Aufgabe 1: Bitte erstellen Sie mit Hilfe des Instrumentes der morphologischen Analyse vier verschiedene Typen von (wahlweise) Projekten oder wichtigen Verwaltungsprozessen, an denen Sie beteiligt sind! Erläutern Sie bitte Ihr Vorgehen! Aufgabe 2. Zeigen Sie bitte anhand von drei Beispielen aus Ihrem derzeitigen Tätigkeitsbereich auf, dass Effizienz und Effektivität nicht immer gleichzeitig vorliegen müssen! Erläutern Sie bitte Ihre Argumentation!
Inhaltsverzeichnis
1 Morphologische Analyse
1.1 Beispiel 1 - Dezentralisierung der Schreibkräfte (SK)
1.2 Beispiel 2 - Gestaltung eines IT-Weiterbildungsseminars
1.3 Beispiel 3 - Bearbeitung der Kostennote einer Rechtsanwaltskanzlei
1.4 Beispiel 4 - Auslosungsverfahren ehrenamtliche Richter
2 Effizienz und Effektivität
2.1 Begrifflichkeiten
2.2 Elektronisches Geschäftsstellenprogramm
2.3 Scan- und Druckkonzept TDG
2.4 Public Private Partnership - BwFuhrparkService
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Hausarbeit setzt sich zum Ziel, betriebswirtschaftliche Instrumente auf Prozesse der öffentlichen Verwaltung anzuwenden, um Optimierungspotenziale sowie das Spannungsfeld zwischen Effizienz und Effektivität in realen Verwaltungsprozessen aufzuzeigen.
- Anwendung der morphologischen Analyse zur Prozessgestaltung.
- Untersuchung des Spannungsfeldes zwischen Effizienz und Effektivität.
- Analyse administrativer Abläufe in Truppendienstgerichten.
- Bewertung moderner IT-Lösungen und Organisationsstrukturen.
- Identifikation von Reibungsverlusten in Public Private Partnerships.
Auszug aus dem Buch
1 Morphologische Analyse
Fragestellung 1 beinhaltet die morphologische Analyse von Prozessen innerhalb des Truppendienstgerichtes, in welchem der Autor tätig ist.
Ziel der Aufgabe ist es, die Vorgehensweise einer solchen Analyse abzubilden.
Die morphologische Analyse ist eine kreative heuristische Methode, um komplexe Problembereiche vollständig zu erfassen und alle möglichen Lösungen vorurteilslos zu betrachten.1
Zusammen mit der Analyse des Problems ist eine Verallgemeinerung der Fragestellung zweckmäßig. Dadurch erweitert man das Problemfeld mit dem Ziel, originelle Lösungen zu finden.2 Die morphologische Analyse bedient sich des morphologischen Kastens, des anschaulichen Bildes einer mehrdimensionalen Matrix.
Für eine Fragestellung werden hierzu bestimmende Merkmale festgelegt und untereinander geschrieben. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Merkmale unabhängig voneinander sind und dass sie im Hinblick auf die Aufgabenstellung operationalisierbar sind.
Sodann werden alle möglichen Ausprägungen des jeweiligen Merkmals rechts daneben geschrieben. So entsteht eine Matrix, in der jede Kombination von Ausprägungen aller Merkmale eine theoretisch mögliche Lösung ist.
Danach wird aus jeder Zeile eine Ausprägung des Merkmals gewählt, wodurch eine Kombination von Ausprägungen entsteht. Dieser Auswahlprozess wird mehrmals durchgeführt. Mit den entstandenen Kombinationen von Ausprägungen werden Ideen entwickelt.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Morphologische Analyse: Erläuterung der heuristischen Methode zur Problemlösung anhand von vier konkreten Praxisbeispielen aus der Verwaltung.
1.1 Beispiel 1 - Dezentralisierung der Schreibkräfte (SK): Analyse der Umstrukturierung der Schreibkräfte zur Kostenreduktion bei gleichzeitiger Aufgabenoptimierung.
1.2 Beispiel 2 - Gestaltung eines IT-Weiterbildungsseminars: Untersuchung der methodischen Konzeption einer IT-Schulung zur Einführung einer neuen Software.
1.3 Beispiel 3 - Bearbeitung der Kostennote einer Rechtsanwaltskanzlei: Optimierung des Workflows bei der Rechnungsbearbeitung durch digitale Hilfsmittel.
1.4 Beispiel 4 - Auslosungsverfahren ehrenamtliche Richter: Prozessgestaltung zur reibungslosen Verwaltung und Zuordnung ehrenamtlicher Richter.
2 Effizienz und Effektivität: Theoretische Abgrenzung der Begriffe sowie deren praktische Relevanz in der Verwaltung.
2.1 Begrifflichkeiten: Definition von Effektivität (die richtigen Dinge tun) und Effizienz (die Dinge richtig tun) nach ISO-Standard.
2.2 Elektronisches Geschäftsstellenprogramm: Evaluation der tatsächlichen Wirksamkeit der IT-gestützten Fallbearbeitung.
2.3 Scan- und Druckkonzept TDG: Kritische Betrachtung der Einführung von Multifunktionsgeräten hinsichtlich deren Auswirkung auf Arbeitswege und Effizienz.
2.4 Public Private Partnership - BwFuhrparkService: Analyse der Zusammenarbeit mit externen Partnern und den damit verbundenen Koordinationsherausforderungen.
Schlüsselwörter
Morphologische Analyse, Öffentliche Verwaltung, Truppendienstgericht, Effizienz, Effektivität, Prozessoptimierung, IT-gestützte Verwaltung, Schreibkräfte, Verwaltungsprozesse, Public Private Partnership, BwFuhrparkService, Organisationsplanung, Personalressourcen, Qualitätsmanagement, Dienstablauf.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert ausgewählte Verwaltungsprozesse innerhalb von Truppendienstgerichten und untersucht das Verhältnis von Effizienz und Effektivität bei organisatorischen Veränderungen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der morphologischen Analyse als Methode zur Problemlösung sowie der kritischen Bewertung von IT-Projekten und Public-Private-Partnership-Modellen in der Bundeswehrverwaltung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, die Anwendbarkeit der morphologischen Analyse auf Verwaltungsprozesse zu demonstrieren und aufzuzeigen, dass administrative Effizienz und Effektivität oft in einem Spannungsverhältnis zueinander stehen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor nutzt die morphologische Analyse, um komplexe Verwaltungsprobleme systematisch in einer mehrdimensionalen Matrix abzubilden und Lösungsansätze zu generieren.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden vier konkrete Verwaltungsprozesse (Dezentralisierung, IT-Schulung, Kostennotenbearbeitung, Auslosungsverfahren) mittels der morphologischen Analyse durchgespielt und anschließend drei Beispiele für das Spannungsverhältnis von Effizienz und Effektivität detailliert diskutiert.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die zentralen Begriffe sind Morphologische Analyse, Öffentliche Verwaltung, Effizienz, Effektivität, Prozessoptimierung und IT-gestützte Verwaltung.
Warum konnte die Effizienzsteigerung bei der Einführung des elektronischen Geschäftsstellenprogramms noch nicht vollständig erreicht werden?
Obwohl das Ziel eine schnellere Bearbeitung war, führen zusätzliche Erfassungspflichten und die Notwendigkeit, weiterhin Papierakten zu versenden, dazu, dass der ursprüngliche Anspruch noch nicht voll erfüllt werden konnte.
Welche Problematik ergibt sich bei der Umsetzung des neuen Scan- und Druckkonzepts?
Das Konzept leidet an einer verminderten Effektivität für die Mitarbeiter, da die Zentralisierung der Geräte zu langen Wegen und Wartezeiten führt, was den vermeintlichen Effizienzgewinn teilweise aufhebt.
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- Mathias Hirsch (Author), 2012, Morphologische Analyse & Effizienz und Effektivität, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/232904
