Seit langem ist der Betrieb öffentlicher Verwaltungen durch ein hohes Maß an Dezentralisierung und Arbeitsteilung sowie durch ausgeprägte Hierarchisierung geprägt. Die EDV-Situation war durch Insellösungen und Medienbrüche gekennzeichnet. Oft wurde die Ineffizienz von Prozessen und Datenstrukturen durch Softwareeinsatz weiter zementiert. Damit gingen Nachteile einher wie lange Bearbeitungszeiten sowie redundante und fehleranfällige Arbeitsabläufe. Dem System lag Selbstbezug statt Kundenorientierung zugrunde.
Dem soll nun durch die Einführung von eGovernment abgeholfen werden. Dieses Thema beherrscht derzeitig in den Kommunen die Debatte. Dabei sind die Vorstellungen, was Electronic Government ist, oft recht unterschiedlich. Häufig wird das Thema reduziert auf Angebote der Verwaltung, die Bürgern und Kunden im Internet bereitgestellt werden. eGovernment ist aber mehr: es geht darum Verwaltungsarbeit insgesamt umzugestalten, gerade da, wo sie für Außenstehende unsichtbar ist. Dabei müssen nicht nur die Arbeitsabläufe der Verwaltung an die neuen „Online Services“ angepasst werden, es geht auch um die Nutzung der Chancen, die eGovernment bei der Optimierung der internen Produkte und Prozesse in der Verwaltung bietet.
Ein Stichwort heißt eProcurement, die elektronische Ausschreibung und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Internet. In der bisherigen kommunalen Beschaffungspraxis spielt IT-Unterstützung eine geringe Rolle. Derzeitig läuft der Beschaffungs- und Vergabeprozess weitgehend manuell. Durch den Einsatz elektronischer internetbasierter Beschaffungssysteme kann der Einkauf jedoch vereinfacht und beschleunigt werden. Elektronische Marktplätze erlauben häufig einen günstigeren Einkauf, da hier in der Regel, aufgrund gebündelter Nachfrage, bessere Preise erzielt werden können. Die hohen Kosten für die Veröffentlichung und Versendung der schriftlichen Verdingungsunterlagen entfallen zum Teil vollständig. Studien einzelner Unternehmen ergeben Einsparungspotenziale von bis zu 20 Milliarden Euro für die Kommunen1. In Zeiten knapper kommunaler Haushalte ein erfreuliches Ergebnis. Die EU sieht bereits vor, dass im Jahr 2003 25% aller öffentlichen Aufträge auf elektronischen Wege vergeben werden sollen.
Inhaltsverzeichnis
1 VORWORT
1.1 Motivation zur Wahl des Themas
1.2 Problembereich der Arbeit
2 EINFÜHRUNG ZUM E-GOVERNMENT
2.1 Begriffsbestimmung
2.2 Grundlagen zum eGovernment
2.3 Bezug zur Verwaltungsmodernisierung
2.4 Anwendungsebenen des eGovernment
2.4.1 Government–to–Costumer (G2C)
2.4.2 Government–to–Government (G2G)
2.4.3 Government–to–Business (G2B)
2.5 Potenziale und Zielsetzung von eGovernment
3 DIE BESCHAFFUNG
3.1 Begriff der Beschaffung
3.2 Der Beschaffungsprozess
3.3 Nachteile des traditionellen Beschaffungsvorgangs
4 PUBLIC E-PROCUREMENT
4.1 Begriffsbestimmung
4.2 Nutzen und Problembereiche des elektronischen Einkaufs
4.2.1 Nutzen des eProcurement
4.2.2 Problembereiche der elektronischen Beschaffung
4.3 Rechtliche Rahmenbedingungen
4.4 Umsetzung der elektronischen Beschaffung auf Bundesebene
5 DAS PROJEKT „EVA – ELEKTRONISCHE VERGABE“ DER HAMBURGER FINANZBEHÖRDE
5.1 Ausgangssituation für eine elektronische Vergabe in Hamburg
5.2 Konzeption
5.2.1 Zielsetzung der elektronischen Vergabe
5.2.2 Projektbeschreibung/ Projektablauf
5.2.3 Funktionsweise der elektronischen Vergabe
5.2.4 Ressourcen
5.2.4.1 Was kostet die elektronische Vergabe?
5.2.4.2 Qualifizierungen des Personals
5.2.4.3 Technische Realisierung des Projekts
5.3 Erste Projektergebnisse
5.4 Zukünftige Entwicklung
6 SCHLUSSBETRACHTUNG
6.1 Perspektiven
6.2 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht den Einfluss von eGovernment auf die öffentliche Verwaltung und bewertet dessen Nutzen am Beispiel des elektronischen Beschaffungswesens (eProcurement). Dabei wird analysiert, inwieweit moderne Informationstechnologien zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung in der Verwaltung beitragen können.
- Grundlagen und Definitionen des eGovernment sowie dessen Bezug zur Verwaltungsmodernisierung
- Analyse des klassischen Beschaffungsprozesses und Identifikation von Ineffizienzen
- Untersuchung der Potenziale und Herausforderungen von Public eProcurement
- Darstellung rechtlicher Rahmenbedingungen für elektronische Vergaben
- Praxisbeispiel: Das Projekt „eVa – elektronische Vergabe“ der Hamburger Finanzbehörde
Auszug aus dem Buch
5.2.3 Funktionsweise der elektronischen Vergabe
Eine Ausschreibungsplattform verbunden mit einem Datenbanksystem ist Hauptbestandteil der elektronischen Vergabe. Das Datenbanksystem speichert Projekte, Firmendaten, Rechte, Dokumente und das Archiv. Der hamburgische Landesbetrieb für Informationstechnik (LIT) stellt für den Bieter einen gesicherten Zugang über das Internet mit Hilfe einer Firewall bzw. DMZ zur Verfügung, so dass Angebote online abgegeben werden können.
Der Prozess der elektronischen Vergabe verläuft in sechs Schritten:
1) Mit Hilfe der im System festgeschriebenen Werte, wird der Beschaffungsbedarf an Waren und Dienstleistungen in 1500 Dienststellen der Hamburger Verwaltung festgestellt.
2) Als ein nächster Schritt erfolgt die Vorbereitung der Ausschreibung anhand im Archiv gespeicherte Formulare, Strukturen und Stammdaten.
3) Die Abwicklung der Ausschreibung erfolgt komplett über das Internet. Diese können auf der Plattform www.ausschreibungen.hamburg.de eingesehen werden. Der Bieter besitzt die Möglichkeiten auf der Vergabeplattform Ausschreibungen einzusehen, Dokumente herunter zu laden und online ein Angebot abzugeben. Des Weiteren kann der Bieter jederzeit, bis Ablauf der Angebotsfrist sein Angebot einsehen und verändern. Digitale Signatur und ein zu unterschreibender Mantelbogen dienen dazu, die Rechtsverbindlichkeit der Angebotsabgabe sicherzustellen. Der Mantelbogen wird momentan ersatzweise für eine digitale Signatur eingesetzt. Der Bieter lädt dieses Formular herunter, druckt es aus, unterschreibt und sendet es an eine efax-Nummer der Behörde. Um eine eindeutige Zuordnung zu dem Angebot sicherzustellen, erhält jeder Mantelbogen einen unveränderlichen Hash-Wert, welcher auch auf dem Angebot vermerkt ist.
4) Nach Ablauf der verbindlichen Angebotsfrist erfolgt die IT-unterstützte Auswertung der Angebote durch automatisierte Auswahlkriterien.
5) Die Erteilung des Zuschlags erfolgt per eMail.
6) Die Ergebnisse der Vergabe werden in einem Warenkatalog im städtischen Intranet zusammengefasst. Die Entwicklung und Einführung solch eines Warenkataloges wird voraussichtlich nach Abschluss einer Einführungs und Erprobungsphase der elektronischen Vergabe im Frühjahr 2004 zu erwarten sein.
Zusammenfassung der Kapitel
1 VORWORT: Behandelt die Motivation zur Themenwahl und beschreibt den Problembereich der Arbeit, insbesondere die Ineffizienz traditioneller Verwaltungsabläufe.
2 EINFÜHRUNG ZUM E-GOVERNMENT: Definiert den Begriff eGovernment, beleuchtet dessen Grundlagen und ordnet es in den Kontext der Verwaltungsmodernisierung sowie der Anwendungsebenen ein.
3 DIE BESCHAFFUNG: Erläutert den Begriff und den Prozess der klassischen Beschaffung sowie die damit verbundenen Nachteile im traditionellen Verwaltungshandeln.
4 PUBLIC E-PROCUREMENT: Analysiert den elektronischen Einkauf in der öffentlichen Hand, dessen Nutzen, Problembereiche sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen und deren Umsetzung auf Bundesebene.
5 DAS PROJEKT „EVA – ELEKTRONISCHE VERGABE“ DER HAMBURGER FINANZBEHÖRDE: Detaillierte Fallstudie zur Konzeption, Umsetzung und den ersten Projektergebnissen des eVa-Projekts in Hamburg.
6 SCHLUSSBETRACHTUNG: Reflektiert die gewonnenen Erkenntnisse, bewertet Zukunftsperspektiven und zieht ein abschließendes Fazit zur Transformation durch eGovernment und eProcurement.
Schlüsselwörter
eGovernment, eProcurement, elektronische Vergabe, Verwaltungsmodernisierung, elektronische Beschaffung, öffentliche Hand, eSourcing, eOrdering, Prozessoptimierung, IT-Unterstützung, digitale Signatur, Hamburg, Vergaberecht, Effizienzsteigerung, Verwaltungsprozesse
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Transformation der öffentlichen Verwaltung durch eGovernment-Strategien, mit einem speziellen Fokus auf die elektronische Beschaffung (eProcurement).
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die Modernisierung öffentlicher Verwaltungen, die Optimierung von Beschaffungsprozessen durch Internet-Technologien und die damit verbundenen technischen, organisatorischen und rechtlichen Herausforderungen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, den Nutzen von eGovernment aufzuzeigen und anhand eines Praxisbeispiels darzulegen, wie durch elektronische Verfahren Effizienzpotenziale in der Verwaltung gehoben werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit kombiniert theoretische Analysen zur Verwaltungsmodernisierung und Beschaffung mit einer konkreten Fallstudie (Projekt eVa) und einem Experteninterview zur praktischen Umsetzung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil behandelt die Grundlagen des eGovernment, die Defizite klassischer Beschaffungswege, die Chancen des eProcurement sowie detaillierte technische und organisatorische Aspekte des Projekts „eVa“ der Hamburger Finanzbehörde.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie eGovernment, eProcurement, Verwaltungsmodernisierung, elektronische Vergabe und Effizienzsteigerung charakterisiert.
Was ist die Bedeutung des „Mantelbogens“ im Projekt eVa?
Da eine rechtsverbindliche digitale Signatur zum Projektstart nicht flächendeckend verfügbar war, dient der Mantelbogen als ersatzweises, signiertes Formular, das die Verbindlichkeit der abgegebenen elektronischen Angebote sicherstellt.
Warum wird im Projekt eVa eine Schnittstelle zu SAP R/3 als notwendig erachtet?
Da die Hamburger Verwaltung für ihre Doppik SAP R/3 einsetzt, ist eine Anbindung des zukünftigen Warenkatalogs zwingend erforderlich, um Medienbrüche zu vermeiden und eine integrierte elektronische Beschaffung (eOrdering) zu ermöglichen.
- Quote paper
- Simone Just (Author), 2003, eGovernment - Chance und Herausforderung für die Verwaltung am Beispiel des elektronischen Beschaffungswesens, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/20425
