Erfolgsmessung im Einkauf

I. Inhaltsverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Begriffs- und Kompetenzabgrenzungen
2.1 Die Begriffe Beschaffung und Einkauf
2.2 Beschaffungscontrolling als Basis der Erfolgsmessung

3. Entwicklungen und Trends in der Erfolgsmessung im Einkauf

4. Voraussetzungen für ein erfolgreiches Beschaffungs-management und eine nachhaltige Erfolgsmessung
4.1 Strategischer Beschaffungsprozess und Anforderungen an ein umfassendes Beschaffungscontrolling
4.2 Strategische Management-Systeme als Basis eines erfolgreichen Beschaffungscontrollings

5. Umsetzung eines erfolgreichen Beschaffungs-management und die notwendigen Instrumente zur Leistungsmessung
5.1 Business Process Reengineering und Workflow-Management mit ERP-Systemen
5.2 Materialpreisveränderungsrechnung
5.3 Kostenbenchmarking zur Unterstützung von Target Costing
5.4 Total Costs of Ownership (TCO)
5.5 Balanced Score Card (BSC)
5.6 Erfolg und Erfolgsmessung durch E-Procurement

6. Beitrag des Einkaufs zum Unternehmenserfolg

7. Grenzen und Barrieren der Erfolgsmessung

8. Schlussbetrachtung

III. Literaturverzeichnis

II. Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Strategisches vs. operatives Beschaffungscontrolling

Abb. 2: Bedeutungszunahme von Performance Measurement

Abb. 3: Vom klassischen Einkauf zum strategischen Supply Chain Management

Abb. 4: Materialpreisveränderungsrechnung

1. Einleitung

Meine Semesterarbeit im Rahmen des Studienfachs Logistik und Prozessmanagement behandelt das Thema Erfolgsmessung im Einkauf. Ziel dieser wissenschaftlichen Arbeit soll es sein, dem Leser mögliche Vorgehensweisen bei der strategischen Entwicklung, aber auch operativen Umsetzung von Konzepten der Erfolgs- und Leistungsmessung vorzustellen und umfassend zu erörtern.

Um die Besonderheiten eines Beschaffungscontrollings und einer Erfolgsmessung im Einkauf herauszustellen, nehme ich zunächst eine Begriffs- und Kompetenzabgrenzung vor und zeige anschließend, aufgrund der geringen Tradition und hohen Aktualität dieses Themas in der Praxis, die Entwicklungen der jüngsten Vergangenheit und die gegenwärtigen Trends in der Erfolgsmessung im Einkauf auf. Basierend auf den spezifischen Entwicklungen in den letzten Jahren, werden die notwendigen Voraussetzungen, die im Markt und im Unternehmen geschaffen werden müssen, dargestellt. Für die Veranschaulichung der wesentlichen Ziele sowie deren schrittweisen Umsetzungsprozesse im Unternehmen möchte ich bewährte Instrumente, aber auch den Einsatz neuer Medien und Informationssysteme für eine nachhaltige Erfolgsmessung im Einkauf vorstellen und deren Zweckmäßigkeit und Effizienz beurteilen.

Als weiteren wichtigen Aspekt, möchte ich den Beitrag des Einkaufs zum Unternehmenserfolg und die großen Potenziale zur Steigerung des Unternehmenswertes aufzeigen, gleichzeitig aber auch die vorherrschenden Grenzen und Barrieren der Erfolgsmessung im Einkauf verdeutlichen.

Aufgrund der Aktualität in der Unternehmenspraxis und der Bedeutungszunahme dieses Themas erst in den letzten Jahren, habe ich mich auf die Nutzung zeitgemäßer Quellen beschränkt, auch um den Anspruch der Aktualität und dem Aufzeigen von Zukunftsperspektiven in einer wissenschaftlichen Arbeit zu erfüllen.

2. Begriffs- und Kompetenzabgrenzungen

2.1 Die Begriffe Beschaffung und Einkauf

In der Literatur werden für die Begriffe Beschaffung und Einkauf unterschiedlichste Definitionen genannt und diese wiederum in verschiedenster Art und Weise miteinander in Beziehung gesetzt. Im Gegensatz zur Praxis, in der der Einkaufsbegriff synonym verwendet wird, hat sich in der Wissenschaft die Beschaffung als Oberbegriff für die Subsysteme Einkauf und Beschaffungslogistik durchgesetzt^[1]. Beschaffung bezeichnet damit die Versorgungsfunktion von Organisationen. Der Einkaufsbegriff hingegen, beschreibt alle operativen Tätigkeiten eines Wirtschaftssubjektes, die mit der Bestellung im Rahmen der Versorgung mit Werkstoffen, Waren und Betriebsmitteln verbunden sind. Dies sind im Wesentlichen die Abwicklung des Bestellvorganges, die Festlegung der Einkaufspolitik und die Beschaffungsmarktforschung mit der Zielsetzung der Optimierung des Preis- Leistungsverhältnisses^[2].

Die Ziele der Beschaffung und somit auch des Einkaufs, leiten sich aus den Oberzielen der Unternehmung ab und müssen so operationalisiert werden, dass sich Beschaffungshandlungen mit ihrer Hilfe bewerten lassen. Durch systematischen Einsatz des beschaffungspolitischen Instrumentariums können die drei Zielarten Qualitätsziele, Kostenziele und Logistikziele effektiv verfolgt werden^[3].

2.2 Beschaffungscontrolling als Basis der Erfolgsmessung

Eine planvolle und zielgerichtete Erfolgsmessung in der Beschaffung kann nur auf der Grundlage eines funktionierenden Beschaffungscontrollings erfolgen. Beschaffungscontrolling kann als eine integrierte, zukunftsorientierte Führungskonzeption der Einkaufsleitung definiert werden, deren Ziel es ist, den Ressourcenverbrauch, der über den Einkauf gesteuert wird, gewinnmaximierend zu dimensionieren^[4]. Unterschieden wird dabei das strategische und das operative Beschaffungscontrolling, wie in Abb. 1^[5] dargestellt. Um einer besseren Aufgabenfokussierung gerecht zu werden, verfolgen immer mehr Unternehmen die Aufgliederung in einen strategischen und einen operativen oder transaktionalen Beschaffungsprozess^[6]. Beim strategischen Beschaffungsprozess steht die Effektivität der Erzielung des bestmöglichen Beschaffungsergebnisses im Vordergrund, die Aktivitäten sind einzelvorgangsübergreifend und zielen auf die Senkung der gesamten Beschaffungskosten (Total Costs of Ownership) ab. Der operative Beschaffungsprozess baut auf den Vorgaben der strategischen Beschaffung auf und verfolgt das Ziel, die operative Beschaffungsabwicklung höchst effizient zu gestalten. Bezogen auf die unterschiedlichen Inhalte der beiden Beschaffungsprozesse sind auch andere Indikatoren für die Leistungsbewertung und Erfolgsmessung heranzuziehen und durch die Bedeutungszunahme strategischer Sichtweisen in Unternehmen müssen Kenngrößen definiert werden, die den Beitrag der Beschaffung zum Unternehmenserfolg aufzeigt^[7].

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Strategisches vs. operatives Beschaffungscontrolling

3. Entwicklungen und Trends in der Erfolgsmessung im Einkauf

Die konjunkturelle Entwicklung der letzten Jahre hat im Bereich der Beschaffung die Sichtweisen und die daraus resultierenden Handlungen verändern lassen. Sinkende Umsätze, reduzierte Gewinnmargen bei verstärktem Wettbewerb bringen den Einkauf als Funktionaleinheit immer stärker in den Fokus der Unternehmensführung. Die Materialintensität als Quotient aus Materialaufwand und Umsatz beträgt branchenabhängig zwischen 50 und 80%, so dass Optimierungspotentiale in Unternehmen verstärkt in der Beschaffung gesucht und erkannt werden^[8].

Verstärkend hinzu kommt die Tatsache, dass es bei einer Vielzahl von Betrieben zu einer Verlagerung von Eigenfertigung zu Fremdbezug kommt, um die eigene hohe Kapitalbindung auf die Lieferanten zu übertragen^[9]. Die Materialkosten steigen durch diese Verringerung der Fertigungstiefe weiter an, was die Hebelwirkung von Kostensenkungsprogrammen in der Beschaffung auf das Unternehmensergebnis zusätzlich vergrößert^[10].

Ein innovatives Beschaffungsmanagement erfüllt heute neben der Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit der Produkte auch die Komponente der Steigerung des Shareholder Value oder Unternehmenswertes^[11]. Es gilt also, ein umfassendes und nachhaltiges Beschaffungsmanagement zu etablieren und den Wertbeitrag der Beschaffung in allen Ausgabefeldern für ein Unternehmen kontinuierlich auszuschöpfen^[12].

Benötigt werden aussagekräftige Instrumentarien, die eine Messung und Darstellung des Wertschöpfungsbeitrages dieser internen Funktion ermöglichen.

Neben dem kosteneffizienten Arbeiten als wichtiger Erfolgsfaktor im Einkauf, konzentrieren sich die Konzerne verstärkt auf die Entwicklung und Etablierung von Konzepten für ein erfolgreiches Lieferanten- und Supply-Chain-Management. Eine sorgfältige Lieferantenauswahl, anschließende -bewertung und ein durchgängiges Management aller Schnittstellen zwischen Hersteller- und Lieferantenorganisation, von der Bestellabwicklung bis hin zum Innovationstransfer, hat in jüngster Vergangenheit stark an Bedeutung zugenommen^[13]. Neben der Steigerung der Leistungsfähigkeit des Lieferanten, können Synergiepotentiale der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit ausgeschöpft werden.

Eine Erfolgs- oder Leistungsmessung – im englischen performance measurement – gewinnt für den Beschaffungsprozess zunehmend an Bedeutung, um dieser wertorientierten Unternehmensführung gerecht zu werden. Eine strategische und strukturelle Neuausrichtung der Beschaffung steht damit für viele Unternehmen aktuell in der Diskussion. In Abb. 2^[14] werden zusammenfassend die gegenwärtigen Trends in der Beschaffung und die daraus resultierenden Anforderungen an den Einkauf dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 2: Bedeutungszunahme von Performance Measurement

4. Voraussetzungen für ein erfolgreiches Beschaffungs-management und eine nachhaltige Erfolgsmessung

4.1 Strategischer Beschaffungsprozess und Anforderungen an ein umfassendes Beschaffungscontrolling

Als Ausgangsbasis für eine erfolgreiche strategische Beschaffung sind zunächst die Teilschritte der strategischen Analyse, der Strategieformulierung und -auswahl sowie der Strategieimplementierung zu durchlaufen^[15]. Eine Analyse der Ausgangssituation ist Grundlage für die Definition der strategischen Ziele im Einkauf. Darauf aufbauend werden Strategien formuliert und Alternativen erarbeitet, bis letztendlich strategische Entscheidungen getroffen werden können. Im Rahmen der Strategieimplementierung geht es um die Umsetzung bzw. Operationalisierung der jeweiligen Strategien.

Aufgabe des Beschaffungscontrollings ist es nun, den Grad der Zielerreichung der verfolgten Strategie und der operationalisierten Beschaffungsaktivitäten zu verfolgen und zu messen. Als wesentliche Anforderungen an ein nachhaltiges Beschaffungscontrolling gelten die methodengestützte Identifikation der Schwachstellen und der Einkaufspotentiale, präzise quantifizierbare Zielvereinbarungen und Performance-Analysen, wie die Messung des Zielerreichungsgrades^[16]. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer kontinuierlichen strategischen Planung, einer systematischen Informationsverarbeitung mit zeitnaher Abbildung der Realität des Beschaffungsmarktes, einer stetigen Analyse und Erfolgsmessung sowie einem aktuellen Berichtswesen^[17].

[...]

^[1] vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Definition Beschaffung

^[2] vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Definition Einkauf

^[3] vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, Definition Beschaffung

^[4] vgl. Beschaffung Aktuell, 09/1999, S. 54

^[5] vgl. Beschaffung Aktuell, 12/1999, S. 54

^[6] vgl. Beschaffung Aktuell, 12/1999, S. 54

^[7] vgl. Beschaffung Aktuell, 12/1999, S. 54

^[8] vgl. Beschaffung Aktuell, 12/1999, S. 52

^[9] vgl. Beschaffung Aktuell, 07/2000, S. 40

^[10] vgl. Beschaffung Aktuell, 12/1999, S. 52

^[11] vgl. Beschaffung Aktuell, 06/2000, S. 29

^[12] vgl. Peukert, Jahrbuch der Beschaffung 2002, 2002, S. 13

^[13] vgl. Beschaffung Aktuell, 04/2000, S. 43

^[14] vgl. Beschaffung Aktuell, 12/1999, S. 52

^[15] vgl. Beschaffung Aktuell, 02/2003, S. 33

^[16] vgl. Beschaffung Aktuell, 06/2000, S. 29

^[17] vgl. Beschaffung Aktuell, 09/1999, S. 55