Integration des Dokumentenmanagementsystems Alfresco mit SAP


Bachelorarbeit, 2012

50 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. SAP ArchiveLink
2.1. Definition
2.2. Einsatzzweck

3. Alfresco - DMS
3.1. Historie und Geschäftsmodell
3.2. Dokumentenmanagement
3.3. Schnittstellen für die Dateiübertragung

4. ArchiveLink HTTP Content Server
4.1. Definition und Begriffserklärung
4.2. Kommunikation
4.3. Sicherheit und Rechte
4.3.1. secKey
4.3.2. Schutzwürdigkeit / Zugriffsrechte
4.4. Syntaxbeschreibung
4.4.1. Allgemeine Hinweise
4.4.2. Syntax - create

5. Alfresco Web Script
5.1. Einführung
5.2. Aufbau von Web Scripts
5.3. Beispiel Hello World
5.3.1. Einführende Informationen
5.3.2. Übersicht der verwendeten Dateien
5.3.3. helloworld.get.desc.xml - Description Document
5.3.4. helloworld.get.js - Controller Script
5.3.5. helloworld.get.html.ftl - Response Template
5.3.6. helloworld.get.config.xml - Configuration Document
5.3.7. helloworld.get_de.properties - Local Bundle
5.3.8. Abschließende Informationen zu dem Beispiel
5.4. Verwendung von Web Script
5.4.1. Ordner anzeigen - auch per RSS abrufbar
5.4.2. Datei hochladen
5.5. Zusammenfassung zu Web Script

6. Mögliche Szenarien
6.1. Dokumenten GenCache
6.2. Alfresco HTTP Web Script
6.3. Framework mit Add-On Baustein
6.3.1. KGS SAPALINK Interface
6.3.2. fme AG

7. Zusammenfassung

A. Anhang
A.1. SAP HTTP Content Server - secKey - Technische Informationen
A.2. Alfresco Web Script - Beschreibungs Datei
A.3. Folder Browse: ATOM Response Template

B. Abkürzungsverzeichnis

C. Abbildungsverzeichnis

D. Listings

E. Tabellenverzeichnis

F. Literatur

Abstract

Diese Bachelorarbeit soll eine Einführung in technische Hintergründe von SAP ArchiveLink sowie Alfresco Web Scripts geben. Zum Abschluss werden 3 Möglichkeiten der Integration aufgeführt.

Immer mehr Unternehmen stellen ihre Abläufe in der Verwaltung, d. h. Bestellung, Produktion, Fakturierung und weitere Bereiche auf rein digita- le Geschäftsprozesse um. Hierbei ergeben sich eine Vielzahl an Vorteilen. Durch eine gesicherte zentrale Ablage aller relevanten Dokumente, können Kundenanfragen, Statusreports und Qualitätssicherungen schnell und voral- lem von fast jeder belibigen Stelle aus durchgeführt werden. Nicht zu un- terschätzen sind hierbei auch Einsparpotentziale. Wo früher eine Sekritärin im Aktenschrank nach der richtigen Rechnung suchen musst, wird diese per Klick einfach am Computer geöffnet.

Um einen reibunglosen Ablauf gewährleisten zu können, müssen entspre- chende technische Vorkehrungen getroffen werden. Als Branchenführer im Bereich von ERP Software für Unternehmen ist SAP eine gute Ausgangssi- tuation um die Möglichkeiten genauer zu betrachten. Alfresco hat sich nicht nur durch die Open Source Gemeinde als Optimale Lösung im Bereich Doku- mentenmanagement bewiesen, sondern besitzt auch Kooperationen mit SAP.

Eine technische Einführung in SAP ArchvieLink soll das Grundverständ- nis für die Kommunikation mit SAP über HTTP verdeutlichen. Es werden einzelne Methoden und Attribute angesprochen die als Basis für alle anderen Varianten verstanden werden können. Alfreso bietet mit Web Scripte eine Schnittstelle auf Basis von standard HTTP Methoden an, welche sich in- dividuell Programmieren lässt. Hierbei kann gezielt auf die entsprechenden Anforderungen von SAP eingegangen werden. Ein typisches „HelloWorld“ Beispiel soll den Aufbau und die Funktionalität erläutern.

Um eine Integration von Alfresco in SAP zu ermöglichen, existieren diverse Lösungen. Neben der Möglichkeit über Web Scripte eine Kommunikation zu ermöglichen, bieten auch Softwarhäuser bereits Module und Frameworks für eine erfolgreiche Integration an. Daneben wird noch eine weitere Lösung auf Basis eines eigenen Servers bzw. Dienstes für die Verwaltung der Datenablage beschrieben.

1. Einleitung

Alfresco ist eines der führenden Dokumentenmanagementsystemen neben SharePoint und OpenText ECM. Die Unternehmenssoftware von SAP besitzt mit knapp 25%1 den weltweit größten Marktanteil vor Oracle an in Unternehmen realisierten ERP-Systemen. Die Integration von Alfresco in SAP würde die Stärken beider Unternehmen in sich vereinen, was in dieser Arbeit genauer betrachtet werden soll.

Durch den Einsatz eines ERP-Systems, insbesondere SAP, entsteht eine Vielzahl di- gitaler Dokumente, wie beispielsweise Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine oder auch Rechnungen. In großen Unternehmen kann sich dies auf mehrere tausend Dokumente pro Tag kummulieren. Relevant für effiziente Prozesse und Abläufe im Unternehmen ist ein schneller Zugriff auf diese Dokumente und die darin hinterlegten Informationen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt den Anwender bei der Suche nach Informationen und kann Dokumente über spezielle Verknüpfungen direkt zur Ver- fügung stellen. Die Herausforderungen für aktuelle DMSe liegen dabei in den Bereichen der Performance im Hinblick auf zukünftige Datenmengen, in der Integration in beste- hende Systeme und in der Revisionssicherheit von der Dokumente nach gesetzlichen und Compliance Anforderungen.

In dieser Bachelorarbeit wird einführend auf die ArchiveLink-Schnittstelle von SAP ein- gegangen und ihre Aufgaben sowie der Einsatzzweck definiert. Außerdem werden Alfresco und das gleichnamige DMS vorgestellt. Erster Kernpunkt der Arbeit ist der ArchiveLink HTTP Content Server, wobei hier die Syntax der Schnittstelle anhand eines Beispiels beschrieben wird. Der zweite Schwerpunkt liegt auf Web-Skripten von Alfresco, welche sich für eine Kommunikation über das HTTP-Protokoll anbieten. Ein einfaches „Hello World“-Skript soll die Funktionsweise und den Aufbau von Web-Skripten erläutern.

Im Anschluss werden drei verschiedene Szenarien näher betrachtet werden. Die erste Lösung beschreibt einen Zwischenserver, welcher die Dokumente empfängt, diese auf- bereitet und an Alfresco weiterleitet. Bei der zweiten Möglichkeit kann SAP über das HTTP-Protokoll direkt mit Alfresco durch den Einsatz verschiedener Web-Skripte kom- munizieren. Als dritter Ansatz wird eine kommerzielle Umsetzung der Integration durch Kooperation der Firmen KGS (Addon) und fme (Implementierung) vorgestellt.

2. SAP ArchiveLink

Im folgenden Kapitel soll allgemein die SAP R/3-Komponente ArchiveLink vorgestellt und eine Übersicht über die möglichen Verwendungen gegeben werden. Eine genauere Betrachtung der relevanten SAP Content Server HTTP 4.5-Schnittstelle findet in Kapi- tel 4 statt.

2.1. Definition

Ein besseres Verständnis von SAP ArchiveLink sollen zwei Zitate vermitteln. Helmut Stefani beschreibt in Datenarchivierung mit SAP ArchiveLink wie folgt:

ArchiveLink stellt SAP-Anwendungen ein Bündel von Schnittstellen, Services und Szenarien zur Verfügung, mit denen Dokumente und Geschäftsprozesse möglichst einfach integriert werden können. [Ste06, S. 116]

In der Dokumentation zu ArchiveLink von SAP wird es folgendermaßen beschrieben:

SAP ArchiveLink ist eine in die Basiskomponente des SAP R/3-Systems integrierte Kommunikationsschnittstelle zwischen den R/3-Anwendungskompo- nenten und externen Komponenten (Ablagesysteme oder allgemeine Desktopapplikationen). [SAP01, S. 11]

Zu Beginn der Entwicklung sollte ArchiveLink eine Schnittstelle bieten, die eine Archivierung auf (externe) Ablagesysteme ermöglicht. Umgesetzt wurde dies durch eine Verbindung von zwei internen Schnittstellen, einer anwendungsnahen und einer dokumentennahen, welche den SAP-Anwendungen zur Verfügung gestellt wurden. Anwendungsnah bedeutet, das in Abhängigkeit von der ausgewählten Anwendung alle dazugehörigen Dokumente angezeigt werden. Im Gegensatz hierzu wird bei der dokumentennahen Schnittstelle ein bestimmtes Dokument angezeigt.

2.2. Einsatzzweck

Durch Weiterentwicklung der unternehmensinternen Prozesse, wie beispielsweise inte- grierte Prozesse, Zentralisierung oder das papierlose Büro, werden umfangreichen An- forderungen an ein ERP-System gestellt. Es soll durch integrierte Geschäftsprozesse und zentrale, digitale Ablagen ein wirtschaftlicheres Arbeiten ohne Papier ermöglichen.

ArchiveLink ermöglicht als Schnittstelle allen SAP Anwendungen den Zugriff auf digital abgelegte Dokumente an und ermöglicht so die automatische Integration von Dokumen- ten in SAP Anwendungen. Eingehende Dokumente, z. B. gescannte Rechnungen, werden mit einer eindeutigen ID versehen und so mit den entsprechenden Business-Objekten ver- knüpft. Hieraus ergibt sich ein vereinfachter Zugriff (z. B. über den Business Document Navigator (BDN)) und eine schnellere Bearbeitung der entsprechenden Dokumente.2

3. Alfresco - DMS

Im Bereich des Dokumentenmangements (DMSs) wurden in den vergangen Jahren di- verse Anwendungen veröffentlicht, die unter Open Source-Lizenzen angeboten werden. Die Verwendung freier Software hat zwei entscheidende Vorteile. Zum einen besteht die Möglichkeit die Software an die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse anzupassen, zum anderen kann das Investitionsvolumen gesenkt werden. Im Folgenden soll auf eines der führenden DMSe im Open Source-Bereich eingegangen werden: Alfresco.

3.1. Historie und Geschäftsmodell

Das Kerngebiet von Alfresco ist seit der Gründung das Dokumentenmanagement. Später kamen weitere Funktionalitäten und Sparten, wie Web Content Management, Records Management oder Collaboration hinzu. Neben diesen dokumentenbezogenen Produkten besteht noch ein eigenständiges Open Source-Projekt, welches sich mit Business Process Management (BPM) beschäftigt und hierfür eine Plattform namens „Activiti“ bereitstellt. Im weiteren soll es nur um das DMS Alfresco v4 gehen.

Als Geschäftsmodell steht die Kombination von Open Source und Enterprise Support hinter Alfresco. Das System wird in zwei Varianten angeboten, als „Community Edition“ und als „Enterprise Edition“. Während erstere als freier Download zu Verfügung gestellt wird, ist die zweite Variante an Service-Verträgen gekoppelt, die auch Service Level Agreements (SLAs) beinhalten. Darüber hinaus entspricht die Enterprise Edition einem kommerziellen Produkt, welches sich beispielsweise durch eine höhere Skalierbarkeit und Verfügbarkeit auszeichnet.

3.2. Dokumentenmanagement

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die Verwaltung elektronischer Dokumente und wird häufig auch mit Enterprise-Content-Management (ECM) gleichgesetzt. ECM bietet Hilfsmittel zu Erfassung und Verwaltung von Content und Dokumenten an, um so Geschäftsprozesse im Unternehmen zu unterstützen.

Zentraler Punkt hierbei ist die Datenhaltung, wobei weitere Features entwickelt wurden, welche sich auf die Zusammenarbeit, Versionisierung, Integration von Microsoft Office und weiteren Möglichkeiten stützen. Es soll eine einheitliche Plattform existieren, wel- che von fast jedem beliebigen Punkt aus erreichbar ist und alle Informationen ständig bereithält.

Der Schwerpunkt von Alfresco liegt im Bereich des Dokumentenmanagements. Durch die ständige Weiterentwicklung und den Support der Community entstand allerdings ein System, welches allen Anforderungen eines ECMs genügt. Durch die Integration des DMS in die Programmlandschaft von Alfresco wird Anwendern (z. B. eine Integration in Microsoft Office), Entwicklern (z. B. Automatisierungsregeln), aber auch Administra- toren (z. B. ein integriertes Sicherheitskonzept) die Nutzung erleichtert.

3.3. Schnittstellen für die Dateiübertragung

Alfresco stellt vordefinierte, unterschiedliche Schnittstellen für die Dateiübertragung zur Verfügung. Mögliche integrierten Schnittstellen sind beispielsweise

- CIFS/SMB
- FTP
- WebDAV
- Web Script

Da auch weltweit anerkannte Protokolle wie das File Transfer Protocol (FTP) oder die Erweitung des HTTP-Protokolls Web-based Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) unterstützt werden, garantiert dies eine hohe Kompatibilität zu anderen Anwendungen. Für das Szenario in Alfresco HTTP Web Script werden vor allem Web Skripte von Alfresco als Grundlage benutzt.

4. ArchiveLink HTTP Content Server

4.1. Definition und Begriffserklärung

Im Sprachgebrauch von SAP werden Begriffe im Gegensatz zum täglichen Sprachgebrauch teilweise mit anderen oder umfangreichen Semantiken verwendet. Die folgenden Definitionen sollen Klarheit schaffen, wobei lediglich auf für diese Bachelorarbeit relevanten Begriffe eingegangen wird.

Ein Dokument besteht aus Verwaltungsdaten und Dokument!Content.

Unter Verwaltungsdaten werden alle beschreibenden und identifizierenden Daten verstanden. Content umfasst eine in sich abgeschlossene Datenmenge, welche über die Verwaltungsdaten identifiziert und beschrieben wird. Genau eine in sich abgeschlossene Datenmenge wird als Content-Einheit bezeichnet.

Der Begriff Content Server ist im SAP-Verständnis ein beliebiger Server, der Content verwaltet [SAP01, S. 228]. Als Beispiel kann dies ein Fileserver, eine Datenbank oder SAP R/3 selbst sein.

Abbildung 1 stellt den Zusammenhang oben genannter Begriffe dar.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Definition eines Dokuments in SAP [SAP01, S. 238]

- Eine Komponente repräsentiert genau eine Content-Einheit und wird durch den Parameter compId identifiziert.
- Der Dokumentenkopf fasst mehrere Komponenten zusammen. Ein Dokumentenkopf ist genau einem Content Repository zugeordnet und wird durch den Parameter docId identifiziert.
- Ein Content Repository stellt einen logischen Ablageort von Dokumenten auf einem Content Server dar. Es können mehrere Content Repositories auf einem Content Server bestehen, die durch den Parameter contRep identifiziert werden.

Um auf einen Dokumentenkopf oder eine bestimmte Komponente zugreifen zu können, wird eine Kombination aus den jeweiligen Parametern gewählt. Ein Beispiel für den Zugriff auf eine Komponente ist contRep/docId/copmId.

4.2. Kommunikation

Die Kommunikation mit einem Ablagesystem findet über das HyperText-Transfer-Protokoll (HTTP) statt. SAP R/3 ist immer der Client und initiiert die Verbindung zum Con- tent Server. Dieser ist immer der Server und baut von sich aus keine Verbindung zum R/3-System auf. Daten werden im Request- oder im Response-Body übertragen. Hierauf wird im weiteren Verlauf detailliert eingegangen.

Zugriffe (get, info, create) erfolgen über einen Uniform Ressource Locator (URL), der entsprechende Parameter beinhaltet.

4.3. Sicherheit und Rechte

Ein wichtiger Aspekt bei der Nutzung der HTTP Content Server Schnittstelle ist die Sicherheit und die Gewährleistung einer sicheren Datenübertragung. Im folgenden soll kurz auf die Sicherung der URL gegen inhaltliche Veränderung und auf Zugriffsrechte eingegangen werden. Weitere Schutzmaßnahmen sind beispielsweise über ein public/pri- vate key-Verfahren möglich.

4.3.1. secKey

Da die grundlegende Kommunikation zwischen SAP R/3 und dem Content Server über eine URL erfolgt, ist diese besonders schützenswert. Hierzu wurde ein weiterer Parameter in die Schnittstelle ArchiveLink implementiert, der die URL als solche gegen Verfälschen sichert, aber nicht verschlüsselt. Dieser so genannte secKey wird mit der URL übergeben und signiert immer mindestens folgende Parameter:

- contRep - Content Repository
- accessMode - Zugriffsart
- authId - Client-ID
- expiration - Ablaufzeitpunkt (UTC)

Das Content Repository contRep entspricht einem logischen Ablageort von Dokumenten in einem Content Server.

Der Parameter accessMode wird im Kapitel 4.3.2 genauer beschrieben.

Um einen Client eindeutig zu identifizieren, muss eine eindeutige ID als Wert zum Parameter authId übergeben werden.

Der Ablaufzeitpunkt wird im Parameter expiration als Coordinated Universal Ti- me (UTC) im Format yyyymmddhhmmss übergeben. Sollte der angegebene Zeitpunkt bereits in der Vergangenheit liegen, muss der Server als Antwort den HTTP-Statuscode 401 schicken.

Sobald ein secKey angegeben wird, müssen mindestens auch diese vier Parameter mit übergeben werden. Weitere, optionale Parameter können auch signiert werden.

Der Client erzeugt aus den URL Parametern einen MD5 oder RIPEMD-160 Hash (Rei- henfolge der Parameter relevant). Dieser wird durch den privaten Schlüssel des Clients nach Digital Signature Standard (DSS) signiert und durch das SAP SAP Secure Store & Forward (SSF) Modul nach PKCS-7 gespeichert. Übergeben wird die Signatur als Wert von secKey.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Zugriffsart und Abkürzung für Schutzwürdigkeit / Zugriffsrechte

Der Server geht in ähnlicher Weise vor, verifiziert aber mit den öffentlichen Schlüssel die Signatur und vergleicht den erhaltenen mit dem selbst berechnetem Hash-Wert. Stimmen beide Werte überein, wurde die URL während der Übertragung nicht geändert.

4.3.2. Schutzwürdigkeit / Zugriffsrechte

Beim Anlegen eines Dokuments wird der Grad der Schutzwürdigkeit festgelegt und gilt für alle Komponenten dieses Dokuments. Es muss am Content Server eine Default- Einstellung gewählt werden, die nur von den Funktionen create und mCreate über- schrieben werden kann, wenn im Parameter docProt ein Wert übertragen wird. Über die Schutzwürdigkeit wird entschieden, ab wann eine URL bzw. ein Befehl zwingend si- gniert werden muss. In der Tabelle 1 sind die entsprechenden Abkürzungen aufgelistet.

Tabelle 2 stellt ein Beispiel zur Vergabe der Schutzwürdigkeit dar und bei welcher Zugriffsoperation ein secKey Voraussetzung ist.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Beispiel für die Vergabe der Schutzwürdigkeit

Durch diese Technik kann ein Zugriff von einem fremden Client mit unsignierten URLs unterbunden werden. Somit bleibt nur der Weg über SAP R/3 und dessen Berechti- gungskonzept.

Über dieses kann einzelnen Benutzern die Berechtigung weiter eingeschränkt werden. Der Parameter accessMode gibt an, welche Zugriffsoperation der aufrufende Client auf dem Dokument durchführen darf. Da der accessMode mit in die Signatur eingeschlossen wird, kann ein Benutzer diesen und somit die URL nicht mehr verändern, ohne dass der Content Server die URL zurückweist.

4.4. Syntaxbeschreibung

Der Abschnitt Syntaxbeschreibung soll einen Überblick über die formale Architektur der Syntax geben. Da sich einzelne Funktionen teilweise nur durch ein Wort unterscheiden, wird exemplarisch jeweils nur eine benötigte Funktion ausführlich beschrieben.

4.4.1. Allgemeine Hinweise

Im Folgenden soll die Funktion create als Beispiel für die möglichen Zugriffsfunktionen genauer betrachtet werden. Der Aufbau ist dabei wie folgt gegliedert:

- Wirkung - Die Funktion wird beschrieben
- Default - Standardwerte der optionalen Parameter
- Zugriffsart - Zugriffsart der Funktion
- Client [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] Server - Anfrage mit Parameter vom Client zum Server
- Server [Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten] Client - Struktur der Response auf die Anfrage
- Beispiel - Aufruf einer Funktion mit Parametern

Eine Übersicht über die Funktionen findet sich in der Tabelle 3 (S. 11). Ausführlich werden alle Funktionen in [SAP01, S. 252] beschrieben.

Alle Zugriffe über die HTTP Schnittstelle erfolgen durch das Aufrufen von URLs. Der Grundaufbau besteht aus dem Protokoll, dem Servernamen in Verbindung mit dem Port

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 3: Übersicht über die Zugriffsfunktionen per HTTP-Request

und dem Skript oder Programm, welches schließlich die Daten verarbeitet, sowie diversen Kommandos und Parametern: http://servername:port/script?command&parameters

Die URL wird dabei wie folgt aufgebaut:

1. Zusammenstellen der URL mit den entsprechenden Werten für den Server, den Port, den Kommandos und den Parametern. Beispiel: http://DMSServer:1080/content-script.dll?get& pVersion=0045&contRep=K1&docId=84A6EF234& accessMode=r&authId=efusis462&expiration=20120604143511

2. Generierung des secKey aus den zu signierenden Parametern (siehe auch Tabelle 4). Die Punkte a bis c sollen den Ablauf anhand von Beispieldaten zeigen:

a) Nötige Parameter bei get:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]


1 Quelle: Gartner, 2008 - Umsatzanteile der Anbieter von Unternehmenssoftware

2 Vgl. [Ste06, S. 117]

Ende der Leseprobe aus 50 Seiten

Details

Titel
Integration des Dokumentenmanagementsystems Alfresco mit SAP
Hochschule
Hochschule für angewandte Wissenschaften Landshut, ehem. Fachhochschule Landshut
Note
1,7
Autor
Jahr
2012
Seiten
50
Katalognummer
V200202
ISBN (eBook)
9783656296508
ISBN (Buch)
9783656297024
Dateigröße
8183 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
SAP, Alfresco, Dokumentenmanagement, DMS
Arbeit zitieren
Daniel Müller (Autor:in), 2012, Integration des Dokumentenmanagementsystems Alfresco mit SAP, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/200202

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