Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Kurzfassung
Abstract
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Tabellenverzeichnis
1. Einleitung
2. Theoretischer Hintergrund
2.1. Theorien der computervermittelten Kommunikation
2.1.1. Medienreichhaltigkeitstheorie
2.1.2. Mediensynchronizitätstheorie
2.2. Das Social Web und seine Anwendungen
2.2.1. Begriffsklärung und –abgrenzung
2.2.2. Einteilung von Social Web Anwendungen
2.2.3. Verortung von Social Web Anwendungen
2.2.4. Ausgewählte Social Web Anwendungen
2.3. Aufgaben
2.3.1. Klassifikation von Aufgaben nach McGrath
3. Kriterienkatalog
3.1. Unmittelbarkeit des Feedbacks (A)
3.1.1. Benachrichtigung über neue Botschaften (A.1)
3.1.2. Form des Feedbacks (A.2)
3.1.3. Nachrichtenverlauf (A.3)
3.1.4. Sichtbarkeit der rezipierten Botschaft (A.4)
3.2. Symbolvarietät (B)
3.2.1. Text (B.1)
3.2.2. Bilder (B.2)
3.2.3. Ton (B.3)
3.2.4. Bewegtbilder (B.4)
3.2.5. Simulationen (B.5)
3.3. Parallelität (C)
3.3.1. 1:1-Kommunikation (C.1)
3.3.2. 1:n-Kommunikation (C.2)
3.3.3. m:n-Kommunikation (C.3)
3.4. Überarbeitbarkeit (D)
3.4.1. Speicherung von Entwürfen (D.1)
3.4.2. Funktionalität des Editors (D.2)
3.4.3. Überarbeitbarkeit vor dem Senden (D.3)
3.4.4. Überarbeitbarkeit während dem Senden (D.4)
3.4.5. Überarbeitbarkeit nach dem Senden (D.5)
3.4.6. Überarbeitungsverlauf (D.6)
3.5. Wiederverwendbarkeit (E)
3.5.1. Kopier-Funktion (E.1)
3.5.2. Weitergabe / Teilen (E.2)
3.5.3. Explizite Downloadmöglichkeit (E.3)
3.6. Übersicht
4. Ergebnisse
4.1. MediaWiki
4.2. LinkedIn
4.3. Yammer
4.4. Gegenüberstellung
5. Vergleich und Fazit
6. Handlungsempfehlung für Unternehmen
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1 - Medienreichhaltigkeitsmodell
Abb. 2 - Dimensionen der Mediensynchronizitätstheorie
Abb. 3 - Mediencharakteristika in der Mediensynchronizitätstheorie
Abb. 4 - Kategorien für die Einteilung sozialer Medien
Abb. 5 - Dreiecksmodell Social Web
Abb. 6 - Task Circumplex-Model (McGrath, 1984)
Abb. 7 - 1:1-Kommunikaiton
Abb. 8 - 1:n-Kommunikaiton
Abb. 9 - m:n-Kommunikation
Tabellenverzeichnis
Tab. 1 – Kriterienkatalog
Tab. 2 - Ergebnisse für MediaWiki
Tab. 3 - Ergebnisse für LinkedIn
Tab. 4 - Ergebnisse für Yammer
Tab. 5 - Gegenüberstellung der Ergebnisse
1. Einleitung
Social Web ist in der heutigen Zeit in aller Munde. Eine Vielzahl von Anwendungen versucht die Menschheit in Alltag und Beruf in den verschiedensten Situationen zu unterstützen. Besonders in der Arbeitswelt werden viele dieser Social Web Anwendungen eingesetzt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit unter Mitarbeitern sowohl intern als auch extern zu erleichtern. In einer Fülle aus zu bewältigenden Problemstellungen und Aufgaben ist es für Unternehmen meist nicht einfach, die geeignete Anwendung auszuwählen, um das Potential dieser optimal auszuschöpfen. Außerdem ist es oft schwierig, sich durch den Begriffsdschungel des „Web 2.0“ zu kämpfen und die sehr große Menge an Angeboten überblicken und voneinander abgrenzen zu können.
Die Frage, welche diese Arbeit zu beantworten versucht, ist jene nach der Eignung von Social Web Anwendungen für die Unterstützung der virtuellen Kommunikation und Kooperation. Ziel der Untersuchung ist es, anhand eines Kriterienkataloges Handlungsempfehlungen für Unternehmen abzuleiten, welche Anwendungen für bestimmte Aufgabentypen am besten einzusetzen sind.
Um die zuvor genannte Frage beantworten zu können und Handlungsempfehlungen geben zu können, ist die vorliegende Arbeit wie folgt aufgebaut: Abschnitt 2 beschäftigt sich mit den theoretischen Hintergründen, welche für die Untersuchung notwendig sind. Im Bereich der computervermittelten Kommunikation wird auf die Medienreichhaltigkeitstheorie und die darauf aufbauende und neuere Mediensynchronizitätstheorie eingegangen. Letztere bildet mit fünf genannten Mediencharakteristika die Basis für die Kriterien im Kriterienkatalog. Des Weiteren beschäftigt sich dieser Abschnitt mit der Definition, Kategorisierung und Verortung von Social Web Anwendungen und einem Klassifikationsschema für Aufgaben.
In Abschnitt 3 werden die bereits erwähnten Mediencharakteristika operationalisiert und daraus die Kriterien für den Kriterienkatalog erstellt. Im darauf folgenden Abschnitt 4 werden die Ergebnisse anhand einer vordefinierten Skala im Kriterienkatalog für die drei ausgewählten Anwendungen „MediaWiki“, „LinkedIn“ und „Yammer“ dargestellt.
Abschnitt 5 reflektiert die im Abschnitt zuvor ermittelten Ergebnisse mittels eines Vergleichs und Fazits. Aufgrund dieser Ausführungen werden im Anschluss in Abschnitt 6 zentrale Erkenntnisse in Form von Handlungsempfehlungen herausgestellt.
2. Theoretischer Hintergrund
Dieser Abschnitt bildet den theoretischen Hintergrund für die spätere Analyse und beschäftigt sich mit der Medienreichhaltigkeitstheorie und der Mediensynchronizitätstheorie im Bereich der computervermittelten Kommunikation, der Definition, Abgrenzung und Verortung der betrachteten Social Web Anwendungen und einer möglichen Klassifikation von Aufgaben.
2.1. Theorien der computervermittelten Kommunikation
In der Wissenschaft gibt es zwei zentrale Theorien, die sich mit der Frage beschäftigen, welche Medien für welche Kommunikationsprozesse bzw. Aufgabentypen am besten geeignet seien: Die Medienreichhaltigkeitstheorie (Daft & Lengel, 1986) und die darauf aufbauende Mediensynchronizitätstheorie (Dennis & Valacich, 1999). Die beiden nachfolgenden Unterabschnitte 2.1.1 und 2.1.2 behandeln diese näher und beleuchten auch kritische Aspekte der Theorien.
2.1.1. Medienreichhaltigkeitstheorie
Die Medienreichhaltigkeitstheorie wurde 1986 von Daft und Lengel entwickelt und stellt die Aufgabe, die von mehreren Beteiligten gelöst werden soll und die Medienwahl nebeneinander und versucht einen Zusammenhang zwischen diesen zu definieren (Schwabe, 2001).
Das zugrunde liegende Prinzip der Medienreichhaltigkeitstheorie ist eine gute Abstimmung zwischen den Charakteristiken – bzw. der Reichhaltigkeit – eines Mediums und den Kommunikationsaufgaben die damit bewältigt werden sollen, um dabei mehr Effizienz und Zufriedenheit zu erreichen (Rice, 1993).
Daft und Lengel stellten sich die Frage, warum Organisationen überhaupt Informationen be- oder verarbeiten und beantworteten dies mit zwei Eigenschaften, die Information mit sich bringen kann (Daft & Lengel, 1986), auf welche im nächsten Abschnitt näher eingegangen wird.
Eigenschaften von Information
Es werden zwei Möglichkeiten genannt, wie Information behaftet sein kann: „Uncertainty“ und „Equivocaility“ (Daft & Lengel, 1986), welche mit „Unsicherheit“ und „Mehrdeutigkeit“ übersetzt werden können:
Unsicherheit bedeutet die Abwesenheit von Information. Je mehr benötigte Information für die Bearbeitung einer Aufgabe vorhanden ist, desto weniger Unsicherheit gibt es dabei (Daft & Lengel, 1986).
Mehrdeutigkeit heißt, dass Informationen respektive Aufgaben auf mehrere und unterschiedliche Arten interpretiert werden können. Hohe Mehrdeutigkeit ist also auf eine Lücke im Verstehen der Information zurückzuführen. Fragen können nicht kurz und einfach beantwortet werden, da oft Verwirrung oder Missverständnisse bei den Beteiligten zu Grunde liegen (Daft & Lengel, 1986).
Die beiden genannten Begriffe „Unsicherheit“ und „Mehrdeutigkeit“ stellen sicher wichtige Eigenschaften dar, wie Informationen beschaffen sein können, jedoch beschränkt die Medienreichhaltigkeitstheorie hier die Bewertung der Aufgabeneigenschaften auf diese beiden Ausprägungen. In Abschnitt 2.3 wird eine detailliertere Klassifikation von Aufgaben vorgestellt.
Medienreichhaltigkeit
Die Reichhaltigkeit von Medien machen Daft und Lengel für ihre Theorie an folgenden Punkten fest: Die Möglichkeit eines unmittelbaren Feedbacks, die Anzahl der Kanäle und Hinweise, die Vielfältigkeit der Sprache und die Personalisierung der Kommunikation (Daft & Lengel, 1986). Teile oder Abänderungen dieser Punkte finden sich später auch in der Mediensynchronizitätstheorie (Dennis & Valacich, 1999) wieder (siehe Abschnitt 2.1.2).
Kernaussagen
Schwabe fasst die Erkenntnisse von Daft und Lengel wie folgt zusammen (Schwabe, 2001, S. 3, zitiert nach Daft & Lengel, 1986):
„Unsichere Aufgaben könnte man optimal lösen, wenn alle benötigten Informationen vorhanden wären. Mehrdeutige Aufgaben lassen sich auch durch sehr viel Information nicht lösen. Vielmehr unterliegen sie der Interpretationsfähigkeit der Akteure, die zu einem gemeinsamen Verständnis eines Sachverhalts kommen müssen.“
In Bezug auf die Medienwahl wird folgende Handlungsempfehlung gegeben (Schwabe, 2001, S. 4, zitiert nach Daft & Lengel, 1986):
„[…] empfiehlt, für unsichere Aufgaben Medien zu verwenden, die viel Information vermitteln (z.B. schriftliche Berichte), und für mehrdeutige Aufgaben Medien einzusetzen, die 'reich' sind (z.B. Sitzungen).“
Abbildung 1 veranschaulicht den Zusammenhang von Medienreichtum und Mehrdeutigkeit der Aufgabe. Die Abbildung ist angelehnt an die Skizzierung von Schwabe, welche auf dem weiterentwickelten Medienreichhaltigkeitsmodell von Reichwald et. al. basiert (Reichwald, Möslein, Sachenbacher, Englberger & Oldenburg, 1998; Schwabe, 2001).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 1 - Medienreichhaltigkeitsmodell
Es ist ersichtlich, dass beim Einsatz von Medien mit großer Reichhaltigkeit für eindeutige Aufgaben zu einer Überkomplizierung kommen kann. Dagegen kann bei mehrdeutigen Aufgaben die Wahl von Medien mit geringer Reichhaltigkeit zu einer zu großen Vereinfachung führen. Effektive Zusammenarbeit und Kommunikation ist zwischen den soeben genannten Extremen möglich, wie auch in Abbildung 1 durch einen grauen Bereich gezeigt (Schwabe, 2001).
Wie die Darstellung in Abbildung 1 zeigt, vereinfacht die Medienreichhaltigkeitstheorie bzw. das Medienreichhaltigkeitsmodell den Zusammenhang zwischen Mehrdeutigkeit der Aufgabe und Medienreichtum sehr stark. Ein derart simpler und klarer Zusammenhang ist in der Praxis oft nicht erkennbar. Bei den Aufgaben müssen mehr Kriterien als deren Mehrdeutigkeit herangezogen werden und die Rahmenbedingungen mitanalysiert werden, um die Eignung eines Mediums für die Bearbeitung der Aufgabe feststellen zu können.
2.1.2. Mediensynchronizitätstheorie
Als Kritiker der Medienreichhaltigkeitstheorie (siehe Abschnitt 2.1.1) entwickelten Dennis und Valacich 1999 die Mediensynchronizitätstheorie, welche als eine Erweiterung dieser angesehen werden kann. Dennis und Valacich definieren Mediensynchronizität als den Umfang in dem Gruppenmitglieder zur selben Zeit zusammen an derselben Aufgabe arbeiten – sprich einen gemeinsamen Fokus haben. Die Autoren merken an, dass die Medienreichhaltigkeitstheorie bei empirischen Untersuchungen nicht bestätigt werden konnte. Die meisten der Studien haben nur die Wahrnehmung und Einschätzung von Personen untersucht, wie gut ein Medium für bestimmte Aufgaben geeignet ist, nicht aber die konkreten Effekte bei tatsächlicher Nutzung des Mediums. Die zusammengefassten Ergebnisse von fünf Studien zum Einsatz von Medien deckten sich nicht mit den Vorhersagen der Medienreichhaltigkeitstheorie (Dennis & Valacich, 1999).
Die Mediensynchronizitätstheorie unterscheidet sich vor allem in drei Punkten von ihrer „Vorgängerin“: Die Betrachtung von unterschiedlichen Kommunikationsprozessen anstatt Aufgabentypen, die Erweiterung der Charakteristika des Mediums und der Miteinbeziehung der Funktionen in einer Gruppe als Einflussfaktor auf die Medienwahl (Schwabe, 2001).
In den folgenden Unterabschnitten werden diese Dimensionen der Mediensynchronizitätstheorie erläutert. Abbildung 2 zeigt das Zusammenspiel der drei Dimensionen in einem dreidimensionalen Raster (Dennis & Valacich, 1999).
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 2 - Dimensionen der Mediensynchronizitätstheorie
Arten von Kommunikationsprozessen
Die Autoren der Mediensynchronizitätstheorie arbeiten den Aspekt der zu erledigenden Aufgaben weiter auf und kritisieren an der Medienreichhaltigkeitstheorie, dass in dieser der Typ der Aufgabe und die damit einhergehenden Anforderungen die Wahl des geeignetsten Mediums ermöglichen. Vielmehr ist laut ihnen die Art des Kommunikationsprozesses von Bedeutung als die Aufgabe selbst. In einem Gedankenexperiment beschäftigen sie sich mit der Frage, wie Gruppen eine in hohem Maße mehrdeutige Aufgabe in der Startphase der Gruppenarbeit lösen. Es ist erforderlich, ein ver- und geteiltes Verständnis der zu erreichenden Ziele zu erlangen. Dies ist durch verschiedene sinnstiftende Strategien („sensemaking strategies“) möglich, wobei die meisten davon eines gemeinsam haben: Die Übermittlung von Information („information conveyance“). Somit ist hier von divergenten Prozessen die Rede. Bestimmte Strategien verlangen auch nach Konvergenz von Information, es sind also konvergente Prozesse notwendig. Diese haben zum Ziel, die Interpretation der Informationen seitens anderer Gruppenmitglieder zu verstehen, nicht die Information selbst (Dennis & Valacich, 1999).
In der Mediensynchronizitätstheorie dienen divergente Prozesse der Verminderung von Unsicherheit und konvergente Prozesse der Beseitigung von Mehrdeutigkeit. Hier wird die Nähe zur Medienreichhaltigkeitstheorie deutlich (Schwabe, 2001).
Mediencharakteristika
In Abschnitt 1.2.1 wurde erläutert, dass die Medienreichhaltigkeit im Rahmen der Medienreichhaltigkeitstheorie durch die Punkte unmittelbares Feedbacks, Anzahl der Kanäle und Hinweise, Vielfältigkeit der Sprache und Kommunikationspersonalisierung definiert ist. Dennis und Valacich erweitern diese Medieneigenschaften und nennen fünf Charakteristika für Medien, welche die Kommunikation beeinflussen können (Dennis & Valacich, 1999). Diese werden in Abbildung 3 in Anlehnung an Schwabe (Schwabe, 2001) am Beispiel von vier Sendern und vier Empfängern veranschaulicht.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abb. 3 - Mediencharakteristika in der Mediensynchronizitätstheorie
Unmittelbarkeit des Feedbacks: Darunter wird die Fähigkeit des Mediums verstanden, eine rasche und bidirektionale Kommunikation zu ermöglichen. Die Unmittelbarkeit kann daran gemessen werden, wie schnell die Kommunikationspartner auf rezipierte Botschaften reagieren können (Dennis & Valacich, 1999). Die Rezeption der Information und das Verfassen des Feedbacks darauf kann fast zeitgleich – das heißt innerhalb weniger Millisekunden (z.B. bei persönlichen Gesprächen) – oder zeitversetzt – das bedeutet innerhalb von mehreren Sekunden, Minuten, Stunden oder Tagen (z.B. bei E-Mail-Verkehr) – stattfinden (Schwabe, 2001).
Symbolvarietät: Die Symbolvarietät ist die Anzahl der verschiedenen Wege, auf denen Information übermittelt werden kann. Sie kann als „Höhe“ des Mediums verstanden werden und vereint die Ideen der Kanäle und Hinweise sowie der sprachlichen Vielfalt der Medienreichhaltigkeitstheorie (Dennis & Valacich, 1999). Die Symbolvarietät sagt also aus, auf wie vielen Kanälen Hinweise zu ein und demselben Kommunikationsvorgang geliefert werden können. Somit ist die Symbolvarietät einer SMS im Gegensatz zu der eines persönlichen Gesprächs als niedrig einzustufen, da bei letzterem zusätzliche Symbolsysteme wie Stimmlage, Gestik, Mimik, etc. die zu übermittelnde Botschaft untermauern (Schwabe, 2001).
In Abbildung 3 könnte die hohe Symbolvarietät eines persönlichen Gesprächs beispielsweise zwischen Sender „S3“ und Empfänger „E3“ dargestellt werden. Die vielen Verbindungspfeile zwischen Sender und Empfänger stellen die verschiedenen Symbolsysteme – die Höhe des Mediums – dar. Da sich eine SMS nur auf Text – also technisch betrachtet nur auf ASCII-Zeichen – beschränkt, wäre dieser Kommunikationskanal in Abbildung 3 beispielsweise zwischen Sender „S2“ und Empfänger „E2“ darzustellen.
Parallelität: Die Parallelität ist die Anzahl der verschiedenen Kommunikationsvorgänge im Medium, die gleichzeitig ablaufen können. Sie kann als „Breite“ des Mediums verstanden werden (Dennis & Valacich, 1999). In Abbildung 3 wird der Unterschied zwischen Symbolvarietät und Parallelität deutlich dargestellt. Die Symbolvarietät bezieht sich immer auf verschiedene Weisen der Informationsübermittlung innerhalb des gleichen Kommunikationsvorganges. Die Parallelität drückt aus, wie viele verschiedene solche Kommunikationsvorgänge das Medium überhaupt ermöglicht.
Überarbeitbarkeit: Darunter wird das Angebot des Mediums an den Sender der Botschaft verstanden, diese zu überarbeiten oder Verbesserungen daran vorzunehmen, damit die beabsichtigte Bedeutung der Information auch beim Empfänger wie gewollt ankommt (Dennis & Valacich, 1999). Der Zeitpunkt der Bearbeitung wird dabei auf vor und während dem Senden beschränkt.
Wiederverwendbarkeit: Darunter wird jener Umfang verstanden, wie gut die Botschaften von einem Empfänger weiterverwendet werden können (Dennis & Valacich, 1999).
Betrachtet man diese fünf Charakteristika, wird klar, dass die Unterscheidung zwischen „reichen“ und „armen“ Medien, wie es die Medienreichhaltigkeitstheorie versucht, schwer fällt. Im Mittelpunkt stehen die beiden Faktoren Parallelität und Unmittelbarkeit des Feedbacks. Medien mit hoher Synchronizität zeichnen sich durch die Möglichkeit des schnellen Feedbacks und geringe Parallelität aus und sind für konvergente Prozesse geeignet. Medien mit geringer Synchronizität sind für divergente Prozesse geeignet und haben langsames Feedback aber große Parallelität (Schwabe, 2001).
Selbst wenn die Mediensynchronizitätstheorie die Mediencharaktersitika im Vergleich zur Medienreichhaltigkeitstheorie wesentlich erweitert und diese differenzierter betrachtet, ist für eine gezielte Untersuchung der Eignung von Medien für bestimmte Aufgabentypen eine weitere Operationalisierung dieser Charakteristika nötig, welche sich in Abschnitt 3 im Rahmen der Bildung des Kriterienkataloges wiederfindet.
Gruppenfunktionen
Die Mediensynchronizitätstheorie zieht auch die Gruppenfunktionen als Dimension heran, wie bereits anfänglich in Abschnitt 2.1.2 erwähnt. Für die vorliegende Arbeit spielt diese dritte Dimension keine ausschlaggebende Rolle, jedoch wird aus Gründen der Vollständigkeit hier nicht auf deren Anführung verzichtet.
Dennis und Valacich ziehen die TIP-Theorie (McGrath, 1991) heran, um zwischen drei Funktionen zu unterscheiden, die ein Mitglied in einer Gruppe annehmen kann.
Produktionsfunktion: Die Produktionsfunktion zielt auf Beiträge für ein Projekt bzw. für die Organisation, in der die Mitglieder eingebunden sind, ab. Es handelt sich um sachliche Ergebnisse welche von der Gruppe oder Mitgliedern erzielt werden.
Gruppenwohlbefindensfunkion: Diese Funktion betrachtet die Wirkung auf die Gruppe und Aktionen, die unternommen werden, um die Struktur und das soziale Gefüge der Gruppe aufrecht und funktionstüchtig zu halten.
Mitgliederunterstützungsfunktion: Bei dieser Funktion geht es um die Unterstützung und Stärkung von anderen, individuellen Gruppenmitgliedern.
Zu Detailanforderungen für die Übernahme eines Gruppenmitglieds einer dieser Funktionen haben sich die Autoren der Theorie dahingehend Gedanken gemacht, in welchem Maße die einzelnen Medieneigenschaften (Symbolvarietät, Überarbeitbarkeit, etc.) ausgeprägt sein sollten. Beispielsweise führen sie für die Produktionsfunktion an, dass bei divergenten Prozessen eine niedrige Unmittelbarkeit des Feedbacks ausreichend ist, während in konvergenten Phasen eine hohe Unmittelbarkeit des Feedbacks vorausgesetzt wird. Begründet ist dies darin, dass bei der Verteilung von Information nicht derart viel Feedback-Möglichkeiten benötigt werden wie in Kommunikationsprozessen, in denen ein geteiltes Verständnis über eine Sache erreicht werden soll.
Die Mediensynchronizitätstheorie stellt eine gute Basis für die Untersuchung der Eignung von Medien als Unterstützung für virtuelle Zusammenarbeit. Mit den Medien bzw. Anwendungen an sich, auf welche die in den vorhergehenden Abschnitten beschriebenen Theorien anwendbar sind, beschäftigt sich Abschnitt 2.2 in Form einer Begriffsklärung, einer Begriffsabgrenzung und der anschließenden Verortung und Kategorisierung.
2.2. Das Social Web und seine Anwendungen
Nachdem in Abschnitt 2.1 zwei zentrale Theorien zur Medienwahl – die Medienreichhaltigkeitstheorie und die Mediensynchronizitätstheorie – vorgestellt wurden, behandelt dieser Abschnitt die zur Auswahl stehenden Medien selbst. Nach einer Begriffsklärung und Kategorisierung von Social Web Anwendungen werden diese in einem Dreiecksmodell verortet. Anschließend erfolgt eine Auswahl der in der Arbeit behandelten und untersuchten Anwendungen.
[...]