"Wer nicht an die Zukunft denkt, der wird bald große Sorgen haben." Schon Konfuzius sprach mit diesem Zitat eine Art von Frühwarnsystemen an, indem man seine Zukunft bzw. seine Ziele betrachtet und sich nach diesen ausrichtet. Projekterfolge sind nur zu erreichen, wenn frühzeitig im Projektablauf erkannt wird, ob die Ziele erreicht werden oder ob Abweichungen von diesen auftreten. Die Aufgabe von Frühwarnsystemen ist es, diese Differenzen möglichst früh zu erkennen und den Projektverantwortlichen zu alarmieren.
In dieser Diplomarbeit soll ein automatisiertes Frühwarnsystem er- und ausgearbeitet und an den Geschäftsbereich Manufacturing Industries der ABB Manufacturing & Consumer Industries GmbH angepaßt werden.
Das Ergebnis dieser Arbeit ist ein Visual Basic Tool, welches kritische Projekte des Geschäftsbereiches Manufacturing Industries automatisch kontrolliert. Überschreitet ein Projekt seine vorgegebene Toleranzgrenze, so wird dem Projektcontroller automatisch ein Alarm gemeldet. Der Projektcontroller hat nun die Möglichkeit, dieses Alarmprojekt zu analysieren. Das Frühwarnsystem basiert auf der Theorie der Earned Value Analyse, die die in einem Projekt angefallenen Istkosten mit dem tatsächlich erwirtschafteten Wert vergleicht. Bei zu großen Differenzen wird ein Alarm ausgelöst. Das Frühwarnsystem funktioniert automatisch, da es mit den Daten des Informationssystems des Geschäftsbereiches arbeitet und keine weitere Eingaben notwendig sind.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1. Aufgaben und Zielsetzungen
1.2. neue Anforderungen an die Projektleitung
1.3. Metapher aus der Seefahrt
2. Theoretische Grundlagen
2.1. terminologische und inhaltliche Grundlage
2.1.1. grundlegende Begriffe
2.1.2. Evolution der Frühwarnung
2.1.3. Anforderungen an ein Frühwarnsystem
2.2. Projektkontrolle als Basis des Frühwarnsystems
2.2.1. Projektfaktoren
2.2.2. Harte und weiche Faktoren
2.2.3. Das magische Dreieck des Projektmanagements
2.3. Frühwarninstrumente
2.3.1. Bilanzanalyse
2.3.2. Kennzahlenanalyse
2.3.3. Aktualisierte Planrechnung
2.3.4. Indikatoren-Monitoring
2.3.5. Trendworkshops und Delphimethode
2.3.6. Modelle
2.3.7. Überblick und Auswahl
2.4. Instrumente zum Beobachten von Faktoren
2.4.1. Hilfsmittel zur Leistungsüberwachung
2.4.2. Methoden zur Terminkontrolle
2.4.3. Hilfsmittel zur Kostenkontrolle
2.4.4. Das Zeit-Kosten-Trenddiagramm
2.5. Earned Value Analyse
2.5.1. Definitionen
2.5.2. Beispiel
2.5.2.1. Entwicklung der kumulierten Kosten
2.5.2.2. Projektfieberkurven
2.5.3. Kosten- und Leistungseffizienzfaktor
2.5.2.4. Prognosen
2.5.2.5. Vorteile der Earned Value Analyse
2. Anwendung der Earned Value Analyse
3.1. Rahmenbedingungen
3.1.1. Geschäftsbereich Manufacturing Industries
3.1.2. Datenbasis
3.1.3. POPS-Download
3.1.4. Leistungsberechnung
3.1.5. Forecastanpassung
3.2 .Grundprinzip des Frühwarnsystems
3.2.1. Berechnung der Faktoren
3.2.2. Kosten-Flowchart
3.2.3. Leistung-Flowchart
3.3. Analysediagramme
3.3.1. Forecastanalyse-Diagramm
3.3.2. Kostenleistungsanalyse-Diagramm
3.3.3. Earned-Value-Analyse-Diagramm
3.3.4. Kostenabweichungsanalyse-Diagramm
3.3.5. Leistungsabweichungsanalyse-Diagramm
3.3.6. Leistungseffizienzanalyse-Diagramm
3.3.7. Vorteile des Frühwarnsystems
4. Das Visual Basic Tool
4.1. Vorstellung von Visual Basic
4.2. Architektur des VB-Tools
4.3. Übersicht
4.4. Projektauswahl
4.5. Update
4.6. Projektkontrolle
4.7. Analyse
5. Zusammenfassung und Ausblick
Zielsetzung und Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit ist die Entwicklung und Implementierung eines automatisierten Frühwarnsystems für das Projektmanagement im Geschäftsbereich Manufacturing Industries, um Budgetüberschreitungen und Abweichungen im Projektablauf proaktiv zu erkennen. Die Forschungsfrage konzentriert sich darauf, wie ein solches System, basierend auf der Earned Value Analyse, effizient gestaltet werden kann, um ohne hohen administrativen Aufwand eine verlässliche Überwachung von Kosten und Leistungen zu gewährleisten.
- Grundlagen von Frühwarnsystemen im Projektmanagement
- Analyse und Anwendung der Earned Value Methode
- Prozessautomatisierung für das Projektcontrolling
- Entwicklung eines Visual Basic Tools zur Alarmierung bei Toleranzüberschreitungen
Auszug aus dem Buch
1.3. Metapher aus der Seefahrt
Das Projekt ist die Überfahrt eines Segelschiffes von England nach New York. Vor dem Auslaufen des Schiffes werden im Hafen Vorbereitungen getroffen. Beispiele für die Vorbereitung sind etwa das Anheuern der Mannschaft und die Erarbeitung der Route. In Projekten sind diese Tätigkeiten auch notwendig: Zusammenstellen der Teams, Beschaffung von Material und Projektplanung.
Die Fahrt geht los. Da die Route sehr gut geplant wurde, geht der Kapitän für die Dauer der Reise in seine Kabine und ist nicht mehr zu sehen. Nach Ablauf der geplanten Fahrzeit kommt er wieder auf die Brücke.
Was meinen sie, wie groß die Chance ist, daß er die Skyline von New York sieht? Sie strebt gegen Null. Er wird überall sein nur nicht da, wo er hin wollte. Eine abrupte Störung, wie z.B. das Auflaufen auf einen Eisberg, hat es offensichtlich nicht gegeben. Sonst wäre er unsanft wachgerüttelt worden und hätte sich schon vorher – wenn auch zu spät – um das Projekt „Überfahrt“ gekümmert. Durch Wind und Strömung steht er aber nun mitten in der Saragossa-See zwischen den Bermudas und den Bahamas mit Kurs auf Florida.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Darstellung der Problemstellung und Zielsetzung der Diplomarbeit hinsichtlich einer effektiven Frühwarnung im Projektmanagement.
2. Theoretische Grundlagen: Erläuterung der terminologischen Basis, der Projektkontrolle und der verschiedenen Instrumente für das Frühwarnmanagement.
3. Anwendung der Earned Value Analyse: Anpassung und Implementierung des theoretischen Frühwarnansatzes an die spezifischen Rahmenbedingungen des Geschäftsbereichs Manufacturing Industries.
4. Das Visual Basic Tool: Technische Realisierung und Beschreibung der Architektur des entwickelten Software-Tools zur automatisierten Projektüberwachung.
5. Zusammenfassung und Ausblick: Resümee über die erreichten Ergebnisse der Diplomarbeit und mögliche Erweiterungen des entwickelten Frühwarnsystems.
Schlüsselwörter
Frühwarnsystem, Projektmanagement, Earned Value Analyse, Kostenkontrolle, Leistungsüberwachung, Projektcontrolling, Visual Basic, Indikatoren-Monitoring, Budgetüberschreitung, Projektablauf, Toleranzgrenzen, Projektfortschritt, Prozessstandardisierung, Datenbasis, Management by Exception.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Entwicklung und Implementierung eines automatisierten Frühwarnsystems für das Projektmanagement, um bei kritischen Projekten frühzeitig steuernd eingreifen zu können.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind die theoretischen Grundlagen des Projektcontrollings, die Anwendung der Earned Value Analyse sowie deren praktische Umsetzung mittels eines softwaregestützten Tools.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist die Schaffung eines Systems, das dem Projektcontroller bei drohenden Budgetüberschreitungen automatisch alarmiert und so eine rechtzeitige Ursachenanalyse ermöglicht.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Als wissenschaftliche Methode dient primär die Earned Value Analyse in Verbindung mit dem Indikatoren-Monitoring zur messbaren Kontrolle von Kosten und Projektleistungen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische fundierte Auswahl von Frühwarninstrumenten und die spezifische Anpassung der gewählten Methode an die Abteilung Manufacturing Industries der ABB.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Frühwarnsystem, Earned Value Analyse, Projektcontrolling, Prozessstandardisierung und Management by Exception.
Warum reicht eine reine Kostenkontrolle laut Autor nicht aus?
Der Autor argumentiert, dass eine isolierte Betrachtung von Kosten keine Aussage über den tatsächlichen Leistungsfortschritt zulässt und somit zu fehlerhaften Interpretationen des Projektstatus führt.
Wie funktioniert das in der Arbeit entwickelte Software-Tool?
Das Visual Basic Tool lädt automatisch Daten aus dem bestehenden POPS-System, berechnet verschiedene Indikatoren der Earned Value Analyse und löst bei Überschreitung festgelegter Toleranzgrenzen einen Alarm aus.
- Quote paper
- Thomas Wagner (Author), 2002, Automatisiertes Frühwarnsystem im Projektmanagement, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/22890
