Die Firma Böhler-Tourismus GmbH1 (Firmensitz in Pforzheim, Heilbronn und Tübingen) plant eine Konferenz (mit Arbeitsgruppe und Brainstorming) in Stuttgart von Mittwoch, 23. April bis Freitag, 25. April 2003 als Vorbereitung zur SWT2 (Stuttgart, Wohnmobil, Touristik Messe) in Stuttgart (02. Mai bis 05. Mai 2003). Die Firma möchte zum ersten Mal mit einem eigenen Stand auf der Messe präsent sein. Die Kosten für die Konferenz sollen u.a. durch Produktverkauf am Messestand und einen Workshop im Rahmen der Konferenz, bei dem das Know-how der Firma verkauft wird, wieder eingenommen werden. Das Projekt wird von Frau B. aus der Filiale Tübingen geleitet und ausgeführt; da sie das Projekt außerhalb ihrer Arbeitszeit zuhause betreut, wird sie extra bezahlt (für diesen Nebenverdienst muß sie keine steuerlichen Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge bezahlen, wenn sie nicht mehr als 400 € monatlich verdient). Projektumfang: Anmietung eines Konferenzraumes für 3 Tage (4+4+5 Personen), eines zusätzlichen Gruppenraumes (15 Personen) für den 2. Tag und eines großen Raumes (ca. 30 Personen) für eine Pressekonferenz am Nachmittag des 3. Tages. 13 Einzelzimmer (inkl. Frühstück) für 2 Übernachtungen in einem preisgünstigen Hotel der Mittel/Oberklasse in der Nähe der Messe-Killesberg/Stuttgart. Das Unternehmen möchte mit einer Pressekonferenz im Hotel am 3. Tag der Veranstaltung auf seine Messepräsenz in diesem Jahr hinweisen, dazu wird ein großer Raum benötigt. Am 1. Tag werden die Konferenzteilnehmer eine mehrstündige Besichtigung des Messegeländes machen. 1 Fiktiver Firmenname 2 fiktiver Veranstaltungsname
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Projektplan
Interner Plan
Vorgangssammelliste
Berechnung der Zeit
Netzplan
Projektstrukturplan
Termindiagramm
Budget
Ressourcen
Projektablauf
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die vorliegende Arbeit befasst sich mit der detaillierten Planung und organisatorischen Umsetzung einer Firmenkonferenz zur Vorbereitung auf eine Messepräsenz. Ziel ist es, den gesamten Prozess von der Budgetierung über die logistische Abwicklung bis hin zur Pressearbeit strukturiert darzustellen.
- Erstellung eines detaillierten Projektplans und Zeitmanagements.
- Finanzielle Kalkulation der Konferenzkosten und Einnahmemöglichkeiten.
- Logistik und Ressourcenmanagement bei Konferenzen.
- Organisation einer Pressekonferenz und Vermarktung von Expertenwissen.
Auszug aus dem Buch
Projektplan
10. Kalenderwoche: Angebote einholen: Preise von Konferenzräumen und Hotelzimmern; Klärung des Budgets; Buchung der Kapazitäten
11. Kalenderwoche: Organisation für die Konferenz, Workshop.
12. Kalenderwoche: Informationsmaterial für die Teilnehmer zusammenstellen und verschicken
13. Kalenderwoche: Konferenzmaterial zusammenstellen; Transport des Materials organisieren
14. Kalenderwoche: Pressekonferenz organisieren
15. Kalenderwoche: Pufferzeit
16. Kalenderwoche: Letzte Details abklären
17. Kalenderwoche: Veranstaltung 23. bis 25. April
Zusammenfassung der Kapitel
Übersicht: Einleitung in das Projekt der Firma Böhler-Tourismus GmbH zur Vorbereitung auf die SWT-Messe in Stuttgart.
Projektplan: Chronologische Auflistung der Aufgabenpakete nach Kalenderwochen für die Konferenzvorbereitung.
Interner Plan: Detaillierte operative Planungsschritte zur Strukturierung der internen Aufgabenbereiche.
Vorgangssammelliste: Tabellarische Aufstellung aller Projektvorgänge inklusive Dauer, Vor- und Nachfolgern.
Berechnung der Zeit: Ermittlung der effektiven Arbeitstage unter Berücksichtigung von Feiertagen und Wochenenden.
Netzplan: Visualisierung der logischen Abhängigkeiten und Zeitabläufe des Projekts.
Projektstrukturplan: Grafische Übersicht über die Gliederung der Teilaufgaben zur Veranstaltungsorgansiation.
Termindiagramm: Zeitliche Darstellung der Vorgänge hinsichtlich ihres frühesten Anfangs und Endes.
Budget: Detaillierte Kostenaufstellung für Konferenzräume, Personal, Reisekosten und geplante Einnahmen.
Ressourcen: Übersicht der eingesetzten menschlichen, finanziellen und materiellen Ressourcen.
Projektablauf: Detaillierter Bericht über die tatsächliche Umsetzung der Planungsphasen von der 10. bis zur 17. Kalenderwoche.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Konferenzplanung, Messevorbereitung, Budgetplanung, Zeitmanagement, Veranstaltungslogistik, Projektstrukturplan, Netzplan, Pressekonferenz, Ressourcenmanagement, Terminplanung, Betriebswirtschaft, Hotelmanagement, Marketing, Know-how-Transfer.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit dokumentiert den gesamten Planungs- und Organisationsprozess einer Firmenkonferenz, die als strategische Vorbereitung für eine bevorstehende Messe dient.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Im Fokus stehen die logistische Planung, das Kostenmanagement, die Zeitplanung mittels Netztechnik sowie die organisatorische Durchführung eines Workshops und einer Pressekonferenz.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Erstellung eines belastbaren Ablauf- und Kostenplans, um die Konferenz innerhalb des vorgegebenen Budgets effizient zu realisieren.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wurde eine klassische Projektmanagement-Methodik angewandt, basierend auf Vorgangssammellisten, Projektstrukturplänen und der Netzplantechnik.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil umfasst den konkreten Projektplan, die rechnerische Ermittlung von Zeitaufwand und Budget sowie die detaillierte Darstellung der einzelnen organisatorischen Phasen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen gehören Projektmanagement, Konferenzplanung, Budgetplanung und Zeitmanagement.
Warum wurde Stuttgart als Veranstaltungsort gewählt?
Stuttgart wurde aufgrund der Nähe zum Messegelände gewählt, obwohl die hohen Kosten in der Landeshauptstadt das Budget stark belasteten.
Wie wurde das Know-how der Firma während der Konferenz monetarisiert?
Durch die Durchführung eines Workshops, für den Teilnehmer eine Gebühr zahlten, sowie durch den Verkauf von Firmensoftware und Büchern.
- Quote paper
- Britta Benczúr-Ürmössy (Author), 2004, Planung und Organisation einer Konferenz in den Veranstaltungsräumen eines Hotels in Stuttgart, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/27747
