Wikis in Unternehmen. Einsatzfelder, Einführung in kleinen Unternehmen und rechtliche Aspekte


Akademische Arbeit, 2007
33 Seiten, Note: 1,7

Leseprobe

Inhalt

1. Wikis in Unternehmen
1.1. Einsatzfelder in Unternehmen
1.1.1. Einsatz von Wikis als Kommunikationsmedium
1.1.2. Einsatz von Wikis für das Wissensmanagement
1.1.3. Einsatz von Wikis im Projektmanagement
1.2. Auswahl eines Wikis für den Einsatz in kleinen Unternehmen
1.3. Wichtige Aspekte der Wiki-Einführung in kleinen Unternehmen
1.4. Rechtliche Aspekte des Wiki-Betriebs
1.4.1. Lizensierung der Wiki-Inhalte
1.4.2. Haftung für rechtswidrige Inhalte
1.4.3. Datenschutz

2. Literaturverzeichnis (inklusive weiterführender Literatur)

1. Wikis in Unternehmen

Nach dem Erfolg, den Wikis in Communities haben, stellt sich die Frage, welche Einsatzmöglichkeiten sich in Unternehmen bieten und ob Wikis für den Einsatz in Unternehmen geeignet sind. Zunächst einmal scheinen Wikis zu unstrukturiert und zu chaotisch für den professionellen Einsatz[Thoe05a]. Dennoch haben zahlreiche Beispiele aus der Praxis gezeigt, dass Wikis den Bedürfnissen von Unternehmen in vielerlei Hinsicht entgegen kommen [TWiki06ai, Conf06]. Wikis bieten eine Kombination aus Einfachheit, Transparenz und Offenheit, die eine ausgezeichnete Antwort auf die Bedürfnisse der heutigen dynamischen, kollaborativen und wissensintensiven Arbeitsumgebungen darstellt [Paqu06, S. 99]. Diese Kombination wirkt auch den Problemen der traditionellen Werkzeuge im Bereich Wissensmanagement entgegen.

Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit den Einsatzfeldern der Wikis in Unternehmen und nimmt vor allem Bezug auf wichtige Aspekte für kleinere Unternehmen. Außerdem sollen die rechtlichen Aspekte der Wikis vor diesem Hintergrund dargestellt werden.

1.1. Einsatzfelder in Unternehmen

Eine Befragung unter 93 Lesern von "The Gilbane Report"[1] ergab in 2005, dass die führenden Anwendungen von Wikis in Unternehmen das Wissensmanagement, Projektarbeit und die interne Kommunikation sind. Als weitere Anwendungsgebiete wurden die Kommunikation mit Kunden, Content Management sowie Marketing beziehungsweise Public Relations konkretisiert. [Gilb05]

Die folgenden Abschnitte betrachten die Einsatzmöglichkeiten von Wikis als Kommunikationsmedium, im Wissensmanagement sowie zur Unterstützung des Projektmanagements und nehmen einen Vergleich zu traditionellen Tools vor.

1.1.1. Einsatz von Wikis als Kommunikationsmedium

Dieses Kapitel thematisiert den Einsatz von Wikis als Kommunikationsmedium. Zunächst wird in Kapitel 1.1.1.1 eine kommunikationswissenschaftliche Einordnung anhand einiger Kriterien vorgenommen. Kapitel 1.1.1.2 stellt dem Wiki das Kommunikationsmedium E-Mail gegenüber und zeigt auf, welche Vorteile ein Unternehmen durch den Einsatz als Kommunikationsmedium ziehen kann.

1.1.1.1. Kommunikationswissenschaftliche Einordnung

Als Grundlage für die Überlegung, welche traditionellen Kommunikationsmittel durch Wikis ersetzt werden können, wird das Wesen der Wikis in den folgenden Abschnitten zunächst nach kommunikativen Gesichtspunkten dargestellt. Im Einzelnen interessieren dabei die Anzahl der Teilnehmer, die Richtung der Kommunikation, ihr Zeitfaktor sowie ob eine Nachricht dem Empfänger zugestellt (push) oder von diesem aktiv abgeholt (pull) werden muss.

Many-to-many-Kommunikation: Je nach Anzahl der an einer Kommunikation teilnehmenden Personen wird unterschieden nach One-to-one-Kommunikation (1-1), One-to-many-Kommunikation (1-n) sowie Many-to-many-Kommunikation (n-m) [Piwi03, S. 3]. Wikis sind ihrem Konzept nach der Kategorie Many-to-many zuzuordnen [Klob06, S. 2], da die Inhalte eines Wikis gemeinschaftlich entwickelt werden und von vielen gelesen werden.

Multidirektional: In Bezug auf die Richtung der Kommunikation wird entschieden, ob Empfänger und Sender einer Nachricht die Rollen tauschen können ohne dabei das Medium zu wechseln. Im Einzelnen unterscheidet man zwischen unidirektionaler, bidirektionaler und multidirektionaler Kommunikation. Während bei der unidirektionalen Kommunikation der Empfänger einer Nachricht nicht ohne Medienwechsel antworten kann (z.B. Leserbrief als Antwort auf einen Zeitungsartikel), können bei der bidirektionalen Kommunikation Sender und Empfänger beide Rollen innehaben oder zumindest wechseln ohne auf andere Medien zurückzugreifen. Dies ist bei E-Mails der Fall. Eine multidirektionale Kommunikation liegt vor, wenn zahlreiche Personen an einer bidirektionalen Kommunikation beteiligt sind. [Piwi03, S. 3] Hier sind Wikis als multidirektionales Medium zu verstehen: Sie sind bidirektional, weil Beiträge im Wiki gelesen und bearbeitet (beantwortet) werden. Sie sind des Weiteren multidirektional, weil an den Prozessen in Wikis in der Regel ein größerer Personenkreis teilnehmen.

Asynchron: Der Zeitfaktor gibt an, ob eine Nachricht auf den Empfänger "wartet" oder nicht [Piwi03, S. 3]. So müssen bei der synchronen Kommunikation die Teilnehmer zeitgleich an der Kommunikation teilnehmen (zum Beispiel Chat oder Telefonate). Bei der asynchronen Kommunikation hingegen müssen die Teilnehmer nicht zeitgleich involviert sein. Wikis sind keine Echtzeitsysteme [LeCu01, S. 329]. Wie auch E-Mails und Foren [Piwi03] gehören sie zu den asynchronen Kommunikationsmedien. Von der Definition asynchroner Kommunikation ist ableitbar, dass sie immer dann vorteilhaft ist, wenn die Teilnehmer (zum Beispiel verschiedene Mitarbeiter oder Mitarbeiter und Kunden) nicht zeitgleich anwesend sind. Die Teilnehmer haben auch mehr Zeit für überlegte Antworten [LeCu01, S. 329]. Es lässt sich auch folgern, dass asynchrone Systeme immer dann nachteilig sind, wenn eine umgehende Antwort erforderlich ist.

Pull-Medium: Bei Wikis handelt es sich um Pull-Medien, die um Push-Elemente erweitert werden können

1.1.1.2. Wikis als Substitut oder Ergänzung zu E-Mails

Als drittes großes Einsatzgebiet von Wikis in Unternehmen wird Kommunikation genannt. E-Mails nehmen in der Geschäftskommunikation heutzutage einen hohen Stellenwert ein [Thoe05b]. Aus diesem Grund wird nun am Beispiel "E-Mail" gezeigt, auf welche Weise Wikis traditionelle Kommunikationsmittel je nach Anwendung vorteilhaft substituieren oder ergänzen können.

E-Mails sind folgendermaßen einzuordnen:

E-Mails unterscheiden sich von zur Kommunikation eingesetzten Wikis vor allem in der Art und Weise, wie die Nachricht den Empfänger erreicht: Bei ihnen handelt es sich wie bei direkten Gesprächen, Telefongesprächen oder Briefen um Push-Medien. Die Nachricht richtet sich vom Sender direkt an den Empfänger und der Sender kann sicher sein "gehört" zu werden.[Shep99] Sie sind des Weiteren asynchron. Sofern ein realer Absender angegeben ist, sind sie bidirektional. Werden sie zwischen einzelnen Empfängern ausgetauscht, werden sie als One-to-one-Kommunikation verstanden. E-Mail-Verteiler hingegen gehören in die Kategorie der One-to-many-Kommunikation. Mailinglisten entsprechen der Definition von Many-to-many-Kommunikation.[Piwi03, S. 4]

Zwar sind E-Mails und auch Mailinglisten sehr nützlich, bei genauerer Betrachtung haben sie jedoch auch einige Nachteile. Ein Wiki kann helfen, einige Schwächen der E-Mail-Kommunikation auszugleichen und den E-Mail-Schriftwechsel rationalisieren und vereinfachen [Thoe05a, S.29].

In der E-Mail-Kommunikation werden Nachrichten geschrieben und beantwortet und jeder Teilnehmer einer E-Mail-Konversation bekommt eine Kopie der E-Mail zugesandt[LeCu01, S. 5]. Die Nutzer fügen also in innerhalb eines E-Mail-Threads Inhalte hinzu, ändern aber keine bestehende Inhalte. E-Mails sind daher sehr gut geeignet, eine Diskussion zu führen. Ein abschließender Konsens ist jedoch nur schwer zu finden.[Thoe05b] Soll also der Inhalt einer E-Mail-Konversation nachvollzogen werden, muss im schlimmsten Fall der ganze Thread gelesen und verstanden werden. Die Zeit dafür müssen Nutzer aufbringen, die sich die Informationen einer E-Mail-Konversation erneut in Erinnerung rufen müssen, aber auch Mitarbeiter, die nach Ihrem Urlaub in ihrem E-Mail-Programm einen übervollen Posteneingang auffinden und jede E-Mail lesen müssen, um die für sie wichtigen Informationen herauszufiltern.

Beim Auffinden von Informationen im E-Mail-Programm ist des Weiteren nachteilig, dass E-Mails nicht untereinander durch Hyperlinks verknüpft sind. Sie sind im Gegenteil unstrukturiert und können nicht auf einfache Weise nach verwandten Themenbereichen gruppiert werden. Einige E-Mail-Clients bieten Hilfsmittel wie virtuelle Ordner für die lokale Organisation der E-Mails. Dies ist jedoch aufwändig und muss von jedem einzelnen Nutzer erledigt werden [LeCu01, S. 10].

Besondere Probleme können durch Dokumente entstehen, die an E-Mails angehangen werden können. Werden beispielsweise Dokumente als Dateianhang einer E-Mail an mehrere Personen weitergeleitet, liegen sie in der Regel schließlich entweder nur im Datei-Eingang der jeweiligen Adressaten vor oder werden von diesen neu abgespeichert. Werden die Dateien lokal abgespeichert, liegen sie auf vielen Rechnern redundant vor. Dadurch wird unnötig Speicherplatz verbraucht. Folgenreicher ist jedoch das anschließende Bearbeiten lokaler Kopien, durch die schließlich verschiedene Versionen auf verschiedenen Speicherplätzen entstehen. Niemand hat einen Überblick darüber, welche Datei nun verwendet werden muss oder die Dateien müssen mühsam zusammengefügt werden. Das Chaos ist perfekt. Selbst ohne die Absicht, Dateien lokal abzuspeichern, entstehen Gefahren. So kann es passieren, dass das zentral gespeicherte Dokument, das zur Ansicht an verschiedene Mitarbeiter geschickt und zwischenzeitlich bereits wieder editiert wurde, versehentlich überschrieben wird.

Ein Nachteil der Kommunikation über E-Mail-Verteilerlisten besteht darin, dass sich unter den Adressaten einer E-Mail auf der einen Seite häufig solche befinden, für die der Inhalt der E-Mail nicht wirklich relevant ist. Auf der anderen Seite fehlen andere Adressaten, für die die E-Mail wichtig gewesen wäre. [Wood05, S. 5]

Beim betrieblichen Einsatz eines Wikis kann sich ein Teil des E-Mail-Verkehrs allmählich in das Wiki verlagern [Thoe05b]. Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, einen Link zu den Informationen zu versenden anstelle der Informationen selbst. Querverweise zwischen den Inhalten werden unkompliziert ermöglicht, was das Auffinden relevanter Zusatzinformationen erleichtert. Verschiedene automatische Benachrichtigungsmechanismen wie beispielsweise tägliche Reports und News-Feeds können je nach Wiki und installierten Plugins variieren, ermöglichen aber auf komfortable Weise, wichtige Änderungen nicht zu versäumen. Sie können damit die Nachteile des Wikis, die aus seiner Eigenschaft als Pull-Medium resultieren, kompensieren. Das Wissen, das bei E-Mail-Verkehr nur in einem geschlossenen Nutzerkreis zirkuliert, ist von allen interessierten und autorisierten Wiki-Nutzern abrufbar. Hier lässt sich ein Paradigmenwechsel feststellen: weg vom Senden und Beantworten hin zum Erstellen und Überarbeiten von Texten und Querverweisen [Thoe05b]

1.1.2. Einsatz von Wikis für das Wissensmanagement

Die Unterstützung des Wissensmanagement ist eine der zentralen Anwendungen für Wikis in Unternehmen.

Für den Begriff "Wissensmanagement" findet sich in der Literatur keine eindeutige Definition. Hüttenberger arbeitet mit einer recht weiten Definition und bezeichnet mit Wissensmanagement alle Aktivitäten, die sich mit dem Ziel einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil für die jeweilige Organisation zu schaffen [Hütt06, S. 11] mit Daten, Informationen und Wissen beschäftigen [Hütt06, S. 3].

Zu den prominentesten das Wissensmanagement unterstützenden Softwarekategorien aus dem Open-Source-Bereich gehören Groupware Systeme, Content Management Systeme (CMS) sowie Dokumentenmanagement Systeme (DMS) [Hütt06, S. 27].[2]

1. Groupwaresysteme unterstützen Teams in der Kommunikation und Zusammenarbeit [Hütt06, S. 27]. Eng verwandte Begriffe sind Computer Supported Cooperative Work (WSCW) sowie "Soziale Software" [Hütt06, S. 27]. Einige Groupwaresysteme, hierzu gehören zum Beispiel E-Mail und Videokonferenzsysteme, erlauben die Zusammenarbeit über Distanz.

2. CMS ermöglichen generell das Verwalten von unterschiedlichen Inhalten. Web-CMS (auch WCMS) verwalten Inhalte von Webseiten in Internet, Intranet oder Extranet [Hütt06, S. 27]. Content Management Systeme können für das Wissensmanagement eingesetzt werden, weil sie den Nutzern ermöglichen, Informationen bereitzustellen [BZTZ01, S. 102]. Elementarer Bestandteil von komplexen CMS ist die Workflowmanagementkonponente [BZTZ01, S. 106], die die verschiedenen Arbeitsschritte im Publishingprozeß automatisiert und überwacht sowie Benachrichtungen an Mitarbeiter versendet [BZTZ01, S. 130]..

3. Auch Dokumentenmanagementsysteme unterstützen die Verwaltung von Inhalten, sind jedoch auf firmeninterne Kommunikation ausgerichtet [Hütt06, S. 27]. Zu den wesentlichen Funktionalitäten gehören die Erfassung, Archivierung und Versionierung [BZTZ01, S. 102].

Wie schon das Wissensmanagement schwer von anderen Disziplinen wie zum Beispiel dem Informationsmanagement abzugrenzen ist [Hütt06, S. 3], finden sich auch unter diesen Softwarekategorien Überschneidungen [Hütt06, S. 28]. Ein Beispiel dafür ist die Frage, ob die Möglichkeit einer Diskussion zu einem Dokument eher den Funktionalitäten der Groupware oder den der DMS zuzuordnen sind [Hütt06, S. 28].

Durch den Vergleich der Eigenschaften eines Wikis mit denen der oben genannten Softwarekategorien wird die prinzipielle Eignung der Wikis für einen Einsatz im Wissensmanagement deutlich:

Wikis sind der Kategorie der Sozialen Software zuzuordnen. Sie entstanden aus der Idee heraus Kollaboration an verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten auf einfache Weise zu ermöglichen oder zu unterstützen. Aus diesem Grund führt Wikipedia Wikis in ihrer Definition für Groupware als ein prominentes Beispiel für Groupwaresysteme an [Wiki06p]. Klobas hingegen zählt Wikis zu der Gruppe der Sozialen Software, grenzt sie im Weiteren jedoch von Groupware ab. Ihre Begründung zielt auf die in Wikis fehlende Struktur ab. Selbst wenn von einem Wiki zu Beginn eine Struktur vorgegeben werden würde, hinge ihr Bestand vom Willen der Wiki-Nutzer ab und unterläge einem ständigen Wandel. [Klob06, S. 7]

Einige moderne Wikis wie das in dieser Arbeit vorgestellte TWiki bieten auch Funktionen für die zentrale Verwaltung von Dokumenten sowie eine die Dokumente umfassende Versionsverwaltung an, mit denen ein Dokumentenmanagement ermöglicht wird. Wikis sind dabei nicht mit komplexen Dokumenten Management Systemen, die auch die Erfassung von Dokumenten unterstützen [StHa99, S. 440], vergleichbar, können aber wie in Kapitel 1.1.1.2 gezeigt insbesondere als Substitut für als E-Mail-Anhang weitergereichte Dokumente eingesetzt werden.

Werden CMS in einem weiten Sinne als Systeme zur Verwaltung diverser Inhalte verstanden, sind Wikis auch der Gruppe der Content Management Systeme zuzuordnen. In der Literatur sind verschiedene Vergleiche von Wikis und traditionellen Content Management Systemen zu finden, so etwa bei [Choa06], [Wood05] und [Cyga02]. War das originale Wiki von Ward Cunningham in Bezug auf den Funktionsumfang noch recht einfach gehalten und verzichtete insbesondere auf eine Nutzer- und Rechteverwaltung, sind moderne Wikis in ihrem Funktionsumfang heute oft sehr viel komplexer und können den Charakteristika von traditionellen CMS mittlerweile recht nahe kommen. Beispiele dafür sind neben der bereits mehrfach genannten Nutzer- und Rechteverwaltung, WYSIWYG-Editoren, die theoretische Möglichkeit zur Realisierung hierarchischer Strukturen sowie Programmschnittstellen[3] für die Integration anderer in Unternehmen vorhandener Systeme. Die Unterstützung von Workflows innerhalb von Wikis ist in Ansätzen realisierbar. Dennoch entsprechen diese Funktionen derzeit nicht dem Funktionsumfang eines typischen Wikis. Sie sind vielmehr als die Tendenz zu verstehen, Wikis ansatzweise um praktische Eigenschaften der CMS zu erweitern. Daher soll Choate zugestimmt werden, der Wikis grundsätzlich der Gruppe der Content Management Systeme zuordnet, dabei jedoch die unterschiedlichen Ansätze von Wikis und traditionellen CMS hinweist. Während Workflow-gestützte CMS auf strikte Kontrolle setzen (wer darf was zu welchem Zeitpunkt), sind Flexibilität und Schnelligkeit in der Umsetzung innerhalb von Wikis von besonderer Bedeutung [Choa06].

Besonders den Content Management Systemen und den Dokumenten Management Systemen ist die hohe Relevanz von Benutzer- und Rechtekonzepten gemein. Wikis verkörpern hingegen einen radikal anderen Umgang mit Wissen. Grundgedanken des Open Source wie Freiheit von Information und quelloffene Entwicklung von Software werden beim Einsatz von Wikis auf die Erschaffung von Wissenssammlungen übertragen [ScLe05, S. 257].

Wagner/Bolloju untersuchen die Eignung von Webforen, Weblogs und Wikis für den Einsatz im betrieblichen Wissensmanagement. Sie kommen zu dem Ergebnis, dass diese Systeme negative Effekte traditioneller Wissensmanagementsoftware wie zum Beispiel lange Entwicklungszeiten reduzieren und weniger Ansprüche an die Qualifikationen der Nutzer stellen würden. Gleichzeitig handle es sich um schlanke und relativ kostengünstige Anwendungen, die ebenso wie traditionelle Software des Wissensmanagements das Teilen, Speichern und Finden von Wissen unterstützen. [WaBo05, S.12] Auch Huhmann betont, es sei gerade die flexible und simple Struktur der Wikis, die die Benutzungsschwellen gering hielten und Wikis zu einem schnell wachsenden und leicht zugänglichem Wissens-Pool machen würden [Huhm02].

Wikis können unter offenen und kooperativen Bedingungen den größten Nutzen stiften. Soll der Einsatz eines Wikis als System zur Unterstützung des Wissensmanagements erwägt werden, sollten daher die Ansätze des traditionellen Wissensmanagements im Vergleich zu denen der Wiki-Philosophie berücksichtig werden. Tabelle 1 stellt die verschiedenen Ansätze gegenüber.

[...]


[1] The Gilbane Report" ist eine von der Gilbane Group Inc. veröffentlichte Online-Zeitschrift, die sich mit Content Management Technologien beschäftigt. http://gilbane.com/

[2] Für die Betrachtungen in diesem Kapitel wird angenommen, dass die Kosten kommerzieller Wissensmanagement-Systeme das Budget kleiner Unternehmen übersteigt. Da die Mehrheit der Wikis den Open-Source-Systemen zuzurechnen ist, erscheint in diesem Rahmen ein Vergleich der Wikis mit Wissensmanagement-Lösungen aus dem Open-Source-Bereich angemessen.

[3] TWiki löst dies beispielsweise über die Plugin-Schnittstelle

Ende der Leseprobe aus 33 Seiten

Details

Titel
Wikis in Unternehmen. Einsatzfelder, Einführung in kleinen Unternehmen und rechtliche Aspekte
Hochschule
Universität Kassel
Note
1,7
Autor
Jahr
2007
Seiten
33
Katalognummer
V288710
ISBN (eBook)
9783656888604
ISBN (Buch)
9783656906025
Dateigröße
535 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
wikis, unternehmen, einsatzfelder, einführung, aspekte
Arbeit zitieren
Stefanie Wrobel (Autor), 2007, Wikis in Unternehmen. Einsatzfelder, Einführung in kleinen Unternehmen und rechtliche Aspekte, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/288710

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