Effizienz und Effektivität in Face-To-Face-Meetings


Seminararbeit, 2012
15 Seiten

Leseprobe

Effizienz und Effektivität in Face-To-Face-Meetings

Andreas Wroblewski

andreas.wroblewski@googlemail.com
Timo Müller

Timo.Mueller@FernUni-Hagen.de

ABSTRACT

Meetings unterstützen Kommunikationsprozesse in Unternehmen. Sie helfen den Teilnehmern dabei Probleme zu lösen, Ideen zu finden und Entscheidungen zu treffen. Allerdings verursachen Meetings auch hohe Kosten und hohen Zeitbedarf. Elektronische Meeting Support Systeme unterstützen den Meeting-Prozess, können so die Effektivität und Effizienz steigern und Kosten reduzieren.

In diesem Artikel werden Meeting-Werkzeuge vorgestellt, die zur Lösung von Problemen in Gruppenprozessen eingesetzt werden können. Es werden kommerzielle Softwarelösungen betrachtet und gezeigt, welche Werkzeuge diese einsetzten. Außerdem werden unterschiedlichen Besprechungstypen ausgearbeitet und damit verbundene Ziele und Anforderungen aufgezeigt. Zur Messung von Effizienz und Effektivität wird das Untersuchungsmodell nach Rausch vorgestellt, indem mögliche Meeting-Einflussfaktoren identifiziert werden.

Keywords

Meeting Support, Moderator, Effizienz, Effektivität, Werkzeuge, Einflussfaktoren, Meeting Genre System, Meeting Sub-Genre

1 EINLEITUNG

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, wie die Effektivität und Effizienz von Meetings gesteigert werden kann. Aus diesem Grunde wird herausgestellt, wie sich soziale Aspekte z.B. Gruppendynamik oder Verhaltens- und Arbeitstechniken des Moderators positiv oder negativ auf das Meeting auswirken. Um eine Operationalisierung des Meeting-Sachverhalts und den damit verbundenen Einflussfaktoren zu ermöglichen, werden die Abhängigkeiten zwischen Effektivität und Effizienz und den einzelnen Phasen des Kommunikationsprozesses in Verbindung gebracht. Anschließend werden verschiedene elektronische Meeting Support Systeme vorgestellt und hinsichtlich der Frage betrachtet, wie diese Systeme zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung beitragen und den Moderator bei der Arbeit unterstützen können. Um ein grundlegendes Verständnis für den Themenkomplex Meeting und elektronischer Meeting Support zu bieten, erfolgt im nun folgenden Abschnitt die Definition und Abgrenzung wichtiger Begriffe und Sachverhalte.

2 GRUNDLAGEN

Der Grundlagenteil gibt einen Überblick über einheitliche Begriffe, die für diese Seminararbeit wichtig sind. Im ersten Schritt erfolgt die Definition des Begriffs Meeting. [1] systematisieren Meetings im organisatorischen Kontext in ein durch Muster definierbares Konstrukt und stellen diesen Ansatz in ihrer Studie als Meeting Genre System vor. In diesem Abschnitt werden auch die verschiedenen Meeting Sub-Genres (Besprechungstypen) vorgestellt, die die unterschiedlichen Beweggründe für die Durchführung eines Meetings vorstellen. Anschließend wird der Moderator vorgestellt. Diese Person führt die Teilnehmer durch das Meeting und stellt aufgrund der steuernden Position eine wichtige Rolle für die effiziente und effektive Durchführung von Meetings dar. Zu den Werkzeugen des Moderators zählen Moderationstechniken, die zur Problemlösung, Ideensammlung und Zielerreichung eines Meetings eingesetzt werden. Es wird ein Kommunikationsmodell vorgestellt, um die Zusammenhänge zwischen Prozess und Effektivität und Effizienz darzustellen. Darauf aufbauend wird ein struktureller Rahmen für die Erfolgsmessung vorgestellt.

2.1 Meeting

2.1.1 Begriffsklärung

Der englischsprachige Begriff Meeting wird im Oxford Dictionary[1] definiert als „an assembly of people, esp. the members of a society or committee, for discussion or entertainment“ und kann als Sitzung, Besprechung oder Zusammenkunft in die deutsche Sprache übersetzt werden. In Unternehmen wird jedoch regelmäßig auf den englischsprachigen Ausdruck zurückgegriffen: „In der Arbeitswelt wird der Begriff Meeting beinahe inflationär für jede Besprechung benutzt“ [7].

Nach (Motzel 2006) ist die Besprechung definiert als die „Zusammenkunft von mehreren projektbeteiligten Personen oder Personengruppen mit dem Ziel der gegenseitigen Information, der gemeinsamen Erörterung eines bestimmten Themas und/ oder der Lösung eines Problems.“

Nach (Post, Huis in't Veld und van den Boogaard 2006) sind Meetings keine isolierten Vorhaben, sondern zyklischer Natur. Sie gehen für gewöhnlich individueller Arbeit, wie z.B. Vorbereitungen für das nächste Meeting, Verteilung von Ergebnissen und die Ausführung von Aktionen, die zuvor abgestimmt wurden, voraus und werden so lange wiederholt, bis das übergeordnete Ziel erreicht ist.

2.1.2 Meeting Genre System

Nach [1] ist die Genre Analyse ein auf kommunikativen Mustern basierender Ansatz, um organisatorische Strukturen besser verstehen zu können. Dieser kann für den spezifischen Kontext von Meetings als auch für das Design von Meeting Systemen verwendet werden. Ein Muster beschreibt eine Lösung zu einem Problem, welches immer und immer wieder auftritt, aber niemals zweimal in gleicher Weise implementiert wird [17].

Der Einsatz des Genre Konzepts ist sinnvoll, um den organisatorischen Kontext von Meetings zu verdeutlichen. Zudem kategorisieren Genres den spezifischen Sachverhalt und sind so für den Nutzer einfacher nachvollziehbar [1].

Jedes Meeting Genre besteht aus einem Meeting Genre System, welches aus organisatorischen Kommunikationsgenres und Meeting Sub-Genres spezifiziert wird. Die folgende Abbildung zeigt das generische Schema zur Meeting Genre Analyse bestehend aus Meeting Genres, Sub-Genres und Genre System.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2-1 generisches Schema zur Meeting Genre Analyse [1]

Die organisatorische Kommunikation wird durch Meeting Genres beschrieben. Auf dieser Ebene werden Modalitäten wie Zweck und Inhalt der Zusammenkunft definiert, mögliche Beispiele sind Vertrags-verhandlungen, Meetings oder Verkaufsgespräche.

Das Meeting Genre System umfasst alle Elemente, die die eigentliche Kommunikations-Interaktion beschreiben. Hierzu zählen die Räumlichkeiten, Teilnehmer, Sitzordnung usw. (Logistics) und die Agenda (2.5.2), die für das „eigentliche“ Meeting erforderlich sind. Nach Durchführung des Meetings werden die Ergebnisse in einem Besprechungsprotokoll (2.5.11) abgelegt.

Meeting Sub-Genres spezifizieren den eigentlichen Grund der Zusammenkunft. In der Literatur, u.a. in [17], [10], [15], [6] und [3] werden verschiedene Meeting Sub-Genres identifiziert, die abhängig vom Grund der Besprechung eingesetzt werden und ein bestimmtes Ziel verfolgen. In deutscher Umgangssprache werden Meeting Sub-Genres auch als Besprechungstyp bezeichnet:

- Informationsaustausch. Dieser Typ wird eingesetzt, um Wissensdefizite von Mitarbeitern zu beheben und über innerbetriebliche und abteilungsinterne Veränderungen, den Stand von bestimmten Projekten oder auch strategischen Inhalten zu informieren.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, shared Whiteboard, Desktop Sharing, VoIP
- Ideenentwicklung. Bei diesem Typ interagieren die Teilnehmer miteinander und entwickeln Ideen zu einem vorgegebenen Thema in der Gruppe.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, Brainstorming, shared Whiteboard, Abstimmung, Blitzlicht, Notizblock, Desktop Sharing, VoIP, Besprech-ungsprotokoll
- Problemlösung. Um mögliche Konflikte und Meinungsverschiedenheiten auszutragen wird dieser Typ gewählt. Bei einer Problemlösung werden Gefühle, Befindlichkeiten und Wünsche der Teilnehmer ausgetauscht.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, Abstimmung, Blitzlicht, VoIP, Besprechungsprotokoll
- Entscheidungsfindung. Bei diesem Typ ist das Ziel einer einheitlichen Gruppenmeinung und dem Fassen von Beschlüssen.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, Abstimmung, Blitzlicht, Notizblock, VoIP, Besprechungs-protokoll
- Planung. Um Aktivitäten oder Einzelaktivitäten zu koordinieren, wird dieser Typ eingesetzt. Er dient auch der Integration der Gruppe und der Stärkung des Gruppenzusammenhalts.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, shared Whiteboard, Abstimmung, Desktop Sharing, VoIP, Besprechungsprotokoll
- - Bildung/ Training. Ein Training erfolgt meist als Frontalunterricht und dient dazu, die Teilnehmer für einen bestimmten Aspekt zu schulen.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, shared Whiteboard, Blitzlicht, Notizblock, Desktop Sharing
- Workshop. Bei diesem Typ steht die Erledigung einer konkreten Aufgabe im Gruppengespräch im Vordergrund.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, shared Whiteboard, Blitzlicht, Notizblock, Desktop Sharing, Besprechungsprotokoll
- Zyklisches Meeting. Hierbei handelt es sich um wiederkehrende Meetings wie z.B. Jour Fixe oder monatliche Arbeitstagungen und dienen der Fortschrittsmessung.
- Empfohlene Werkzeuge. Agenda, Blitzlicht, Notizblock, Desktop Sharing, VoIP, Besprech-ungsprotokoll

Die empfohlenen Werkzeuge werden im Abschnitt 2.5 ausführlich beschrieben.

2.2 Meeting LifeCycle

Meetings lassen sich prinzipiell in die Phasen Pre-Meeting, In-Meeting und Post-Meeting aufteilen. Ausgehend vom Pre-Meeting, also den vorbereitenden Maßnahmen, in denen Termine festgesetzt, Ressourcen geblockt und Termineinladungen versendet werden, folgt in der In-Meeting-Phase die eigentliche Meeting-Durchführung, die wieder in einzelne Phasen zerlegt werden kann. Abschließend folgt die Post-Meeting-Phase, in der die Nachbereitung stattfindet, also z.B. Berichte (2.5.11) angefertigt und verteilt werden.

2.3 Elektronisches Meeting System

2.3.1 Begriffsklärung

In der Literatur findet sich bis zum heutigen Zeitpunkt kein einheitlicher Begriff für die computerunterstützte Durchführung von Meetings. In der Forschung werden Begriffe wie (Group) Decision Support System, Computer Aided Team oder auch Electronic Meeting Systems verwendet.

[20] klassifiziert CSCW-Anwendungen in die Systemklassen Kommunikation, gemeinsame Informationsräume, Workflow Management und Workgroup Computing. Im Teilbereich Kommunikation werden Konferenzsysteme vorgestellt. Sie „unterstützen eine genau adressierbare Menge von Kommunikationspartnern, die zur gleichen Zeit miteinander kommunizieren wollen."

Im Kontext des Workgroup Computing werden Entscheidungsunterstützungssysteme (Decision Support Systems, DSS) vorgestellt. Es handelt sich dabei um Systeme „zur Unterstützung teilweise strukturierbarer Aufgaben.“ [20]. [11] erklärt DSS wie folgt: „Decision Support Systems (DSS) represent a point of view on the role of the computer in the management decision making process. Decision support implies the use of computers to: 1. assist managers in their decision processes in semi structured tasks, 2. support, rather than replace, managerial judgment. 3. Improve the effectiveness of decision making rather than its efficiency.“

Eine Weiterentwicklung von DSS stellt das Group Decision Support System (GDSS) dar, welches Entscheidungsfindungen in Gruppen unterstützt, da viele Entscheidungen in Gruppen ablaufen [9]. [9] spricht in seinem Forschungsansatz von Computer Aided Team (CATeam) und sieht den Nutzen in „der Verbesserung der Teamproduktivität und Gruppen-Zusammenarbeit durch die Unterstützung mit Hilfe von Kommunikations- und Informationstechnologien“.

Im Rahmen dieser Arbeit werden die Begriffe Elektronisches Meeting System (Electronic Meeting System) oder Sitzungsunterstützungssystem verwendet. Es besteht nach [20] aus „einer Sammlung von Einzelplatzapplikationen, welche Gruppenprozesse im Rahmen von Sitzungen unterstützen“ und beschreibt am ehesten ein System zur Unterstützung von zeitgleicher Arbeit an einem Ort [19].

[5] sieht in EMS einen höheren Nutzen als in GDSS: „EMS are more than group decision support systems (GDSS): they support more tasks than just decision making: they focus on communication“. Dies wird durch [19] unterstützt, demnach liegen die Stärken von EMS in der „Verstärkung von positiven Effekten“ und zur „Vermeidung von negativen Effekten“. Die verwendeten Werkzeuge sind Methoden aus der Kommunikationsunterstützung oder Prozessstrukturierung.

Nach [20] kann im Bereich der Sitzungsunter-stützungssysteme zwischen Systemen für die Ablaufplanung und Systemen für die eigentliche Durchführung / Unterstützung unterschieden werden. In der zweiten Kategorie wird zwischen „vor Ort“ (im gleichen Raum) oder „verteilt„ (z.B. durch Videokonferenzen) unterschieden.

2.3.2 Raum-Zeit-Matrix

Die Raum-Zeit-Matrix nach Johansen klassifiziert Groupware nach dem Aspekt, wo und wann die Gruppenmitglieder miteinander interagieren: „Die Unterscheidung erfolgt dabei bezüglich der geo-graphischen Verteilung der Beteiligten (benachbart oder entfernt) und der zeitlichen Verteilung der Beteiligten (synchron bzw. asynchron).“ [20].

Die folgende Abbildung klassifiziert verschiedene Groupware-Anwendungen im Raum-Zeit-Gefüge.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2‑2 Raum-Zeit-Matrix nach Johansen [20]

2.4 Moderator

2.4.1 Begriffsklärung

Der Begriff Moderator wird im Englischen als Facilitator übersetzt. Auch im deutschen Sprachgebrauch wird dieser Begriff häufig anstelle des deutschen Wortes eingesetzt. Oxford Dictionary[2] definiert facilitate als „to make (an action or process) easy or easier“ und beschreibt damit den Hauptbeweggrund für Facilitation. [4] definiert den Begriff als „activities carried out before, during, and after a meeting to help the group achieve its own outcomes“.

Zu den Hauptaufgaben des Moderators gehört neben der Führung des Meetings, die Wahrung des „roten Fadens“ und Einhaltung des Zeitplans. Der Moderator soll die Effektivität des Meetings verbessern, dies erfolgt nach [16] u.a. durch Steigerung von Prozessabläufen und Strukturierung: „The facilitator’s main task is to help the group increase its effectiveness by improving its process and structure.“

Der Moderator muss über Führungsqualitäten verfügen, um eine Gruppe zu leiten und durch das Gespräch die Ziele des Meetings zu erreichen. [16] schreibt hierzu: „As a facilitator, you are constantly trying to make sense of what is happening in a group. You watch members say and do things and then make inferences about their behavior means and how it is either helping or hindering the group’s process.“

[16] sieht eine neutrale Haltung des Moderators im Rahmen der Group Facilitation als wichtige Eigenschaft: „ Group facilitation is a process in which a person whose selection is acceptable to all members of the group, is substantively neutral, and has no substantive decision-making authority diagnoses and intervenes to help a group improve how it identifies and solves problems and make decisions, to increase the group’s effectiveness.

[3] stellt die Notwendigkeit heraus, dass der Facilitator für eine erfolgreiche Durchführung in ausreichendem Maße über kommunikative Fähigkeiten verfügen muss: „ Wie effektiv die Besprechung wird, hängt entscheidend von den kommunikativen Fähigkeiten und Techniken des Moderators ab. Seine Arbeit gleicht einem schwierigen Balanceakt: Er läuft immer Gefahr, die Dinge entweder aus der Hand gleiten zu lassen oder durch straffe militärische Diskussionsleitung jeden kreativen Ansatz zu ersticken.

2.4.2 Aufgaben und Verhaltensmerkmale

(Clawson, Bostrom, & Anson, 1993) haben in ihrer Studie auf empirischem Wege Schlüsseldimensionen für die Rolle des GSS Facilitators für den Face-To-Face-Kontext herausgearbeitet.

Der Moderator...

- hilft der Gruppe Verantwortung für Ergebnisse und Resultate zu übernehmen.
- weist Selbstbewusstsein und Selbstdarstellung nach und stellt persönliche Interessen zurück.
- wählt passende computer-basierte Tools aus für die Aufgaben, die die Gruppe erreichen möchte, und bereitet diese vor.
- hört der Gruppe zu, klärt Ziele, überwacht Agenda und Definitionen und stimmt diese mit der Gruppe ab.
- entwickelt und stellt die richtigen Fragen, die zum Nachdenken und zur Teilnahme ermutigen.
- fokussiert die Gruppe auf Ergebnisse, indem er diese klar kommuniziert und Resultate für die Gruppe sichtbar macht.
- stellt die eingesetzte Technologie vor und erklärt diese der Gruppe.

[...]


[1] http://oxforddictionaries.com/ (Zugriff am 20.05.2012)

[2] http://oxforddictionaries.com/ (Zugriff am 15.05.2012)

Ende der Leseprobe aus 15 Seiten

Details

Titel
Effizienz und Effektivität in Face-To-Face-Meetings
Hochschule
FernUniversität Hagen
Autoren
Jahr
2012
Seiten
15
Katalognummer
V206817
ISBN (eBook)
9783656337386
ISBN (Buch)
9783656338246
Dateigröße
1130 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
In diesem Artikel werden Meeting-Werkzeuge vorgestellt, die zur Lösung von Problemen in Gruppenprozessen eingesetzt werden können. Es werden kommerzielle Softwarelösungen betrachtet und gezeigt, welche Werkzeuge diese einsetzten. Außerdem werden unterschiedlichen Besprechungstypen ausgearbeitet und damit verbundene Ziele und Anforderungen aufgezeigt. Zur Messung von Effizienz und Effektivität wird das Untersuchungsmodell nach Rausch vorgestellt, indem mögliche Meeting-Einflussfaktoren identifiziert werden.
Schlagworte
Meeting, Meetingware, Elektronisches Meetingsystem, Effizienz, Effektivität, Face-To-Face-Meeting, Meeting Genre System, Einflussfaktoren
Arbeit zitieren
Timo Müller (Autor)Andreas Wroblewski (Autor), 2012, Effizienz und Effektivität in Face-To-Face-Meetings, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/206817

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