Dokumentation im Finanz- und Rechnungswesen, im Controlling und den angrenzenden Bereichen eines mittelständischen Unternehmens

Inhalt

0 Zielgruppe und Zweck der Dokumentation

1 Finanzbuchhaltung
1.1 Tagesgeschäft
1.1.1 Zahllauf (Erstellung der Bankdatei f. Inlands- u. Auslandszahlung)
1.1.1.1 Einrichtungsdaten
1.1.1.2 Inlandszahllauf
1.1.1.3 Auslandszahllauf (EU / SEPA-Überweisung)
1.1.2 Import Kontoauszüge
1.1.2.1 Import Bankauszüge (Bankbuchhaltung)
1.1.2.2 Lastschrift / Abbuchungsverfahren
1.1.3 Handling beim Eingang von Rechnungen für aktivierungspflichtige Wirtschaftsgüter
1.1.4 Kontierungshinweise beim Eingang von Speditionsrechnungen
1.1.5 Handling beim Gutschriftsverfahren
1.1.6 Handling bei Eingangszahlungen über den Internetshop
1.1.7 Handling bei Eingangszahlungen der A-Bank durch Verbände
1.1.8 Handling bei Scheckeinreichungen
1.2 Übernahme der Lohndaten (monatlich)
1.2.1 Verschicken der Lohnzahlungsdatei über das Cash-Managementprogramm
1.2.2 Übernahme der Buchungen aus dem Lohnbereich für die Fibu und Kostenrechnung
1.2.3 Bearbeiten des ’Fibu’-Buchblattes
1.2.4 Klärung von Differenzen zwischen Lohnbuchung und Lohnzahlung
1.2.5 Bearbeiten des Leistungsbuchblattes
1.3 Warenkreditversicherung
1.3.1 Anfrage für Neukunden u. Stammdatenpflege (bei Bedarf)
1.3.2 Kreditversicherungsmeldung (monatlich)
1.4 Umsatzsteuer (monatlich)
1.4.1 Validierung (qualifizierte Prüfung) UST-ID § 13b
1.4.2 Reversed Charge / Aufwendungen § 13 b UStG, Eingabe in ELSTER
1.4.3 Reversed Charge (Ausgangsrechnungen) § 18 b Satz 1
1.4.4 Hinterlegung der UST-ID-Nr. im Debitorenstamm
1.4.5 Verprobung und Erstellen der UST-Erklärung aus Navision
1.5 Zusammenfassende Meldung (monatlich)
1.5.1 Erstellung der ‘Zusammenfassenden Meldung‘ (ZM)
1.5.2 Verschicken der Datei über das Internetportal des Bundeszentralamtes für Steuern
1.6 Auslands-Umsatzsteuer- Rückerstattung (jährlich)
1.7 Lohnsteuer (monatlich)
1.8 Gehaltsbelegbuchung (monatlich)
1.9 Metallrente / Gruppen-Direktversicherung (monatlich)
1.10 Überweisung Krankenkassen (monatlich)
1.11 Überweisung Gehalt (monatlich)
1.12 Ökosteuer (jährlich bis 31.05 des Folgejahres)
1.13 Monatsabschluss allgemeiner Tätigkeiten
1.13.1 Wiederkehrende Buchungen
1.13.2 Monatsabschluss Kasse
1.13.3 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen
1.13.3.1 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Boni / Erlösschmälerungen
1.13.3.2 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Abschreibungen (AfA)
1.13.3.3 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Zinsaufwand
1.13.3.4 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Weihnachtsgeld u. Urlaubs-RST
1.13.3.5 Ermittlung der Abgrenzungsbuchungen für Eingangsrechnungen
1.13.3.6 Buchung und Abstimmung der Salden
1.13.4 Monatliche Ermittlung des Bestandswertes
1.13.4.1 Ermittlung der in Fertigungsaufträgen enthaltenen Werte (WIP)
1.13.4.2 Ermittlung der Halbfertig- und Fertigbestände
1.13.4.3 Ermittlung des Materialeinsatzes
1.13.5 Monatliche Berichterstattung
1.14 Bestandsbewertung (Systemeinstellungen)
1.14.1 Lagerregulierung
1.14.2 Bewertung der Halb- und Fertigfabrikate
1.14.3 Statistische Werteermittlung der Bestandsveränderungen
1.14.4 Werteermittlung der Bestandsveränderungen über Buchungskonten

2 Weitere bereichsübergreifende Tagesarbeit
2.1 Postabfertigung (Eingangspost)
2.2 Workflow von Eingangsrechnungen
2.2.1 Vom Eingang der Rechnung bis zur Buchung
2.2.1.1 Einkauf: Bestellbezogene Buchung von Eingangsrechnungen (für mengengeführte Artikel)
2.2.1.2 Kreditorenbuchhaltung
2.2.2 Scan für das ‘Elektronische Archiv‘
2.2.2.1 Scan der Eingangsrechnung vor Weitergabe (Vorerfassung)
2.2.2.2 Scannen der bezahlten Eingangsrechnung

3 Treasury
3.1 Finanzdisposition (täglich)
3.2 Finanzplanung (revolvierend)
3.3 Importinkasso
3.4 Finanzplanung (jährlich bzw. nach neuem Forecast unterjährig)

4 Kostenrechnung / Controlling
4.1 Planung (Budget und Forecast)
4.1.1 Umsatzplanung incl. Erlösminderung
4.1.2 Auswertung der Ist-Nutzungsstunden
4.2 Planung für die Kalkulation
4.2.1 Kostenartenplanung
4.2.2 Plan-Leistung
4.2.3 Umlagen

5 Anlagenbuchhaltung (Nachaktivierung)

6 Vertrieb
6.1 Rechnungen und Gutschriften
6.1.1 Ermittlung der buchhaltungsrelevanten Schlüssel
6.1.2 Gutschrift der Ausgangsrechnung
6.1.3 Erzeugen und Buchen der korrekten Rechnung (neue Ausgangsrechnung)
6.2 Angebotskalkulation
6.3 Umsatzauswertung Report 60192
6.4 Debitor Obligo (wöchentlich)
6.5 Ausfuhranmeldung (wöchentlich)
6.5.1 Schematischer Ablauf einer Ausfuhr
6.5.2 Systemauswahl und Systeminstallation
6.5.3 Handling der Zollanmeldung
6.5.3.1 Neuantrag
6.5.3.2 Dokumentendruck
6.5.3.4 Notfallmaßnahme

7 Allgemeine Verwaltung
7.1 Intrastatmeldung
7.1.1 Stammdaten (Artikel, Lieferanten)
7.1.2 Bewegungsdaten
7.1.3 Meldung
7.1.3.1 Anlegen und Füllen eines Intrastatbuchblattes
7.1.3.2 ’Dummyartikel’ bearbeiten
7.1.3.3 Artikel mit ’Betrag 0’ bearbeiten
7.1.3.4 Artikel mit ’Nettogewicht 0’ bearbeiten
7.1.3.5 Die Felder ‘Art des Geschäftes‘, ‘Verfahren‘, ‘Verkehrszweig‘ und ‘Bundesland‘ pflegen
7.1.3.6 Das Feld Ursprungsland pflegen
7.1.3.7 Dateien zur Meldung erstellen
7.1.3.8 Dateien versenden
7.1.3.9 Scan der Belege
7.2 Ausfuhranmeldungen / Ausfuhrlieferungen / Ausfuhrnachweise
7.2.1 Liste fehlender Ausfuhrnachweise andrucken
7.2.2 Gemeldete Ausfuhrnachweise in ELO Scannen und Erfassen
7.2.3 Scannen der Ausfuhrnachweise für Nicht-Automotive-Kunden
7.2.4 Übertragen der zugeordneten Rechnungsnummern aus nach Navision
7.2.5 Übertragen der Ausfuhr-Lieferscheinnummer nach Navision

8 Jahreswechsel
8.1 Nummernkreise für Bankbuchhaltung nach Bankimport
8.2 GuV-Kontennullstellung (jährlich)
8.3 Archivierung von Listen (digital)

Index

Abkürzungsverzeichnis

0 Zielgruppe und Zweck der Dokumentation

Die Dokumentation dient der Darstellung von Arbeitsabläufen im Finanz- und Rechnungswesen und Controlling und angrenzenden Bereichen in einem real existierenden Produktions- und Handelsunternehmen als Vorlage für Sachbearbeiter, Ausbilder, Berater und Verantwortliche des kaufmännischen Bereiches.

Nicht nur in kleinen und mittelständischen Betrieben sondern inzwischen auch in Großbetrieben ist die effiziente und fehlerfreie Aufgabenerledigung äußerst wichtig. An jedem Arbeitsplatz sind Unterlagen zur Einarbeitung oder zur Vertretung vorhanden, allerdings in der Regel nicht durchgehend in digitalisierter Form. Aber nur diese Art der Darstellung ermöglicht es, schnell mit der Suchfunktion an die gewünschten Informationen zu gelangen.

Spätestens bei der Einführung einer neuen Software, eines neuen Moduls oder der Änderung des Arbeitsablaufes sollte eine wie hier dargestellte Dokumentation erstellt bzw. diese überarbeitet werden.

Sachbearbeiter, Auszubildender, Ausbilder und in- und externe Berater sollten die jeweilige Dokumentation gemeinsam erstellen und testen. Die Erstellung der Dokumentation sollte immer im Team erfolgen, in letzter Konsequenz aber in der Verantwortung des Sachbearbeiters oder -je nach Arbeitsaufkommen- in der Verantwortung des nächsthöheren Vorgesetzten liegen.

Viele Tätigkeiten erfolgen nur in einem monatlichen oder jährlichen Rhythmus. Die Dokumentation dient somit in erster Linie dazu, der Sachbearbeitung auch für seltenere Tätigkeiten schnell wichtige Informationen zu liefern, um die Aufgaben zeitgerecht erfüllen zu können. Die häufigsten Fragen sind in diesem Zusammenhang:

- Was wird in welcher Reihenfolge gemacht?
- Welche Auswertungen werden für die Tätigkeit genutzt?
- Wie sind die Abfrageeinstellungen der Auswertungen?
- Warum sind die Abläufe bzw. Systemeinstellungen so definiert?

Bei Einführung einer neuen Software sollte spätestens bei der Einweisung des Sachbearbeiters eine Dokumentation durch den Sachbearbeiter mit dem in- oder externen Berater erstellt werden. Die Zeit, die dafür gebraucht wird, wird in der Regel für Nachfragen oder Korrekturarbeiten mehr als eingespart.

Für noch nicht dokumentierte Arbeitsabläufe oder für die Kontrolle oder Ergänzung bestehender Dokumentationen sind Auszubildende mit den Schwerpunkten Fachinformatik, Büroorganisation oder Groß- und Außenhandel gut geeignet. Dieser Personenkreis ist weitestgehend frei von Tagesarbeit, kann gut mit dem PC umgehen und lernt, sich in den jeweiligen Aufgabenbereich einzufinden. Wenn schon eine Dokumentation vorhanden ist, kann sie verglichen und ergänzt oder geändert werden, wenn noch keine Dokumentation vorhanden ist, kann sie als Basis für eine Dokumentation der Sachbearbeitungstätigkeit dienen.

Auf keinen Fall darf die Dokumentationserstellung dazu führen, der Sachbearbeitung Vorwürfe zu machen, warum gerade so und nicht anders gearbeitet wird. Allen Beteiligten muss klar sein, dass bei der Erstellung einer Dokumentation fast immer Verbesserungspotentiale erkannt werden. Die Erstellung einer guten Dokumentation bedingt jedoch Teamwork. Die vertrauensvolle Zusam-menarbeit darf aber nicht durch subjektive Äußerungen oder Handlungen gefährdet werden. Dies sollte vorher vom verantwortlichen Vorgesetzten offen angesprochen werden.

Folgender Aspekt hat allerdings oberste Priorität bei der Dokumentationserstellung:

Ein Dritter, der mit dem Thema und den eingesetzten Tools wenig vertraut ist, soll mit der Dokumentation in die Lage versetzt werden, die Tätigkeit nachvollziehen und übernehmen zu können.

Die wesentlichen Ziele einer solchen Dokumentation sind somit:

- Hilfe für die Sachbearbeitung, um die Vielzahl der Arbeiten bewältigen zu können
- Optimale Unterlagen für Vertretungen
- Begründungen zu Arbeitsabläufen und IT-Einstellungen
- Reflektion der Arbeitsabläufe
- Basis für Verbesserungsvorschläge hinsichtlich der Software und der Organisation
- Orientierungshilfe bei Softwareanpassungen oder der Einführung einer neuen Software
- Objektivierung der Aufgaben durch eine detaillierte Dokumentation auch für sachbearbeitungsferne Personen (Bereichsleiter, Geschäftsführer)

Jede Dokumentation ist so individuell wie das Unternehmen, für das sie erstellt wird. Die Ausgestaltung der eingesetzten ERP-Software, der Software für das Cash Management, das Shop-Portal, der Archivierungssoftware und weiterer Anwendungen (z. B. Software für die Zollabwicklung, Online-Software des BMF, Excel –und Access-Anwendungen) haben Einfluss auf die Arbeitsweise und daher auch auf die Dokumentation.

Diese Dokumentation ist daher als Leitfaden für die Erstellung einer eigenen Dokumentation gedacht. Außerdem enthält die Dokumentation praktische Handlungsempfehlungen für die Organisation von Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und angrenzenden Tätigkeiten im Einkauf, im Vertrieb und in der allgemeinen Verwaltung.

1 Finanzbuchhaltung

1.1 Tagesgeschäft

1.1.1 Zahllauf (Erstellung der Bankdatei f. Inlands- u. Auslandszahlung)

1.1.1.1 Einrichtungsdaten

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Damit die durch den Zahllauf erstellte Bankdatei die externen Belegnummern als Verwendungszweck beinhalten, muss die Einrichtung des Zahlungsverkehrs folgende Kürzel enthalten:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1.1.1.2 Inlandszahllauf

Grundsätzlich wird jeweils dienstags und donnerstags ein Zahllauf vorgenommen. Dieser Rhythmus empfiehlt sich, da in der Regel vor dem Wochenende eine Gutschrift auf dem Bankkonto des Lieferanten erfolgt ist.

Über den ’Look up’ (F6) wird das Buchblatt, aus dem die Zahlung erfolgen soll ausgewählt. Es empfiehlt sich, personen- und sachbezogen entsprechende Buchblätter anzulegen, da die Buchblätter von den jeweiligen Bearbeitern dann individuell gefüllt und verarbeitet werden können.

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Zunächst wird ein Zahlungsvorschlag erstellt.

Um bestimmte Kreditoren vom Zahllauf auszuschließen, können in der Eingabemaske entsprechende Vorgaben gemacht werden. Hier wird z. B. ein Kreditor ausgeschlossen, der nur einmal jährlich in Raten bezahlt wird.

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Über das Feld ’Kreditorenbuchungsgruppe’ werden hier alle Krankenkassen ausgeschlossen, da sie in einem separaten Zahllauf am viertletzten Bankarbeitstag verarbeitet werden (am drittletzten muss das Geld bei den Krankenkassen gutgeschrieben sein).

Auf dem zweiten Reiter werden folgende Angaben gemacht:

Fälligkeit: Hier wird das Datum des nächsten Zahllaufs eingegeben, da die bis dahin fällig werdenden Rechnungen bezahlt werden sollen. Um die Zahlung unter Berücksichtigung von Skonti zu erhalten, sollte ’Immer Skonto ziehen’ angehakt werden.

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Mit ’Look up’ (F6) wird die Kontonummer des Bankkontos, von dem bezahlt werden soll ausgewählt.

Im zweiten Schritt wird die Zahlungsvorschlagsliste angedruckt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

In der Zahlungsvorschlagsliste werden alle zur Zahlung relevanten Informationen gezeigt.

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Die Seite wird ausgedruckt und postenweise durchgesehen. Für den Abgleich wird die Originalrechnung aus dem Archivsystem oder dem Ordner ‘Unbezahlte Rechnungen (offene Rechnungen)‘ zur Hilfe genommen.

Eine Rechnung, die nicht bezahlt werden soll, wird direkt aus dem Buchblatt gelöscht, indem man die entsprechende Zeile markiert und mit den Tasten F4 oder ’Entf’ löscht.

Hier wird ein aus einer Gutschrift resultierender Posten aus dem Zahllauf gelöscht, da bis dato noch keine Rechnung vorhanden ist, mit der sie verrechnet werden kann.

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Nachdem das Buchblatt bearbeitet wurde, wird nochmals die Zahlungsvorschlagsliste erstellt und ausgedruckt.

Aus dem Ordner “Unbezahlte Rechnungen“ werden die entsprechenden Rechnungen herausgenommen, mit den zu bezahlenden Werten verglichen und mit dem entsprechenden Bank-Stempel markiert. Dieser Stempel enthält die Information von welcher Bank aus reguliert wird und an welchem Tag dies erfolgt. Beim nochmaligen Vergleich des Zahllaufs mit den Rechnungen wird von der abgleichenden Person der Betrag auf der Zahlungsvorschlagsliste abgehakt und unter den Bankstempel das Kürzel des Kontrollierenden gesetzt.

Nach Freigabe des Kontrollierenden wird die Zahlungsdatei erstellt.

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Hier erfolgt die Angabe des Pfades und des Dateinamens, indem auf die Auswahl ’…’ geklickt wird.

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Da in der Regel die alte, bereits verschickte Datei noch auf dem Pfad vorhanden ist, wird diese überschrieben, indem bestätigt wird, dass kein anderer Datenträger verwendet werden soll.

(Diese Frage resultiert aus der Zeit, als noch Disketten zur Bank geschickt wurden. Diese Datenträger durfte selbstverständlich nur die zu verarbeitende Datei bereitstellen. Deshalb wurde zur Sicherheit geprüft, ob noch weitere Daten auf dem Datenträger vorhanden waren).

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Der Begleitzettel kann auf Wunsch ausgedruckt und vom Vorgesetzten unterschrieben werden. Dies hat aber nur organisatorischen Charakter, da die Datei online über das Bankingprogramm mit zwei elektronischen Unterschriften verschickt wird.

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Selbstverständlich kann die Zahlungsdatei auch wieder annulliert werden und es können daraufhin auch wieder Änderungen am Zahlungsvorschlag vorgenommen werden.

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Der weitere Ablauf wird in der Dokumentation des Cash-Managementprogramms beschrieben.

1.1.1.3 Auslandszahllauf (EU / SEPA-Überweisung)

Für Auslandszahlungen ist das Auslandszahlungsbuchblatt auszuwählen.

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Die Auslands-Zahlungsvorschlagsliste und die dazugehörigen Rechnungen werden miteinander verglichen.

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Nach Kontrolle der Posten, muss ein Auslandszusatz erstellt werden, auch wenn er rechtlich nicht notwendig ist, da die meldepflichtigen Grenzen i. d. R. weit unterschritten werden. Auf der jeweiligen Zeile wird mit ’Hoch F9’ ein leerer Auslandszusatz errichtet.

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Nachdem alle Zeilen so bearbeitet wurden, kann die Auslandszahlungsdatei errichtet werden.

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Auch dieser Begleitzettel wird aus organisatorischen Gründen ausgedruckt (s.o.).

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Wie im Inlandszahlungsverkehr werden die Rechnungen mit dem entsprechenden Bankstempel versehen und die Beträge und Konten der Zahlungsvorschlagsliste mit den Daten auf den Rechnungen verglichen.

Die Kontrolle erfolgt wie bei den Inlandszahlungen durch eine zweite Person, die die Beträge bei Übereinstimmung zwischen der Rechnung und der Zahlungsvorschlagsliste abhakt und die Rechnung unter dem ’Bezahlt-Stempel’ mit seinem Kürzel versieht.

Das Versenden der Datei ist Dokumentation des Cash-Managementprogramms zu entnehmen.

1.1.2 Import Kontoauszüge

Die Kontoauszüge werden im MT940-Format bereitgestellt und eingelesen.

Da die Kontonummern z. B. bei der C-Bank und der N-Bank nicht in dem Format ankommen, in dem auch die Kontonummer vergeben wurde, muss für den Import das Feld ‘Import Bankkontonummer’ einmalig gepflegt werden (’EUR’ am Ende der Kontonummer).

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1.1.2.1 Import Bankauszüge (Bankbuchhaltung)

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Pfad

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All Files

Um zu erkennen von welcher Bank die Datei kommt, wird sie vorher mit dem Texteditor (Word Pad) geöffnet. Anhand der Bankleitzahl und der Kontonummer wird entschieden in welches Buchblatt die Datei eingelesen wird.

BLZ Auszugsnummer

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Es wird das Buchblatt der entsprechenden Bank und des entsprechenden Sachbearbeiters gewählt.

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Testbericht zur Abstimmung des Banksaldos nach Buchung.

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Zahlungseingänge sollten grundsätzlich bei Buchung des Bankkontos ausgeglichen (ausgeziffert) werden. Bei Teil- oder Ratenzahlungen wird allerdings keine Auszifferung vorgenommen, da ansonsten die Zahlungshistorie per Abfrage auf die offenen Posten nicht ohne Zusatzauswertungen aus dem Konto ersichtlich ist.

Ein zweiter Grund, keinen Ausgleich vorzunehmen, ist die Darstellungsweise der Mahnungen. Bei Zahlungsverzug kann die Rechnungs- und Zahlungshistorie ohne Zusatzauswertungen nachvollziehbar dargestellt werden.

Wurde ein Posten ausgeglichen, kann dieser wieder einzeln als offen markiert werden. Dies ist besonders hilfreich bei im Einzugsverfahren (s. 1.1.2.2, Lastschriften, Abbuchungsverfahren) zunächst erhaltenen und später wieder dem Bankkonto belasteten Beträgen. Der ursprüngliche Posten erscheint wieder in den Mahnungen und es werden bei Bedarf die Verzugszinsen anhand der ursprünglichen Fälligkeitsdaten berechnet.

Eingangsschecks werden gegen das entsprechende Bank-Scheck-Verrechnungskonto gebucht.

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Die Transitbuchungen (Überweisungen per Zahllauf) werden beim Buchen der Bankkontoabstimmung von dem entsprechenden Transitkonto auf das Bankkonto umgebucht.

Der Zahllauf sollte allerdings erst dann gebucht werden, wenn die Bankkontobelastung erfolgt ist, da eine nachträgliche Korrektur bei Ausbleiben der Bankkontobelastung zeitaufwändig ist.

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Es wird der Haken gesetzt und bestätigt.

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Dadurch wird die Differenz auf 0,- gesetzt.

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Testbericht: Wenn der Saldo mit dem Bankauszug übereinstimmt, kann gebucht werden.

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1.1.2.2 Lastschrift / Abbuchungsverfahren

Das Buchblatt wird für Lastschriften bzw. für Abbuchungsverfahren gewählt.

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Zunächst werden die offenen Posten (OPs) der Lastschriftverfahren abgerufen.

[Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten]Für das Abbuchungsverfahren wird ‘ABB‘ eingegeben.

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Es wird die Liste ausgedruckt u. ggf. bearbeitet, indem die jeweiligen Buchblattzeilen gelöscht werden, wenn der Betrag nicht eingezogen werden soll.

Mit der Funktion wird die Lastschriftdatei erstellt (der Begriff ’Diskette’ irritiert, s. o.).

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Bei ’Nein’ wird die Datei in dem ausgewählten Laufwerk erstellt und es erscheint die Summe der Abbuchungsaufträge in einer Zeile, da die Gutschrift auf dem Kontoauszug auch so gebucht wird.

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1.1.3 Handling beim Eingang von Rechnungen für aktivierungspflichtige Wirtschaftsgüter

Beim Eingang von Rechnungen für aktivierungspflichtige Wirtschaftsgüter muss –wenn nicht bereits geschehen- das entsprechende Wirtschaftsgut angelegt werden. Es ist wie folgt vorzugehen:

Nach Neuanlage des Wirtschaftsgutes (F3) sind die entsprechenden Nutzungsdauern festzulegen. Die Betriebswirtschaftliche AfA dient der Ermittlung der AfA für die Stundensätze der Kostenstellen für die Bestandsbewertung. Die Kalkulatorische AfA dient der Angebotskalkulation. Die Steuerliche AfA dient der Ermittlung der Werte für die Handels- und Steuerbilanz (in diesem Beispiel war noch die degressive AfA möglich).

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Die Anlagenklasse dient der Gruppierung der Anlage für die Erstellung des Anlagengitters und anderer Auswertungen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Hier wird der Lieferant eingegeben.

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Dimensionseingabe im Kopf des Stammsatzes

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Vor dem Buchen der Anlagenrechnung (Rechnungen für aktivierungspflichtige Wirtschaftsgüter) muss der Skontobetrag berechnet werden. Die Rechnung wird, falls mit Skonto bezahlt werden soll, abzüglich des Skontobetrages eingebucht. Ansonsten der Anlagenzugang mit dem Wert incl. Skonto gebucht.

Diese Vorgehensweise hängt mit der automatischen Verbuchung des Skontoabzugs zusammen. Bei Nutzung des Skontoabzugs müsste ein negativer Zugang in Höhe des Skontoertrages nachträglich gebucht werden. Stattdessen bucht das System einen Skontoertrag.

Um diese Fehlerquelle zu vermeiden, werden Anlagenrechnungen grundsätzlich unter Abzug von Skonto mit der Skontofrist ‘ohne Abzug‘ gebucht und innerhalb der Skontofrist bezahlt.

Hier wird die Barcode-Nummer, die auf die Eingangsrechnung geklebt wird, eingetragen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Vor der Buchung wird die Dimension Kostenstelle eingetragen (Kostenstelle, die dem WG zugeordnet wird)

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Nach Eingabe aller Daten wird mit der Taste F9 geprüft, ob der Endbetrag, der an den Kreditor gezahlt werden soll, korrekt ist.

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Nach Buchung der Rechnung müssen noch die betriebswirtschaftlichen und kalkulatorischen Werte, die durch setzen des ’Kopier-Hakens’ in das Anlagenbuchblatt automatisch kopiert wurden, gebucht werden.

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1.1.4 Kontierungshinweise beim Eingang von Speditionsrechnungen

Aufgrund der Kriterien der Preisfindung/Kalkulation und Bestandsbewertung ist jede Speditionsrechnung nach den

- Transportkriterien
- Eingangsfrachten
- Leergutrückführung
- Reklamationen
- Einkauf
- Lagerbereinigung / Kunde
- Objektkriterien
- Rohmaterial
- Fertigware
- Handelsware
- Gemeinkostenmaterial
- Werbematerial
- Werkzeuge: Neu oder Reparatur/Umbau
- Anlagen: Neu oder Reparatur/Umbau

zu unterscheiden.

Die Zuordnung der Kostenart zu der jeweiligen Kostenstelle in Verbindung mit den o. g. Kriterien ist der Datei Buchungsbelege Allgemein\Spediton.xls zu entnehmen.

1.1.5 Handling beim Gutschriftsverfahren

Der Automobil-Kunde Fxxxx rechnet im Gutschriftsverfahren ab.

Da unser System aufgrund der Nachkommastellen mit etwas anderen Verkaufspreisen als der Automobil-Abnehmer rechnet (ab der 3. Stelle hinter dem Komma), kann es zu geringen Differenzen beim Zahlungseingang kommen. Die Differenzen werden gegen Konto 8086 als Erlösminderungen bzw. Erlösmehrung gebucht.

Die Verkaufssachbearbeitung informiert das Rechnungswesen in Form einer Kopie der internen Gutschrift (aufgrund des Gutschriftsverfahrens geht die Gutschrift nicht raus).

Die Gutschrift wird nach Abgleich des Betrages mit dem Avis und der Zahlung mit dem Bankauszug abgelegt. Eventuelle Mengendifferenzen sind mit der Vertriebssachbearbeitung für ’Automotive’ zu klären.

1.1.6 Handling bei Eingangszahlungen über den Internetshop

In unserem Internetshop können Auslaufteile erworben werden. Für die Zahlungsabwicklung ist der Provider Pxxxxx involviert, der 3 Zahlungswege implementiert hat:

1. Zahlung per Vorkasse, bei dem der Kunde aufgefordert wird auf eines unserer Bankkonten
zu überweisen
2. Direktüberweisung vom Bankkonto des Kunden auf unser Bankkonto über Pxxxxx

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Es hat sich herausgestellt, dass die meisten Kunden über PayPal bezahlen. In diesem Fall ist den Kunden eine Zahlungsanforderung zu schreiben, da bei PayPal das Kundenkonto nicht immer automatisch das Bankkonto des Kunden belastet und der Betrag danach direkt auf unser Konto übertragen wird.

Wenn der Kunde die Zahlungsmöglichkeit ’Überweisung’ in PayPal gewählt hat, muss der Kunde ggf. sein Guthabenkonto bei PayPal auffüllen. Dies ist nicht allen Kunden bewusst.

0. Bestellstatus ansehen

Da bis keine Zahlung eingegangen ist, muss eine Zahlungsanforderung verfasst werden.

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1. Zahlungsanforderung erstellen

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Der Betrag und der Zahlungsanforderungsgrund der Bestellung müssen angegeben werden.

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Solange der Kunde das Geld noch nicht überwiesen hat, ist der Zahlungsstatus ‘Offen‘.

Hier hat z. B. Herr A. die Zahlung vorgenommen. Von Herrn B. ist keine Zahlung vorgenommen worden.

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Erst wenn die Zahlung erfolgt ist, darf die Ware verschickt werden.

Wenn Kunden bei Zahlung über PayPal ’Überweisung’ anklicken und nicht genügend Guthaben auf ihrem Konto haben, wird der Betrag nicht automatisch von deren Bankkonto auf ihr Paypalkonto und dann automatisch auf unser Paypalkonto überwiesen. Dies liegt daran, dass die Kunden kein automatisches Auffüllen des Paypalkontos durch ihr Bankkonto zulassen. Diese Kunden müssen erst eine Geldanforderung von Ihrem Bankkonto auf das Paypalkonto vornehmen bevor der Transfer auf unser Paypalkonto erfolgen kann.

Um dem Kunden diesen Sachverhalt zu erklären, sollte nach Eingang der Bestellung grundsätzlich eine Zahlungsanforderung mit folgendem Text formuliert werden:

Sehr geehrter Herr, sehr geehrte Frau xxxx,

vielen Dank für Ihre Bestellung.

Wenn Sie die Zahlung per 'Überweisung' ausgeführt haben, müssen Sie ggf. noch Ihr Paypalkonto bedienen, damit uns das Geld gutgeschrieben werden kann. Sobald der Zahlungseingang auf unser Paypalkonto erfolgt ist, versenden wir die Ware.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Online-Shop-Team

2. Kundenbankkontobelastung

Je nach Einstellung des Paypalkontos des Kunden erfolgt eine Belastung des Kunden-Bankkontos durch PayPal oder der Kunde nimmt eine Überweisung von seinem Bankkonto auf sein Paypalkonto vor.

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3. Zahlungseingang

Nach Zahlungseingang wird die Informationszeile ’Zahlung von’ angezeigt.

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4. Überweisung des Paypalguthabens auf das eigene Konto

Wenn ein Guthaben auf unserem Konto ausgewiesen wird, kann das Geld auf unser Bankkonto überweisen werden, indem man auf den Reiter ’Geld abbuchen’ oder’ Auf Bankkonto überweisen’ wählt.

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Betrag eingeben ggf. Kontonummer anwählen

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Daten überprüfen und senden

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Nach dem ’Senden’ des Betrages erscheint ’Transfer an’ auf der Kontoübersicht.

Das Guthaben auf dem Paypalkonto beträgt, danach 0,00

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Für die Verbuchung des Zahlungseingangs ist darauf zu achten, dass der Geschäftssitz von PayPal Luxemburg ist. Deshalb sind die Gebühren mit dem entsprechenden MwSt.-Schlüssel für Dienstleistungen innerhalb der EU zu buchen.

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1.1.7 Handling bei Eingangszahlungen der A-Bank durch Verbände

Die Ansprechpartnerin bei der A-Bank für die Benutzerverwaltung ist im Stammsatz der Verbände hinterlegt.

Die Zahlungsavise über folgende Links abzurufen:

https://webzr.ak/zr/l...

Benutzer: e-xxxxx oder: Axxxxxx

Benutzer: e-xxxxx oder: xxxxx

Benutzer: e-xxxxx oder: Cx

Benutzer: e-xxxxx oder: Sx

Kennwort: xxxxx xxxxx

1.1.8 Handling bei Scheckeinreichungen

Allg. Buchblätter

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Hier wird das Bankkonto eingetragen, bei dem der Scheck eingereicht wird.

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Die auszugleichende Zeile auswählen und Ausgleich übernehmen. Dadurch wird die Zeile lila.

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Mit Look up (F6) muss die Bank, bei der der Scheck eingereicht werden soll, ausgewählt werden. Danach kann das Scheckeinreicherformular auf Geschäftspapier gedruckt werden.

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Für die Bankbuchhaltung wird eine Kopie zum Zweck der Eingangskontrolle des Betrages erstellt.

Da die Buchung zunächst auf einem Transferkonto erfolgt, wird das Bankkonto durch das entsprechende Sachkonto ersetzt.

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Nach erfolgreichem Testbericht wird mit F11 der Beleg gebucht.

1.2 Übernahme der Lohndaten (monatlich)

Nach dem Erstellen der Lohnabrechnung werden von dem Programm die Lohnzahlungsdatei, die Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung und die Leistungszahlen für die Kostenrechnung bereitgestellt. Im Folgenden wird die Vorgehensweise bei der Übernahme und bei der Weiterverarbeitung der Daten beschrieben.

1.2.1 Verschicken der Lohnzahlungsdatei über das Cash-Managementprogramm

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Zunächst wird die Datei, die aus dem Lohnprogramm bereitgestellt wurde, ausgewählt.

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Es muss der Dateityp *.* eingestellt werden, da ansonsten die Datei nicht angezeigt wird.

Danach wird die Zahlungsdatei erstellt.

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Dieses Feld ist auf den Folgetag zu datieren, wenn die Datei für den Folgetag erstellt wurde. Ansonsten kann kein ZV-Job erstellt werden.

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1.2.2 Übernahme der Buchungen aus dem Lohnbereich für die Fibu und Kostenrechnung

Nach Erstellung der Daten in der Lohnabrechnung werden sie in die Finanzbuchhaltung und in die Kostenrechnung übertragen.

Vor der Übernahme sollten die Buchblätter in ’Fibu’ und ’Kostenrechnung’ geleert werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

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