In dieser Hausarbeit soll es um die Frage gehen, warum Meetings oftmals als ineffizient und ineffektiv wahrgenommen werden. Ausgehend von der Annahme, dass das Kommunikationsverhalten und die Kommunikationskompetenzen der Meetingteilnehmer im Wesentlichen die Effizienz und Effektivität von Meetings bestimmen, untersucht die Arbeit kommunikative Einflussfaktoren auf die Effizienz und Effektivität. Besonderes Augenmerk soll dabei auf die Wissensarbeit und die kommunikativen Forderungen der Wissensarbeiter an Meetings gelegt werden sowie auf Gestaltungsalternativen für Meetings. Für die Untersuchung nutzt die vorliegende Hausarbeit Elemente der qualitativen Inhaltsanalyse. In den meisten Kapiteln wird demzufolge der Schwerpunkt auf der Diskussion der Auswirkungen des Kommunikationsverhaltens und der Kommunikationskompetenzen von Wissensarbeitern auf den Meetingprozess liegen.
Die vorliegende Arbeit stützt sich vor allem auf vier wissenschaftliche Studien, die durch hypothesengeleitete Textvergleiche ausgewertet wurden. Ergänzend wurden Inhalte aus Ratgebern zur Thematik reflektiert. Die Auswertung orientierte sich an der Methodik des selektiven Kodierens.
Von besonderem Kodierinteresse sind in der Hausarbeit die Auseinandersetzung mit dem Element Zeitkiller sowie die inhaltliche Überfrachtung von Meetings. Als Kodierparameter dienen zur Betrachtung der Einflussfaktoren auf die Effizienz und Effektivität von Meetings zentrale Begriffe und Definitionen, wie z. B. Meetingprozess, Organisationsstruktur, Vor- und Nachbereitung oder Kommunikationsverhalten.
Inhaltsverzeichnis
1. Thematische Einführung
2. Fragestellung und Struktur der Arbeit
3. Die gegenwärtige Meetingkultur
3.1 Der Effizienz- und Effektivitätsbegriff
3.2 Definitionsversuch Meeting und Meetingformen
3.3 Definitionsversuch Wissensarbeit, Meetingkultur, Kommunikationskompetenz und Kommunikationsverhalten
3.4 Meetings als Zeitkiller
3.4.1 Symptome
3.4.2 Inhaltliche Überfrachtung von Meetings
3.5 Auswirkungen auf die Effizienz und Effektivität von Meetings unter Wissensarbeitern
3.5.1 Kritischer Erfolgsfaktor: Kommunikationsverhalten im Meetingprozess
3.5.2 Lösungsvorschläge und Alternativen für die Gestaltung von Meetings
3.5.3 Forderungen von Wissensarbeitern an Meetingeffizienz
4. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Faktoren, die dazu führen, dass Meetings häufig als ineffizient und ineffektiv wahrgenommen werden, wobei der Fokus auf dem Einfluss des Kommunikationsverhaltens und der Kommunikationskompetenzen von Wissensarbeitern liegt.
- Analyse der gegenwärtigen Meetingkultur und deren Auswirkungen auf Wissensarbeit.
- Identifikation kommunikativer Einflussfaktoren auf die Effizienz und Effektivität von Meetings.
- Untersuchung von Anforderungen an Meetingeffizienz aus der Perspektive von Wissensarbeitern.
- Evaluierung von Gestaltungsalternativen wie delegierten Meetingprozessen und Kreativmeetings.
- Validierung der theoretischen Erkenntnisse durch eine empirische Untersuchung.
Auszug aus dem Buch
1. Thematische Einführung
„Organisationen funktionieren besser, je weniger Meetings stattfinden.“¹ Diese provokante Aussage des Managementexperten Fredmund Malik stellt die Notwendigkeit von Meetings in Frage, deren Effektivität und Effizienz in der vorliegenden Arbeit untersucht werden sollen. Das Unternehmen „Atlassian“ kommt zu der gleichen Einschätzung wie Malik: Durch eine Auswertung von einer Vielzahl an Studien ermittelte die Firma, dass ein durchschnittlicher deutscher Angestellter im Monat an 62 Meetings teilnimmt. 50 % dieser Meetings hielten die Befragten jedoch für Zeitverschwendung, wodurch sie 31 Stunden an produktiver Arbeitszeit einbüßen.²
Doch Kooperation und Koordination wie z. B. in Form von Meetings sind für Organisationen unabdingbar. Die Bedingungen zur Ermöglichung von Kooperation und Koordination sind allerdings vielgestaltig und kompliziert – besonders für Wissensarbeiter, also „diejenigen Arbeiter, die nicht für ihre körperliche Arbeit und manuellen Fähigkeiten entlohnt werden, sondern für die Anwendung ihres erworbenen Wissens“.³ So bedarf es besonders zielorientierter Abstimmungsprozesse, die häufig mit komplexen kommunikativen Anforderungen verbunden sind, um den Erwartungen aller Beteiligten gerecht zu werden.
Da Wissensarbeit die Geschäftsprozesse mehr als je zuvor prägt, steigt auch die Zahl von Meetings in der Arbeitsorganisation stetig an. Wie eingangs festgestellt, sehen viele Mitarbeiter in Meetings jedoch eine Verschwendung von wertvoller Arbeitszeit, in der sie sich nicht richtig konzentrieren und nicht effektiv kommunizieren können. Dieser Umstand kann mitunter zu großer Frustration führen und sogar krank machen.⁴ Im Ergebnis führen Meetings also eher zu Stress und Überlastung als zu einer sinnvollen Strukturierung der Arbeit. Nach Untersuchungen von „Atlassian“ fühlen sich 45 % der Meetingteilnehmer mit der hohen Zahl an Meetings überfordert, sodass sie in Sitzungen beginnen, sich mit anderen Dingen zu beschäftigen oder gar zu schlafen.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Thematische Einführung: Dieses Kapitel stellt die Problematik der Meetingkultur dar, beleuchtet die Rolle der Wissensarbeiter und führt in die zentrale Fragestellung der Arbeit ein.
2. Fragestellung und Struktur der Arbeit: Hier werden das Forschungsziel, die Methodik der qualitativen Inhaltsanalyse sowie die zugrunde liegenden Studien und Datengrundlagen erläutert.
3. Die gegenwärtige Meetingkultur: Dieses umfangreiche Kapitel definiert zentrale Begriffe, analysiert Symptome ineffektiver Meetings, untersucht Kommunikationsaspekte und diskutiert Lösungsansätze sowie Anforderungen von Wissensarbeitern.
4. Fazit: Das Fazit fasst die Ergebnisse zusammen und betont, dass insbesondere das Kommunikationsverhalten und die Kommunikationskompetenzen der Meetingteilnehmer den Erfolg und die Effizienz von Meetings maßgeblich bestimmen.
Schlüsselwörter
Wissensarbeit, Meetingkultur, Kommunikation, Effizienz, Effektivität, Meetingprozess, Kommunikationskompetenz, Kommunikationsverhalten, Wissensmanagement, Zeitmanagement, Meetingstrukturen, Organisationsentwicklung, Kooperation, Arbeitsorganisation, Meetings.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht die Effizienz und Effektivität von Meetings in Organisationen, mit einem speziellen Fokus auf die Herausforderungen für Wissensarbeiter.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Analyse der Meetingkultur, der Rolle des Kommunikationsverhaltens und der Entwicklung von Lösungsansätzen für eine effizientere Gestaltung von Meetings.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist zu ergründen, warum Meetings oft als ineffizient empfunden werden, und aufzuzeigen, wie durch besseres Kommunikationsverhalten und optimierte Strukturen die Effektivität gesteigert werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer qualitativen Inhaltsanalyse von vier wissenschaftlichen Studien sowie auf einer empirischen Online-Befragung von Mitarbeitern der Stadtverwaltung Leipzig.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit Begriffsdefinitionen, der Identifizierung von Zeitfressern in Meetings, den Auswirkungen auf Wissensarbeiter und der Vorstellung praktischer Gestaltungskonzepte.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wissensarbeit, Meetingkultur, Kommunikation, Effizienz, Effektivität, Kommunikationskompetenz und Organisationsentwicklung.
Wie beeinflusst die Teilnehmerzusammensetzung die Meetingeffizienz laut der Untersuchung?
Die Untersuchung zeigt, dass eine unpassende oder nicht zielorientierte Teilnehmerzusammensetzung zu unsystematischen Meetingprozessen und inhaltlicher Überfrachtung führen kann.
Warum wird das Daily-Standup-Meeting als Alternative diskutiert?
Es dient als Beispiel aus der agilen Softwareentwicklung (Scrum), um durch Kürze, Regelmäßigkeit und klare Struktur die Kommunikation und Problemlösung effizienter zu gestalten.
- Arbeit zitieren
- Vanessa Burgardt (Autor:in), 2014, Effizienz und Effektivität von Meetingstrukturen unter Wissensarbeitern, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/282542
