Die elektronische Rechnungsverarbeitung gewinnt zunehmend an Bedeutung. In Deutschland werden jährlich circa 6,5 Mrd. Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen ausgetauscht. Die Anzahl der elektronischen Rechnungen ist noch sehr gering. Mithilfe der rechtlichen Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung soll dieser Anteil seit dem 01. Juli 2011 jedoch weiter vergrößert werden.
Mit dem Begriff „elektronische Rechnung“ verbindet man die Erwartung, den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung über die Auszahlung bis hin zur Archivierung effizienter gestalten zu können. Neben Einsparungen im Bereich der Personalkosten verspricht man sich gleichermaßen, der Rechnungsflut Herr zu werden. Doch dieser Erfolg wird sich nicht von alleine einstellen.
Nach einer umfassenden Einführung in die Grundlagen des Themas wird in der speziell für die öffentliche Verwaltung ausgelegten Handlungsempfehlung ein möglicher Weg präsentiert, das Vereinfachungspotenzial, welches mit der elektronischen Rechnung einhergeht, voll auszuschöpfen. Denn viele Arbeitsschritte, die bei einer Papierrechnung manuell erfolgen müssen, können von nun an – wie in der vorliegenden Thesis noch gezeigt wird – automatisiert bzw. IT-unterstützt ausgeführt werden. Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbeurteilung wird der zu erwartende Erfolg eines solchen Systems kritisch hinterfragt.
Die Vorgehensweise und die Erfahrungen bei der konkreten Umsetzung im Rahmen des Projekts „e-Rechnung an den Bund“ in Österreich, bilden den Abschluss der Arbeit.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Recherche
1.3 Aufbau der Arbeit
1.4 Einordnung des Themas
2 Grundlagen
2.1 Analyse der Ausgangssituation
2.1.1 Rechnungsbearbeitung in Deutschland
2.1.2 Aufgaben einer Rechnung
2.1.3 Bestandteile einer Rechnung
2.1.4 Darstellung des traditionellen Rechnungsprozesses
2.1.5 Bewertung und Zielsetzung
2.2 Die elektronische Rechnung
2.2.1 Definition
2.2.1.1 Datenformat
2.2.1.2 Übertragungswege
2.2.1.3 Erarbeitete Definition
2.2.2 Rechtliche Entwicklung
2.2.3 Anforderungen
2.2.4 Vorteile & Nachteile der elektronischen Rechnung
2.2.4.1 Vorteile
2.2.4.2 Nachteile
2.2.4.3 Bewertung
2.2.5 Exkurs: Einheitliches Format für Deutschland – „ZUGFeRD“
3 Handlungsempfehlung
3.1 Ist-Prozess
3.1.1 Prozessaufnahme
3.1.2 Schwachstellenanalyse
3.2 Soll-Prozess
3.2.1 Verbesserungsmöglichkeiten
3.2.2 Soll-Prozessmodell
3.3 Stakeholderanalyse
3.4 Projektrisiken
3.4.1 Fachlich-Technische Risiken
3.4.2 Änderung der Rahmenbedingungen
3.4.3 Ressourcenbedingte Risiken
4 Beurteilung der Wirtschaftlichkeit
4.1 Grundlagen
4.2 Elemente der Wirtschaftlichkeitsanalyse
4.3 Ermittlung der Kosten
4.3.1 Einmalige Kosten
4.3.2 Laufende Kosten
4.4 Ermittlung des Nutzens
4.4.1 Quantitativer Nutzen
4.4.1.1 Personalkosteneinsparung
4.4.1.2 Sachkosteneinsparung
4.4.2 Qualitativer Nutzen
4.4.2.1 Bessere Recherchemöglichkeiten
4.4.2.2 Datenqualität
4.4.2.3 Mitarbeitermotivation
4.4.2.4 Höhere Lieferantenzufriedenheit
4.5 Monetäre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
4.6 Bewertung
5 „e-Rechnung an den Bund“
5.1 Ziele
5.2 Rechtlicher Rahmen
5.3 Einbringung von elektronischen Rechnungen
5.3.1 Datenstrukturen/Datenformat
5.3.2 Übertragungswege
5.4 Bewertung
6 Fazit
Zielsetzung & Themen der Arbeit
Das primäre Ziel dieser Masterthesis ist die Untersuchung des Vereinfachungspotenzials bei der Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung durch den Einsatz elektronischer Rechnungen. Die zentrale Forschungsfrage befasst sich damit, wie durch IT-gestützte, medienbruchfreie Prozesse die Effizienz gesteigert und Kosten sowie Durchlaufzeiten gesenkt werden können, während gleichzeitig die Anforderungen an Rechtssicherheit und Prozessqualität erfüllt werden.
- Analyse des Ist-Zustands der papierbasierten Rechnungsbearbeitung und deren Schwachstellen.
- Konzeption eines IT-gestützten Soll-Prozesses unter Nutzung von Dokumentenmanagement- und Workflowsystemen.
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der Einführung elektronischer Rechnungsprozesse für öffentliche Verwaltungen.
- Vergleich der deutschen Situation mit dem österreichischen Projekt „e-Rechnung an den Bund“.
Auszug aus dem Buch
2.1.2 Aufgaben einer Rechnung
Grundsätzlich ist die Rechnung das letzte Dokument, welches zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger im Geschäftsverkehr ausgetauscht wird. Dieser Rechnung geht stets eine Leistungserbringung in Form einer Lieferung oder Dienstleistung voraus.
Die Aufgaben einer Rechnung kann man in drei verschiedene Bereiche gliedern:
Zahlungsaufforderungsfunktion: Der Rechnungssteller gibt zu erkennen, dass er seinen Teil des Vertrags (Lieferung oder Dienstleistung) erfüllt hat und fordert somit gleichzeitig den Rechnungsempfänger dazu auf, seinen Teil des Vertrags (Bezahlung) zu erfüllen. Darüber hinaus dient die Rechnung im deutschen Schuldrecht auch regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners (§ 286 Abs. 3 BGB).
Leistungsnachweisfunktion: Auf der Rechnung werden sämtliche vom Rechnungssteller erbrachten Leistungen dokumentiert. Dies geschieht in der Regel durch eine Auflistung aller Einzelpositionen (bei einer Bestellung/Lieferung) oder geleisteten Arbeitsstunden (bei einer Dienstleistung).
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in die Problematik der ineffizienten, papiergebundenen Rechnungsbearbeitung ein und legt das Ziel der Arbeit sowie den Aufbau der Untersuchung dar.
2 Grundlagen: Dieses Kapitel analysiert die Ausgangssituation, definiert die elektronische Rechnung, erläutert die rechtlichen Rahmenbedingungen und bewertet die Vor- und Nachteile der elektronischen Rechnungsstellung.
3 Handlungsempfehlung: Hier wird ein medienbruchfreier, IT-unterstützter Soll-Prozess erarbeitet, der durch eine Stakeholderanalyse und ein systematisches Risikomanagement ergänzt wird.
4 Beurteilung der Wirtschaftlichkeit: Dieses Kapitel untersucht die Wirtschaftlichkeit des vorgeschlagenen Soll-Prozesses anhand monetärer und nichtmonetärer Kriterien sowie durch eine beispielhafte Amortisationsrechnung.
5 „e-Rechnung an den Bund“: Dieser Abschnitt beleuchtet das österreichische Modell der verpflichtenden E-Rechnung an den Bund als Best-Practice-Beispiel für die öffentliche Verwaltung.
6 Fazit: Das Fazit fasst die Ergebnisse zusammen, unterstreicht die Notwendigkeit medienbruchfreier Prozesse und gibt einen Ausblick auf die weitere Entwicklung der digitalen Verwaltung.
Schlüsselwörter
Elektronische Rechnung, Rechnungseingangsbearbeitung, öffentliche Verwaltung, E-Government, Prozessoptimierung, Dokumentenmanagementsystem, Workflowmanagement, Wirtschaftlichkeitsanalyse, ZUGFeRD, ebInterface, Medienbruch, Digitalisierung, Stakeholderanalyse, Prozessstandardisierung, Skontofrist
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung durch die Einführung elektronischer Rechnungsformate, um Ineffizienzen abzubauen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind Prozessanalyse (Ist/Soll), IT-gestützte Workflowoptimierung, rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung sowie die Wirtschaftlichkeitsprüfung für Behörden.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Das Hauptziel ist es, einen durchgängigen, medienbruchfreien IT-Prozess für die öffentliche Verwaltung zu entwerfen, der Zeit- und Kostenersparnisse realisiert und die Transparenz erhöht.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit verwendet eine Prozessanalyse mittels EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette), eine Stakeholderanalyse, Portfolio-Matrizen sowie eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung basierend auf statischen Investitionsrechnungsverfahren.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in Grundlagen der Rechnungsstellung, die Modellierung von Soll-Prozessen, eine Stakeholderanalyse, Risikobewertung sowie eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsanalyse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind E-Rechnung, öffentliche Verwaltung, Prozessoptimierung, ZUGFeRD, Dokumentenmanagement und Wirtschaftlichkeit.
Warum ist das Projekt „e-Rechnung an den Bund“ in Österreich für Deutschland relevant?
Österreich hat durch eine verpflichtende Einführung der E-Rechnung für Bundeslieferanten einen deutlichen Vorsprung und dient als Referenzmodell für die Prozessstandardisierung.
Welche Rolle spielt das ZUGFeRD-Format in der Untersuchung?
ZUGFeRD fungiert als technisches Standardformat, das eine hybride Rechnung (PDF/A mit XML-Daten) ermöglicht und somit sowohl für Menschen als auch für IT-Systeme optimal lesbar ist.
Warum sind Stakeholder im Einführungsprojekt so wichtig?
Stakeholder wie Finanzbuchhaltung, Personalrat oder IT-Abteilung beeinflussen den Projekterfolg maßgeblich durch ihr Interesse oder Widerstände, weshalb ein aktives Einbinden entscheidend ist.
Ist der Übergang zur E-Rechnung für eine Behörde immer wirtschaftlich?
Nein, die Arbeit stellt fest, dass die Wirtschaftlichkeit stark vom Rechnungsaufkommen abhängt und eine individuelle Datengrundlage zwingend erforderlich ist.
- Quote paper
- Axel Puhl (Author), 2014, Vereinfachte Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung durch die Einführung der elektronischen Rechnung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/280943
