Projektmanagement

Inhalt

1. Begrifflichkeit
1.1 Projekt
1.2 Management
1.3 Projektmanagement

2. Anwendungsgebiete von Projektmanagement
2.1 Anwendungsbeispiele von Projektmanagement
2.1.1 Soziale Übergangspflege (SÜP)
2.1.2 Mobile Opferberatung

3. Größe und Komplexität

4. Probleme und Vorteile vom Projektmanagement
4.1 Probleme
4.2 Vorteile

5. Die Projektleitung
5.1 Aufgaben der Projektleitung
5.1.1 Planung
5.1.2 Steuerung
5.1.3 Überwachung
5.2 Steuerungsgruppe

6. Methoden des Projektmanagements
6.1 Strukturanalyse
6.2 Phasenweiser Projektablauf
6.3 Risikoanalyse
6.4 Netzplantechnik
6.5 Projektinformation

7. Stellung der Projektleitung im Unternehmen
7.1 Matrixorganisation
7.2 Reines Projektmanagement
7.3 Einfluss-Projektmanagement

8. Fazit

9. Literatur

1. Begrifflichkeit

1.1 Projekt

Laut DIN-Norm 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.

- die Zielvorgabe,
- die zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzungen der Ressourcen oder andere Abgrenzungen,
- die Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben, die projektspezifische Organisation.

Projekte sind damit Vorhaben, die im wesentlichen

- neuartig sind,
- komplex in ihrem Umfang sind,
- eine klare Zielsetzung verfolgen,
- zeitlich begrenzt sind, d.h. deren Anfang und Ende feststehen,
- an denen mehrere Stellen bzw. Abteilungen oder Bereiche beteiligt sind,
- von Konkurrenz um Ressourcen geprägt sind,
- für die ein ausdrücklicher, schriftlicher Auftrag vorliegt,
- und für die eine spezifische Organisation geschaffen wurde.

1.2 Management

Das Erreichen bestimmter Ziele durch Personen, das Sicherstellen von günstigen Rahmenbedingungen und Strukturen im Rahmen von gegebenen Verhältnissen zur Beschaffung und Steuerung des Einsatzes von Ressourcen wird als Management verstanden. Management kann als Funktion oder Prozess verstanden werden. Aufgaben des Managements in einer Organisation sind z.B.

- die Ressourcenbeschaffung,
- die Schaffung und Anpassung von Organisationsstrukturen,
- die Steuerung und
- die Regelung.

Das Management ist dabei keine einmalige Angelegenheit, sondern eine Abfolge von Handlungen, Maßnahmen, Abstimmungen, Entscheidungen, Kontrollen etc., welche sich meist als Prozess oder als Zyklus beschreiben lassen.

1.3 Projektmanagement

Projektmanagement ist das Konzept für die Leitung eines komplexen Vorhabens und bezeichnet die Institution, welche dieses Vorhaben leitet. Es ist demnach das Management, welches benötigt wird, um ein Projekt

- einer bestimmten Art,
- in einer bestimmten Zeit,
- mit bestimmten Ressourcen,

zu einem bestimmten Ergebnis zu bringen. Projektmanagement ist die Planung, die Überwachung und die Steuerung eines Projektes, also die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken, und -mittel für die Abwicklung sowohl aller Projekte als auch eines einzigen Projektes (DIN-Norm 69901 nach Rinza, 1998, 4).

Folgende Komponenten bzw. Teilbereiche umfasst das Projektmanagement:

a. Das Lösen von Problemen, die Organisation und Steuerung von Arbeit und die Gestaltung psychologischer Einflüsse.
b. Das Management der Inhalte und Ziele des Projektes (Sachebene), die Art und Weise des Vorgehens und des Prozesses (Methodenebene) sowie die Interaktionen und Beziehungen (Personenebene) steuern.
c. Das gemeinsame Verständnis, die organisatorischen Bausteine, die Zielsetzungs-, Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse allgemein festlegen.
d. Den Vorgehensrahmen, die Methoden und Instrumente bereithalten.

Das Projektmanagement ist demnach als ein Leitungs- und Organisationskonzept zu verstehen, mit welchem versucht wird, die vielen uns sich teilweise gegenseitig beeinflussenden Projektelemente und -geschehen nicht dem Zufall oder der Genialität einzelner Bearbeiter zu überlassen, sondern sie gezielt zu einem fest geplanten Zeitpunkt herbeizuführen. Vorraussetzung für den Erfolg der Projektleitungsarbeit ist, dass die Methoden - welche entsprechend den

Projekterfordernissen ausgewählt werden müssen - konsequent und vollständig angewandt werden. Um den Erfolg eines Projektes nicht gefährden, bedarf es kurzer Abstimmungswege und einer leitenden Institution, welche durch die Projektleitung wahrgenommen wird. Diese Institution beobachtet ständig das Projekt, plant alle Projektarbeiten, überwacht und steuert sie (Rinza, 1998, 5). Als leitende Institution fungiert eine Projektleitung, welcher bei größeren Organisationen ein Team (Steuerungsgruppe) beigeordnet wird.

2. Anwendungsgebiete von Projektmanagement

Projektmanagement kann praktisch in allen Arbeitsbereichen - unabhängig davon, ob es sich um ein Dienstleistungsunternehmen oder ein Industrieunternehmen handelt - angewendet werden. Im großen und ganzen wird jedoch unterschieden (nach Rinza 1998, 7f), ob es sich um Investitionsprojekte (Neueinrichtung einer neuen Produktionsweise, eines neuen Gebäudes, etc.), um Forschungs- und Entwicklungsprojekte (sog. F + E - Projekte. Hier handelte es sich z.B. um die Entwicklung eines neuen Produktes) oder um Organisationsprojekte (neue Organisations- oder Marketingformen) handelt. Für Dienstleistungsunternehmen wie Krankenhäuser, Sozialstationen und Heimen spielen Investitionsprojekte keine große Rolle (obwohl man sich dies gerade bei Neubauten vorstellen könnte), dafür mehr F + E - Projekte (hier natürlich nur in Bereichen, wo entwickelt und geforscht wird, wie z.B. in Universitätsklinika. Ansonsten natürlich im Bereich der Datenverarbeitung) und vor allem Organisationsprojekte sind in allen sozialen Projekten und Organisationseinheiten gefragt. Hierzu zählt z.B. die Einführung von Elementen des Qualitätsmanagements oder aber auch neue Konzepte des Marketings.

2.1 Anwendungsbeispiele von Projektmanagement

2.1.1 Soziale Übergangspflege (SÜP)

Im Berliner Auguste-Viktoria-Krankenhaus wurde Mitte der Neunziger Jahre mit Hilfe eines Projektes das Konzept der Sozialen Übergangspflege (SÜP) entwickelt, welches als Ziel hatte, eine Systematik zu entwickeln, mit deren Hilfe eine frühzeitig geplante und dadurch reibungslose Entlassung der Patienten möglich sein sollte. In diesem Projekt wurde die gesamte Organisation der Entlassung festgelegt und wer welche Zuständigkeiten hat. Es wurde zuerst einmal ein Problem definiert, und zwar das häufig Patienten nicht entlassen werden konnten, da die häusliche Versorgung nicht gewährleistet war, bzw. das kein Heimplatz vorhanden war. Es handelte sich demnach um ein Organisationsproblem. In der Problemanalyse stellte das Projektteam - eine Sozialarbeiterin, mehrere Krankenschwestern und eine Krankengymnastin - fest, das diese Probleme schon frühzeitig - häufig schon bei der Aufnahme - ersichtlich sind (keine Familie, unzureichende Wohnung, etc.). Daraus folgte, das nun ein Mechanismus entwickelt werden musste, um dies schon frühzeitig festzustellen, damit dann auch frühzeitig gehandelt werden kann. Nun wurde auf allen Stationen einmal wöchentlich eine Fallbesprechung eingeführt, wo alle Patienten hinsichtlich ihrer Prognose, Verweildauer und häuslicher Situation besprochen werden. Das Projekt war von Anfang an darauf angelegt innerhalb von kurzer Zeit - [1]/2Jahr - dieses Projekt zu initiieren und das die Arbeit danach abgeschlossen ist, bzw. sich institutionalisiert hat. Mittlerweile ist dies erfolgt und die einzelnen Besprechungsteams wechseln zwar ständig (durch die wechselnden Schichten im Krankenhaus), sie sind jedoch verpflichtend für die Gruppenleitungen und multidisziplinär angelegt, d.h. die Leitung hat die für die einzelne Station zuständige Sozialarbeiterin (im AVK gibt es keine männlichen Sozialarbeiter) und alle anderen Berufsgruppen (ärztliches und pflegerisches Personal, sowie Ergo- und Physiotherapeuten) arbeiten ihr zu.

2.1.2 Mobile Opferberatung

Von der rot-grünen Bundesregierung wurde nach deren Wahlsieg 1998 ein Programm aufgelegt, um den Rechtradikalismus in den neuen Bundesländern zu bekämpfen und um den Opfern beizustehen. Koordiniert von der Stiftung Civitas wurden in allen neuen Bundesländer daraufhin Opferberatungsstellen gegründet. Diese sollten als aufsuchende Beratungseinrichtungen den Opfern rechtsradikaler Gewalt beistehen und in den von dieser Gewalt gefährdeten Gruppen (hier vor allem bei Ausländern, Obdachlosen, linken Jugendlichen und Homosexuellen) Informationsarbeit leisten. Dies beinhaltet rechtliche und psychologische Betreuung, sowie die Öffentlichmachung der einzelnen Fälle. In Sachsen-Anhalt z.B. ist der Verein „Miteinander" der Träger dieses Opferberatungsprojektes. Die Struktur entspricht der von Rinza (1998, 5) genannten. Hier gibt es eine Projektleitung, welche ständig das Projekt beobachtet, sie plant alle Projektarbeiten, überwacht und steuert sie. Der Projektleitung ist eine Steuerungsgruppe beigeordnet. Da das Mitarbeiterteam nur sehr klein ist - eine Psychologin und 3 Sozialarbeiterinnen - sind die Abstimmungswege kurz. Ähnliche Projekte gibt es in allen neuen Bundesländern^[1]. Das durch Bundesmittel finanzierte Projekt ist bis Sommer 2004 zeitlich befristet. Die Opferberatungsprojekte würde ich als Mischformen zwischen Organisationsprojekt (es wird ein ganz neues Arbeitsfeld erschlossen), Investitionsprojekt (von der Projektleitung müssen neue Arbeitsräume, -materialien und Mitarbeiter gewonnen werden) und auch Entwicklungsprojekt (ganz neue Arbeitskonzept müssen entwickelt und angewandt werden) ansehen.

3. Größe und Komplexität

Es ist im wesentlichen unerheblich, wie groß das Projekt ist welches gemanagt werden soll, es ist nur darauf zu achten, das die Organisationsform, die Methode und die Institutionen der Projektgröße angepasst werden. Der Projektmanagement­aufwand sollte in einem vernünftigen Verhältnis zum Finanz- und Auftragsvolumen stehen. Es findet ein festumrissenes Projekt statt. Gerade bei kleinen Unternehmen oder Projekten (bis 25.000 € Jahresetat bzw. Auftragsvolumen) kann dies von besonderen Vorteil sein und eignet sich Projektmanagement daher gut.^[2] Es werden gezielt Mitarbeiter eingestellt, bis ein Projekt fertiggestellt ist, diese werden nicht in die Hierarchie eingegliedert, sondern stehen quasi außerhalb. Es können auch interne Mitarbeiter versetzt werden, aus ihren alten Arbeitsbedingungen herausgelöst werden. Dadurch sind sie frei von Beeinflussung durch ,Betriebsblindheit' oder Loyalitäten den anderen Mitarbeitern gegenüber.

Die Projektkomplexität sollte durch:

- den wissenschaftlichen Neuheitsgrad des Projektes,
- dem Risiko, das Projektziel zu erreichen,
- dem zeitbezogenen Mittelverbrauch (spezifische Projektgröße),

[...]

^[1] In Berlin durch den Verein „Reach out" und in Brandenburg durch die „Opferperspektive".

^[2] Hier wird von Rinza (1998, 9) darauf hingewiesen, dass nach einer Untersuchung des Bundesministerium für Forschung und Technologie (BMFT) 1983 die meisten Projekte (68%) genau in dieser Größenordnung - unter 1.000.000 DM Auftragsvolumen, wobei hier noch einmal festgestellt