Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
1 EINL EITUNG
1.1 PROBLEMST ELLUNG
1.2 ZIELSETZUNG
1.3 AUFBAU
2 GRUNDLAGEN
2.1 GRUNDLAGEN DER KOMMUNIKATION
2.2 PROJEKT
2.3 PROJEKT KOMMUNIKATION
2.4 COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK
2.4.1 3k-Modell
2.4.2 Groupware
3 MÖGLICHKEIT EN ZUR OPTIMIER UNG DER PROJ EKTKOMMUNIKATION
3.1 HERAUSFORDERUNG
3.2 THESE
3.3 MICROSOFT EXCHANGE
3.4 MICROSOFT LYNC
3.5 MICROSOFT SHAREPOINT
3.6 MICROSOFT PROJECT SERVER
3.7 FAZIT
3.7.1 Substition von Frontends
4 SCHLUSSB ETRACHTUNG
ANHANG QUELLENVERZEICHNIS
ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Das Vier-Ohren-Modell
Abbildung 2: Einordnung von Groupware nach dem 3K-Modell
Abbildung 3: Kalender- / Aufgabenansicht in Microsoft Outlook 2010
Abbildung 4: Projektdialog mit Hilfe von Microsoft Lync
Abbildung 5: Projektbezogene Microsoft SharePoint Dokumentenablage
Abbildung 6: Ansicht des Microsoft Project Web Apps
Abbildung 7: Projektstatus in Project Server 2010
ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
Projektarbeit belegt in Unternehmen einen hohen Stellenwert. Ganze Abteilungen spezi- alisieren sich auf die Projektarbeit und tragen die Verantwortung über die Aspekte der Rentabilität und der Kundenzufriedenheit eines Projektes. Eine klar gestaltete und geord- nete Planung ist die Basis für einen einwandfreien Ablauf. Doch Planung ist nicht alles. Letztendlich entscheiden die weichen Faktoren, wie die Soft Skills des Projektleiters, die Akzeptanz des Projektes unter den Mitarbeitern und der Arbeitswille der Mitarbeiter über Erfolg oder Misserfolg.
Ein nicht außer Acht zulassender Punkt ist die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Findet diese nicht statt ist ein Projekt nicht zu realisieren:
Kommunikation ist der entscheidende Faktor für das Gelingen eines Projektes, das hat die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) in ihrer Studie „Projekt- management“ aus dem Jahr 2008 festgestellt.
Vielen Projektmitarbeitern ist nicht bewusst welche Information eine Hol oder Bring- schuld ist. Mitarbeiter verweisen bei nicht erfolgreicher Kommunikation auf ihren Partner nach dem Motto: „Er hätte ja auch Fragen können“ oder „Er hätte es mir ja auch sagen können“. Dabei spielen Zeit und Raum keine Rolle, denn oftmals haben Projektmitarbei- ter, die in dem gleichen Büro arbeiten, einen asynchronen Projektinformationsstand.
Auf dem Softwaremarkt gibt es verschiedene Lösungen, die das Problem der mangelnden Kommunikation in Projekten angehen.
Im Rahmen dieser Seminararbeit werden einzelne Lösungsansätze der Firma Microsoft zur Optimierung der Projektkommunikation vorgestellt.
1.2 Zielsetzung
Die, in dieser Seminararbeit, vorgestellte These lautet:
Durch die Einbindung etablierter Kommunikationsmedien in den Projektablauf wird die Informationsübermittlung der Projektbeteiligten erhöht.
Mit dieser Seminararbeit soll der Leser einen Eindruck über Software erlangen, die Pro- jektkommunikation unterstützt. Es werden anhand der Microsoft Lösungskomponenten verschiedene Produkte vorgestellt, die Mehrwerte in Projekten darstellen. Darüber hinaus werden Erkenntnisse des Forschungsgebiets Computer Supported Cooperate Work her- angezogen.
1.3 Aufbau
Nach dem der Leser mit den Grundlagen der Kommunikation, Projekten und der Projektkommunikation vertraut gemacht wurde, geht es in Kapitel 3 um die Softwarelösungen der Firma Microsoft zur Optimierung der Projektkommunikation.
Eine Zusammenfassung der Kerninhalte findet sich in der Schlussbetrachtung.
2 Grundlagen
In diesem Abschnitt werden Grundlagen zur Kommunikation, zu Projekten, der Projekt- kommunikation und dem Forschungsgebiet Computer Supported Cooperate Work darge- stellt.
2.1 Grundlagen der Kommunikation
Es gibt nach dem Vier-Ohren-Modell von Schulz von Thun bei einer durchgeführten Kommunikation immer einen Sender und einen Empfänger. Der Sender schickt eine Nachricht zum Empfänger der die Nachricht auf verschiedenen Ebenen entschlüsselt. Die Sachebene bezieht sich auf den objektiven Inhalt der Nachricht. Entschlüsselungsprob- leme ergeben sich hierbei nur durch unvollständig erbrachte Kommunikation im Sinne des Verhörens. Komplizierter wird es in den anderen drei Ebenen, denn hier muss der Empfänger die gesendete Nachricht hinsichtlich des weiteren Informationsgehalts inter- pretieren und das sorgt trotz objektiv erfolgreich erbrachter Kommunikation für Missver- ständnisse. Die Ebene der Selbstkundgabe enthält eine Information des Empfängers be- züglich des Gesagten. Die Ebene der Beziehungsseite bestimmt wie die Kommunikation aufgenommen wird und letztendlich die Appellseite. Hier interpretiert der Empfänger das gesagte nach der Wirkung die ausgelöst werden sollte.1
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Das Vier-Ohren-Modell
Systeme, die Projektbeteiligte über den Stand des Projektes und den Stand der eigenen Arbeitsleistungen informieren, konzentrieren sich hierbei auf Fakten. In der Kommuni- kation zwischen den Projektmitarbeitern und den Systemen steht somit die Sachebene im Vordergrund.
2.2 Projekt
An dieser Stelle wird der Begriff „Projekt“ dargestellt und anhand bestimmter Kriterien charakterisiert. Dem Begriff werden viele Geltungen zugeordnet und er wird entsprechend in Unternehmen inflationär benutzt.2 Um diesen Begriff explizit zu definieren und das Bewusstsein für seinen Bedeutungsgrad zu generieren, wird ein Projekt durch folgende Eigenschaften charakterisiert:3
- es ist einzigartig,
- es ist zeitlich beschränkt,
- es hat ein klar definiertes Ziel,
- es hat klar definierte und beschränkte Ressourcen,
- es ist für das durchführende Unternehmen einen entsprechenden Stellenwert
- und es wird in der Regel von mindestens zwei Mitarbeitern durchgeführt.
2.3 Projektkommunikation
Mit dem Begriff „Projektkommunikation“ sind alle auf ein Projekt bezogenen Formen der Kommunikation zwischen dem Projektmanagement, dem Projektteam und allen betroffenen Stakeholdern gemeint.4
Es müssen auch externe Projektmitarbeiter wie etwa Fremdpersonal, technische Dienst- leister oder auch Kunden und Lieferanten mit einbezogen werden. Projektkommunikation erzeugt bei den Beteiligten das Bewusstsein für die Aufgaben, die im Zusammenhang mit den Projekten entstehen. Wichtig ist, dass die Projektkommunikation bereits in der Pla- nungsphase eines Projektes berücksichtigt wird. Für längerfristige Projekte bieten sich definierte Kommunikationsstrategien an. Wenn Probleme während eines Projektes auftreten wurde höchstwahrscheinlich die Vorbereitung und Durchführung der projektbezogene Kommunikation vernachlässigt.
2.4 Computer Supported Cooperative Work
Das Forschungsgebiet Computer Supported Cooperative Work (CSCW) zielt auf die „Unterstützung von kooperativen Arbeitsprozessen durch Informations- und Kommunikationstechnologien“.5 Die Werkzeuge des CSCWs werden mit dem Begriff Groupware (vgl. 2.4.2) gekennzeichnet. Es gibt eine Reihe von zu CSCW synonym verwendeten Bezeichnungen wie Collaborative Computing und Computer-Assisted Communications sowie darüber hinaus eine Fülle an unterschiedlichen Definitionsvarianten.6 CSCW ist ein multidisziplinäres Querschnittsthema, welches sich dementsprechend einem breiten Spektrum unterschiedlicher Konzepte widmet. Zur Erklärung unterschiedlicher sozialer Interaktionsformen kennt das CSCW das 3k-Modell.7
2.4.1 3k-Modell
Das 3k-Modell kennt die Stufen Kommunikation, Koordination und Kooperation, um Anwendungssysteme einzuordnen:
Kommunikation umfasst den einseitigen oder wechselseitigen Austausch von Informa- tionsobjekten. Hierbei ist der zuverlässige und zeitnahe Austausch von hoher Bedeutung und ein Speicherort für die Informationen von Vorteil. Groupware im Bereich Kommu- nikation unterstützt den Austausch von Informationen und bildet somit die Grundlage für Zusammenarbeit. Hierunter fallen Werkzeuge wie E-Mail, Dateiaustausch und Chat.
In Kapitel 3.3 und 3.4 werden beispielhafte Groupwarelösungen mit dem Schwerpunkt „Kommunikation“ dargestellt.
Kooperation ist eine besondere Art von Kommunikation. Dementsprechende Werkzeuge ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit, das Team hat dabei Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand und arbeitet an einem gemeinsamen Ziel. Mögliche Groupware Systeme bieten beispielsweise virtuelle und gemeinsam nutzbare Arbeitsbereiche oder gemeinsame Datenbanken.
[...]
1 Vgl. (Schulz von Thun, 1981), S.15
2 Vgl. (Litke, 2007), S.18
3 Vgl. (Herzog, 2008), S.1
4 Vgl. (Freitag, Müller, Rusch, & Spreitzer, 2011), S.87
5 Vgl. (Schwabe, Streitz, & Unland, 2001), S. 297
6 Vgl. (Khoshafian & Buckiewicz, 1995), S.19
7 Vgl. (Gross, Koch , & Herczeg , 2007), S.4-6