Diese Diplomarbeit beschäftigt sich mit der Idee des papierlosen Büros. Diese wurde bereits Anfang der 70er Jahre in einem Forschungslabor, dem Xerox PARC (Kalifornien), das unter anderem als eine der Geburtsstätten des Ethernets gilt, aufgegriffen. Doch mit Einzug der IT in Unternehmen und Privathaushalten ging der Papierverbrauch nicht zurück, sondern stieg weiter an. Warum ist die Idee des papierlosen Büros schon über 40 Jahre alt und scheint trotzdem noch so weit entfernt?
Der Aufbau dieser Diplomarbeit stellt sich wie folgt dar: Kapitel zwei soll zunächst einige Grundlagen schaffen und klären, was Dokumente sind und in welchen Arten und Ausprägungen wir auf sie treffen. Weiterhin werden die Begriffe papierloses Büro und Dokumenten-Management-System erklärt und einem kurzen Vergleich unterworfen. Anschließend wird darauf eingegangen, welche besondere Bedeutung Papier als (Informations-)Medium zukommt.
Kapitel drei beschäftigt sich mit dem Dokumenten-Management im Praxisbezug. Es werden organisatorische, administrative und sich daraus ergebende prozessorientierte Aspekte beleuchtet. Darauf folgend wird auf Architektur und Aufbau von Dokumenten-Management-Lösungen eingegangen.
Das vierte Kapitel wird eine Bewertung im Sinne von Chancen, Zielen und Gefahren in Bezug auf das Thema Dokumenten-Management darstellen. Es erklärt, wie wirtschaftliche und ökologische Aspekte bewertet werden können und warum die Nutzerakzeptanz ein kritischer Punkt in Projekten sein kann. Abschließend wird über die Erfahrungen berichtet, die Unternehmen bei der Einführung und Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen gemacht haben.
Das abschließende Kapitel fünf enthält ein Fazit, fasst die Voraussetzungen für papierloses Arbeiten wiederholend zusammen, schneidet den Ansatz des papierarmen Büros an und unterbreitet Vorschläge für zukünftige Forschungsaufträge.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen und Definitionen
2.1 Dokumente
2.1.1 Dokumentenmerkmale
2.1.2 Elektronische Dokumentenarten
2.1.3 Dokumenten-Management-Zyklus
2.2 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-System“
2.3 Bedeutung von Papier
2.3.1 Eigenschaften von Papier
2.3.2 Papier und Psyche
2.3.3 Rechtliche Betrachtung
3 Dokumenten-Management in der Praxis
3.1 Organisation und Administration von Dokumenten-Prozessen
3.2 Papier-Dokumente entlang der Wertschöpfungskette
3.3 Geschäftsprozesse und Dokumenten-Management-Systeme
3.3.1 Prozessbetrachtung: klassischer zentraler Posteingang
3.3.2 Prozessoptimierung: papierloser zentraler Posteingang
3.4 Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
3.5 Aufbau von Dokumenten-Management-Systemen
3.5.1 Hardware
3.5.1.1 Eingabemodul
3.5.1.2 Archivierungsmodul
3.5.1.3 Ausgabemodul
3.5.2 Software
3.5.2.1 Eingabemodul
3.5.2.2 Archivierungsmodul
3.5.2.3 Ausgabemodul
3.5.2.4 Workflowmodul
3.6 Dokumenten-Management in der Cloud
4 Bewertung (Chancen / Ziele / Gefahren)
4.1 Wirtschaftlichkeit einer Dokumenten-Management-Lösung
4.1.1 Kosten
4.1.2 Nutzen
4.1.3 Kosten und Nutzen im Verhältnis: Return on Investment
4.1.4 Einschätzung von Kosten und Potentialen
4.2 Ökologische Aspekte
4.3 Akzeptanz der Nutzer
4.3.1 Einführungsprojekt
4.3.2 Schulungsmaßnahmen
4.3.3 Echtbetrieb
4.4 Erfahrungen von Unternehmen
4.4.1 Schenker & CO AG
4.4.2 Sky Deutschland AG
4.4.3 Einhell Germany AG
4.4.4 Bank of America
4.4.5 Gründe für nicht erreichte Projektziele
5 Schluß
5.1 Fazit
5.2 Resümee: papierloses Arbeiten
5.3 Limitation (zukünftige Forschungsaufträge)
Zielsetzung & Themen
Die Diplomarbeit untersucht die Herausforderungen und Potenziale beim Übergang vom papierbasierten zum papierlosen Büro durch den Einsatz moderner Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Ziel ist es, die organisatorischen, technischen und psychologischen Aspekte sowie die Wirtschaftlichkeit und ökologische Relevanz dieses Wandels in der Praxis zu analysieren.
- Grundlagen und Definitionen des modernen Dokumentenmanagements
- Prozessoptimierung und Digitalisierung des Posteingangs
- Architektur und technische Anforderungen an DMS-Hardware und -Software
- Wirtschaftliche Bewertung und Nutzerakzeptanz bei der Einführung von DMS-Lösungen
Auszug aus dem Buch
2.3.1 Eigenschaften von Papier
Papier ist informativ. Wie bereits vorher erörtert, kann ein Dokument – in diesem Falle physikalisch auf Papier vorhanden – unterschiedlichste Arten an Daten und Informationen tragen (Texte, Bilder, Tabellen, Diagramme, …). Auch Mischformen sind möglich.
Papier ist einfach. Mit simpelsten Mitteln, beginnend bei einem einzelnen Stift, können Schriftstücke geändert, überarbeitet oder Informationen durch Markierungen hervorgehoben werden.
Papier ist mobil. Es kann fast überall verwendet werden. Die Zugriffszeit, also die Zeit zwischen der Entscheidung ein Stück Papier zu lesen bzw. zu überarbeiten, bis hin zur Ausführung des Vorhabens, liegt bei wenigen Sekunden. Änderungen sind direkt gespeichert. Ebenfalls schnell sind Blätter wieder in einer Tasche verschwunden.
Papier ist günstig. Der Preis einer Standard-Seite DIN A4-Papier liegt bei wenigen Cent. Im Gegensatz zu einem elektronischen Dokument wird zur Betrachtung eines Papier-Dokuments keine weitere Ausstattung wie z. B. PC, Notebook oder Tablet-Computer benötigt.
Papier ist kommunikativ. Mit Papier können Informationen persönlich oder postalisch weitergegeben werden. Fast jeder kann mit dem Medium umgehen. Wissensstand und Alter spielen dabei eine untergeordnete Rolle, denn es genügen zum Lesen, Schreiben und ggf. Zeichnen auf Papier Fähigkeiten, über die – abgesehen von der Sprachbarriere – die meisten Menschen in unserem Umfeld über Generationen hinweg verfügen.
Papier ist stabil. Es unterliegt zwar einem Alterungsprozess, dieser ist im Vergleich zu elektronischen Geräten, die bei Dateien als Lesehilfe verwendet werden müssen, jedoch eher zu vernachlässigen, denn viele genormte Papierklassen haben eine Alterungsbeständigkeit von über 100 Jahren. Ebenfalls kann es unter widrigen Bedingungen – wie oben angemerkt z. B. in Produktionsumgebungen – bis zu einem gewissen Grad Staub und Feuchtigkeit trotzen. Elektronische Standard-Geräte haben hier mitunter Schwierigkeiten.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Diese Einleitung führt in die historische Bedeutung des Papiers ein und beleuchtet, warum trotz der Verbreitung von IT der Papierverbrauch weiter ansteigt, was die Notwendigkeit von Dokumenten-Management-Systemen begründet.
2 Grundlagen und Definitionen: In diesem Kapitel werden Begriffe wie Dokumente und DMS präzise definiert, die physische und psychologische Bedeutung von Papier erläutert sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Archivierung in Deutschland dargestellt.
3 Dokumenten-Management in der Praxis: Dieser Abschnitt beschreibt die organisationale Einbindung von DMS in Geschäftsprozesse, die technische Architektur sowie den modularen Aufbau von Hard- und Softwarekomponenten.
4 Bewertung (Chancen / Ziele / Gefahren): Hier erfolgt eine kritische Analyse der Wirtschaftlichkeit, ökologischer Aspekte sowie der entscheidenden Rolle der Nutzerakzeptanz und der Erfahrungen aus der Unternehmenspraxis bei der DMS-Einführung.
5 Schluß: Das abschließende Kapitel fasst die gewonnenen Erkenntnisse zusammen, bewertet das Potenzial des papierarmen Büros und gibt Ausblicke auf zukünftige Forschungsbedarfe.
Schlüsselwörter
Papierloses Büro, Dokumenten-Management-System, DMS, Digitalisierung, Prozessoptimierung, Archivierung, Wirtschaftlichkeit, Return on Investment, ROI, Nutzerakzeptanz, Papierverbrauch, Workflowmodul, Compliance, Dokumenten-Lebenszyklus, IT-Strategie.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Diplomarbeit?
Die Arbeit befasst sich mit der Thematik des papierlosen Büros und analysiert, wie Unternehmen durch den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) Prozesse effizienter gestalten können.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die zentralen Felder umfassen die Definition und Bedeutung von Dokumenten, die praktische Integration von DMS, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, ökologische Auswirkungen des Papierverbrauchs sowie Faktoren der Nutzerakzeptanz.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist die Erforschung der Potenziale von DMS zur Reduktion von Papieraufkommen und die Identifikation von kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung dieser Technologien.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine fundierte Literaturanalyse sowie die Auswertung von Unternehmensbeispielen und Referenzberichten, um einen Bogen zwischen Theorie und Praxis zu spannen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die technologische und prozessuale Gestaltung von DMS (Hard- und Software) sowie die detaillierte Bewertung von Chancen und Gefahren inklusive praktischer Beispiele aus Unternehmen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie DMS, Digitalisierung, Prozessautomatisierung, Archivierung, Compliance und Change-Management charakterisiert.
Warum ist das papierlose Büro in der Praxis oft nur ein "papierarmes Büro"?
Dies liegt an rechtlichen Aufbewahrungspflichten, der psychologischen Haptik von Papier und der Notwendigkeit, Papier als verlässliches Medium in bestimmten Branchen beizubehalten.
Welche Rolle spielt die Nutzerakzeptanz bei DMS-Projekten?
Die Akzeptanz der Anwender wird als kritischer Erfolgsfaktor eingestuft, da weitreichende Änderungen der Arbeitsweise und Kommunikation das Risiko bergen, auf Widerstand zu stoßen.
Wie gehen Unternehmen wie die Bank of America mit dem Ziel der Papierreduktion um?
Sie setzen auf eine Kombination aus organisatorischen Änderungen, der Anpassung der IT-Landschaft und Monitoring statt auf ein radikales "papierloses" Ziel, um das Risiko des Scheiterns zu minimieren.
Warum ist die Wahl der richtigen Hard- und Softwarekomponenten so wichtig?
Eine falsche Dimensionierung oder mangelnde Integrationsfähigkeit kann Prozesse verlangsamen, zu ineffizienter Indizierung führen und die notwendige Skalierbarkeit für das Unternehmenswachstum behindern.
- Arbeit zitieren
- Stephan Keidl (Autor:in), 2013, Papierloses Büro. Ein Ding der (Un-)Möglichkeit, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/285810
