[...] Oftmals werden Informationen nicht nur aus dem engeren Arbeitsumfeld benötigt,
sondern sind im gesamten Unternehmen verstreut und müssen somit auch
abteilungsübergreifend oder gar firmenweit abgerufen werden. Durch ein
Firmennetzwerk von Computern kann der direkte Austausch erfolgen. Meist muss allerdings die richtige Anlaufstelle der Informationsbeschaffung erst
definiert werden. Wo erhält der Mitarbeiter die benötigten Daten? An wen kann er
sich wenden? Sind die Daten korrekt und aktuell? Diese Fragen tauchen
während des Arbeitsalltages auf und unterbrechen somit einen Arbeitsschritt
unnötig lange. Aufwendiges Nachfragen und Suchen ist zeitaufwendig.
Mitarbeiter sollten somit genau wissen wo sie die benötigten Informationen
erhalten. Um einen reibungslosen, korrekten und effizienten Arbeitsablauf zu
gewährleisten ist es wichtig die relevanten Daten und Informationen stimmig,
aktuell und vor allem mit zeitnaher Zugriffsmöglichkeit den jeweiligen Mitarbeitern
in strukturierter Form an einem bekannten Ort bereit zu stellen. Der Mitarbeiter
soll während seiner Tätigkeit im Prozess nicht durch unnötiges Suchen nach
Informationen aufgehalten werden, sondern sollte gezielt auf die notwendigen
Daten von seinem PC aus zugreifen können.
Das Ziel dieser Hausarbeit ist es, Möglichkeiten der computerbasierten,
abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung am Beispiel eines
mittelständischen Maschinenbauunternehmens aufzuzeigen, um die
Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Informationen für den einzelnen
Mitarbeiter zu minimieren. In der vorliegenden Arbeit soll speziell auf die
Bereitstellung von Daten und Dateien für den Vertrieb eingegangen werden.
Hierzu werden in dieser Arbeit zuerst wichtige Begriffe definiert die für das
Verständnis des Themas wichtig sind. Daraufhin erfolgt die Beschreibung der
Aufgaben eines Informationssystems. Der nächste Abschnitt beschreibt den
Aufbau eines solchen Informationssystems und dessen einzelne Phasen.
Danach folgt ein Praxisbeispiel um einen Lösungsansatz für das beschriebene
Problem und die Implementierung in einem Unternehmen aufzuzeigen. Das Fazit
rundet am Ende diese Projektarbeit ab.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Ziel dieser Arbeit
- 2 Begriffsdefinitionen
- 2.1 Information, Daten, Datei
- 2.2 Betriebssystem, Standardsoftware, Dateiverwaltungsprogramm
- 2.3 Netzwerk, Kommunikation, Zugriffsrechte, Informationssystem
- 3 Aufgaben des Informationsmanagements
- 3.1 Strategische Aufgaben
- 3.2 Administrative Aufgaben
- 3.3 Operative Aufgaben
- 4 Vorgehensweise zum Aufbau eines Informationssystems
- 4.1 Initialisierungsphase
- 4.2 Konzeptphase
- 4.3 Realisierungsphase
- 4.4 Testphase
- 4.5 Einführungsphase
- 4.6 Wartungs- & Nutzungsphase
- 5 Praxisbeispiel
- 5.1 Situationsbeschreibung
- 5.2 Aufbau eines Informationssystems im Unternehmen
- 6 Fazit
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Diese Arbeit untersucht die Möglichkeit der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung in einer vereinheitlichten Struktur am Beispiel der Vertriebsabteilung eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens. Ziel ist es, die Herausforderungen der Informationsbeschaffung und -verwaltung in Unternehmen zu analysieren und Lösungsansätze aufzuzeigen.
- Effiziente Informationsverwaltung in Unternehmen
- Abteilungsübergreifende Informationsbereitstellung
- Aufbau eines computerbasierten Informationssystems
- Optimierung von Arbeitsabläufen durch verbesserte Informationszugänglichkeit
- Herausforderungen der Datenorganisation und -struktur
Zusammenfassung der Kapitel
1 Ziel dieser Arbeit: Die Arbeit untersucht die Problematik der Informationsbeschaffung und -verwaltung in Unternehmen. Sie zeigt auf, wie ineffiziente Strukturen zu Zeitverlust und Fehlern führen können. Der Fokus liegt auf der Notwendigkeit einer strukturierten, computerbasierten Lösung für die Bereitstellung von Informationen, insbesondere im abteilungsübergreifenden Kontext. Der Mangel an zentralisierten, leicht zugänglichen Informationen wird als Hauptproblem identifiziert, welches durch ein effizientes Informationssystem gelöst werden kann.
2 Begriffsdefinitionen: Dieses Kapitel klärt grundlegende Begriffe wie Information, Daten, Datei, Betriebssystem, Standardsoftware, Dateiverwaltungsprogramm, Netzwerk, Kommunikation, Zugriffsrechte und Informationssystem. Diese Definitionen bilden die Basis für das Verständnis der späteren Ausführungen und stellen sicher, dass ein gemeinsames Verständnis der verwendeten Terminologie besteht. Die klare Abgrenzung der einzelnen Begriffe ist essentiell für die präzise Beschreibung der im weiteren Verlauf beschriebenen Konzepte und Lösungsansätze.
3 Aufgaben des Informationsmanagements: Hier werden die verschiedenen Aufgaben des Informationsmanagements in strategische, administrative und operative Aufgaben unterteilt. Strategische Aufgaben befassen sich mit der langfristigen Planung und Gestaltung des Informationsflusses, administrative Aufgaben mit der Organisation und Steuerung, und operative Aufgaben mit der täglichen Bearbeitung und Bereitstellung von Informationen. Die Unterscheidung dieser Ebenen ist wichtig, um die Komplexität des Informationsmanagements zu verstehen und die Notwendigkeit einer ganzheitlichen Betrachtungsweise aufzuzeigen.
4 Vorgehensweise zum Aufbau eines Informationssystems: Dieses Kapitel beschreibt die schrittweise Vorgehensweise beim Aufbau eines Informationssystems, unterteilt in die Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung, Test, Einführung und Wartung/Nutzung. Jede Phase wird detailliert erläutert und die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Phasen werden hervorgehoben. Die systematische Herangehensweise ist entscheidend für den Erfolg des Projekts und minimiert das Risiko von Fehlern und Zeitverzögerungen.
5 Praxisbeispiel: Dieses Kapitel beschreibt ein konkretes Praxisbeispiel aus der Vertriebsabteilung eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens. Es werden die Herausforderungen der bestehenden Informationsstruktur aufgezeigt und eine mögliche Lösung mithilfe eines computerbasierten Informationssystems vorgestellt. Die konkrete Anwendung der im vorherigen Kapitel beschriebenen Vorgehensweise wird illustriert und die Vorteile der neuen Struktur werden erläutert. Die Darstellung des Praxisbeispiels dient zur Veranschaulichung der theoretischen Konzepte.
Schlüsselwörter
Informationsmanagement, Informationssystem, Datenorganisation, abteilungsübergreifende Kommunikation, computerbasierte Informationsbereitstellung, mittelständische Unternehmen, Effizienzsteigerung, Arbeitsablaufoptimierung, Datenstruktur, Netzwerk.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu "Aufbau eines Informationssystems"
Was ist das Thema der Arbeit?
Die Arbeit untersucht die Herausforderungen der Informationsbeschaffung und -verwaltung in Unternehmen, insbesondere die Notwendigkeit einer strukturierten, computerbasierten Lösung für die abteilungsübergreifende Informationsbereitstellung. Als Beispiel dient die Vertriebsabteilung eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens.
Welche Ziele verfolgt die Arbeit?
Die Arbeit analysiert die Herausforderungen ineffizienter Informationsstrukturen, zeigt die negativen Auswirkungen auf Arbeitsabläufe auf (Zeitverlust, Fehler) und präsentiert Lösungsansätze mittels eines effizienten Informationssystems. Das Hauptziel ist die Optimierung der Informationszugänglichkeit und -verwaltung.
Welche Themenschwerpunkte werden behandelt?
Die Arbeit behandelt die effiziente Informationsverwaltung, die abteilungsübergreifende Informationsbereitstellung, den Aufbau eines computerbasierten Informationssystems, die Optimierung von Arbeitsabläufen durch verbesserte Informationszugänglichkeit und die Herausforderungen der Datenorganisation und -struktur.
Welche Begriffe werden definiert?
Die Arbeit definiert grundlegende Begriffe wie Information, Daten, Datei, Betriebssystem, Standardsoftware, Dateiverwaltungsprogramm, Netzwerk, Kommunikation, Zugriffsrechte und Informationssystem. Diese Definitionen schaffen eine gemeinsame Terminologie und bilden die Basis für das Verständnis der weiteren Ausführungen.
Wie werden die Aufgaben des Informationsmanagements kategorisiert?
Die Aufgaben des Informationsmanagements werden in strategische (langfristige Planung), administrative (Organisation und Steuerung) und operative Aufgaben (tägliche Bearbeitung und Bereitstellung) unterteilt. Diese Unterscheidung verdeutlicht die Komplexität des Informationsmanagements.
Welche Phasen umfasst der Aufbau eines Informationssystems?
Der Aufbau eines Informationssystems wird in sechs Phasen unterteilt: Initialisierung, Konzept, Realisierung, Test, Einführung und Wartung/Nutzung. Jede Phase wird detailliert beschrieben, um eine systematische und erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten.
Wie wird ein Praxisbeispiel verwendet?
Ein Praxisbeispiel aus der Vertriebsabteilung eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens veranschaulicht die Anwendung der beschriebenen Vorgehensweise und zeigt die Vorteile eines computerbasierten Informationssystems in der Praxis. Die bestehenden Herausforderungen und die Umsetzung einer Lösungsstrategie werden konkret dargestellt.
Welche Schlüsselwörter beschreiben die Arbeit?
Schlüsselwörter sind: Informationsmanagement, Informationssystem, Datenorganisation, abteilungsübergreifende Kommunikation, computerbasierte Informationsbereitstellung, mittelständische Unternehmen, Effizienzsteigerung, Arbeitsablaufoptimierung, Datenstruktur, Netzwerk.
Wie ist die Arbeit strukturiert?
Die Arbeit ist strukturiert in Kapitel zu Zielen, Begriffsdefinitionen, Aufgaben des Informationsmanagements, Vorgehensweise zum Aufbau eines Informationssystems, einem Praxisbeispiel und einem Fazit. Ein Inhaltsverzeichnis bietet einen umfassenden Überblick.
Für wen ist diese Arbeit relevant?
Diese Arbeit ist relevant für alle, die sich mit Informationsmanagement, der Optimierung von Arbeitsabläufen und dem Aufbau von Informationssystemen in Unternehmen, insbesondere in mittelständischen Unternehmen, befassen.
- Quote paper
- Angela Reinhardt (Author), 2012, Möglichkeit der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung in einer vereinheitlichten Struktur, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/207280
