Vereinfachte Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung durch die Einführung der elektronischen Rechnung

Inhaltsverzeichnis

Abstract (German)

Abstract (English)

HINWEIS ZUR VERWENDUNG DER MÄNNLICHEN UND WEIBLICHEN FORM

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Recherche
1.3 Aufbau der Arbeit
1.4 Einordnung des Themas

2 Grundlagen
2.1 Analyse der Ausgangssituation
2.1.1 Rechnungsbearbeitung in Deutschland
2.1.2 Aufgaben einer Rechnung
2.1.3 Bestandteile einer Rechnung
2.1.4 Darstellung des traditionellen Rechnungsprozesses
2.1.5 Bewertung und Zielsetzung
2.2 Die elektronische Rechnung
2.2.1 Definition
2.2.2 Rechtliche Entwicklung
2.2.3 Anforderungen
2.2.4 Vorteile & Nachteile der elektronischen Rechnung
2.2.5 Exkurs: Einheitliches Format für Deutschland - „ZUGFeRD"

3 Handlungsempfehlung
3.1 Ist-Prozess
3.1.1 Prozessaufnahme
3.1.2 Schwachstellenanalyse
3.2 Soll-Prozess
3.2.1 Verbesserungsmöglichkeiten
3.2.2 Soll-Prozessmodell
3.3 Stakeholderanalyse
3.4 Projektrisiken
3.4.1 Fachlich-Technische Risiken
3.4.2 Änderung der Rahmenbedingungen
3.4.3 Ressourcenbedingte Risiken

4 Beurteilung der Wirtschaftlichkeit
4.1 Grundlagen
4.2 Elemente der Wirtschaftlichkeitsanalyse
4.3 Ermittlung der Kosten
4.3.1 Einmalige Kosten
4.3.2 Laufende Kosten
4.4 Ermittlung des Nutzens
4.4.1 Quantitativer Nutzen
4.4.2 Qualitativer Nutzen
4.5 Monetäre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
4.6 Bewertung

5 „E-Rechnung an den Bund"
5.2 Rechtlicher Rahmen
5.3 Einbringung von elektronischen Rechnungen
5.3.1 Datenstrukturen/Datenformat
5.3.2 Übertragungswege
5.4 Bewertung

6 Fazit

Abstract (German)

Vereinfachte Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung durch die Einführung der elektronischen Rechnung

Die elektronische Rechnungsverarbeitung gewinnt zunehmend an Bedeutung. In Deutschland werden jährlich circa 6,5 Mrd. Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen ausgetauscht. Die Anzahl der elektronischen Rechnungen ist noch sehr gering. Mithilfe der rechtlichen Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung soll dieser Anteil seit dem 01. Juli 2011 jedoch weiter vergrößert werden.

Mit dem Begriff „elektronische Rechnung" verbindet man die Erwartung, den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung über die Auszahlung bis hin zur Archivierung effizienter gestalten zu können. Neben Einsparungen im Bereich der Personal kosten verspricht man sich gleichermaßen, der Rechnungsflut Herr zu werden. Doch dieser Erfolg wird sich nicht von alleine einstellen.

Nach einer umfassenden Einführung in die Grundlagen des Themas wird in der speziell für die öffentliche Verwaltung ausgelegten Handlungsempfehlung ein möglicher Weg präsentiert, das Vereinfachungspotenzial, welches mit der elektronischen Rechnung einhergeht, voll auszuschöpfen. Denn viele Arbeitsschritte, die bei einer Papierrechnung manuell erfolgen müssen, können von nun an - wie in der vorliegenden Thesis noch gezeigt wird - automatisiert bzw. IT- unterstützt ausgeführt werden. Im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbeurteilung wird der zu erwartende Erfolg eines solchen Systems kritisch hinterfragt.

Die Vorgehensweise und die Erfahrungen bei der konkreten Umsetzung im Rahmen des Projekts „e-Rechnung an den Bund" in Österreich, bilden den Abschluss der Arbeit.

Abstract (English)

Simplified invoice processing in public administration through the introduction of electronic invoicing

Electronic invoice processing is becoming increasingly important. Approximately 6.5 billion invoices are annually exchanged in Germany in different ways. However, the number of electronic invoices remains very low. Due to the legal equalization of paper invoices and electronic invoices, the amount of the latter should be further increased since 1st July 2011.

The term "electronic invoice" places high hopes on facilitating the entire process starting with the creation of an invoice, leading to the actual payment and ending with the final archiving. In addition to savings in personnel costs, one furthermore expects being able to handle the huge amount of invoices. However, this success will not be reached by itself.

After an extensive introduction to the fundamentals of this topic, a guidance will be presented which has been designed especially for the needs of public administration. Herein, a possible way will be demonstrated that shows how to make full use of the work simplification that goes along with electronic invoices. Many steps that need to be done manually in a paper invoice can be carried out automatically or IT- supported from now on. As part of a cost-effectiveness assessment the success that is expected by such a system will be critically analyzed.

The procedure and the experiences gained from a concrete implementation as part of the project "e-Rechnung an den Bund" in Austria form the conclusion of this thesis.

HINWEIS ZUR VERWENDUNG DER MÄNNLICHEN UND WEIBLICHEN FORM

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Master-Thesis darauf verzichtet, explizit die männliche und die weibliche Form zu verwenden. Stattdessen wird lediglich die männliche Form genannt, wobei in gleicher Weise auch die weibliche Form gemeint ist.

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

Abbildung 1 - Beziehungsmatrix

Abbildung 2 - Anzahl der ausgetauschten Rechnungen in Europa

Abbildung 3 – Beispielrechnung

Abbildung 4 - Teilnehmer am Zahlungskreislauf

Abbildung 5 - Prozesse aus Rechnungsstellersicht

Abbildung 6 - Prozesse aus Rechnungsempfängersicht

Abbildung 7 - Magisches Dreieck

Abbildung 8 - Beispielrechnung inkl. eingebetteter XML-Datei

Abbildung 9 - Prozesse aus Rechnungsstellersicht (elektronische Rechnung)

Abbildung 10 - Prozesse aus Rechnungsempfängersicht (elektronische Rechnung)

Abbildung 11 - Mitglieder des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

Abbildung 12 - Ausschnitt aus Muster-XML

Abbildung 13 - Einordnung der Rechnungsformate

Abbildung 14 – Prozesslandkarte

Abbildung 15 - Ist-Prozess

Abbildung 16 - Am Prozess beteiligte Systeme

Abbildung 17 - Soll-Prozess

Abbildung 18 – Stakeholderanalyse

Abbildung 19 - Elemente der Wirtschaftlichkeitsanalyse

Abbildung 20 - Vergleichstabelle für Kostenermittlung

Abbildung 21 - EVA-Prinzip

Abbildung 22 - Schematische Darstellung der Rechnungseinbringung über das Unternehmensserviceportal:

Abbildung 23 - Schematische Darstellung der Rechnungseinbringung über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

Die elektronische Rechnung ist die Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung."^[1]

1.1 Problemstellung

Der Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung hat sich in den vergangenen Jahren bzw. Jahrzehnten nur wenig geändert und steckt noch immer voller Ineffizienzen und Verzögerungen.

Durch einen elektronischen Austausch von Rechnungen können sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger gleichermaßen profitieren. Aus diesem Grund besteht hier bei allen Beteiligten ein reges Interesse, diese Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Neben Einsparungen bei Druck- und Versandkosten können sich beispielsweise auch durch den Wegfall von Transportwegen und Medienbrüchen die Durchlaufzeiten verringern.

Führt man sich vor Augen, dass im Jahr 2012 in Deutschland allein circa 6,5 Mrd. Rechnungen^[2] ausgetauscht wurden, so wird schnell klar, dass selbst eine kleine Verbesserung bzw. Optimierung, die im Zuge der Rechnungsbearbeitung realisiert werden kann, einen großen Einspareffekt haben kann.

Die vorliegende Arbeit konzentriert sich speziell auf die Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung unter Verwendung der elektronischen Rechnung. Zudem soll sie dazu anregen, den konventionellen Weg einer papiergebundener Rechnungsbearbeitung kritisch zu hinterfragen. Die öffentliche Verwaltung in der Rolle des Rechnungsversenders hingegen soll nicht Gegenstand dieser Arbeit sein.

1.2 Recherche

Grundlagenliteratur zur elektronischen Rechnung ist kaum vorhanden, da dieses Thema sehr aktuell und dadurch einem ständigen Wandel unterworfen ist. Bedingt durch aktuelle Gesetzesänderungen ist darüber hinaus ein Großteil der existierenden Literatur bereits teilweise überholt. Um eine möglichst aktuelle Arbeit präsentieren zu können, wurden die meisten Informationen durch eine intensive Recherche im Internet gewonnen. Aufgrund des hohen öffentlichen Interesses an der Einführung einer elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung werden insbesondere auch Quellen herangezogen, welche aus der Privatwirtschaft stammen.

1.3 Aufbau der Arbeit

Um ein allgemeines Verständnis für das Thema herzustellen, wird im zweiten Kapitel zunächst die Ausgangslage in Deutschland geschildert. Neben einigen rechtlichen Anmerkungen wird hier auf die Funktion der Rechnung und die Möglichkeiten der Rechnungsstellung in Deutschland eingegangen. Um den Gesamtprozess der Rechnungsbearbeitung nicht aus den Augen zu verlieren, werden hierzu sowohl die Abläufe auf Seiten des Rechnungsstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers grob skizziert.

Erst der darauffolgende Abschnitt widmet sich der digitalen Form der Rechnungsbearbeitung - der elektronischen Rechnung. Neben einer Definition wird in diesem Abschnitt die rechtliche Entwicklung der elektronischen Rechnung ausführlich dargestellt. Durch das 2011 erlassene Steuervereinfachungsgesetz und das Rundschreiben des Bundesministeriums für Finanzen aus 2012 wurden die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch erheblich reduziert und jener somit marktfähig gemacht. Da es weder ein fest vorgeschriebenes Format noch einen fest vorgeschriebenen Übertragungsweg für elektronische Rechnungen gibt, werden an dieser Stelle die gängigsten Varianten kurz vorgestellt und voneinander abgegrenzt. Die hieraus resultierende Anzahl an Kombinationsmöglichkeiten zwischen Format und Übertragungsweg soll die Komplexität des Themas verdeutlichen und den Leser dafür sensibilisieren, dass eine Umstellung auf die elektronische Rechnung gut durchdacht und geplant werden muss - und zwar vom Empfang der Rechnung bis hin zur Archivierung.

Auf diesem Grundlagenwissen aufbauend soll beispielhaft eine Handlungsempfehlung erarbeitet werden, welche bei der Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung als eine Art Orientierungshilfe dienen soll. Es wird bewusst darauf verzichtet, ein Projekt darzustellen, welches seine Gültigkeit nur für eine Behörde besitzt. So soll gewährleistet werden, dass die Vorteile und ggf. auch die Nachteile der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung für jeden Leser einfach nachvollzogen werden können. Konkret wird hier die elektronische Rechnung unter Einbindung in ein Workflowmanagement- und ein Dokumentenmanagementsystem behandelt.

Ausgehend von der Beschreibung des Projektziels, wird eine ausführliche Analyse der Stakeholder vorgenommen. Dieser kommt eine ganz besondere Bedeutung zu, da die Stakeholder einen großen Einfluss auf das Projekt ausüben können. Um einen aktuell vorhandenen Prozess verbessern zu können, muss dieser (der sog. Ist- Prozess) zunächst erhoben und auf seine Schwachstellen hin untersucht werden. Die sich daraus ergebenden Verbesserungsmöglichkeiten werden bei der SollModellierung des Prozesses eingearbeitet.

Diese in Kapitel 3 (Handlungsempfehlung) vorgestellte Lösung wird in Kapitel 4 (Beurteilung der Wirtschaftlichkeit) anhand von monetären und nichtmonetären Kriterien auf ihre Wirtschaftlichkeit hin untersucht. Da die monetäre Wirtschaftlichkeit insbesondere von Faktoren wie Durchlaufzeit und Rechnungsaufkommen abhängt, lässt sich keine allgemeingültige Aussage über deren Vorteilhaftigkeit treffen. Für diese Zwecke wird eine einfache Formel erarbeitet, welche dem Nutzer eine grobe Entscheidungshilfe bietet.

Das fünfte Kapitel beschäftigt sich mit der „e-Rechnung an den Bund" in Österreich. Seit dem 01.01.2014 sind sämtliche Rechnungen, welche an eine Bundesdienststelle gerichtet sind, in elektronischer Form einzubringen. Dieses Kapitel soll einen möglichen Weg der Rechnungseinbringung für die öffentliche Verwaltung aufzeigen, welcher durchaus auch interessant für Deutschland sein könnte.

Abschließend werden im Fazit die wesentlichen Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst und ein Ausblick auf die zukünftige Entwicklung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung dargelegt.

1.4 Einordnung des Themas

Der Masterstudiengang „Betriebswirtschaft für New Public Management" zielt unter anderem darauf ab, betriebswirtschaftliche Methoden und Instrumente des New Public Managements zu vermitteln. Speziell sollen die Studierenden zu Reformmanagern ausgebildet werden, die Veränderungsprozesse auf Basis des New Public Managements anstoßen. Hierbei sollen sie lernen, bewährte ManagementStrategien aus der Privatwirtschaft auf den öffentlichen Sektor zu übertragen und anzuwenden.^[3]

Zu den Zielen des New Public Managements zählt neben der Steigerung der Wirtschaftlichkeit und der Effektivität auch die Stärkung der Kundenorientierung.^[4] Bei der Vereinfachung der Rechnungseingangsbearbeitung handelt es sich um einen Veränderungsprozess, der sich auf alle der vorgenannten Ziele auswirken kann.

Da die Vereinfachung der Rechnungseingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung im Rahmen dieser Arbeit mithilfe von Informations- und Kommunikationstechniken - und somit „elektronisch" - erfolgen soll, befinden wir uns in dem Bereich des E-Governments.

Darüber hinaus wird beim E-Government eine weitere Differenzierung in Bezug auf die involvierten Partner im E-Government-Prozess vorgenommen. In Abbildung 1 sind alle möglichen Kommunikationsbeziehungen zwischen den beteiligten Akteuren im E-Government grau hinterlegt:

Abbildung 1 - Beziehungsmatrix

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[5]

Da die öffentliche Verwaltung an dieser Stelle lediglich als Rechnungsempfänger auftritt, werden somit nur die Interaktionsbeziehungen zwischen Wirtschaftsunternehmen und der öffentlichen Verwaltung (Business to Government ^ B2G) näher analysiert.

2 Grundlagen

Dieses Kapitel ist in zwei Unterkapitel unterteilt. Das erste beschäftigt sich mit der Analyse der Ausgangssituation und somit hauptsächlich mit der klassischen papiergebundenen Rechnung. Mithilfe dieses Grundlagenwissens soll dem Leser verdeutlicht werden, dass dieser Prozess sehr kosten- und zeitintensiv ist. Im zweiten Unterkapitel wird eine Möglichkeit aufgezeigt, die Zeit und Kosten einsparen kann - die elektronische Rechnung.

2.1 Analyse der Ausgangssituation

2.1.1 Rechnungsbearbeitung in Deutschland

Jährlich werden in Europa circa 30 Milliarden Rechnungen (Stand 2012) ausgetauscht. Das größte Rechnungsvolumen Europas entfällt auf Deutschland, wie die nachfolgende Abbildung zeigt:

Abbildung 2 - Anzahl der ausgetauschten Rechnungen in Europa

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[6]

Die Schätzungen in Bezug auf das Rechnungsvolumen gehen je nach Quelle sehr stark auseinander. Manche Quellen behaupten, allein das Rechnungsvolumen in Deutschland liege bei weitaus mehr als 30 Milliarden.^[7] An dem Wahrheitsgehalt dieser Zahlen darf jedoch gezweifelt werden, da in manchen Quellen die Anzahl der Quittungen ebenfalls mit in die Berechnung einfließt. Sowohl die Quittung als auch die Rechnung stehen in direktem Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren oder Dienstleistungen. Während die Rechnung jedoch eine Zahlungsaufforderung darstellt, dient die Quittung lediglich der Zahlungsbestätigung.^[8] Da im Rahmen dieser Arbeit gerade die Rechnungsbearbeitung näher beleuchtet werden soll, sind Zahlen, die auch die Anzahl der Quittungen beinhalten, unbrauchbar.

Schätzungsweise die Hälfte aller Rechnungen werden an Privathaushalte (B2C) versendet. Die andere Hälfte ist an Unternehmen (B2B und G2B) und den öffentlichen Sektor (B2G) adressiert.^[9]

Und obwohl die Rechnungsbearbeitung sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung gleichermaßen zu den Routineaufgaben im Arbeitsalltag zählt, unterscheiden sich die Wege, wie eine Rechnung beispielsweise empfangen und weiterverarbeitet wird, erheblich, wie in den nachfolgenden Kapiteln noch ausführlicher dargestellt wird.

An dieser Stelle soll zunächst nur eine Differenzierung nach dem physischen Format einer Rechnung stattfinden. Hierbei gibt es grundsätzlich zwei Varianten: papiergebunden oder digital. Diese Unterscheidung ist wichtig, da lediglich die digitale Form einer Rechnung die Möglichkeit einer automatisierten Weiterverarbeitung bieten kann.

Lag in 2009 der Anteil an Papierrechnungen in Europa noch bei schätzungsweise 95 %^[10], so wurden zwei Jahre später in Deutschland nur noch durchschnittlich 73 %^[11] aller Rechnungen auf Papier erstellt und auf dem Postweg befördert.

Die Tatsache, dass der Anteil papiergebundener Rechnungen weiterhin rückläufig ist, zeigt, dass viele Unternehmen das Potenzial, welches der elektronische Versand und die elektronische Übermittlung von Rechnungen mit sich bringen, erkannt haben. Ziel ist es, den Rechnungsprozess im Unternehmen weitestgehend zu automatisieren, um Kosten einzusparen und somit weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben.

2.1.2 Aufgaben einer Rechnung

Grundsätzlich ist die Rechnung das letzte Dokument, welches zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger im Geschäftsverkehr ausgetauscht wird.^[12] Dieser Rechnung geht stets eine Leistungserbringung in Form einer Lieferung oder Dienstleistung voraus.^[13]

Die Aufgaben einer Rechnung kann man in drei verschiedene Bereiche gliedern:

Zahlungsaufforderungsfunktion

Der Rechnungssteller gibt zu erkennen, dass er seinen Teil des Vertrags (Lieferung oder Dienstleistung) erfüllt hat und fordert somit gleichzeitig den Rechnungsempfänger dazu auf, seinen Teil des Vertrags (Bezahlung) zu erfüllen.^[14] Darüber hinaus dient die Rechnung im deutschen Schuldrecht auch regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners (§ 286 Abs. 3 BGB).

Leistungsnachweisfunktion

Auf der Rechnung werden sämtliche vom Rechnungssteller erbrachten Leistungen dokumentiert. Dies geschieht in der Regel durch eine Auflistung aller Einzelpositionen (bei einer Bestellung/Lieferung) oder geleisteten Arbeitsstunden (bei einer Dienstleistung).^[15]

Marketinginstrument (optional)

Neben den beiden vorgenannten Funktionen hat der Rechnungssteller grundsätzlich die Möglichkeit, die versendete Rechnung als Marketinginstrument zu nutzen.

Zum einen kann der Rechnungssteller versuchen, wiederholt auf sein Unternehmen aufmerksam zu machen, sodass der Rechnungsempfänger sich bei zukünftigen Bedarfsfällen automatisch an das Unternehmen erinnert.^[16] Ebenso kann die Rechnung beispielsweise dazu genutzt werden, Gebrauchshinweise für das erstandene Produkt zu übermitteln bzw. den Kunden nachträglich in seiner Kaufentscheidung zu bestätigen, um möglichen Unsicherheiten nach dem Kauf vorzubeugen. Das Gefühl, nicht die besten Konditionen erzielt oder nicht zum richtigen Zeitpunkt gekauft zu haben, kann beim Kunden zu Stornierungen und Versuchen führen, welche die Leistungserbringung stören (Annahmeverzug, Mängelrüge, Zahlungsverzug etc.). Darüber hinaus wirkt sich eine kognitive Dissonanz negativ auf das Image eines Unternehmens aus.^[17]

Die letzte Möglichkeit eines Unternehmens, die Rechnung als Marketinginstrument zu nutzen, besteht darin, dem Kunden weitere Produkte oder Leistungen des Unternehmens anzubieten. Diese müssen nicht zwingend in direktem Zusammenhang mit der vom Kunden nachgefragten Leistung stehen. Um die Marketingstrategie des Cross-Sellings optimal einsetzen zu können, kann ein Customer-Relationship-Management-System eingesetzt werden, welches eine automatisierte Erfassung sämtlicher Kundenkontakte und -daten ermöglicht.^[18]

2.1.3 Bestandteile einer Rechnung

Gemäß § 14 UStG ist eine Rechnung „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird."^[19]

Nachfolgend wird eine Beispielrechnung in Papierform gezeigt, in der die allgemeinen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG mit den Ziffern 1 bis 9 gekennzeichnet sind. Diese Angaben sind im Umsatzsteuerrecht notwendig, damit die Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Abbildung 3 – Beispielrechnung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[20]

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsversenders
2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
3. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung (Rechnungsnummer)
6. Menge und Artikelbezeichnung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
8. Nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (Nettoumsatz)
9. Anzuwendender Steuersatz

In gewissen Fällen schreibt das Gesetz noch weitere Pflichtangaben vor, die zwingend auf einer Rechnung auftauchen müssen. Ebenso gibt es für Kleinbetragsrechnungen erleichterte Vorschriften.^[21] Da dieser Abschnitt dem Leser lediglich die gängigste Form einer Rechnung nahebringen soll, wird auf eine nähere Betrachtung umsatzsteuerlicher Besonderheiten verzichtet.

2.1.4 Darstellung des traditionellen Rechnungsprozesses

Da die Rechnungseingangsbearbeitung nur ein Bestandteil des gesamten Rechnungsprozesses ist, soll in dem ersten Schritt zunächst das Zusammenspiel der einzelnen Akteure im Rahmen der konventionellen (papiergebundenen) Rechnungsbearbeitung grob dargestellt werden. Dieses Wissen ist notwendig, um später den Prozess der Rechnungseingangsbearbeitung besser verstehen und einordnen zu können. Vorteil dieser groben Darstellungsweise ist, dass sie allgemeingültig und somit für nahezu jeden Rechnungsprozess identisch ist.

Grundsätzlich gibt es insgesamt vier Akteure, die an dem herkömmlichen Rech- nungs- bzw. Zahlungsprozess beteiligt sind. Hierzu zählen neben dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger auch deren Kreditinstitute. Grob skizziert ergibt sich folgendes Bild:

Abbildung 4 - Teilnehmer am Zahlungskreislauf

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[22]

Der Rechnungsersteller (hier Biller) versendet die Rechnung an den Rechnungsempfänger (hier Payer). Dieser veranlasst daraufhin - nach vorausgehender Prüfung - die Zahlung bei seiner Bank (hier KI(P)). Die eigentliche Zahlungsabwicklung erfolgt zwischen den beiden Banken mittels Clearing. Clearing ist eine durch Aufrechnung zwischen Mitgliedern eines bestimmten Teilnehmerkreises (insbesondere Banken) vorgenommene bargeldlose Zahlung.^[23] Die empfangende Bank (hier KI(B)) informiert anschließend den Rechnungssteller über die eingegangene Zahlung.

Im zweiten Schritt soll die Verbindung zwischen Rechnungssteller und -empfänger detaillierter dargestellt werden, sodass sämtliche Prozesse, die auf Seiten der Kreditinstitute ablaufen, im Folgenden vernachlässigt werden. Im Gegensatz zu der Darstellung aus Abbildung 4 können sich die nachfolgend beschriebenen Abläufe von Teilnehmer zu Teilnehmer unterscheiden und sind daher primär als gängiges Beispiel zu verstehen. Sie sollen dem Leser mögliche Schwachstellen und Ineffizienzen aufzeigen, auf die in Kapitel 2.1.5 (Bewertung und Zielsetzung) näher eingegangen wird.

Abbildung 5 - Prozesse aus Rechnungsstellersicht

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[24]

Die Erstellung der Rechnung bildet den Anfang im Rechnungskreislauf (siehe Abbildung 5). Um die abzurechnenden Leistungen dem Rechnungsempfänger korrekt zu übermitteln, wird dieser zunächst in der Debitorenbuchhaltung als Partner (Kunde) erfasst. Dies geschieht in der Regel elektronisch mithilfe einer Enterprise-Resource- Planning-Software (kurz ERP-Software).

Die ERP-Software zählt zu den Administrations- und Dispositionssystemen und kann sämtliche in einem Unternehmen anfallende Geschäftsprozesse unterstützen. Mit verschiedenen Modulen können somit nahezu alle Funktionsbereiche eines Unternehmens/einer Behörde (Beschaffung, Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Forschung und Entwicklung, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling usw.) abgedeckt werden. Diese Module sind über eine gemeinsame Datenbank miteinander verknüpft. Auf diese Weise kann die Softwarelandschaft in einer Organisation vereinheitlicht und eine integrierte Datenbasis geschaffen werden.^[25]

Wurden alle Kundendaten und alle Leistungsdaten erfasst, wird mithilfe der Software ein offener Posten (offene Forderung) erzeugt. Anschließend wird das Rechnungsschreiben gefertigt, gedruckt, kuvertiert, frankiert und auf den Postweg gegeben. Gemäß § 14b Abs. 1 (1) UStG muss der Rechnungssteller nur noch eine Kopie der erstellten Rechnung anfertigen und diese zehn Jahre lang aufbewahren.

Erst wenn das Rechnungsschreiben tatsächlich beim Rechnungsempfänger eingeht, kann mit der Rechnungseingangsbearbeitung begonnen werden (siehe hierzu Abbildung 6).

Abbildung 6 - Prozesse aus Rechnungsempfängersicht

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[26]

Der erste Schritt bei der Rechnungsbearbeitung ist dem Empfangen und Zuordnen gewidmet. Der Brief, welcher das Rechnungsschreiben enthält, wird grundsätzlich zentral (Poststelle) geöffnet und auf unerwünschte Beilagen/Werbung hin überprüft. Nach dem Entfernen der unerwünschten Beilagen wird das Rechnungsschreiben mit einem Eingangsstempel versehen und an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Erfüllt die Eingangsrechnung sämtliche in Kapitel 2.1.3 gelisteten Anforderungen und enthält sie darüber hinaus keine offensichtlichen Fehler, so wird sie in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Hier werden sämtliche Rechnungsdaten in das ERPSystem des Rechnungsstellers übertragen. Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, so muss dieser neu erfasst werden. Wurden bereits in der Vergangenheit Leistung von einem Lieferanten empfangen, so muss der im System existierende Partner auf Aktualität hin überprüft werden. Hierzu müssen hauptsächlich die Kontaktdaten und die Bankverbindung abgeglichen und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Erst jetzt ist die Rechnung für die Buchung vorbereitet und kann an die prüfende Stelle weitergeleitet werden. Diese prüft, ob die bestellte Ware mit der gelieferten Ware übereinstimmt. Erst wenn die sachliche und rechnerische Richtigkeit bestätigt wurde, kann die Zahlung angeordnet bzw. freigegeben werden.

In § 14b Abs. 1 (1) UStG ist die Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger geregelt. Diese müssen erhaltene Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren bzw. archivieren.

Wie aus Abbildung 4 ersichtlich, ist mit der Initiierung der Zahlung bzw. einer anschließenden Archivierung der Rechnungsprozess noch nicht abgeschlossen. Nachdem die Zahlung durch die beiden Kreditinstitute vom Rechnungsempfänger an den Rechnungssteller weitergeleitet wurde, muss dieser den Zahlungseingang korrekt zuordnen, um somit die Forderung auszugleichen. Lässt der Rechnungsempfänger hingegen das Zahlungsziel verstreichen oder hat er zum vereinbarten Zeitpunkt nur einen Teilbetrag geleistet, so muss auf Seiten des Rechnungsstellers ein Mahnschreiben erstellt und versendet werden. Diese Prozesse sind nicht Gegenstand dieser Arbeit und werden nur aus Gründen der Vollständigkeit erwähnt.

2.1.5 Bewertung und Zielsetzung

Nach der Darstellung der papiergebundenen Rechnungsbearbeitung wird deutlich, dass viele Arbeitsschritte sowohl auf Seiten des Rechnungsstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers sehr zeit- und kostenintensiv sind.

Die Rechnungsbearbeitung auf Papier ist geprägt von einem ständigen Wechsel der verwendeten Medien. Der erste Medienbruch tritt mit dem Zeitpunkt des Ausdrucks der Rechnung auf und ist in Abbildung 5 mit einem roten Blitz gekennzeichnet. Sämtliche digital in der ERP-Software des Rechnungsstellers vorliegenden Daten werden in analoger Form weitergeleitet und sind somit nicht ohne weiteres beim Rechnungsempfänger weiterverarbeitbar. Die Erfassung der Rechnungsdaten zurück in die digitale Form stellt den zweiten Medienbruch dar und ist in Abbildung 6 ebenfalls mit einem Blitz versehen. Geht das Rechnungsschreiben wie in diesem Beispiel in Papierform ein, so hat er zwei Möglichkeiten, die Rechnungsdaten in sein ERP-System zu übernehmen: Entweder er arbeitet manuell oder er bedient sich einer Texterkennungssoftware (OCR^[27] -Lösung). Beide Wege sind nicht nur aufwendig, sie sind auch sehr fehleranfällig, was eine intensive manuelle Prüfung vor der Freigabe nach sich zieht.

Unter Berücksichtigung des zeitlichen Aspekts ist die Rechnungsbearbeitung in Papierform äußerst träge. So kommt es nicht selten vor, dass eine Rechnung vom Zeitpunkt der Rechnungserstellung bis zur Freigabe der Zahlung knapp zwei Wochen^[28] unterwegs ist. Das liegt unter anderem daran, dass allein die Übermittlung vom Rechnungssteller bis hin zum zuständigen Sachbearbeiter im Rechnungswesen sehr zeitaufwendig ist. Gelangt in diesem papierbasierten Arbeitsablauf die Rechnung nicht an den korrekten Sachbearbeiter, so kann sich der Prozess noch weiter in die Länge ziehen. Erkrankt beispielsweise der zuständige Mitarbeiter und ist die Vertretung nicht klar geregelt, kann es passieren, dass der Prozess stockt - und zwar ohne, dass die anderen Prozessbeteiligten davon Kenntnis erlangen. In diesen Fällen lässt sich der aktuelle Aufenthaltsort der Rechnung meist nur mittels Telefon ermitteln. Ist die Rechnung nicht mehr auffindbar, so muss ein neues Dokument angefordert werden. Sämtliche Prozessschritte müssen erneut durchlaufen werden.

Ganz davon abgesehen, dass eine ausgedruckte Rechnung den Prozess der Rechnungsbearbeitung nachhaltig bremst, entstehen auf diese Weise auch Kosten für den Druck und den Versand. Eine langsame Rechnungseingangsbearbeitung kann auch zur Folge haben, dass Preisnachlässe, die der Rechnungssteller bei Zahlung innerhalb von einer von ihm vorgegebenen Frist (sog. Skontofrist) gewährt, möglicherweise nicht realisiert werden können.

Hieraus lassen sich zusammengefasst folgende Ziele bzw. Anforderungen für eine optimierte Rechnungsbearbeitung ableiten:

Reduzierung der Bearbeitungsdauer/Personalkosten

Minimierung der Rechnungserstellungs- und Transportkosten

Einhaltung von Zahlungszielen

Wahrnehmen von Vergünstigungen durch Inanspruchnahme von Skonto

Nachverfolgbarkeit/Transparenz

Einfachheit der Nutzung

Erhöhung der Datenqualität/Reduzierung von Eingabefehlern

Gewährleistung der Rechtssicherheit

In komprimierter Form lassen sich diese Ziele mindestens einem der drei Hauptzielbereiche (Zeit, Kosten und Qualität) zuordnen. Da diese drei Zielbereiche grundsätzlich in Konkurrenz zueinander stehen, sind sie in Abbildung 7 in Form eines magischen Dreiecks angeordnet.

Abbildung 7 - Magisches Dreieck

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

^[29]

2.2 Die elektronische Rechnung

2.2.1 Definition

Im Umsatzsteuerrecht findet man eine eindeutige Definition der elektronischen Rechnung, die auch im deutschsprachigen Raum häufig „electronic invoice (e- invoice)" genannt wird.^[30] Hier heißt es:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird."^[31]

Der Gesetzgeber schreibt in seiner Definition weder das Datenformat noch den Übertragungsweg vor. Da diese beiden Stellschrauben maßgeblichen Einfluss auf das Einsparpotential der elektronischen Rechnungsbearbeitung haben, werden sie in den folgenden beiden Unterkapiteln näher beleuchtet. Mithilfe dieser Erkenntnisse, wird in Kapitel 2.2.1.3 eine Definition erarbeitet, die die elektronische Rechnung im Sinne dieser Arbeit beschreibt.

Weitere detaillierte Anforderungen, die bei einer umsatzsteuerrechtlichen Anerkennung gelten, folgen in Kapitel 2.2.3 (Anforderungen).

2.2.1.1 Datenformat

Hinsichtlich des zu verwendenden Datenformats schweigt das Gesetz. § 14 Abs. 1 (8) UStG spricht lediglich von einem „[...] elektronischen Format [...]" und lässt somit bewusst offen, wie dieses beschaffen sein muss. Die elektronische Rechnung ist daher technologieneutral.

Die Erstellung einer elektronischen Rechnung läuft in nahezu allen Fällen identisch ab. Meist werden hierfür ERP-Systeme oder auch Textverarbeitungs- bzw. Tabellenkalkulationsprogramme genutzt.^[32]

Um nicht die unzähligen denkbaren Datenformate auflisten zu müssen, wird im Rahmen dieser Arbeit lediglich eine grobe Einteilung vorgenommen:

1. Nicht für Weiterverarbeitung geeignet ( Reines Sichtformat)

Hier kommen neben dem PDF^[33] -Format, welcher der am weitesten verbreitete Standard ist, auch sämtlichen Bilddateiformattypen in Frage. Da in diesem Fall keine Einbettung der Rechnungsdaten vorliegt, müssen diese Informationen entweder zunächst mühsam abgetippt oder mithilfe einer Texterkennungssoftware ausgelesen werden. Das bedeutet, das vorliegende Format ist hinsichtlich seiner Funktionalität mit der einer Papierrechnung zu vergleichen.

2. Für Weiterverarbeitung geeignet ( Strukturiertes Datenaustausch-Format) Im Gegensatz zu dem reinen Sichtformat sind hier sämtliche Rechnungsdaten nicht nur bildlich enthalten, sondern auch mit den gängigsten Softwareprodukten automatisch auslesbar. Der am meisten verbreitete Standard ist das XML^[34] -Datenaustauschformat.

In der Praxis ist diese XML-Datei mit in eine PDF-Datei (Sichtformat) eingebettet.^[35] Das hat den entscheidenden Vorteil, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung (siehe hierzu Abbildung 8 - Beispielrechnung inkl. eingebetteter XML-Datei) zwar wie eine konventionelle Papierrechnung (rechte Bildhälfte) betrachten kann, darüber hinaus aber auch die Möglichkeit hat, die strukturierten Daten (linke Bildhälfte) für eine automatisierte Weiterverarbeitung zu nutzen:

Abbildung 8 - Beispielrechnung inkl. eingebetteter XML-Datei

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten ^[36]

[...]

---

^[1] Vgl. Reinhardt 2010, S. 1.

^[2] Vgl. Koch 2011, S. 8.

^[3] Vgl. o. V. - Fachhochschule Dortmund 2014.

^[4] Vgl. Krems 2013.

^[5] o. V. - TEIA AG 2006.

^[6] Koch 2011, S. 8.

^[7] Vgl. Bernius et al. 2013, S. III.

^[8] Vgl. Koch 2012, S. 32f.

^[9] Vgl. Koch 2011, S. 8.

^[10] Vgl. Reinhardt 2010, S. 1f.

^[11] Vgl. o. V. - Statistisches Bundesamt 2012, S. 1.

^[12] Vgl. Suden 2010, S. 18.

^[13] Vgl. Schwichtenberg 1999, S. 15.

^[14] Vgl. ebd., S. 18.

^[15] Vgl. ebd., S. 18.

^[16] Vgl. ebd., S. 9.

^[17] Vgl. Maier 2014.

^[18] Vgl. Schwichtenberg 1999, S. 19.

^[19] Vgl. § 14 Abs. 1 (1) UStG.

^[20] Vgl. o. V. - PDFlib 2014.

^[21] Vgl. o. V. - IHK Frankfurt am Main 2014.

^[22] Schwichtenberg 1999, S. 15.

^[23] Vgl. o. V. - Wikipedia 2014.

^[24] Eigene Abbildung.

^[25] Vgl. Gröner 2008, S.18.

^[26] Eigene Abbildung.

^[27] Abkürzung für Optical Character Recognition (deutsch: optische Zeichenerkennung). OCR-Software ist in der Lage eingescannte Dokumente oder PDF-Dateien in Text umzuwandeln.

^[28] Vgl. Spann und Pfaff 2001, S.509f.

^[29] Eigene Darstellung.

^[30] Vgl. Cuylen et al. 2012, S. 3.

^[31] § 14 Abs. 1 (8) UStG.

^[32] Vgl. Bernius et al. 2013, S. 14.

^[33] PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format (transportables Dokumentenformat) und ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente.

^[34] XML beschreibt eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdateien. XML wird u. a. für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computersystemen verwendet.

^[35] Vgl. Bernius et al.2013, S. 14.

^[36] May 2014.