Die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen und die Rechnungsprüfung in der betrieblichen Praxis


Hausarbeit, 2011
19 Seiten, Note: 1,3

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

1. Einführung
1.1 Allgemeines
1.2 Begriff der Rechnung
1.3 Unterschiedliche Arten einer Rechnung
1.4 Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

2. Anforderungen an Ordnungsgemäße Rechnungen
2.1 Allgemeine Pflichtangaben in Rechnungen
2.2 Zusätzliche Angaben in Sonderfällen
2.3.1. Gutschrift als Rechnung
2.3.2 Kleinbetragsrechnung
2.3.3. Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnungen
2.3.4. Endrechnungen
2.3.5. Restrechnung
2.3.6. Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen

3. Rechnungsprüfung in der betrieblichen Praxis
3.1. Begriff der Rechnungsprüfung
3.2. Bedeutung der Rechnungsprüfung für Unternehmen
3.3 Allgemeiner Vorgang einer Rechnungsprüfung
3.4. Zentrale- und dezentrale Rechnungsprüfung
3.5. Berichtigung einer Rechnung

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Abbildung 1- Ablaufdiagramm Rechnungsprüfung

Tabelle 1 - Endrechnung - Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Walkenhorst,

Tabelle 2 - Restrechnung - Quelle: Eigene Darstellung

Tabelle 3 - Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen - Quelle: Eigene Darstellung

Tabelle 4 - Pflichtangaben einer Eingangsrechnung - Quelle: Eigene Darstellung

1. Einführung

1.1 Allgemeines

Der Rat der Europäischen Union hat am 20.12.2001 eine Änderung der Rechnungsrichtline zur Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der Anforderungen von Rechnungsstellung verabschiedet. Durch diese Richtline werden die obligatorischen Angaben in Rechnungen harmonisiert und es wird u.a. für die Abrechnung durch Gutschriften, Übermittlung auf dem elektronischen Weg etc. ein einheitlicher europäischer Rechtsrahmen geschaffen. Die Änderungen traten ab dem 01.01.2004 in Kraft. Im Rahmen des Gesetzes zur Intensivierung und Bekämpfung der Schwarzarbeit und der damit zusammenhängender Steuerhinterziehung, wurden die Rechnungsvorschriften zum 01.08.2004 abermals verschärft. Dabei spielten Rechnungen für die Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Durch sie wird der Vorsteuerabzug ermöglicht:

Ein leistender Unternehmer weist für seine Lieferung oder sonstige Leistungen den Steuerbetrag in einer Rechnung aus, die ihm geschuldet wird und zahlt sie im Zuge der USt-Voranmeldung an das Finanzamt.

Der Empfänger der Lieferung oder der Leistung zahlt den ihm gestellten Steuerbetrag an den leistenden Unternehmer. Der leistende Unternehmer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt und erhält die gezahlten Steuer im Rahmen der USt-Voranmeldung vom Finanzamt zurück.

Am Ende einer Umsatzkette sind alle Waren und Dienstleistungen mit der Steuer belastet, die für die letzte Umsatzstufe gilt. So gewährleisten Rechnung und Vorsteuerabzug eine wettbewerbsneutrale Besteuerung.[1]

Rechnungen, die den formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes nicht gerecht werden, schließen grundsätzlich einen Vorsteuerabzug aus.

Auch in Hinblick der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GOB) spielen ordnungsgemäße Rechnungen eine wichtige Rolle. Die GOB verlangen, dass die Buchführung klar und übersichtlich sein muss. Hierzu gehört, dass jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen muss.[2]

Die folgende Hausarbeit stellt die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen und die Rechnungsprüfung in der betrieblichen Praxis dar.

1.2 Begriff der Rechnung

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Rechnungen sind generell auf Papier zu übermitteln. Liegt eine Zustimmung des Empfängers vor, kann eine Rechnung auch elektronisch übermittelt werden. Im Falle der elektronischen Übermittlung muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes gewährleitet sein. Dies muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sichergestellt werden.[3]

Auf die Bezeichnung der Rechnung mit der Kennzeichnung „Rechnung“ kommt es nicht an. Ausschlaggebend ist der Inhalt des Dokuments. Folglich sind Dokumente in denen über eine Leistung abgerechnet werden als Rechnungen anzusehen.[4]

1.3 Unterschiedliche Arten einer Rechnung

Im Geschäftsverkehr gibt es unterschiedliche Arten einer Rechnung, die alle ihre eigenen Besonderheiten haben. Die folgende Auflistung dient einer kurzen Übersicht. Auf die einzelnen Besonderheiten wird später eingegangen.

- Einfache Rechnung über eine ausgeführte Warenlieferung oder Leistung

- Anzahlungsrechnungen bei umfangreichen Aufträgen
- Endrechnung mit Abrechnung über bereits erhaltene Anzahlungen
- Restrechnung
- Gutschrift als Rechnung

1.4 Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person, so ist der leistende Unternehmer seit dem 1.1.2004 stets zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.[5] Unternehmer der Baubranche, die Leistungen im Zusammenhang mit einem Gebäude und Grundstück erbringen sind seit dem 1.8.2004 verpflichtet, auch privaten Auftraggebern innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen[6]

2. Anforderungen an Ordnungsgemäße Rechnungen

2.1 Allgemeine Pflichtangaben in Rechnungen

Gemäß § 14 Abs. 4 Satz1 UStG müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
5. Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung; Bei einer Vorauszahlung den Zeitpunkt der Entgegennahme des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Entgegennahme feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
8. Den anzuwendenden Steuersatz, sowie den auf das Entgelt anfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Bemerkungen:

Zu Punkt 1 – Name und Anschrift

Der Vollständige Name und die vollständige Anschrift müssen angegeben werden. Dem ist genüge getan, wenn der richtige Name und die Identität des leistenden Unternehmer eindeutig und leicht aus der Rechnung ersichtlich ist[7]. Der Unternehmer kann also auch unter einem Scheinnamen abrechnen, sofern der wirkliche Name eindeutig und leicht nachprüfbar ist.[8] [9] Die Angabe von Abkürzungen, Buchstaben und Symbolen ist zulässig, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Anstatt der vollständigen Anschrift reicht auch die Angabe eines Postfachs oder eine Großkundenadresse.

Zu Punkt 2 – Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Besitzt der leistende Unternehmer keine USt-Identifikationsnummer, ist zwingend die Steuernummer anzugeben.

Zu Punkt 3 – Ausstellungsdatum

Das Datum der Ausstellung muss korrekt sein. Eine Vor- bzw. Rückdatierung ist nicht zulässig.[10]

Zu Punkt 4 – Rechnungsnummer

Die Vergabe von fortlaufenden Nummern soll sicherstellen, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist möglich Buchstabenreihen, Zahlenreihen oder auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen zu verwenden. Auch die Anzahl der Nummernkreise bleibt frei wählbar. Wichtig ist, dass Zweit- oder Durchschriften mit derselben Nummer gekennzeichnet werden und als Zweit- bzw. Durchschrift gekennzeichnet werden.

In der Praxis kann die Vergabe von Rechnungsnummern eine wichtige Rolle spielen. Durch eine fortlaufende Rechnungsnummer besteht die Möglichkeit für Externe Rückschlüsse zu ziehen, wie viele Rechnungen insgesamt geschrieben wurden. Somit kann die Auftragslage abgeschätzt werden. Internes Wissen gerät somit ungewollt nach außen. Durch den vom Gesetzgeber gewährten Freiraum bei der Erstellung der Rechnungsnummer muss lediglich ein System angewandt werden, dass nicht zulässt, dass zwei Rechnungen dieselbe Rechnungsnummer tragen. Eine gute Möglichkeit um nicht zu viel zu verraten ist z.B. eine Kombination aus Jahreszahl, Kundennummer und fortlaufender Nummer. Erst kommt die Jahreszahl, dann die Kundenummer, und dann eine fortlaufende Nummer die dem Kunden zugeordnet ist. Beispiel: 2011-D01-005 Dies wäre die fünfte Rechnung für die „Firma“ DAV aus dem Jahr 2011.[11]

Zu Punkt 5 - Menge und Art

Die in einer Rechnung aufgeführten Gegenstände müssen die handelsübliche Bezeichnung tragen. Handelsüblich ist jede im Geschäftsverkehr allgemein verwendete Bezeichnung des aufgeführten Gegenstandes wie z.B. Markenartikelbezeichnung. Auch Sammelbezeichnungen dürfen verwendet werden. Es muss jedoch gewährleistet werden, dass der anzuwendende Steuersatz festzustellen ist. Daher ist z.B. die Sammelbezeichnung „Bürostühle“ möglich, da die Stühle einem einheitlichen Steuersatz unterliegen. Sammelbezeichungen wie „Geschenkartikel“ sind nicht möglich, da hier verschiedene Gegenstände umfasst werden.
Wurde eine Leistung in Form einer verrichteten Arbeit erbracht, kann die Leistung mit der Bezeichnung der ausgeführten Arbeiten (z.B. Waschen und Bügeln der Kleidung) oder durch den eingetretenen Erfolg (z.B. Reinigung der Kleidung) beschrieben werden.

Zu Punkt 6 - Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Die Rechnung muss eine Angabe über den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistungen enthalten. Dies gilt auch dann, wenn der Leistungszeitpunkt dem Rechnungsdatum entspricht. Wird das Entgelt vor dem Leistungszeitpunkt vereinnahmt, ist der Zeitpunkt zu nennen in dem das Entgelt vereinnahmt wurde. Als Zeitpunkt kann der Kalendermonat angegeben werden.

Zu Punkt 7 – Entgelt

Das Entgelt ist getrennt vom Steuerbetrag anzugeben. In der Rechnung dürfen Entgelte für mehrere Leistungen mit demselben Steuersatz zusammengefasst werden. Ein Vermerk wie z.B. Rechnungspreis = 100 EUR, darin ist die USt von 19 EUR enthalten ist nicht zulässig. Die Angabe des Entgeltes ohne den Steuerbetrag ist zwingend.
Steht die Höhe des Rechnungsbetrags bei Rechnungserstellung nicht fest, da noch Boni, Skonti und Rabatte abgezogen werden können, wird verlangt, dass die Rechnung genau angibt unter welchen Voraussetzungen sich das Entgelt in welcher Höhe mindert oder auf die entsprechende Vereinbarung hinweist.[12]

Zu Punkt 8 – Steuersatz/Steuerbetrag

Die Rechnung muss den anzuwendenden Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag enthalten. Handelt es sich um steuerfreie Lieferungen oder sonstige Leistungen, muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung gegeben werden. Eine allgemeine Angabe reicht aus wie z.B. „Ausfuhr“ oder „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“.

Zu Punkt 9 – Aufbewahrungspflicht

In den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers gegeben werden. Die Aufbewahrungspflicht beträgt hier zwei Jahre. Ein Allgemeiner Hinweis, dass der Empfänger die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss, genügt.

2.2 Zusätzliche Angaben in Sonderfällen

Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist zu beachten, dass Angaben zur Fahrzeugart, zum Zeitpunkt der erstmaligen Inbetriebnahme und zu den gefahrenen Kilometern bzw. den Betriebsstunden gemacht werden. Diese Regelung ergibt sich aus §14a Abs. 4 Satz1 UStG bzw. §1b Abs.2 und 3 UStG. Diese Vorschrift gilt für Unternehmer und für Fahrzeuglieferanten.[13]

Reiseleistungen
Unter Reiseleitung wird die Veräußerung von Dienstleistungen im Rahmen einer Reise bezeichnet. Als Reiseleistung sind insbesondere folgende Dienstleistungen anzusehen: Beförderung zu den einzelnen Reisezielen; Transfer, Unterbringung und Verpflegung, Betreuung durch Reiseleiter und Durchführung von Veranstaltungen.[14] Wird eine Rechnung für eine Reiseleistung erstellt, muss diese einen Hinweis auf die Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG tragen.[15]

Differenzbesteuerung Mit der Differenzbesteuerung soll vermieden werden, dass beim Wiederverkauf auf den gesamten gebrauchten Gegenstand nochmals in voller Höhe Umsatzsteuer berechnet wird. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer.[16]

Wird in einer Rechnung die Differenzbesteuerung angewandt, muss diese einen Hinweis auf die Sonderregelungen für Differenzbesteuerung nach § 25a UStG enthalten.[17]

2.3. Besonderheiten

2.3.1. Gutschrift als Rechnung

Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.[18] Eine Gutschrift unterscheidet sich von der Rechnung in der Weise, dass nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger über die an ihn erbrachte Leistung abrechnet. Es muss jedoch Einverständnis darüber herrschen, dass Lieferung oder Leistung per Gutschrift abgerechnet wird. Beispiele für die Abrechnung über Gutschriften: Ein Verleger rechnet gegenüber dem Schriftsteller ab, oder eine Versicherungsgesellschaft rechnet gegenüber seinem Handelsvertreter ab.

Generell gilt, dass eine Gutschrift die gleichen Angaben wie eine ordnungsgemäße Rechnung beinhalten muss. Bezüglich der Angabe der Steuernummer bzw. der USt-Identifikationsnummer ist zu beachten, dass die Steuernummer bzw. die USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Gutschriftempfänger) und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben ist.[19] Hierbei ist noch eine weitere Besonderheit zu beachten: Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf die Rechnung die Steuernummer bzw. die USt-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (Gutschriftempfänger) und die Steuernummer des Gutschrifterteilenden (z.B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.[20]

2.3.2 Kleinstbetragsrechnung

Kleinstbetragsrechnungen liegen dann vor, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 150 Euro nicht übersteigt. [21] In diesem Fall gibt es eine Sonderregelung, bei der folgende Rechnungsangaben genügen:

- Name und Anschrift des leistenden Unternehmer
- Ausstellungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
- Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Im Gegensatz zu einer „normalen“ Rechnung, muss die Umsatzsteuer nicht als Betrag gesondert ausgewiesen werden. Ausreichend ist der Rechnungsgesamtbetrag und Nennung des Steuersatzes.

Diese Regelung gilt nicht für Rechnungen über Leistungen i.S. des § 3c ( Ort der Lieferung in besonderen Fällen), § 6a (Innergemeinschaftliche Lieferung) und § 13b (Leistungsempfänger als Steuerschuldner) UStG.[22]

2.3.3. Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnungen

Wird eine Rechnung erstellt, bevor die Lieferung oder Leistung stattfindet, muss auch diese Rechnung die in Punkt 1.4. genannten Angaben enthalten. [23] Hinsichtlich des Leistungszeitpunktes ist bei einer Anzahlungsrechnung der voraussichtliche Zeitpunkt oder der Kalendermonat anzugeben in dem die Lieferung oder sonstige Leistung stattfindet. [24]

In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.[25]

[...]


[1] Vgl. http://www.pudell.de/user_doc/1195571142_rechnungsausstellung.pdf Stand 27.04.2011

[2] Vgl. Coenenberg, S. 55

[3] Vgl. § 14 Abs. 1 UStG

[4] Vgl. § 14 Abs. 1 UStG

[5] Vgl. § 14 Abs. 2 UStG

[6] Vgl. § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG

[7] Vgl. § 31 Abs.2 UStDV

[8] Vgl. BFH v. 07.10.1987, BStBI 1988 II S.34

[9] Vgl. Walkenhorst, S. 412

[10] Vgl. § 14 Abs. 4 Satz1 Nr.3 UstG

[11] Vgl. http://www.vnr.de/b2b/steuern-buchfuehrung/buchfuehrung/die-rechnungsnummer-sollte-nicht-zuviel-verraten.html Stand: 20.04.2011

[12] Vgl. Walkenhorst, S. 416

[13] Vgl. Walkenhorst, S. 442

[14] Vgl. Abschn. 272 Abs. 1 UStR 2008

[15] Vgl. §14 a Abs. 6 UStG

[16] Vgl. http://www.steuertipps.de/lexikon/differenzbesteuerung Stand: 16.03.2011

[17] Vgl. §14 a Abs. 6 UStG

[18] Vgl. § 14 Abs.2 Satz 2 UStG

[19] Vgl. Abschn. 185 Abs. 5 Satz 6 UStR 2008

[20] Vgl. Walkenhorst, S. 413

[21] Vgl. §33 UStDV

[22] Vgl. Walkenhorst, S. 420

[23] Vgl. §14 Abs. 5 Satz1 UStG

[24] Vgl. Walkenhorst, S. 423

[25] Vgl. http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer_national/rechnungsstellung_pflichtangaben/index.html Stand: 15.03.2011

Ende der Leseprobe aus 19 Seiten

Details

Titel
Die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen und die Rechnungsprüfung in der betrieblichen Praxis
Hochschule
Deutsche Außenhandels- und Verkehrsakademie DAV Bremen
Note
1,3
Autor
Jahr
2011
Seiten
19
Katalognummer
V198724
ISBN (eBook)
9783656251668
ISBN (Buch)
9783656252924
Dateigröße
476 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
rechnungswesen, rechnungen, rechnungsprüfung, rechnung
Arbeit zitieren
Christian Schwab (Autor), 2011, Die Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen und die Rechnungsprüfung in der betrieblichen Praxis, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/198724

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