2003 war der Startschuss für den serbischen Leasingmarkt. Die ersten Gesellschaften nahmen ihre operative Tätigkeit auf und durch die Jahre entstand ein Leasingmarkt, der mit 16 aktiven Gesellschaften zuerst starke Zuwächse verzeichnen konnte, aber durch die auf das Jahr 2008 folgenden Finanz- und Wirtschaftskrisen starke Rückschläge erlitt. Im Mobilien Leasing ist jetzt vor allem das Fahrzeugleasing für die Gesellschaften von hohem Interesse, da es sich durch eine einfachere Abwicklung und Verwaltung bei hoher Risikostreuung auszeichnet. In Serbien wurde aber auch der Neuwagenmarkt hart von den Krisen getroffen und befindet sich seit nunmehr sechs Jahren auf historischen Tiefständen. Sinkende Neugeschäftsvolumina, steigender Kostendruck und hohe Ertragserwartungen der Eigentümer haben VB Leasing Beograd, seit 2004 am serbischen Leasingmarkt, dazu veranlasst, in ein prozessunterstützendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu investieren, dass in erster Linie den Finanzierungsantragsprozess optimieren und in zweiter Linie als elektronisches Archiv dienen sollte.
Nach einer umfassenden Erörterung zum Thema Dokumentenmanagement, dem Aufzeigen der Rahmenbedingungen und der Erläuterung des Finanzierungsentscheidungsprozesses gilt es herauszufinden, ob die Investition in das DMS den Prozess soweit unterstützt, so dass durch die gesteigerte Produktivität Marktanteilszuwächse im Leasing von PKW und leichten Nutzfahrzeugen erzielbar sind. Hierfür ist eine umfangreiche empirische Erhebung erforderlich, die zahlreiche Aspekte des Umfeldes untersucht in dem sich die Leasinggesellschaften in Serbien bewegen. Nach einer detaillierten Analyse des gesamten Neuwagen- und Leasingmarktes unter besonderer Berücksichtigung der Stellung der VB Leasing Beograd erfolgt im Weiteren eine Befragung von Neuwagenhändlern. Ein Vergleich des Finanzierungsantragsprozesses auf herkömmlicher, papierbasierter Weise mit der Abwicklung über das DMS, soll auch Klarheit darüber schaffen, ob es überhaupt zu einer Prozessoptimierung durch den Einsatz von DMS kommt.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung
1.3 Abgrenzung
2. Grundlagen des Dokumenten-Managements
2.1 Dokumenten-Management-Terminologie
2.1.1 Dokument
2.1.2 Merkmale von Dokumenten
2.1.3 Formen von Dokumenten
2.1.4 Selbstbeschreibende Informationsobjekte
2.1.5 Digitale Signatur
2.1.6 Dokumentenlebenszyklus
2.1.7 Information
3. Dokumenten-Management
3.1 Dokumenten-Management-Organisation (DMO)
3.1.1 Organisatorische und administrative Aspekte
3.1.1.1 Ablauforganisation
3.1.1.2 Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten
3.1.1.3 Dokumentationsstruktur
3.1.1.4 Nachweis von Änderungen
3.1.1.5 Struktur von Ablage/Archiv
3.1.1.6 Verantwortlichkeiten
3.1.1.7 Kompetenzvermittlung
3.1.2 Vorgehensarten
3.1.3 Gesetze, Normen und Standards
3.2 Dokumenten-Management-System (DMS)
3.2.1 DMS im engeren Sinn
3.2.2 DMS im weiteren Sinn
3.2.3 Grundstruktur von DMS
3.2.4 Funktionen eines DMS
3.2.4.1 Die Funktionsebene Eingabe
3.2.4.1.1 Die Funktion Dokumenteneingabe
3.2.4.1.2 Die Funktion Indizieren
3.2.4.2 Die Funktionsebene Ablage
3.2.4.2.1 Die Funktion Verwaltung
3.2.4.2.2 Die Funktion Archivierung
3.2.4.3 Die Funktionsebene Ausgabe
3.2.4.3.1 Die Funktion Recherche
3.2.4.3.2 Die Funktion Reproduktion
3.2.4.4 Die Funktionsebene Administration
3.2.4.5 Sonstige Funktionalitäten
3.2.5 Anwendungen von DMS
3.2.5.1 Datensicherung
3.2.5.2 Archiv
3.2.5.3 Recherche
3.2.5.4 Klassisches DMS
3.2.5.5 Groupware
3.2.5.6 Workflow
3.2.5.6.1 Workflow Typen
3.2.5.6.2 Komponenten eines Workflow-Systems
4. Rahmenbedingungen und rechtliche Grundlagen
4.1 Vorschriften nach serbischen Recht
4.1.1 Unternehmensgesetz
4.1.2 Buchführungsgesetz
4.1.3 Gesetz über e-Dokumente
4.1.4 Gesetz über fiskalische Registrierkassen
4.1.5 Mehrwertsteuergesetz
4.1.6 Gesetz über Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
4.1.7 Datenschutz und Datensicherheit
4.2 Vorschriften nach österreichischem Recht
4.2.1 Österreichisches Bankwesengesetz (BWG)
5. Der Finanzierungsentscheidungsprozess der VB Leasing Beograd
5.1 Prozesslandschaft der VB Leasing Beograd
5.2 Der Finanzierungsentscheidungsprozess
5.2.1 Angebot und Ersterfassung im Core-System
5.2.2 Risikobeurteilung und Finanzierungsentscheidung
5.2.3 Speed Leasing
5.2.4 Vertragserstellung
6. Auswirkungen auf den Marktanteil im PKW/LNF Segment
6.1 Der PKW/LNF Markt in Serbien
6.2 Der serbische Leasingmarkt
6.2.1 Der Leasing-Gesamtmarkt von 2005 bis 2013
6.2.2 Der PKW/LNF Leasingmarkt 2008 bis 2013
6.3 Die VB Leasing im serbischen Leasingmarkt
6.3.1 Die Entwicklung der VB Leasing im serbischen Leasingmarkt
6.3.2 PKW/LNF Leasing 2008 bis 2013 bei der VB Leasing
6.3.3 Marktanteile der VB Leasing
6.4 Händlermotivation zur Zusammenarbeit
6.4.1 Allgemeine Händler-Merkmale
6.4.2 Spezielle Merkmale im Zusammenhang mit Leasingfinanzierung
6.4.3 Spezielle Merkmale der VB Leasing
6.5 Durchlaufzeiten von Finanzierungsanträgen bei der VB Leasing
6.5.1 Ergebnisse zur Messung der Durchlaufzeiten
6.6 Interpretation der Ergebnisse
7. Zusammenfassung und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Bachelorarbeit untersucht, ob die Implementierung eines prozessunterstützenden Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei der VB Leasing Beograd zu einer signifikanten Optimierung des Finanzierungsentscheidungsprozesses führt und inwieweit diese Effizienzsteigerung dazu beiträgt, Marktanteile im serbischen Fahrzeugleasingsegment trotz wirtschaftlicher Herausforderungen zu sichern oder auszubauen.
- Analyse der Funktionsweise und organisatorischen Rahmenbedingungen von Dokumentenmanagementsystemen.
- Untersuchung des serbischen Leasingmarktes und der spezifischen Marktpositionierung der VB Leasing Beograd.
- Empirische Erhebung bei Neuwagenhändlern zur Identifikation von Motivatoren für die Zusammenarbeit mit Leasinginstituten.
- Vergleichende Analyse der Durchlaufzeiten von Finanzierungsanträgen zwischen herkömmlichen Prozessen und der DMS-unterstützten Abwicklung.
Auszug aus dem Buch
1.1 Problemstellung
2013 ist das Jahr, in dem die Leasingindustrie ihr 10 jähriges Jubiläum in Serbien feiert. Gerade einmal 4 Jahre nach dem NATO-Bombardement entschlossen sich österreichische Banken, in Serbien Fuß zu fassen und zusätzlich zu den bereits am Markt befindlichen Tochterbanken auch Leasing als Finanzierungsform anzubieten. Da rechtliche Einschränkungen bestanden, Leasing als ein eigenständiges Produkt im Zuge der Bankgeschäfte zu verkaufen, entschieden sich die Marktteilnehmer zur Gründung eigenständiger Tochterunternehmen, deren Produkt die Finanzierung von Mobilien über Finanzierungsleasing war. Gegründet im Jahr 2003 gehörte die VB Leasing Beograd (im weiteren Text VB Leasing), als 100 %iges Tochterunternehmen des Volksbankenkonzerns, zu den Pionieren. Das hohe Potenzial dieses Finanzierungsinstruments und das damit verbundene dynamische Wachstum der Leasingbranche veranlasste annähernd alle, durch das Ausland geründete Banken, als Alternative, Leasing über ein eigenes Institut anzubieten. Mittlerweile sind es 17 Gesellschaften, die sich um Marktanteile konkurrieren und um Kunden buhlen.
In ihren Pionierjahren konzentrierte sich die VB Leasing vor allem darauf, mit dem rasanten Marktwachstum mitzuhalten und die Finanzierungsanträge so rasch wie möglich zu Leasingverträgen umzuwandeln. Kurzfristig konnte dies durch eine personelle Aufstockung der Vertriebsadministration erreicht werden. Auch in der Risikobewertung passte man den Personalstand an die anzahlmäßig gestiegenen Anträge an. Doch im Jahr 2009 brach mit Eintreffen der Wirtschaftskrise ein Großteil des Leasingmarktes weg und die Produktivitätskennzahlen sanken rapide. Auch das Leasingmassengeschäft, die Finanzierung von Fahrzeugen, wurde durch den massiven Rückgang verkaufter Neufahrzeuge hart getroffen. Mit dem sinkenden Markt kam es auch zu Anpassungen im Personalwesen und die Anzahl der Mitarbeiter wurde an die geänderten Marktverhältnisse nach unten korrigiert.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Beschreibt die Herausforderungen des serbischen Leasingmarktes und die Motivation der VB Leasing zur Einführung eines DMS als Antwort auf sinkende Volumina und steigenden Effizienzdruck.
2. Grundlagen des Dokumenten-Managements: Definiert die notwendige Terminologie rund um Dokumente, elektronische Dokumente und deren Lebenszyklus als Basis für das Verständnis von DMS-Lösungen.
3. Dokumenten-Management: Erläutert die organisatorischen Aspekte (DMO) sowie die technische Funktionsweise und Anwendungsspektrum von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) inklusive Workflow-Management.
4. Rahmenbedingungen und rechtliche Grundlagen: Analysiert die spezifischen serbischen Gesetze zur Aufbewahrung und Dokumentation sowie internationale Rahmenbedingungen, die die VB Leasing berücksichtigen muss.
5. Der Finanzierungsentscheidungsprozess der VB Leasing Beograd: Detailliert die Prozesslandschaft der VB Leasing und beschreibt den Kernprozess der Finanzierungsentscheidung unter Einsatz des DMS.
6. Auswirkungen auf den Marktanteil im PKW/LNF Segment: Analysiert den serbischen Fahrzeugmarkt, Händlermotivationen und misst die tatsächlichen Zeitgewinne durch den Einsatz des DMS anhand realer Durchlaufzeiten.
7. Zusammenfassung und Ausblick: Bewertet die Ergebnisse des DMS-Einsatzes und diskutiert die Möglichkeiten zur weiteren Prozessoptimierung und strategischen Marktbearbeitung.
Schlüsselwörter
Dokumentenmanagementsystem, DMS, Prozessoptimierung, Leasing, VB Leasing Beograd, Finanzierungsantragsprozess, Workflow, Archivierung, Serbien, Marktanteil, Produktivitätssteigerung, PKW/LNF Markt, Durchlaufzeiten, Händlermotivation, Datensicherheit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert, wie der Einsatz eines prozessunterstützenden Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei der serbischen Leasinggesellschaft VB Leasing Beograd den Finanzierungsprozess beeinflusst.
Was sind die zentralen Themenfelder der Analyse?
Die Arbeit verknüpft technisches Dokumentenmanagement mit betriebswirtschaftlichen Prozessen in einem spezifischen Marktsegment (Leasing von PKW und leichten Nutzfahrzeugen) in Serbien.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Das Ziel ist herauszufinden, ob durch die Prozessoptimierung mittels DMS die Bearbeitungszeiten für Finanzierungsanträge signifikant verkürzt werden konnten und ob dies einen positiven Einfluss auf die Marktanteile der VB Leasing hatte.
Welche wissenschaftliche Methode wird primär angewandt?
Neben einer theoretischen Fundierung durch Literaturrecherche führt der Autor eine empirische Befragung von 20 Neuwagenhändlern durch und vergleicht statistische Durchlaufzeiten von Finanzierungsanträgen vor und nach Einführung des DMS.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst Grundlagen zum Dokumentenmanagement, die rechtlichen Rahmenbedingungen in Serbien, die detaillierte Darstellung des Finanzierungsprozesses bei VB Leasing sowie die Analyse des serbischen Leasingmarktes.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Untersuchung?
Zu den zentralen Begriffen gehören Dokumentenmanagementsystem (DMS), Leasing, Prozessoptimierung, Finanzierungsantragsprozess und Produktivitätssteigerung.
Welche Rolle spielt die Händlerbefragung in dieser Arbeit?
Die Befragung der Händler dient dazu, die Erwartungen an Leasingpartner (z.B. Geschwindigkeit, Konditionen) zu erheben und die Wahrnehmung der VB Leasing im Vergleich zu Mitbewerbern zu evaluieren.
Führte die DMS-Einführung zu einer direkten Steigerung der Marktanteile?
Die Analyse zeigt zwar eine Optimierung des internen Kernprozesses und eine deutliche Verkürzung der Durchlaufzeiten, ein direkter kausaler Zusammenhang zur Neugeschäftssteigerung konnte jedoch nicht eindeutig nachgewiesen werden, da andere Faktoren wie Zinspolitik ebenfalls eine Rolle spielen.
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- Klaus Spitzer (Author), 2014, Dokumentenmanagement. Analyse der Marktanteilsentwicklung eines serbischen Leasingunternehmens nach Einführung eines Dokumentmanagementsystems, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/277596
