betty Lange (Author), 2011, Employee Self Service, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/197177
