Erarbeitung eines Messekonzeptes für das Unternehmen MobiPay

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Anhangverzeichnis

1. Einleitung

2. Definition Moderation

3. Rolle des Moderators

4. Umsetzung der Moderation an einem praxisorientierten Beispiel
4.1 Fallbeschreibung
4.1.1 Vorstellung der Firma
4.1.2 Vorgeschichte und Thema der Moderation
4.1.3 Moderator des Workshops
4.1.4 Teilnehmer des Workshops
4.2 Planung und Vorbereitung der Moderation
4.2.1 Inhaltliche Vorbereitung
4.2.2 Organisatorische Vorbereitung
4.2.3 Methodische Vorbereitung
4.2.4 Persönliche Vorbereitung
4.3 Dramaturgie und Phasen der Moderation
4.3.1 Phase 1 – Einstieg
4.3.2 Phase 2 – Themen sammeln
4.3.3 Phase 3 – Themenspeicher und Auswahl
4.3.4 Phase 4 – Themen bearbeiten
4.3.5 Phase 5 – Maßnahmen planen
4.3.6 Phase 6 – Abschluss
4.4 Nachbereitung der Moderation
4.4.1 Persönliche Nachbereitung
4.4.2 Organisatorische Nachbereitung
4.5 Kritische Situationen und Maßnahmen
4.5.1 Vielredner
4.5.2 Killerphrasen
4.5.3 Schweiger

5. Abschlussbemerkung

Anhang

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Relevante Informationen zur Teilnahme an der Mobile World

Abbildung 2: Visualisierung der Vorstellungsrunde

Abbildung 3: Vereinbarte Regeln zur Förderung des Arbeitsklimas

Abbildung 4: Kreative Themensammlung an der Pinnwand

Abbildung 5: Soortierung der gesammelten Themen anhand von Oberbegriffen

Abbildung 6: Themenspeicher und Priorisierung

Abbildung 7: Nummerierung der Gruppen

Abbildung 8: Erarbeitung des Maßnahmenplans an der Pinnwand

Abbildung 9: Simmungsbarometer zur Einholung von gezieltem Feedback.

Anhangverzeichnis

Anhang 1: Ablauflplan.

Anhang 2: Material-Checkliste.

Anhang 3: Vorbereitungs-Checkliste.

1. Einleitung

Wer hat sich schon einmal nicht über zähe Veranstaltungen geärgert, die am Ende weder Informationen geliefert, noch Ergebnisse gebracht haben? Besprechungen gelten oft als ineffizient und langweilig, es profilieren sich immer dieselben Personen, das Ergebnis ist letztendlich oft unklar und führt daher nicht zu den notwendigen Maßnahmen und Handlungen. Eine Möglichkeit Frustration und Ärger zu vermeiden, bietet die Methode der Moderation. Die Moderationsmethode ist sehr flexibel in unterschiedlichsten Bereichen des Wirtschaftslebens einsetzbar, wie beispielsweise in Qualitätszirkeln, Projektgruppen, Workshops, Betriebsversammlungen und Konferenzen. Die Grundidee ist dabei immer die Gleiche: Die Teilnehmer sollen zur aktiven Beteiligung motiviert werden, die Kommunikation soll gefördert und ergebnisorientiert kanalisiert werden.^[1] Moderation als Methode um Gruppen bei Problemlösungen, Ideenfindungen und Themenbearbeitungen zu unterstützen und zu führen, stellt den Kern dieser Studienarbeit dar und wird anhand eines konkreten praxisorientierten Beispiels vorgestellt.

2. Definition Moderation

Der Begriff Moderation stammt von dem lateinischen Wort „moderare“ ab und bedeutet so viel wie „mäßigen“, „steuern“ oder „lenken“. Die Moderation als Methode ist Ende der 60er Jahre entstanden und hatte bei Protestaktionen den Zweck, alle Beteiligten zu einer gemeinsamen Lösungsfindung zu vereinen und den Lösungsprozess zu fördern.^[2] Heutzutage versteht man unter Moderation die Methode der Kombination von Verfahren, Techniken und Hilfsmitteln zur Bearbeitung komplexer Aufgabenstellungen. Dies geschieht mit Hilfe einer zielgerichteten methodischen Steuerung des Vorgehens durch einen Moderator mit neutraler Haltung.^[3] Gleichzeitig handelt es sich um einen Ansatz der Konfliktlösung und des Ausgleichs von Interessen der von Entscheidungen betroffenen Akteure - so ermöglicht Moderation Lösungsprozesse und Einigungsprozesse in Gruppen und macht sie gemeinsam handlungsfähig.^[4] Moderation eignet sich immer dann, wenn von einer Arbeitsgruppe erwartet wird, konkrete Maßnahmenschritte zur Lösung von Problemen, zur Änderung bestimmter Sachverhalte oder zur Bewältigung einer umfangreichen und komplexen Aufgabe zu erarbeiten. Der Anlass für eine Moderation ist der Wunsch eines Unternehmens nach konkreten Ergebnissen zur Lösung von Problemen.

3. Rolle des Moderators

Die Rolle des Moderators ist sehr facettenreich und stellt daher große Anforderungen an die Person. Ein Moderator ist ein Mensch, der den Beteiligten verschiedene Vorgehensweisen methodischer und technischer Art anbietet, um Probleme oder komplexe Aufgabenstellungen zu lösen. Zudem ist es seine Aufgabe, die sozialen Prozesse innerhalb der Gruppe zu erkennen und situativ zu regeln.^[5] Während des Moderationsprozesses nimmt er verschiedene Funktionen wahr. So fungiert er als Prozessbegleiter und Dienstleister, da er der Gruppe verschiedene Methoden und Techniken zur Aufgabenbewältigung zur Verfügung stellt. Außerdem ist er ein Steuermann, da seine Aufgabe unter anderem darin besteht, das Miteinander in der Gruppe zu steuern – also der Gruppe zu helfen arbeitsfähig zu werden und zu bleiben. Hierfür muss er inhaltlich neutral sein und darf sich weder verbal noch manipulatorisch einmischen.^[6] Er gilt dabei als Methodenspezialist, nicht aber als inhaltlicher Experte^[7]: somit nicht für die inhaltliche Qualität verantwortlich. Wolfgang Mentzel betont, „Der Moderator ist kein allwissender Gruppenleiter, der die Gruppe zum vorgegebenen Ziel führt, sondern eher ein Helfer, der die Gruppe dabei unterstützt, ihre eigenen Erkenntnisse zu entwickeln.“^[8]

4. Umsetzung der Moderation an einem praxisorientierten Beispiel

Um einen Praxisbezug zu den theoretischen Ansätzen der Moderationsmethodik herzustellen, wird im folgenden Abschnitt ein konkretes Beispiel vorgestellt. Dieses soll die theoretischen Aspekte untermauern und veranschaulichen.

4.1 Fallbeschreibung

4.1.1 Vorstellung der Firma

Das Unternehmen MobiPay hat seinen Hauptsitz in Berlin, beschäftigt insgesamt knapp 8000 Mitarbeiter und ist aufgrund von weltweit über 40 Tochtergesellschaften und Joint Ventures rund um den Globus vertreten - es zählt zu den weltweiten Markt- und Innovationsführern in der Technologiebranche. MobiPay bietet Unternehmen, Netzbetreibern, Nahverkehrsunternehmen und Endverbrauchern innovative Hardware, umfassende Software und Dienstleistungen sowie Komplettlösungen für mobile Sicherheitsanwendungen und Bezahlmethoden. Das Unternehmen gliedert sich in vier zentrale Geschäftsbereiche: Telecommunications, Digital Media, Consumer Lifestyle und Mobile Payment.

4.1.2 Vorgeschichte und Thema der Moderation

Auch MobiPay blieb von der Wirtschaftskrise nicht verschont und musste insbesondere in dem Geschäftsbereich Mobile Payment Einbrüche von über 40% verkraften. Um sich auf dem Markt besser zu profilieren, neue Kunden zu gewinnen und letztendlich das Geschäftsergebnis zu verbessern, beschließt der Geschäftsbereichsleiter von Mobile Payment im Jahr 2013 erstmals auf der „Mobile World“ in Paris teilzunehmen: Das weltweit führende Technologie Event für digitale Sicherheit, Zahlungsmethoden, Identifikation und Mobilität. Hierfür soll im Rahmen eines eintägigen Workshops ein konkretes Messekonzept zur Teilnahme an der „Mobile World“ erarbeitet werden. Um zu vermeiden, dass sich die Teilnehmenden in ergebnisarmen Diskussionen verlieren, beschließt er einen externen Moderator einzuschalten, welcher den Prozess steuert, die Gruppe dabei unterstützt eigene Erkenntnisse zu entwickeln und die Kommunikation zwischen den Teilnehmern erleichtert. Er ist vor allem daran interessiert, dass die Koordination zwischen den einzelnen Abteilungen funktioniert und dass die Teilnehmer selbst die Verantwortung für den Koordinationsprozess übernehmen. Außerdem will er ein effektives Diskussionsklima, welches dazu beiträgt, dass das Vorgehen effektiv in die Tat umgesetzt wird. Er fordert von dem Moderator am Ende des Workshops sowohl ein Fotoprotokoll, als auch ein ausführliches Verlaufsprototoll, welches sowohl die Ergebnisse als auch den Ablauf des Workshops beinhalten soll.

4.1.3 Moderator des Workshops

Der Einsatz eines externen Moderators bietet den Vorteil, dass er inhaltlich unbeteiligt und den Teilnehmern gegenüber unparteiisch ist: Er ist vollkommen neutral. So kann er sich ausschließlich auf den Moderationsprozess und die zu erreichenden Ziele konzentrieren. Aufgrund der langjährigen Berufserfahrung des ausgewählten Moderators beherrscht dieser alle erforderlichen Techniken der Moderation, sorgt für einen strukturierten Ablauf, achtet auf das Zeitmanagement und fördert durch seine neutrale Haltung ein ausgewogenes Teilnehmerengagement.

4.1.4 Teilnehmer des Workshops

Der Geschäftsbereichsleiter wählt zusammen mit dem Moderator die Teilnehmer für den Workshop aus. Diese kommen aus unterschiedlichen Bereichen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte zur Zielerreichung berücksichtigt und unterschiedliche Blickwinkel und Meinungen vertreten werden. Daher werden insgesamt 15 Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing, Marktforschung, Vertrieb, Produktmanagement und Eventplanung zu dem Workshop eingeladen. Sie alle sind an einer gemeinsamen Lösung interessiert, wollen untereinander einen effizienten Erfahrungsaustausch herstellen und eigene Vorschläge zur Zielerreichung einbringen. Dabei ist zu beachten, dass sich die Teilnehmer untereinander größtenteils nicht kennen, da sie an verschiedenen Standorten tätig sind.

4.2 Planung und Vorbereitung der Moderation

Der Erfolg einer Moderation hängt ganz entscheidend von der Vorbereitung ab - daher sollte dieser möglichst viel Aufmerksamkeit geschenkt werden, um alle Chancen für eine erfolgreiche Konzeptentwicklung sicherzustellen. Eine ausführliche Checkliste für die Vorbereitung befindet sich im Anhang. Dabei empfiehlt es sich, sowohl die inhaltliche und organisatorische, als auch die methodische und persönliche Vorbereitung zu berücksichtigen.^[9]

4.2.1 Inhaltliche Vorbereitung

Wie bereits in Kapitel 3 erwähnt, muss sich der Moderator während der Moderation neutral verhalten und darf keine Meinung zu den zu besprechenden Inhalten haben – seine Aufgabe besteht jedoch darin, die Gruppensitzung durch geeignete Fragen zu leiten. Das inhaltliche Vorbereiten ist daher von großer Bedeutung, da er eine genaue Vorstellung davon haben muss, um was es sich bei dem Thema handelt, was die Notwendigkeit einer Moderation veranlasst und vor allem, welches Ziel erreicht werden soll. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich der Moderator vorab hinreichend mit den Inhalten der Moderation auseinander setzt und prüft, ob er zusätzliches Vorwissen benötigt. Falls ihm noch Hintergrundwissen zu dem Thema und der Zielsetzung fehlt, muss er sich dieses im Vorfeld aneignen – beispielsweise in dem er sich die nötigen Informationen bei dem Auftraggeber einholt oder mit Personen aus den entsprechenden Fachabteilungen spricht. Des Weiteren stellt er sich die Frage, ob sich die Teilnehmer der Moderation bereits kennen, diese vorab ausreichend informiert wurden, was die Randbedingungen der Moderation sind und wie er seinem Auftraggeber das Ergebnis präsentieren soll.

4.2.2 Organisatorische Vorbereitung

Der Umfang der organisatorischen Vorbereitung hängt von der Gruppe, vom Thema, der Zielsetzung, der gewählten Vorgehensweise und der Dauer des Treffens ab.^[10] Dabei beschäftigt sich der Moderator in erster Linie mit verschiedenen Fragen bezüglich des Zeitpunktes, des Zeitrahmens, des Ortes bzw. des Raums, der benötigten Medien, der Einladung und der Sitzordnung. Von besonderer Bedeutung ist die Verfügbarkeit der notwendigen Moderationsmaterialien: Um sicherzustellen, dass keine wichtigen Moderationsmittel und -materialien vergessen werden, es ist sinnvoll eine sogenannte „Material-Checkliste“ anzufertigen (Anhang). Bei der Sitzordnung empfiehlt sich eine halbkreisförmige Sitzordnung um den Moderator herum. Dies gewährleitet, dass sowohl der Moderator als auch die Visualisierungsmedien von allen Teilnehmern gut gesehen werden können. Außerdem bietet sich so der Vorteil, dass die Partizipanten während der Moderation Blickkontakt halten können – dies fördert eine offene Diskussion und schafft eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Dabei sollte man nach Möglichkeit auf Tische verzichten, da die Teilnehmer im Laufe der Moderation häufig ihre Plätze verlassen müssen und dadurch in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt wären.^[11]

4.2.3 Methodische Vorbereitung

Da eine Moderation ein stark methodenorientiertes Vorgehen ist und daher mit der ausgewählten Methodik steht oder fällt, ist eine methodische Vorbereitung besonders wichtig.^[12] Der Moderator muss vorab die einzelnen Moderationsschritte planen, sich überlegen, was das Ziel jedes einzelnen Abschnitts ist und welche Methoden er einsetzen will, um das jeweilige Ziel zu erreichen. Ein gutes Hilfsmittel für die methodische Planung ist der sogenannte Moderationsplan - ein ausgearbeiteter Ablaufplan zur Veranschaulichung befindet sich im Anhang. Des Weiteren zählt zu der methodischen Vorbereitung auch das Vorbereiten diverser Visualisierungen – die optische Darstellung von Informationen.^[13] Durch die aktive Beteiligung der Teilnehmer, kann die Behaltensquote anhand von Visualisierungen um 30 Prozent gesteigert werden.^[14]

4.2.4 Persönliche Vorbereitung

In puncto persönlicher Vorbereitung spielen vor allem die körperliche und die geistige Fitness eine entscheidende Rolle. In der Regel fördert es die Konzentration, wenig zu essen, auf alkoholische Getränke zu verzichten, ausreichend Pausen einzuplanen und nicht jede freie Minute mit den Teilnehmern zu verbringen – so hat man zwischendurch ausreichend Zeit zur Reflexion und Regeneration.^[15] Des Weiteren ist es sinnvoll, sich im Rahmen der persönlichen Vorbereitung mit den Gegebenheiten des Raumes vertraut zu machen und sich Gedanken darüber zu machen, wie die Gruppe beispielsweise hinsichtlich Berufe, Interessen und Hierarchien aufgestellt ist.^[16] Zudem geht er den geplanten Ablauf noch einmal durch und stellt sicher, dass er die Ziele und Anforderungen der Unternehmensleitung auch umsetzt. Um mögliche Komplikationen zu vermeiden ist es außerdem ratsam, sich mit möglichen Störfällen auseinander zu setzen.

4.3 Dramaturgie und Phasen der Moderation

Die Durchführung einer Moderation gliedert sich in mehrere Abschnitte, wobei üblicherweise sechs Phasen durchlaufen werden.

4.3.1 Phase 1 – Einstieg

Der Einstieg in die Moderation schafft die Voraussetzungen für die Arbeit und sorgt für Orientierung bei allen Teilnehmern. Die Ziele liegen hier vor allem in dem gegenseitigen Kennenlernen aller Teilnehmer, um zwischenmenschliche Hemmungen und Ängste gleich zu Beginn des Moderationstages abzubauen, sowie in der Schaffung eines positiven Arbeitsklimas, welches die Arbeit in der Gruppe erheblich erleichtert.^[17]

Zu Beginn stellt sich der Moderator der Gruppe vor und nennt dabei seinen Namen, seinen beruflichen Hintergrund und seine Erfahrungen im Bereich der Moderation. Außerdem verkündet er das Thema des Workshops und nennt das konkrete Ziel, welches im Laufe des Tages erreicht werden soll: Die Erarbeitung eines Messekonzepts für das Unternehmen Mobipay zur Teilnahme an der Messe „Mobile World“. Alle hierfür relevanten Informationen visualisiert er an der Flip Chart (Abbildung 1) – so erhält jeder Teilnehmer einen kurzen Überblick. Daraufhin bespricht er mit den Teilnehmern die Tagesordnung, die Zeitplanung und die grundlegende Arbeitsmethodik. Nachdem alle organisatorischen Fragen geklärt wurden, folgt der wichtigste Teil dieser Phase, da die meisten Teilnehmer bisher nur sehr wenig Kontakt miteinander hatten: das gegenseitige Kennenlernen. Hierfür verwendet der Moderator die Methode der Kennenlern-Matrix.^[18] Dabei wird den Teilnehmern eine bereits vorgefertigte Tabelle vorgesetzt, welche vier unterschiedliche Rubriken aufweist:

- Vor- und Nachname- Tätigkeitsbereich- Motto- Erwartungen und Befürchtungen für den Tag

Dabei ist vor allem der letzte Punkt von zentraler Bedeutung, da so die Erwartungen, Vorbehalte und Ängste der einzelnen Teilnehmer schon zu Beginn festgestellt werden können. So besteht für den Moderator die Möglichkeit, diese Spannungen gezielt anzusprechen und abzubauen – nur so kann das Vertrauen und die Akzeptanz der Teilnehmer sichergestellt werden. Der Moderator platziert nun in der Mitte des Sitzkreises Karten und Stifte aus dem Moderationskoffer und fordert die Teilnehmer auf, vier Karten zu nehmen und zusammen mit dem jeweiligen Sitznachbar die Antworten der vier Rubriken auf eine der Karten zu schreiben – dabei füllen die Teilnehmer nicht ihre eigenen Karten aus, sondern die ihres Nachbars. So wird eine lockere Atmosphäre geschaffen und die Teilnehmer kommen sich näher. Für den Moderator ist es währenddessen wichtig, die Zeit im Auge zu behalten und die Teilnehmer regelmäßig an die verbleibende Zeit zu erinnern. Anschließend kommen die Paare zusammen vor die Gruppe, stellen sich gegenseitig vor und heften ihre Antworten unter die jeweilige Rubrik an die Pinnwand. Die Visualisierung (Abbildung 2) bietet den Vorteil, dass die Vorstellungsrunde für alle Teilnehmer sichtbar gemacht wird und am Ende repräsentativ für das Feedback verwendet werden kann. Nachdem alle Teilnehmer vorgestellt wurden, können ausgehend von diesen Ergebnissen die Spielregeln für das Verhalten der einzelnen Teilnehmer erarbeitet werden. Dabei ist wichtig, dass der Moderator die Spielregeln gemeinsam mit den Teilnehmern festlegt – denn nur so fühlen sich alle involviert und fair behandelt. Diese werden auf der Flip Chart festgehalten, damit eventuelle Störenfriede später an die vereinbarten Regeln erinnert werden können (Abbildung 3).

Abbildung 1: Relevante Informationen zur Teilnahme an der Mobile World.^[19]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

Abbildung 2: Visualisierung der Vorstellungsrunde.^[20]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

Abbildung 3: Vereinbarte Regeln zur Förderung des Arbeitsklimas.^[21]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

[...]

^[1] http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239567/mod_resource/content/0/Mod_LE4_Mod_Komm_vb.pdf, S. 1, Abruf 10.02.2013

^[2] Vgl. Klebert, K. et al. (2003), S. 13

^[3] http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239567/mod_resource/content/0/Mod_LE4_Mod_Komm_vb.pdf, S. 1, Abruf 10.02.2013

^[4] Vgl. Freimuth, J. (2010), S. 1

^[5] Vgl. http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239570/mod_resource/content/0/Neuland_Moderation_Moderator.pdf, S. 6, Abruf 10.02.2013

^[6] Vgl. http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239570/mod_resource/content/0/Neuland_Moderation_Moderator.pdf, S. 2, Abruf 10.02.2013

^[7] Vgl. Seifert, J. W. (2001), S. 82

^[8] Mentzel, W. (2008), S. 15

^[9] Vgl. Seifert, J. W. (2001), S. 85

^[10] Vgl. Seifert, J. W. (2001), S. 89

^[11] Vgl. http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239563/mod_resource/content/0/Mod_Methoden_Techniken.pdf, S. 34, Abruf: 10.02.2013

^[12] Vgl. Seifert, J. W. (2001), S. 87

^[13] Vgl. http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239563/mod_resource/content/0/Mod_Methoden_Techniken.pdf,S. 35ff., Abruf: 10.02.2013

^[14] Vgl. http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239563/mod_resource/content/0/Mod_Methoden_Techniken.pdf,S. 36, Abruf: 10.02.2013

^[15] Vgl. Seifert, J. W. (2001), S. 91

^[16] http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239576/mod_resource/content/0/Mod_LE5_Modzyklus_vb.pdf,S. 23, Abruf 10.02.2013

^[17] http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239576/mod_resource/content/0/Mod_LE5_Modzyklus_vb.pdf,S. 23, Abruf 10.02.2013

^[18] Vgl. http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/239563/mod_resource/content/0/Mod_Methoden_Techniken.pdf,S. 46, Abruf: 10.02.2013

^[19] Abb. 1: Eigene Darstellung

^[20] Abb. 2: Eigene Darstellung

^[21] Abb. 3: Eigene Darstellung