Die folgende Arbeit soll einen Überblick über den Planungsprozess eines Events geben. Hierfür werden zunächst die Grundlagen für die Ausarbeitung eines Events näher beschrieben, also die zugrunde liegende Situationsanalyse, die Zielsetzung unter Berücksichtigung der Zielgruppenbestimmung sowie die Festlegung der Eventstrategie.
In einem zweiten Schritt wird dann im Detail auf die Planung der Einzelmaßnahmen eingegangen.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Der Planungsprozess
3. Die Situationsanalyse
3.1. Determinanten des Eventveranstalters
3.2. Determinanten der Eventnachfrager
3.3. Determinanten des Eventangebotes
4. Die Zielvorgabe
5. Die Zielgruppenbestimmung
5.1. Aufteilung der Primärzielgruppe in potentielle Teilnehmergruppen
5.2. Auswahl der relevanten Teilnehmergruppen
5.3. Beschreibung der anzusprechenden Teilnehmer
6. Die Festlegung der Eventstrategie
7. Die Planung der Einzelmaßnahmen
7.1. Briefing
7.2. Eventidee
7.3. Eventkonzeption
7.3.1. Infotainment
7.3.2. Eventdramaturgie
7.3.3. Konzeptionsschema
7.4. Eventorganisation
7.4.1. Location
7.4.2. Catering
7.4.3. Technik
7.4.4. Akteure
7.4.5. Marketing des Events
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, einen fundierten Überblick über den strukturierten Planungsprozess von Events zu vermitteln, um den steigenden Anforderungen an Professionalität und Kundenorientierung in der Eventbranche gerecht zu werden. Die Forschungsfrage fokussiert sich dabei darauf, wie durch systematische Situationsanalysen, präzise Zielgruppenbestimmungen und strategische Konzeptionen ein erfolgreiches Eventmanagement gewährleistet werden kann.
- Methodische Grundlagen der Situationsanalyse und Strategiefindung
- Systematische Zielgruppenbestimmung und Typologisierung von Teilnehmern
- Dramaturgische Gestaltung und Konzeption von Eventinhalten
- Logistische und organisatorische Realisierung einzelner Eventkomponenten
- Marketing- und Kommunikationsinstrumente für eine zielgerichtete Eventvermarktung
Auszug aus dem Buch
7.4.1. Location
Ort des Eventgeschehens ist die Location. Sie beherbergt die inszenierte Erlebniswelt und muss deshalb genau widerspiegeln, was das Konzept in puncto Ambiente und Atmosphäre vorsieht. Der Zeitpunkt der Locationsuche richtet sich hierbei nach Größe des Events. Bei Mega-Events, wie einer Fußball WM läuft die Bewerbungsfrist für die Ausrichtung bereits acht Jahre zuvor und rund sechs Jahre vor Beginn wird entschieden, in welchem Land diese ausgetragen wird. Bei einem Großteil aller anderen Events ist die Vorlauffrist wesentlich kürzer, sollte jedoch mindestens sechs Monate vor dem Termin des Events erfolgen, denn mit dem Trend zum Event ist die Locationsituation enger geworden.
Grundsätzlich richtet sich die Auswahl der richtigen Location nach der Art und Größe des Events, Art der Zielgruppe, der grundsätzlichen Zielsetzung des Events und dem zur Verfügung stehenden Budgets. Aber auch unabhängig von diesen Kriterien kommt i.d.R. nur eine begrenzte Anzahl von Orten in Frage. Um eine gezielte Suche nach der potentiellen Location durchführen zu können, werden vorab Randbedingungen und Kriterien definiert, die die Location in jedem Fall erfüllen sollte. Diese Randbedingungen sind bei allen Events ähnlich.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Diese Einleitung führt in die zunehmende Bedeutung von Events in der heutigen Wirtschaft ein und skizziert den Aufbau der Arbeit vom Planungsprozess bis zur Detailplanung.
2. Der Planungsprozess: Das Kapitel erläutert die Notwendigkeit einer systematischen Planung und unterteilt den Event-Planungsprozess in fünf zentrale Phasen.
3. Die Situationsanalyse: Es werden wichtige Analysefelder wie die Determinanten des Veranstalters, der Nachfrager und des Angebots beschrieben, um den Status Quo für die weitere Planung zu erfassen.
4. Die Zielvorgabe: Dieses Kapitel stellt die Herleitung von Eventzielen aus der Situationsanalyse dar und betont die Bedeutung quantifizierbarer Vorgaben für die Erfolgsbewertung.
5. Die Zielgruppenbestimmung: Es wird die Identifikation und Segmentierung von Teilnehmergruppen analysiert, wobei zwischen Primär- und Sekundärzielgruppen sowie verschiedenen Teilnehmertypen unterschieden wird.
6. Die Festlegung der Eventstrategie: Hier werden die Schlüsseldimensionen einer Eventstrategie definiert, um den Weg zum Erfolg durch verbindliche Verhaltenspläne festzulegen.
7. Die Planung der Einzelmaßnahmen: Dieses umfangreiche Kapitel detailliert die operative Umsetzung, angefangen beim Briefing über die Ideenfindung und Konzeption bis hin zur technischen und personellen Organisation.
Schlüsselwörter
Eventmanagement, Planungsprozess, Situationsanalyse, Zielgruppenbestimmung, Eventstrategie, Eventkonzeption, Infotainment, Eventdramaturgie, Eventorganisation, Location, Catering, Veranstaltungstechnik, Eventmarketing, Kommunikationspolitik, Öffentlichkeitsarbeit
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die professionelle Planung und Organisation von Events, von der strategischen Vorbereitung bis zur operativen Umsetzung und Nachbereitung.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder umfassen die Situationsanalyse, Zielsetzung, Zielgruppenbestimmung, Strategieentwicklung sowie die detaillierte Planung von Einzelmaßnahmen wie Location, Technik und Marketing.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist es, einen strukturierten Leitfaden für ein professionelles Eventmanagement zu liefern, der zeigt, wie man mit systematischen Schritten von der Idee zum erfolgreichen, erlebbar inszenierten Event gelangt.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturrecherche und der systematischen Herleitung von Planungsphasen, die durch Modelle wie die SWOT-Analyse und Zielgruppen-Typologisierungen gestützt werden.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden die strategischen Grundlagen (Analyse, Zielsetzung) sowie die operative Ausgestaltung der Eventplanung (Briefing, Konzeption, Organisation) detailliert beschrieben.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Eventmanagement, Strategieentwicklung, Zielgruppenorientierung, Konzeption, Infotainment und Eventmarketing geprägt.
Wie wichtig ist das Briefing für den Erfolg eines Events?
Das Briefing gilt als fundamentale Basis. Da die Formel „Input = Output“ gilt, bestimmt die Qualität des Briefings maßgeblich, ob die nachfolgende Konzeption stimmig ist und alle Anforderungen erfüllt werden können.
Warum spielt die Eventdramaturgie eine entscheidende Rolle bei der Konzeption?
Die Dramaturgie ermöglicht es, Teilnehmer durch das Programm zu führen und emotionale Spannungsbögen zu erzeugen, die über die bloße Aneinanderreihung von Inhalten hinausgehen und den Erlebnischarakter des Events prägen.
- Quote paper
- Simone Nitsche (Author), 2003, Die Planung eines Events. Von den Grundlagen über die Idee zur Konzeption und Organisation, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/283744
