Meetings unterstützen Kommunikationsprozesse in Unternehmen. Sie helfen den Teilnehmern dabei Probleme zu lösen, Ideen zu finden und Entscheidungen zu treffen. Allerdings verursachen Meetings auch hohe Kosten und hohen Zeitbedarf. Elektronische Meeting Support Systeme unterstützen den Meeting-Prozess, können so die Effektivität und Effizienz steigern und Kosten reduzieren. In diesem Artikel werden Meeting-Werkzeuge vorgestellt, die zur Lösung von Problemen in Gruppenprozessen eingesetzt werden können. Es werden kommerzielle Softwarelösungen betrachtet und gezeigt, welche Werkzeuge diese einsetzten. Außerdem werden unterschiedlichen Besprechungstypen ausgearbeitet und damit verbundene Ziele und Anforderungen aufgezeigt. Zur Messung von Effizienz und Effektivität wird das Untersuchungsmodell nach Rausch vorgestellt, indem mögliche Meeting-Einflussfaktoren identifiziert werden.
Inhaltsverzeichnis
1 EINLEITUNG
2 GRUNDLAGEN
2.1 Meeting
2.1.1 Begriffsklärung
2.1.2 Meeting Genre System
2.2 Meeting LifeCycle
2.3 Elektronisches Meeting System
2.3.1 Begriffsklärung
2.3.2 Raum-Zeit-Matrix
2.4 Moderator
2.4.1 Begriffsklärung
2.4.2 Aufgaben und Verhaltensmerkmale
2.5 Werkzeuge in einem Meeting Support System
2.5.1 Begriffsklärung
2.5.2 Die Agenda
2.5.3 Brainstorming
2.5.4 Shared Whiteboard
2.5.5 Abstimmung
2.5.6 Blitzlicht
2.5.7 Chat
2.5.8 Notizblock
2.5.9 Desktop Sharing
2.5.10 Voice over IP (VoIP)
2.5.11 Besprechungsprotokoll
2.6 Effizienz und Effektivität
2.6.1 Effektivität
2.6.2 Effizienz
2.7 Kommunikationsmodelle
2.7.1 Begriffsklärung
2.7.2 Kommunikationsprozess nach Rausch
2.8 Struktureller Rahmen für Erfolgsmessung
2.8.1 Begriffsklärung
2.8.2 Untersuchungsmodell nach Rausch
2.8.3 Kontext
2.8.4 Prozess des Meetings
2.8.5 Meeting Output
2.8.6 Meeting Outcome und Impact
3 MEETING EFFEKTIVITÄT UND EFFIZIENZ
3.1 Einleitung
3.2 Soziale Aspekte
3.2.1 Basisfaktoren
3.2.2 Gruppen-Prozessverluste
3.2.3 Gruppen-Prozessgewinne
3.3 Identifikation der Einflussfaktoren
3.3.1 Spezifische Kriterien der Ideenentwicklung
4 STAND DER TECHNIK
4.1 Vorstellung einiger Applikationen
4.1.1 Adobe Connect
4.1.2 smartSpeed Connect
4.1.3 Cisco WebEx
4.2 Zusammenfassung
5 FAZIT UND AUSBLICK
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht, wie elektronische Meeting Support Systeme die Effizienz und Effektivität von Face-to-Face-Meetings steigern können, indem sie Werkzeuge zur Problemlösung und Prozessoptimierung bereitstellen und negative gruppendynamische Effekte abfedern.
- Analyse der theoretischen Grundlagen von Meetings, Meeting-Genres und deren Lebenszyklen.
- Untersuchung der Rolle des Moderators und dessen Werkzeuge zur Steuerung von Gruppenprozessen.
- Operationalisierung von Effizienz und Effektivität durch spezifische Kommunikations- und Untersuchungsmodelle.
- Evaluation und Vergleich moderner Softwarelösungen wie Adobe Connect, smartSpeed Connect und Cisco WebEx.
Auszug aus dem Buch
2.5.3 Brainstorming
Das Brainstorming gehört zu der Gruppe der Kreativitätstechniken. Das bedeutet, der Einsatz dieser Technik soll die Kreativität fördern. Es eignet sich besonders für einfache, strukturierte Problemstellungen und wird vom Moderator gerne dann eingesetzt, wenn sich z.B. ein Meeting festgefahren hat oder neue Ansätze zur Lösungsfindung eines Problems benötigt werden. Es wird also eher bei Meetings zur Problemlösung eingesetzt als bei der Entscheidungsfindung oder dem Informationsaustausch. Die Generierung neuer Ideen erlaubt es, Probleme aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Jeder Teilnehmer ist dabei gefordert seinen Beitrag zu leisten.
Auch im elektronischen Meeting Support ist der Einsatz dieser Technik nicht ungewöhnlich. Obwohl die Entwicklung hier noch in den Kinderschuhen steckt, zeigt der bisherige Stand der Technik Lösungen auf, mit denen grundsätzliche Probleme des Face-to-Face Brainstormings adressiert werden. Beim elektronischen Brainstorming können z.B. alle Beiträge anonym und gleichzeitig abgegeben werden. Das löst zum einen das Problem der Bewertungserwartung und zum anderen der sequentiellen Produktion von Ideen. Die Bewertungserwartung beschreibt dabei die Tatsache, dass eigene Meinungen und Ideen, aus Angst vor negativer Bewertung der anderen Teilnehmer, zurückgehalten werden. Dieser Effekt wird noch verstärkt, wenn sich Vorgesetzte unter den Teilnehmern befinden. Wird die Anonymität der Teilnehmer gewährleistet, steigt die Quantität der Ideen pro Sitzung und damit auch die Produktivität des Prozesses.
Zusammenfassung der Kapitel
1 EINLEITUNG: Definiert die Forschungsfrage nach der Steigerung von Effektivität und Effizienz in Meetings sowie die Relevanz technischer Unterstützung.
2 GRUNDLAGEN: Erläutert zentrale Begriffe wie Meeting-Genres, die Rolle des Moderators und verschiedene elektronische Meeting-Werkzeuge.
3 MEETING EFFEKTIVITÄT UND EFFIZIENZ: Analysiert soziale Aspekte, Prozessverluste und -gewinne in Gruppen sowie Kriterien zur Erfolgsmessung.
4 STAND DER TECHNIK: Vergleicht praxisnahe Applikationen wie Adobe Connect, smartSpeed Connect und Cisco WebEx hinsichtlich ihrer Funktionalitäten.
5 FAZIT UND AUSBLICK: Fasst die Erkenntnisse zusammen und prognostiziert eine steigende Bedeutung von Meeting Support Systemen in der Zukunft.
Schlüsselwörter
Meeting Support, Moderator, Effizienz, Effektivität, Werkzeuge, Einflussfaktoren, Meeting Genre System, Meeting Sub-Genre, Gruppenprozesse, Kommunikation, Softwarelösungen, Adobe Connect, Cisco WebEx, Prozessoptimierung, Meetingmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der vorliegenden Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung von Face-to-Face-Meetings durch den Einsatz elektronischer Meeting Support Systeme zur Steigerung von Effizienz und Effektivität.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Zentrale Themen sind die theoretische Fundierung von Meeting-Prozessen, die Rolle und Techniken des Moderators sowie der Vergleich von technologischen Softwarelösungen.
Welches ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, den Einfluss von Meeting-Werkzeugen auf die Meeting-Qualität aufzuzeigen und Strategien zur Minimierung gruppendynamischer Prozessverluste zu bewerten.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Analyse verwendet?
Die Arbeit nutzt eine literaturbasierte Analyse und ein Untersuchungsmodell nach Rausch, um Meeting-Einflussfaktoren zu systematisieren und Applikationen zu vergleichen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen, die Definition von Erfolgsfaktoren (soziale Aspekte) und eine detaillierte technische Evaluation gängiger Meeting-Software.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Wesentliche Begriffe sind Meeting Support, Effizienz, Effektivität, Moderator, Meeting Genre System und Werkzeuge wie Agenda oder Brainstorming.
Wie definiert der Autor ein "Meeting Genre System"?
Ein Meeting Genre System dient dazu, organisatorische Kommunikationsstrukturen in Meetings durch Muster zu definieren und so das Design von Meeting-Systemen zu unterstützen.
Welchen Einfluss hat ein Moderator laut der Studie auf den Erfolg?
Der Moderator gilt als kritischer Erfolgsfaktor, der durch gezielte Moderationstechniken die Gruppendynamik steuern und für eine effiziente Zielerreichung sorgen muss.
Warum sind Werkzeuge wie ein "Shared Whiteboard" wichtig?
Sie ermöglichen eine visuelle Unterstützung komplexer Sachverhalte, fördern die Interaktion bei verteilten Meetings und reduzieren Missverständnisse.
Wie unterscheidet sich die "Agenda" von einer einfachen Themenliste?
Die Agenda strukturiert das Meeting zeitlich und inhaltlich, sorgt für einen roten Faden und ermöglicht eine effizientere Nachbereitung durch das Protokoll.
- Quote paper
- Timo Müller (Author), Andreas Wroblewski (Author), 2012, Effizienz und Effektivität in Face-To-Face-Meetings, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/206817
