Die vorliegende Diplomarbeit soll einen Überblick darüber geben, wie die Öffentliche Verwaltung organisiert sein sollte und organisiert ist. Hierbei stellt sich die Frage, warum Organisation in der Öffentlichen Verwaltung überhaupt erforderlich ist.
Der Außenstehende könnte die Auffassung vertreten, dass es ausreichend sein müsste, wenn sich alle Mitarbeiter auf ihr eigenes Sachgebiet konzentrieren und dieses konsequent abarbeiten. Hiernach könnte der Eindruck entstehen, dass weitere beziehungsweise übergreifende organisatorische Maßnahmen nicht erforderlich sind und somit personelle Ressourcen in der Öffentlichen Verwaltung eingespart werden könnten. Hierzu muss jedoch vorweggenommen werden, dass die Organisation einen Grundbaustein für das Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung darstellt. Dies begründet sich durch die existierende Arbeitsteilung, Zweck der Organisation ist die Sicherstellung der verfolgten Ziele durch eine bestmögliche Koordination der mittels Arbeitsteilung zu erfüllenden Aufgabe.
Bei einer nicht organisierten Verwaltung besteht die Gefahr, dass die vorhandene Arbeitsteilung nicht zum notwendigen Erfolg führt. Es besteht das Risiko, dass die Arbeit der vielen einzelnen Sachbearbeiter nicht produktiv zusammengefügt werden kann. Wenn sich alle Personen nur auf ihr eigenes Sachgebiet konzentrieren, keine übergeordnete Stelle die Einzelarbeiten überwacht und sich alle auf jemand anderes verlassen, ohne genau zu wissen, wer für was zuständig ist, dann ist fraglich, ob die verfolgten Ziele erreicht werden können. Vordergründig ist bei der Organisation die Sicherstellung von Effizienz und Kontinuität, einer auf Dauer ausgerichteten Struktur. Nur so kann ein zielgerichtetes und fortschreitendes Zusammenarbeiten der diversen Mitarbeiter langfristig zum Erfolg führen.
Aufgrund der beruflichen Tätigkeit des Autors beim Gebäudemanagement der Stadt Aachen sind ihm die Organisationsstrukturen der Öffentlichen Verwaltung bestens vertraut und stellen für ihn ein stets aktuelles Thema dar. Zwar können sich mit der Zeit die angewendeten Formen der Organisation und weitere Merkmale dieser ändern, die Organisation an sich jedoch wird stets ihren Platz in der Öffentlichen Verwaltung einnehmen.[...]
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Theoretische Grundlagen
3. Prozess der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung
3.1 Formen der Arbeitsteilung
3.2 Folgen, Auswirkungen und Chancen der Arbeitsteilung
4. Aufbau- und Ablauforganisation in der Öffentlichen Verwaltung
4.1 Formen der Aufbauorganisation
4.2 Organisationspläne
4.3 Weiterentwicklung und Veränderung des Organisationsverständnisses
4.4 Formen der Ablauforganisation
4.5 Möglichkeiten der Verbesserung
5. Diskussion
6. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Notwendigkeit von Organisationsstrukturen in der Öffentlichen Verwaltung, definiert verschiedene Organisationsformen und analysiert deren Vor- und Nachteile sowie die Auswirkungen der Arbeitsteilung auf die Verwaltungseffizienz.
- Analyse der theoretischen Grundlagen von Organisation und Arbeitsteilung.
- Untersuchung von Aufbau- und Ablauforganisationsformen in der Verwaltungspraxis.
- Bewertung moderner Ansätze wie Gruppenarbeit, Teams und Projektmanagement.
- Diskussion über das organisatorische Optimum zur Vermeidung von Unter- und Überorganisation.
- Reflektion über Dezentralisierung und Prozessorientierung im Verwaltungsalltag.
Auszug aus dem Buch
3.1 Formen der Arbeitsteilung
Für den weiteren Verlauf sind die Formen der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung interessant. Hierbei wird zunächst zwischen Mengenteilung und Spezialisierung unterschieden. Unter Spezialisierung versteht man, dass die einzelnen Sachbearbeiter immer mehr verschiedene Aufgaben wahrnehmen. Es entsteht demnach eine Aufteilung nach inhaltlichen Kriterien sowie verschiedenen Arbeitsgebieten, wodurch sich die Mitarbeiter spezialisieren.
Bei der Mengenteilung wird eine mengenmäßige Aufteilung der Arbeit in gleich große Teile vorgenommen, so dass jeder Sachbearbeiter die gleichen Tätigkeiten wahrnimmt. Beispielhaft ist hier eine Aufteilung nach Buchstaben oder nach Ortsteilen zu erwähnen. Vorteilhaft ist hierbei die Unabhängigkeit der Sachbearbeiter voneinander, einzelne Probleme, Fehler und Schwächen wirken sich nicht auf die restlichen Mitarbeiter aus. Außerdem ist die Arbeit abwechslungsreich und dennoch sind die Sachbearbeiter leicht austauschbar, auch die Vertretungsregelung erweist sich als einfach, wenn diverse Personen die gleiche Arbeit erledigen.
Bei der Objektspezialisierung wird nach der Art des Objektes, des Produktes, der Steuer oder der Dienstleistung, welche erbracht wird, unterschieden. Diese Aufgaben werden im Rahmen einer eindeutigen Produktverantwortung vollständig von einem Mitarbeiter übernommen, allerdings nur für diese eine Art. Es besteht somit auch eine gewisse Unabhängigkeit. So ist beispielsweise der eine Sachbearbeiter für die Zweitwohnungssteuer einer Person zuständig, für deren Hundesteuer jedoch der Kollege. Vorteilhaft ist die größere Spezialisierung der Mitarbeiter, welche sich in einem kleineren Sachgebiet besser auskennen und somit effizienter arbeiten.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Arbeit beleuchtet die Relevanz der Organisation für eine effiziente Aufgabenwahrnehmung in der Öffentlichen Verwaltung.
2. Theoretische Grundlagen: Es werden die verschiedenen Organisationsbegriffe (funktional, instrumentell, institutionell) erläutert, die das Fundament für die weitere Analyse bilden.
3. Prozess der Arbeitsteilung in der Öffentlichen Verwaltung: Das Kapitel analysiert verschiedene Spezialisierungsformen und die damit verbundenen Vor- und Nachteile sowie Herausforderungen für die Koordination.
4. Aufbau- und Ablauforganisation in der Öffentlichen Verwaltung: Dieser Abschnitt untersucht konkrete Organisationsmodelle, Planungsstrukturen sowie moderne Entwicklungen wie Teamarbeit und Prozessorientierung.
5. Diskussion: Hier findet eine kritische Reflexion der Organisationsformen und der Suche nach dem organisatorischen Optimum für die Verwaltungspraxis statt.
6. Fazit: Die Arbeit schließt mit der Feststellung, dass eine strukturierte Organisation für eine funktionierende Verwaltung unerlässlich ist, um Führungschaos zu vermeiden und Effizienz zu gewährleisten.
Schlüsselwörter
Öffentliche Verwaltung, Organisation, Arbeitsteilung, Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Spezialisierung, Mengenteilung, Objektspezialisierung, Verwaltungsstruktur, Organisationsplan, Teamarbeit, Prozessorientierung, Dezentralisierung, Organisatorisches Optimum, Verwaltungseffizienz.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit den verschiedenen Organisationsformen innerhalb der Öffentlichen Verwaltung und analysiert, warum strukturierte Abläufe für eine effiziente Aufgabenerfüllung notwendig sind.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die zentralen Themen umfassen die Arbeitsteilung, die Aufbau- und Ablauforganisation, moderne Arbeitsformen wie Team- und Projektarbeit sowie die Optimierung von Verwaltungsprozessen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, die Notwendigkeit von Organisation in der Verwaltung zu begründen, die verschiedenen Organisationsmodelle zu definieren und anhand von Vor- und Nachteilen kritisch voneinander abzugrenzen.
Welche wissenschaftliche Methode verwendet der Autor?
Der Autor stützt sich auf eine theoretische Auseinandersetzung mit der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre, ergänzt durch Praxisbeispiele aus dem Gebäudemanagement der Stadt Aachen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Analyse der Arbeitsteilung, die detaillierte Darstellung von Aufbau- und Ablauforganisationsmodellen sowie die Diskussion über zukunftsfähige Ansätze wie Prozessorientierung und Dezentralisierung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören Öffentliche Verwaltung, Organisationsformen, Arbeitsteilung, Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Dezentralisierung und das organisatorische Optimum.
Wie unterscheidet der Autor zwischen Selbst- und Fremdorganisation?
Fremdorganisation wird als klassische, zentral gesteuerte Struktur verstanden, während Selbstorganisation den Zustand beschreibt, in dem Mitarbeiter ihren Arbeitsablauf in einem definierten Rahmen eigenverantwortlich steuern.
Warum ist das "organisatorische Optimum" für die Verwaltung wichtig?
Das organisatorische Optimum stellt den Punkt dar, an dem mit der optimalen Regelungstiefe die größtmögliche Effizienz erzielt wird, ohne durch Überorganisation die Flexibilität zu lähmen oder durch Unterorganisation Unordnung zu riskieren.
- Arbeit zitieren
- Jens Johnen (Autor:in), 2011, Organisationsformen der Öffentlichen Verwaltung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/269149
