Möglichkeit der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung in einer vereinheitlichten Struktur

Am Beispiel der Abteilung Vertrieb eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens


Projektarbeit, 2012

25 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

INHALTSVERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Ziel dieser Arbeit

2 Begriffsdefinitionen
2.1 Information, Daten, Datei
2.2 Betriebssystem, Standardsoftware, Dateiverwaltungsprogramm
2.3 Netzwerk, Kommunikation, Zugriffsrechte, Informationssystem

3 Aufgaben des Informationsmanagements
3.1 Strategische Aufgaben
3.2 Administrative Aufgaben
3.3 Operative Aufgaben

4 Vorgehensweise zum Aufbau eines Informationssystems
4.1 Initialisierungsphase
4.2 Konzeptphase
4.3 Realisierungsphase
4.4 Testphase
4.5 Einführungsphase
4.6 Wartungs- & Nutzungsphase

5 Praxisbeispiel
5.1 Situationsbeschreibung
5.2 Aufbau eines Informationssystems im Unternehmen

6 Fazit

Quellenverzeichnis

Eigenständigkeitserklärung

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis Seite

Abb. 1 Ordnerstruktur mit Unterordnern

(eigene Darstellung), Immler, Christian (2007: 141)

Abb. 2 serverbasiertes Netzwerk

(eigene Darstellung), Quelle (Hattenhauer 2010: 54)

Abb. 3 Komponenten eines Informationssystems

(eigene Darstellung), Baldi, Stefan (1998: 14)

Abb. 4 Aufgaben des Informationsmanagements

(eigene Darstellung), Lehner (2009: 160)

Abb. 5: Aufwände und Projektphasen von Informatikvorhaben

(eigene Darstellung), Quelle (Meier 2006: 75)

Abb. 6: Organigramm der BACKMA (eigene Darstellung)

Abb. 7 Baumstruktur im Windows Explorer für den Vertrieb (eigene Darstellung)

1 Ziel dieser Arbeit

Die Bedeutung und die Funktion von Informationen im Unternehmen variiert je nach ihrer Zweckbestimmung. Jeder Mitarbeiter benötigt im Arbeitsalltag unterschiedliche Informationen zu bestimmten Zwecken.

Viele Informationen treffen täglich per Email, Fax, Telefon oder durch persönliche Mitteilung bei einem Mitarbeiter ein. Die Schwierigkeit besteht meist darin, die für die eigene Person relevanten Daten aus den vielen eintreffenden Meldungen herauszufiltern oder noch fehlende, notwendige Informationen selbst zu beschaffen. Des Weiteren sollten bestimmte eintreffende Informationen allen Beteiligten zur Verfügung stehen. D.h. eingetroffene oder gezielt abgefragte Daten sollten aufbereitet, sortiert und gebündelt für die zugriffsberechtigten Mitarbeiter veröffentlicht werden. Gerade an Computer-Arbeitsplätzen ist diese Datenmenge oft kaum noch überschaubar. Eine saubere, geordnete Struktur ist hier sehr wichtig um zielgerichtet auf die notwendigen Informationen zuzugreifen.

Oftmals werden Informationen nicht nur aus dem engeren Arbeitsumfeld benötigt, sondern sind im gesamten Unternehmen verstreut und müssen somit auch abteilungsübergreifend oder gar firmenweit abgerufen werden. Durch ein Firmennetzwerk von Computern kann der direkte Austausch erfolgen.

Meist muss allerdings die richtige Anlaufstelle der Informationsbeschaffung erst definiert werden. Wo erhält der Mitarbeiter die benötigten Daten? An wen kann er sich wenden? Sind die Daten korrekt und aktuell? Diese Fragen tauchen während des Arbeitsalltages auf und unterbrechen somit einen Arbeitsschritt unnötig lange. Aufwendiges Nachfragen und Suchen ist zeitaufwendig. Mitarbeiter sollten somit genau wissen wo sie die benötigten Informationen erhalten. Um einen reibungslosen, korrekten und effizienten Arbeitsablauf zu gewährleisten ist es wichtig die relevanten Daten und Informationen stimmig, aktuell und vor allem mit zeitnaher Zugriffsmöglichkeit den jeweiligen Mitarbeitern in strukturierter Form an einem bekannten Ort bereit zu stellen. Der Mitarbeiter soll während seiner Tätigkeit im Prozess nicht durch unnötiges Suchen nach Informationen aufgehalten werden, sondern sollte gezielt auf die notwendigen Daten von seinem PC aus zugreifen können.

Das Ziel dieser Hausarbeit ist es, Möglichkeiten der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung am Beispiel eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens aufzuzeigen, um die Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Informationen für den einzelnen Mitarbeiter zu minimieren. In der vorliegenden Arbeit soll speziell auf die Bereitstellung von Daten und Dateien für den Vertrieb eingegangen werden.

Hierzu werden in dieser Arbeit zuerst wichtige Begriffe definiert die für das Verständnis des Themas wichtig sind. Daraufhin erfolgt die Beschreibung der Aufgaben eines Informationssystems. Der nächste Abschnitt beschreibt den Aufbau eines solchen Informationssystems und dessen einzelne Phasen. Danach folgt ein Praxisbeispiel um einen Lösungsansatz für das beschriebene Problem und die Implementierung in einem Unternehmen aufzuzeigen. Das Fazit rundet am Ende diese Projektarbeit ab.

2 Begriffsdefinitionen

2.1 Information, Daten, Datei

Als Informationen werden in der Betriebswirtschaftslehre das zielgerichtete und zweckorientierte Wissen bezeichnet (vgl. Baldi 1998: 13). Diese Informationen sind also Teile von Nachrichten, die einen Neuigkeitswert für den Empfänger enthalten und/oder ihn zur Erfüllung von Aufgaben befähigen bzw. den Aufgabenträger diese Tätigkeiten besser oder schneller erledigen lassen (vgl. Wahl 1969: 15). Informationen können einerseits erhalten (Input) und andererseits weitergegeben werden (Output). Der effiziente und effektive Einsatz dieses Wissens ist für jedes Unternehmen eine wichtige Grundlage wirtschaftlich erfolgreichen Handelns.

In der Informatik versteht man Daten als (maschinell) lesbare, be- und verarbeitbare, sowie in der Regel Informationen in digitaler Form (vgl. Baldi 1998: 14). Die Datei ist eine Menge an logisch zusammengehörigen Daten, die nach einem bestimmten Ordnungskriterium als solche gekennzeichnet sind und auf einem Speichermedium abgelegt werden können (vgl. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/ Definition/datei.html#definition: 13.08.12).

2.2 Betriebssystem, Standardsoftware, Dateiverwaltungsprogramm

Das Betriebssystem bildet die Schnittstelle zwischen den Anwendungs-programmen und der Hardware des Computers und hat die Aufgabe die einzelnen Komponenten wie z.B. Zentraleinheit, Bildschirm, Tastatur und Drucker miteinander zu koordinieren (vgl. Mertens; Bodendorf; König; Picot; Schumann; Hess 2010: 18).

Im Allgemeinen gesprochen, ist die Software das Anwendungsprogramm zur Ausführung der Arbeit (z.B. um Briefe zu schreiben, Tabellenkalkulationen durchzuführen oder Präsentationen zu erstellen). Spezielle Software, auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten, ist meist sehr kostenintensiv, vor allem wenn die Lizenz zur Nutzung dieser Anwendungen für mehrere Rechner benötigt wird und sehr aufwendig programmiert ist. Vergleichsweise günstiger ist hingegen Standardsoftware, da diese für den Massenmarkt konzipiert und somit preiswerter angeboten wird (vgl. Mertens; Bodendorf; König; Picot; Schumann; Hess 2010: 22).

[...]

Ende der Leseprobe aus 25 Seiten

Details

Titel
Möglichkeit der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung in einer vereinheitlichten Struktur
Untertitel
Am Beispiel der Abteilung Vertrieb eines mittelständischen Maschinenbauunternehmens
Hochschule
Hamburger Fern-Hochschule
Note
1,3
Autor
Jahr
2012
Seiten
25
Katalognummer
V207280
ISBN (eBook)
9783656346937
ISBN (Buch)
9783656347422
Dateigröße
507 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
BEWERTUNG: Die Projektarbeit wurde logisch durchdacht und sehr gut strukturiert. Nach der allgemeinen Hinführung zum Thema und verschiedener Begriffserklärungen wird nachvollziehbar die Wichtigkeit aufgezeigt, dass ein gutes Informationsmanagement vor zusätzlichen Kosten schützt und unnötiger Mehraufwand in der Bearbeitung vermieden werden kann. Am Ende der Arbeit werden an hand eines Praxisbeispieles realistische Maßnahmen bezogen auf die Abteilung Vertrieb dargestellt.
Schlagworte
Informationsmanagement, Unternehmenslogistik, Vertrieb, Hauptpraktikum, Datei, Daten, Netzwerk, Kommunikation, Strategie, Projektmanagement, Initialisierungsphase, Konzeptphase, Realisierungsphase, Testphase, Einführungsphase, Wartungsphase, Nutzungsphase, Informationssystem, Ordnerstruktur, Projektphasen, Baumstruktur, Windows, Explorer, Zugriffsrechte, Server, Wissensmanagement, IT, e-Logistik, Logistik, Standardsoftware, Dateiverwaltung, Betriebssystem, Praxisbeispiel, Fazit, Informationstechnik, PC, EDV, Ordner, Mitarbeiter, email, Arbeitsplatz, Information, Unternehmen, Abteilung, Informationsbeschaffung, Firmennetzwerk, Zugriff, Informationsbereitstellung;, Schwerpunkt;, Projektarbeit;, Hausarbeit;, HFH;, FH;, Praktikum;, Betrieb;
Arbeit zitieren
Angela Reinhardt (Autor), 2012, Möglichkeit der computerbasierten, abteilungsübergreifenden Informationsbereitstellung in einer vereinheitlichten Struktur, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/207280

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