In der Arbeit wurde die Auftragsbearbeitung der Confecta GmbH analysiert, auf Schwachstellen untersucht und schlussendlich eine mögliche Optimierung präsentiert.
Die Ergebnisse der Ist-Analyse sind in Kapitel 3 dokumentiert. Dort wurden zuerst die Vertriebskennzahlen ermittelt und ausgewertet. Im Anschluss wurde das bestehende Prozess- und IT-Management der Confecta GmbH analysiert. Die nächste Analyse betraf das durch das Qualitäts-Management betreute QM-Portal. Hier sind die Ergebnisse einer Befragung der Benutzer des Systems veröffentlicht. In der darauf folgenden Phase der Analyse wurden die Modellierungskonventionen untersucht und im Anschluss neu erstellt. Unter Benutzung des neuen Regelwerks wurde der Ist-Prozess dargestellt und in einem Workshop mit allen betreffenden Mitarbeitern diskutiert. Die gesamten gewonnenen Erkenntnisse wurden in Kapitel 4 weiterverwendet und eine Schwachstellenanalyse der Auftragsbearbeitung durchgeführt. Hier wurden nicht wertschöpfende Aktivitäten markiert und verifiziert.
Das daraus entstandene Potenzial ist in Kapitel 5 genutzt worden. Dort sind auf Basis dieser Informationen die Aktivitäten eliminiert und eine neue Aktivitäten-Liste erzeugt worden. Unter Benutzung der neuen Aktivitäten-Liste ist eine vereinfachte Prozesskostenrechnung durchgeführt worden. Die daraus ermittelten Prozesskosten wurden mit den Kosten aus dem Ist-Prozess verglichen. Im nächsten Schritt wurde die Liste von einzelnen Aktivitäten zu einem Prozessmodell weiterentwickelt. Parallel zu dem Soll-Prozess wurden gemeinsam mit den Mitarbeitern einige Masken für ein prozessunterstützendes Informationssystem entwickelt. Die Masken könnten dann auch für eine Implementierung im ERP-System genutzt werden. Den Abschluss der Soll-Konzepterstellung bildet die Überprüfung, ob die beschriebenen Schwachstellen durch den Soll-Prozess eliminiert werden. Nach der Verifizierung des Soll-Prozesses erfolgt in Kapitel 6 eine Darstellung von möglichen Maßnahmen, wie die Optimierungen implementiert und umgesetzt werden könnten.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation, Problem und Zielstellung
1.2 Aufgabenstellung, Methodik und Struktur
1.3 Ab- und Eingrenzung der Masterarbeit
2 Grundlagen und Methoden
2.1 Definitionen
2.2 Methoden
3 Ist-Analyse
3.1 Vorgehen Ist-Analyse
3.2 Confecta GmbH und Nexans Konzern
3.3 Aufbau- und Ablauforganisation
3.4 Unternehmenskennzahlen
3.5 Handlungsempfehlungen aus der Diplomarbeit 2008
3.6 IT-Infrastruktur
3.7 Netzwerk-Infrastruktur
3.8 Informationsmanagement
3.9 abas ERP
3.10 Prozessmanagement
3.10.1 Grad der Prozessorientierung in der Confecta GmbH
3.10.2 Prozessdokumentation
3.10.3 Prozessmodellierung
3.10.4 Kontinuierliche Verbesserung
3.10.5 Prozesslandkarte – QM-Oberfläche
3.10.6 Prozessmodelle
3.10.7 Prozesskennzahlen
3.11 Sofortmaßnahmen während der Ist-Analyse
3.11.1 IT-Infrastruktur Austauschprojekt
3.11.2 Prozessänderungen Auftragsbearbeitung
3.11.3 abas ERP Lizenzerweiterung
3.11.4 QM-Oberfläche und Suchfunktion
3.12 Zusammenfassung – Ist-Analyse
4 Schwachstellenanalyse
4.1 Vorgehen Schwachstellenanalyse
4.2 Ergebnisse Schwachstellenanalyse
4.2.1 Grafische Analyse – Auftragsbearbeitung
4.2.2 Analyse der Aktivitäten-Tabelle - Auftragsbearbeitung
4.2.3 Prozesszeitenanalyse
4.3 Äußere Prozesseinflussfaktoren
4.3.1 Aufnahme und Darstellung der Einflussfaktoren
4.3.2 Einflussfaktoren bezüglich der Masterarbeit
4.4 Zusammenfassung Schwachstellenanalyse
5 Soll-Konzepterstellung
5.1 Vorgehen der Soll-Konzepterstellung
5.2 Aktivitäten-Tabelle Ist-Soll-Vergleich
5.3 Soll-Prozessmodell Auftragsbearbeitung
5.3.1 Soll-Prozessmodell Auftragserfassung
5.3.2 Soll-Prozessmodell VK-Artikelanlage
5.3.3 Soll-Prozessmodell EK-Artikelanlage
5.3.4 Soll-Prozessmodell Prüfplanung
5.3.5 Soll-Prozessmodell Auftragsdisposition
5.3.6 Soll-Prozessmodell Bestellstatusprüfung
5.3.7 Soll-Prozessmodell Fertigungsplanung
5.3.8 Soll-Prozessmodell Auftragsbestätigung
5.4 Anpassung Informationssystem
5.4.1 Vorstellung Prototyp
5.4.2 Einrichtung von Funktionspostfächern
5.4.3 Bewertung des Vorgehen Prototyping während der Prozessoptimierung
5.5 Organisatorische Anpassungen
5.6 Soll-Prozessverifizierung
5.7 Zusammenfassung Soll-Konzepterstellung
6 Implementierung und Umsetzung
6.1 Maßnahmenplan Auftragsbearbeitung
6.2 Ergänzende Maßnahme QM-System
7 Schlussbemerkungen
7.1 Zusammenfassung
7.2 Fazit
7.3 Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Masterarbeit untersucht die Möglichkeiten der Prozessoptimierung in einem mittelständischen Unternehmen (Confecta GmbH) unter Berücksichtigung knapper Ressourcen. Das primäre Ziel besteht darin, den Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zur Auftragsbestätigung zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und ein effizientes Soll-Konzept sowie organisatorische Anpassungen zu entwickeln.
- Analyse des Ist-Zustands der Auftragsabwicklung
- Identifikation und Eliminierung von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten
- Optimierung des Informationsmanagements und der IT-Systemunterstützung
- Entwicklung von Soll-Prozessmodellen für eine effizientere Auftragsbearbeitung
Auszug aus dem Buch
3.10.6 Prozessmodelle
3.10.6.1 Anfragenbearbeitung
Prozessproblematik und Prozessbedeutung:
Der Prozess ist der Auftragsbearbeitung vorgelagert und spielt somit eine entscheidende Rolle für die folgenden Abläufe. Es werden relevante Daten erfasst, Verantwortlichkeiten festgelegt und Kontakte mit dem Kunden hergestellt. [vgl. Hac95 S. 42]
Die Fehler, welche in diesem Prozess entstehen, tragen dazu bei, dass in der Angebotsbearbeitung und Fertigung mit fehlerhaften Daten gearbeitet wird. Die Folgen können Verzögerungen, Qualitätsmängel und Lieferengpässe sein. Es wird im Soll-Konzept untersucht, welche Vorteile sich ergeben, wenn die Anfragenbearbeitung in die Optimierung miteinbezogen wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in die Relevanz der Prozessoptimierung im Mittelstand ein und erläutert die Zielsetzung sowie die Aufgabenstellung im Rahmen der Masterarbeit bei der Confecta GmbH.
2 Grundlagen und Methoden: In diesem Kapitel werden grundlegende Definitionen von Prozessen sowie verschiedene Methoden der Geschäftsprozessoptimierung und Prozessmodellierung dargelegt, die für die Arbeit relevant sind.
3 Ist-Analyse: Hier wird der aktuelle Zustand der Prozesse bei der Confecta GmbH detailliert untersucht, einschließlich IT-Infrastruktur, Informationsmanagement und einzelner Prozessschritte der Anfragen- und Auftragsbearbeitung.
4 Schwachstellenanalyse: Dieses Kapitel analysiert systematisch die Schwachstellen der Auftragsbearbeitung durch grafische Analysen, Aktivitäten-Bewertungen und Zeitmessungen, um Ineffizienzen aufzudecken.
5 Soll-Konzepterstellung: Basierend auf der Schwachstellenanalyse werden hier neue Soll-Prozesse, ein verbessertes Informationssystem-Konzept sowie organisatorische Maßnahmen zur Optimierung vorgestellt.
6 Implementierung und Umsetzung: Hier werden die konkreten Maßnahmenpläne und Zeitrahmen zur Umsetzung der erarbeiteten Soll-Konzepte definiert sowie ergänzende Maßnahmen für das Qualitätsmanagementsystem diskutiert.
7 Schlussbemerkungen: Das abschließende Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen, zieht ein Fazit über die Durchführbarkeit solcher Optimierungsprojekte durch Studierende und gibt einen Ausblick auf zukünftige Herausforderungen.
Schlüsselwörter
Prozessoptimierung, Auftragsbearbeitung, Geschäftsprozessmanagement, Mittelstand, Confecta GmbH, Soll-Konzepterstellung, Ist-Analyse, Schwachstellenanalyse, Prozessmodellierung, ERP-System, Informationsmanagement, Prozesskostenrechnung, Effizienzsteigerung, KVP, Prozessorientierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Masterarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Prozessoptimierung der Auftragsabwicklung in der Confecta GmbH, einem mittelständischen Unternehmen, um Effizienz zu steigern und Ressourcen optimal zu nutzen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Zentrale Themen sind die Analyse des Ist-Zustands, die Identifikation von Schwachstellen (wie Liegezeiten und Medienbrüche) sowie die Entwicklung eines Soll-Konzepts inklusive IT-Anpassungen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es, den Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zur Auftragsbestätigung effektiver und effizienter zu gestalten, trotz der limitierten Ressourcen, die einem mittelständischen Unternehmen zur Verfügung stehen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit nutzt ein systematisches Vorgehensmodell, das Aspekte der Systemanalyse mit Prozessmanagement-Methoden nach Allweyer kombiniert, ergänzt durch eine Schwachstellenanalyse nach Eva Best.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil erfolgen die detaillierte Ist-Analyse, die anschließende Schwachstellenanalyse sowie die Konzeption der neuen Soll-Prozessmodelle und deren organisatorische Implementierung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Prozessoptimierung, Auftragsbearbeitung, Geschäftsprozessmanagement und Prozessmodellierung charakterisiert.
Welche Rolle spielt das ERP-System in der Auftragsbearbeitung der Confecta GmbH?
Das ERP-System dient primär der Stammdatenhaltung für Artikel, Kunden und Lieferanten, ist jedoch in der aktuellen Konfiguration in Teilbereichen nicht ausreichend in die Prozessoptimierung integriert.
Warum wurden in der Arbeit Prototypen für das Informationssystem entwickelt?
Da das bestehende System keine notwendigen Anpassungen zuließ, wurden Prototypen entwickelt, um eine bessere Diskussionsgrundlage mit den Mitarbeitern zu schaffen und Optimierungspotenziale direkt am Arbeitsplatz zu validieren.
- Arbeit zitieren
- Karl-Philipp Böckmann (Autor:in), 2013, Prozessoptimierung der Auftragsabwicklung in einem mittelständischen Unternehmen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/231726
