Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte, Methoden und Durchführung

Inhaltsverzeichnis

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

1. EINLEITUNG

2. DAS PROJEKT
2.1 PROJEKTDEFINITION
2.2 DIE WIRTSCHAFTLICHKEIT UND IHRE EINGLIEDERUNG IN DAS PROJEKT

3. DIE WIRTSCHAFTLICHKEITSANALYSE

4. DIE VERFAHREN BZW. METHODEN DER WIRTSCHAFTLICHKEIT
4.1 QUANTITATIVE VERFAHREN
4.1.1. Statische Verfahren
4.1.2 Dynamische Verfahren
4.2 QUALITATIVE VERFAHREN
4.2.1 Berechnungsverfahren
4.2.2 Beschreibungsverfahren
4.3 RISIKOANALYSE
4.4 PORTFOLIOANALYSE

5. FAZIT

QUELLENVERZEICHNIS

LITERATURVERZEICHNIS

INTERNETVERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Phasenweiser Projektverlauf für Organisations- und EDV-Vorhaben 3

Abbildung 2: Verfahren (Methoden) der Wirtschaftlichkeit 5

Abbildung 3: Grundkonzept der Nutzwertanalyse 15

Abbildung 4: Bewertungskriterien zur Bestimmung der Priorität von DV-Vorhaben 16

Abbildung 5: Schema einer Multifaktorenanalyse 18

Abbildung 6: Argumentebilanz für flexible Fertigungssysteme 20

Abbildung 7: Nutzenwirkungsnetz 21

Abbildung 8: Beispiel für ein Mehr-Ebenen-Bewertungsmodell 22

Abbildung 9: Risiko Polaritätenprofil von DV-Projekten 24

Abbildung 10: Risiko Polarkoordinatendiagramm 25

Abbildung 11: Nutzwertanalyse unter Berücksichtigung von Projektrisiken 25

Abbildung 12: Projektportfolio als 9-Felder-Matrix 26

1. Einleitung

„ Nichts auf der Welt ist so mächtig wie die Idee, deren Zeit gekommen ist ... und so spannend, wie die Umsetzung in einem Projekt: “ ¹

(Victor Hugo, Schneider Hugo)

Im heutigen Zeitalter des 20. Jahrhunderts sind Projekte zu einem wesentlichen Bestandteil des täglichen Lebens in der Gesellschaft geworden. Projekte verändern unsere Welt und dienen der stetigen Weiterentwicklung mit einem Schritt in die Zukunft.

Sei es die Umorganisation eines Betriebs oder einer Behörde, die Entwicklung und Einführung gereifter Informationssysteme oder neuer Produkte, der Bau eines neuen Flughafens oder die Neu- und Anpassungskonstruktion von Maschinen oder Geräten, all diese Beispiele zeigen eine Leistungserstellung mit Projektcharakter.²

Bevor das Thema der Wirtschaftlichkeit von Projekten aufgegriffen werden kann, ist wichtig zu klären, durch welche Merkmale ein Projekt gekennzeichnet ist.

2. Das Projekt

Wie die eben genannten Beispiele zeigten, sind Projekte in verschiedenen Richtungen, wirtschaftlich oder technisch orientiert realisierbar. Trotz der Vielfältigkeit können alle Projekte dieselben Gemeinsamkeiten aufweisen, durch die ein Projekt letztendlich definiert werden kann.

2.1 Projektdefinition

Eine allgemein gültige Definition ist in der Literatur nicht vorzufinden.

Inhaltliche Überschneidungen der verschiedenen Autoren spiegeln sich in den Merkmalen eines Projektes wieder. Speziell auf die DV- Projekte soll in den folgenden Charakteristika eingegangen werden, die für andere Projekte ebenfalls Gültigkeit finden.

DV-Projekte können folgendermaßen charakterisiert werden: · „Einmaligkeit oder Seltenheit,

- Zusammensetzung aus Teilaufgaben,
- Beteiligung mehrerer interner und/oder externer Stellen und unterschiedlicher Fachrichtungen (Interdisziplinarität),
- Teamarbeit,
- Konkurrenz mit anderen Projekten um Ressourcen Gerätebenutzung u.a.),
- Mindestdauer bzw. Mindestaufwand,
- Definierter Anfang und definiertes Ende der Aktivitäten.“³ · Projektspezifische Organisation (Personal, Sachmittel, Zusammenfassend sind Projekte nach DIN 69901 Vorhaben bzw. Vorgänge, die im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind.⁴

Speziell durch die oben aufgeführten Kennzeichen ist ein DV- Projekt geprägt und wird in der Praxis hauptsächlich in Unternehmen durchgeführt. Ein Beispiel hierfür ist die Einführung bzw. Installation eines neuen IuK-Systems.

Die Abwicklung und Durchführung eines Projektes ist stets mit sehr hohem Aufwand und Kosten verbunden.

„Grundsätzlich muß in Abhängigkeit von den Eigenschaften eines Vorhabens entschieden werden, ob es projektwürdig ist oder innerhalb der bestehenden Organisation abgewickelt werden soll.“⁵

Im Voraus muß ermittelt werden, ob es sich für das Unternehmen lohnt, das geplante Projekt durchzuführen. Hierbei werden verschiedene Methoden in Betracht gezogen, unter anderem die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit.

2.2 Die Wirtschaftlichkeit und ihre Eingliederung in das Projekt

Grundsätzlich werden bei der Wirtschaftlichkeit Kosten und Nutzenaspekte ermittelt bzw. ins Verhältnis zueinander gestellt. Daraus abgeleitet ist zu erkennen, in welchem Umfang die Kosten und wie hoch der Nutzen in einem geplanten Projekt zu erwarten sind.

Ein Projekt, speziell das DV-Projekt, ist in mehrere Phasen unterteilt. Der folgenden Abbildung 1 kann entnommen werden, an welcher Stelle die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit ihre Anwendung findet.

Abb. 1: Phasenweiser Projektverlauf für Organisations- und EDV-Vorhaben

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Litke, H.-D., (1993), S. 25

In der Phase der Konzeption und Grundlegung, werden die Ist-Analyse und das angestrebte Soll-Konzept ermittelt, darin integriert ist die Wirtschaftlichkeit.

Ein Soll-Zustand ist das gedanklich zu erreichende Ziel in der Zukunft. Die Wirtschaftlichkeit stellt somit das Ausmaß der Zielerreichung dar, die erst durch konkrete Formulierung von Projektzielen an Inhalt gewinnt.⁶

3. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse

Zur Ermittlung des betriebswirtschaftlichen Nutzens eines Projektes wird in der Praxis die Wirtschaftlichkeitsanalyse zur Hilfe genommen.⁷

Als Anhaltspunkt gibt es 8 Regeln, die als Leitfaden von den Projektleitern genutzt werden können.

A. Phasenorientiert vorgehen

- Hierbei können die ursprünglichen groben Ansätze der Kosten und Nutzen analog zur Tiefe des Projektes konkretisiert werden

B. Änderungen berücksichtigen

- Erforderliche Änderungen, die im Laufe eines Projektes auftreten, müssen ihren Niederschlag in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung haben

C. Mehrere Personen beteiligen

- Hier gilt ganz besonders das Prinzip der Aufgabenverteilung. Das Projektteam sollte die Kosten ermitteln. Die Nutzenermittlung sollte grundsätzlich durch den Auftraggeber erfolgen.

D. Vorsichtig bewerten

- Folgendes Schema ist zu beachten, um späteren Kontrollen standhalten zu können: Die Kosten eher höher und den Nutzen eher geringer ansetzen.

E. Genauigkeit nicht übertreiben

- Die Genauigkeit der Ansätze sollte der Genauigkeit der zugrundeliegenden Planung entsprechen.

F. Lebensdauer realistisch ansetzen

- Beim Ansetzen einer realistischen Lebensdauer des System sollte im Schnitt von 5 Jahren ausgegangen werden.⁸

G. Wartungskosten

- Nicht zu niedrig ansetzen. In der Regel sind ca. 20-30 % der einmaligen Kosten als Wartungsaufwand pro Jahr zu kalkulieren.

H. Realisierung des Nutzens

- Der Nutzenzeitpunkt entspricht nicht dem Einführungszeitpunkt. Aufgabe des Projektleiters ist es, nicht den Nutzen zu realisieren, sondern die Voraussetzung dafür zu schaffen.

Dem Prinzip der Wirtschaftlichkeitsanalyse zeigen sich, insbesondere bei DV-Projekten einige Grenzen auf. Nicht alle Kosten- und Nutzenfaktoren sind bekannt. Meist sind sie quantitativ bzw. schwer oder gar nicht ermittelbar. Häufig verläuft in der Praxis die Aufgabe als unsinnig, weil die Wirtschaftlichkeitsanalyse zwar zu Projektbeginn durchgeführt, aber nach Abschluss des Projektes von niemanden überprüft wurde.⁹

Der Wirtschaftlichkeitsanalyse liegen verschiedene Methoden zugrunde. Bezüglich der breiten Umschreibung in der Literatur wird in der Abbildung 2, die wahrscheinlich geeignetste Gliederung aufgestellt und ausführlich diskutiert.

Abb. 2: Verfahren (Methoden) der Wirtschaftlichkeit

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Kargl, H., (1999), S. 86; Antweiler, J., (1995), S. 114

4. Die Verfahren bzw. Methoden der Wirtschaftlichkeit

Obwohl die Wirtschaftlichkeitsanalyse Grenzen aufweist, ist sie in der Praxis ein gern angewendetes Verfahren. Dies gilt vor allem für die Ermittlung der qualitativen Projektziele.

Die Herangehensweise an die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit eines Projektes erfolgt auf zwei verschiedenen Ebenen. Mit Hilfe der Investitionsrechnungsverfahren werden die quantitativen, die monetären Ziele ermittelt, welche sich aus den statischen und dynamischen Berechnungsmethoden zusammensetzen

Die Kostenvergleichsrechnung, Gewinnvergleichsrechnung, Rentabilität und die Amortisationsrechnung kennzeichnen die statische Verfahren. Die Kapitalwertmethode, die Berechnung des internen Zinssatzes und die Annuitätenmethode sind in der Literatur als dynamische Verfahren bekannt. Eine Erweiterung der dynamischen Berechnungen ist in der Kosten-Nutzen-Analyse zu erklären.

Häufig reicht es nicht aus nur harte Bewertungskriterien, wie ausschließlich monetäre Größen für die Auswahl eines Projekts heranzuziehen. Aus diesem Grund wird der Nutzen des Projektes ermittelt und als qualitative bzw. nicht monetäre Betrachtung angesehen.

„Gerade im betriebswirtschaftlichen Bereich müssen auch qualitative Einflussgrößen, wie z.B. Kundenzufriedenheit, strategische Eignung und Erhöhung der Flexibilität berücksichtigt werden.“¹⁰

Zur Verfügung stehen dabei die Berechnungsverfahren, wie Nutzwertanalyse, Multifaktorenanalyse weiterhin zählen dazu die Beschreibungsverfahren, wie die Argumentebilanz, die Wirkungsketten und das Mehr-Ebenen-Bewertungsmodell.

Projekte dürfen nicht nur nach Kosten und Nutzen bewertet werden. Die Einbeziehung der sich ergebenden Risiken ist ebenfalls sehr wichtig und wird anhand von der Risikoanalyse und der Portfolioanalyse herausgefunden. Diese Verfahren stellen eine Zusammenführung der quantitativen und qualitativen Verfahren dar.

Bevor konkret auf die verschiedenen Verfahren eingegangen wird gilt hierbei:

„..., dass alle Verfahren nur zur Vorbereitung von Entscheidungen dienen, die dann durch Entscheidungsträger zu fällen sind. Die Verfahren geben allerdings in unterschiedlichen Umfang Auskunft über die Wirtschaftlichkeit eines Investitionsvorhabens,...“¹¹

4.1 Quantitative Verfahren

Bezüglich der Einfachheit der leichten Verständlichkeit, erfreut sich dieses Methode in der betrieblichen Praxis großer Beliebtheit.¹²

Quantitative Projektziele beinhalten Mengen-, Zeit- und Kostenvorgaben, wie z.B. Bearbeitungszeiten zu reduzieren oder Fertigungskosten zu vermindern. Um diese Ziele zu erreichen und die monetäre Wirtschaftlichkeit zu ermitteln, wird die Wirtschaftlichkeitsrechnung auch als Investitionsrechnung genutzt.¹³

Statische und dynamische Verfahren bilden den Bestandteil der Investitionsrechnungen und dienen dem Zweck festzustellen, ob sich eine Investition lohnt oder nicht. Es wird also errechnet, ob die Entscheidung FÜR oder GEGEN das Projekt getroffen wird.

Es muß beachtet werden, dass die Investitionsrechnung nur der Vorbereitung von Entscheidungen dient, niemals aber die Entscheidung vorwegnehmen darf.¹⁴

Auf eine ausf ü hrliche und tiefgr ü ndige Erklärung der statischen und dynamischen Verfahren, anhand existierender Berechnungsformeln, soll in dieser Arbeit verzichtet werden, weil sie als die typisch klassischen Methoden gelten und es als sinnvoller erscheint, sich auf die qualitativen Verfahren zu konzentrieren. Dabei sollen Vorteile, Nachteile und Anwendungsgebiete der Quantitativen Verfahren als inhaltliche Richtlinien betrachtet werden.

4.1.1. Statische Verfahren

„Die statischen Investitionsrechnungsverfahren dienen der Beurteilung eines einzelnen Investitionsprojekts.“¹⁵

[...]

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¹ http://www.projektmanagement.ch, vom 08.06.2002

² Vgl. Schelle, H., (1996), S. 11

³ Daum, E., (1998), S. 57

⁴ Schelle, H., (1996), S. 11

⁵ Schulte-Zurhausen, M., (1999), S. 378

⁶ Vgl. Dr. Kargl, H., (1999), S. 86

⁷ Vgl. Litke, H.-D., (1993), S. 136

⁸ Ebenda, S. 136

⁹ Vgl. Litke, H.-D., (1993), S. 137

¹⁰ http://www.projektmagazin.de/magazin/pm-controlling.html, vom 10.06.2002

¹¹ Antweiler, J., (1995), S. 115

¹² Vgl. Antweiler, J., (1995), S. 116

¹³ Vgl. Dr. Kargl, H., (1999), S. 86f.

¹⁴ Vgl. Franke, R., Zerres, M.P., (1994), S. 161

¹⁵ Dr. Heinhold, M., (1996), S. 74