Das Shared Service Center (SSC)-Konzept bei großen Unternehmen. Definitionen und Funktionen

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Definition „Konzern“

3. Finanzfunktionen
3.1. Beschreibung „Finanzfunktionen“ in der Literatur
3.2. Controlling im Konzern
3.3. Arbeitsdefinition „Finanzfunktionen“

4. Das Shared Service Center-Konzept (SSC)
4.1. Begriffsdefinition
4.2. Treiber der Entwicklung von SSC
4.3. Ziele der Errichtung von SSC im Allgemeinen
4.4. Zusammenfassung: Einsatzbereiche des SSC-Konzepts in der Praxis

Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

1. Einleitung

In den letzten Jahren erschienen im deutschsprachigen Raum vermehrt Publikationen zu dem aus der Praxis entstandenen Organisationskonzept der „Shared Service Center“ (SSC), welches sich in Amerika bereits hoher Verbreitung erfreut. Auf die Möglichkeit zur Bündelung von Finanz- und/oder Controllingaufgaben (FCA) in einem SSC wiesen bisher nur wenige Autoren hin.^[1]Mit der Bündelung von Unterstützungsaufgaben (wie zB IT, Personalbereich, Finanzwesen usw.) in wirtschaftlich von anderen Unternehmensbereichen abgrenzbaren Einheiten, den sog. „Shared Service Centern“, sollen im Wesentlichen durch die Konsolidierung, die Konzentration von Know How und das Prozessreengineering deutliche Kosten- und Qualitätsvorteile realisierbar sein.^[2]Die von Booz Allen & Hamilton genannten Einsparungspotenziale von 20 % im Controlling und bis zu über 30 % in der Finanzbuchhaltung hängen natürlich immer vom jeweiligen Unternehmen ab.^[3]In der Literatur wird darauf hingewiesen, dass das SSC-Konzept vor allem in größeren Unternehmen zweckmäßig eingesetzt werden kann.^[4]Ausgehend davon und unter Einbeziehung der Tatsache, dass sich Kosteneinsparungen hauptsächlich aus der Bündelung ehemals mehrfach ausgeführter Aufgaben ergeben,^[5]erscheint das SSC-Konzept für Konzerne (da Einheit aus mehreren Unternehmen) besonders geeignet,^[6]weshalb diese Arbeit das SSC-Konzept in Konzernen untersuchen soll und zwar für den Finanz- und/oder Controllingbereich (FCB).

2. Definition „Konzern“

Das SSC-Konzept für den FCB soll im Folgenden am Beispiel der Rechtsform von börsennotierten, österreichischen Unternehmen erläutert werden. Es ist zunächst zu erklären, was man lt. österreichischem Recht unter einem „Konzern“ versteht. Die Konzerndefinition gemäß § 15 AktG liegt hier als Ausgangspunkt nahe:^[7]

„§ 15 (1) Sind rechtlich selbständige Unternehmen zu wirtschaftlichen Zwecken unter einheitlicher Leitung zusammengefasst, so bilden sie einen Konzern; die einzelnen Unternehmen sind Konzernunternehmen.^[8]

§ 15 (2) Steht ein rechtlich selbständiges Unternehmen auf Grund von Beteiligungen oder sonst unmittelbar oder mittelbar unter dem beherrschenden Einfluss eines anderen Unternehmens, so gelten das herrschende und das abhängige Unternehmen zusammen als Konzern und einzeln als Konzernunternehmen.“

Die Pflicht einen Konzernabschluss aufzustellen begründet sich in § 244 HGB, welcher zusätzlich zum Kriterium der einheitlichen Leitung das aus dem angelsächsischen Bilanzierungskreis stammende „Control-Konzept“ im zweiten Absatz als die Konzernabschlusspflicht auslösenden Tatbestand nennt:^[9]

„§ 244 (1) Stehen Unternehmen unter der einheitlichen Leitung einer Kapitalgesellschaft (Mutterunternehmen) mit Sitz im Inland und gehört dem Mutterunternehmen eine Beteiligung gemäß § 228 an dem oder den anderen unter einheitlicher Leitung stehenden Unternehmen (Tochterunternehmen), so haben die gesetzlichen Vertreter des Mutterunternehmens einen Konzernabschluss und einen Konzernalgebericht aufzustellen…

§ 244 (2) Ein Konzernabschluss und ein Konzernlagebericht sind auch aufzustellen, wenn das Mutterunternehmen an einem oder mehreren anderen Unternehmen beteiligt ist (§ 228) und ihm bei diesen Unternehmen (Tochterunternehmen)

1. die Mehrheit der Stimmrechte der Gesellschaft zusteht,

2. das Recht zusteht, die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungs-,

Leitungs- oder Aufsichtsorgans zu bestellen oder abzuberufen,

3. das Recht zusteht, einen beherrschenden Einfluss auszuüben oder

4. …

5. …

6. … „

Gemäß § 245a HGB sind nach § 244 HGB konsolidierungspflichtige Konzerne von den Bestimmungen zur Aufstellung eines Konzernabschlusses gemäß § 248-267 HGB befreit, wenn sie einen Konzernabschluss und –lagebericht nach international anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen erstellen.^[10]„Als internationale Standards kommen dabei die United States-Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) oder die International Financial Reporting Standards (IFRS) in Betracht.“^[11]Ab dem Wirtschaftjahr 2005 haben an europäischen Börsen gelistete Konzerne Ihren Konzernabschluss gemäß 4. und 7. EG-Richtlinie verpflichtend nach IFRS aufzustellen.^[12]

An diese Stelle soll darauf hingewiesen werden, dass Unternehmen, welche gesetzlich zur Aufstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet sind, im Umkehrschluss „Konzerne“ lt. HGB sind. Es wird zur Identifikation der „Konzerne“ unter den börsennotierten, österreichischen Unternehmen, welche in die Grundgesamtheit einfließen, an die gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Konzernabschlusses angeknüpft. Somit ist die obige Konzerndefinition lt. HGB^[13]für diese Arbeit maßgeblich.

3. Finanzfunktionen

3.1. Beschreibung „Finanzfunktionen“ in der Literatur

Die Finanzfunktion bildet mit den übrigen Grundfunktionen Beschaffung, Fertigung und Absatz ein Teilgebiet der Betriebswirtschaft. Im Gegensatz zu den „übrigen“ Funktionen, welche sich mit Entscheidungs- und Ausführungsaufgaben im Zusammenhang mit der Ware des Unternehmens selbst beschäftigen, bezieht sich die Finanzfunktion auf alle finanz- und geldwirtschaftlichen Aufgaben, die ebenfalls zur Führung eines Unternehmens notwendig sind. In diesem Zusammenhang ist zu betonen, dass lt. Heinen Informationsprozesse (d.h. die Gewinnung, Verarbeitung und Weitergabe an Informationen) güter- und geldwirtschaftliche Prozesse überlagern. Zu den Informationsprozessen gehört insbesondere das Rechnungswesen (neben der Marktforschung und der volkswirtschaftlichen Abteilung),^[14]welches sich in sich in Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss, Kosten- und Leistungsrechnung, Betriebsstatistik und Planungsrechnung teilt.^[15]Der Einteilung der betrieblichen Funktionen in Beschaffung, Produktion, Absatz und Finanzierung schließt sich Kistner/Steven sowie Hopfenbeck an, wobei unter letzterem wiederum im Wesentlichen die Beschaffung von Geldmitteln verstanden wird. Das Rechnungswesen wird wiederum dem informationswirtschaftlichen Kreislauf zugeordnet.^[16]

Kagelmann definiert die Finanzfunktion folgendermaßen: „Die Finanzfunktion ist ein System, das die Menge der Aufgaben im finanzwirtschaftlichen Kreislauf umfasst. Sie beinhaltet sowohl die Beschaffung, Verwaltung und den Einsatz von Finanzmitteln als auch Aufgaben zur Planung, Disposition und Kontrolle der Finanzmittelströme.“^[17]Damit schließt er in die Finanzfunktion, im Gegensatz zu den oben zitierten Autoren, nicht nur die Beschaffung von Finanzmitteln selbst, sondern auch deren Verwaltung sowie Informationsverarbeitung ein. Da sich Kagelmann in seiner Arbeit ebenfalls mit der Untersuchung von SSC im Finanzbereich beschäftigt, wird seine Unterteilung der Finanzfunktion in Aufgaben des Rechnungswesens, Treasurys, Controllings und der Besteuerung für diese Arbeit als maßgeblich betrachtet.^[18]Im Folgenden soll noch kurz auf das Controlling im Konzern eingegangen werden.

3.2. Controlling im Konzern

Im Allgemeinen können Controllingaufgaben nicht-institutionalisiert (d.h. andere Unternehmensbereiche als das Controlling wie zB das Marketing, Produktion usw. oder bei Klein- und Mittelbetrieben der Unternehmer selbst übernehmen Planungs-, Steuerungs- und/oder Kontrollaufgaben) oder institutionalisiert (d.h. in eigens dafür geschaffenen organisatorische Einheit bzw. Controllingbereichen) erbracht werden. Bei Unternehmen mit Beteiligungen an anderen Unternehmen ist das institutionalisierte Controlling meist zweistufig in Form eines zentralen Controllings und dezentralen Controllings in den verschiedenen Geschäftseinheiten bzw. Beteiligungen aufgebaut. Während die dezentralen Controllingstellen mit der Planung, Steuerung und Kontrolle der operativen Einheiten betraut sind, obliegen dem zentralen Controlling die Entscheidungsunterstützung der Unternehmensspitze sowie die Unternehmensgruppe übergreifende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben.^[19]

Borchers grenzt das Konzerncontrolling vom dezentralen Controlling folgendermaßen ab^[20]: „Das Konzerncontrolling hat sämtliche Controllingfunktionen und –aufgaben, die in einem Konzern auf zentraler Ebene zu bewältigen sind, inne. Nicht zum Konzerncontrolling gehören die Controllingaufgaben direkt in den dezentralen Einheiten.“ Gemäß dieser Definition unterliegt dem Konzerncontrolling die Prämisse des Vorliegens eines Konzerns.

In der Literatur werden die Begriffe „Beteiligungscontrolling“ und „Konzerncontrolling“ zur Definition des zentralen Controllings immer wieder synonym verwendet oder ein Begriff wird als Teilbereich des anderen interpretiert. Im Folgenden werden Beispiele für diesbezügliche Begriffsabgrenzungen angeführt:

- „Das Konzerncontrolling kann als Spezialfall des Beteiligungscontrollings interpretiert werden…. Das Konzerncontrolling … setzt das Vorhandensein von Gesellschaften unter einheitlicher Leitung voraus.“^[21]
- „Konzerncontrolling ist nur ein Spezialfall des Beteiligungscontrollings.“^[22]
- „Das Controlling auf Konzernebene soll die Konzernleitung bei ihren Managementaufgaben unterstützen und mit dafür sorgen, dass die Konzernunternehmen (KU) entsprechend den Zielsetzungen des Konzerns agieren.“^[23]

In Anlehnung an die obigen Ausführungen versteht man unter Konzerncontrolling in dieser Arbeit nunmehr die Führungsunterstützung der Konzernspitze sowie den Gesamtkonzern übergreifende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben.

Im Allgemeinen leitet sich Inhalt und Form der Weisungsbefugnis des Konzerncontrollings auf das dezentrale Controlling vom Führungsanspruch bzw. der Führungsphilosophie der Konzernspitze ab. Das Ausmaß des Führungsanspruches der Konzernspitze variiert je nach Konzernform von der Partizipation bei Entscheidungen des operativen Geschäftes der Konzernspitze beim Stammhauskonzept bis hin zu strategischen und/oder operativen Zielvorgaben der verschiedenen Holdingformen (Finanz-, strategische Management- und operative Management-Holding).^[24]Prinzipiell sollte das dezentrale Controlling möglichst selbstständig in eigenverantwortlichen Bereichen mit klar definierten Aufgaben agieren, während das Konzerncontrolling nur jene Funktionen wahrnimmt, welche dazu dienen, ein alle Konzernteile umfassendes Controllingsystem und –instrumentarium zu schaffen, anzuwenden und zu pflegen.^[25]

3.3. Arbeitsdefinition „Finanzfunktionen“

Die oben beschriebene Klassifizierung der Finanzfunktion und ihrer Teilbereiche wird im Grunde genommen auch vom Autor dieser Arbeit vertreten. Wie bereits aus der bisher und auch weiterhin vom Autor der Arbeit verwendeten Begriffskombination „Finanz- und Controllingbereich“ zu schließen ist, soll dem Controlling im Rahmen dieser Arbeit nicht nur untergeordnete Bedeutung als Teil der Finanzfunktion zugestanden werden, da aufgrund der stetig steigenden Anforderungen an die Unternehmen, verursacht durch Entwicklungen wie der Globalisierung und dem technischen Fortschritt, auch das Controlling immer mehr an Relevanz gewinnt.^[26]Die übrigen Teilfunktionen (Rechnungswesen, Treasury und Besteuerung) verbleiben in dieser Arbeit unter dem Begriff „Finanzbereich“.

In der Unternehmenspraxis sind verschiedene Organisationsformen der Finanzfunktion zu beobachten. Während in Amerika meist das gesamte Rechungswesen zusammen mit dem Controlling in einer Stelle anzufinden ist, teilt man im deutschsprachigen Raum nur die interne Berichterstattung dem Controlling zu, das externe Rechnungswesen ist in einer separaten Stelle, dem Finanzbereich, organisiert.^[27]Neben einer organisatorischen Trennung des Controllings und des Finanzwesens, sind in der Praxis weitere Abspaltungen, beispielsweise durch einen eigenen Treasury- und vielleicht sogar Steuerbereich, anzufinden.^[28]

Da österreichische Konzerne Untersuchungsgegenstand der Empirie sind und lt. Rieder europäische Konzerne finanzwirtschaftliche Aspekte des Unternehmens tendenziell als „Finanz- und Controllingbereich“ organisieren, welche meist organisationstechnisch auf der gleichen Hierarchiestufe stehen,^[29]behält der Autor die obige Arbeitsdefinition bei, auch wenn in der Praxis und Literatur die Aufgabenzuteilung innerhalb dieser Bereiche in hohem Maße variiert.^[30]

4. Das Shared Service Center-Konzept (SSC)

4.1. Begriffsdefinition

Besonders in den letzten Jahren wurde das SSC-Konzept immer wieder zum Gegenstand betriebswirtschaftlicher Publikationen in Fachmagazinen und Sammelwerken. Trotz, aber möglicherweise auch aufgrund spärlich vorhandener einschlägiger Fachliteratur dieses aktuellen Themas, kursiert in bisherigen Veröffentlichungen eine Vielzahl an unterschiedlichen Definitionen.

Kagelmanns Definition ist nicht besonders präzise, deckt sich aber im Kern mit den Ansätzen anderer Autoren: „…unter dem Shared Service Konzept im betriebswirtschaftlichen Sinn versteht man einen Organisationsansatz zur Bereitstellung von internen Dienstleistungen für mehrere Organisationseinheiten mittels gemeinsamer Nutzung von Ressourcen innerhalb einer Organisationseinheit. Organisationseinheiten, die interne Dienstleistungen zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen eines Konzerns bereitstellen, sollen als SSC bezeichnet werden.“^[31]

[...]

^[1]Vgl. Danner/Krüger (2004a); Danner/Krüger (2004b), S. 215 ff, Wullenkord (2003); Kagelmann (2001); (Mit Ausnahme von Kagelmann handelt es sich dabei meist um ca. zehnseitige Artikel in Fachmagazinen, jedoch nicht um umfassende theoretische Abhandlungen der SSC-Thematik.)

^[2]Siehe dazu act Management Consulting GmbH (Hrsg.) (2004); Campenhausen (2001); Deimel/Quante (2003); Kagelmann (2001); Schimank/Strobl (2002); Sure (2003); Wißkirchen/Mertens (1999) usw.

^[3]Vgl. Aguirre u. a. (1998), S. 6

^[4]Vgl. Bergeron (2003), S. 21

^[5]Gemäß Bangemann sind bis zu drei Viertel der Kosteneinsparungen durch eine SSC-Reorganisation auf die Konsolidierung und Standardisierung der Aufgaben zurückzuführen. (Vgl. Bangemann (2005), S. 221)

^[6]Vgl. Kagelmann (2001), S. 88

^[7]Entscheidung des VwGH 18.12.1996, 94/15/0162; AktG § 15 (1965)

^[8]Konzernunternehmen wird ab jetzt mit KU abgekürzt.

^[9]BGBl.Nr. 304/1996, § 244 HGB

^[10]BGBI.I 1999/49, S. 429-432

^[11]Burger/Ulbrich (2004); S. 6

^[12]Vgl. Gedlicka, Werner (o.J.)

^[13]Die Bezeichnung „Konzernunternehmen“ des §15 AktG wird jedoch in dieser Arbeit verwendet.

^[14]Vgl. Heinen (1985), S. 62 ff

^[15]Heinen (1985), S. 68

^[16]Kistner/Steven (1996), S. 17 ff, Hopfenbeck (1996), S. 74 ff

^[17]Kagelmann (2001), S. 36

^[18]Vgl. Kagelmann (2001), S. 36

^[19]Vgl. Krüger/Werder (1995), S. 10

^[20]Borchers (2000), S. 54

^[21]Botta (1994), S. 30

^[22]Horvath (1997), S. 85

^[23]Scheffler (1993), S. 39

^[24]Siehe dazu auch Krüger (1994), S. 270 f

^[25]Vgl. Rieder (1996), S. 146 f, 157

^[26]Vgl. Berens u.a. (Hrsg.)(2000), S. 370 ff

^[27]Vgl. Rieder (1996), S. 125

^[28]Vgl. Hahn (1985); 614 ff; o.V. (1988), S. 21

^[29]Vgl. Rieder (1996), S. 125 ff

^[30]Vgl. Collier/Cooke/Glynn (1988), S. 189; Hahn (1985); 614 ff

^[31]Kagelmann (2001), S 49 f