Organisationsoptimierung durch den Einsatz von Barcodescannern am Beispiel der Apothekenbestellung

Inhalt

1 Einleitung
1.1 Zielsetzung der Projektarbeit
1.2 Vorgehensweise

2 Optimierung der Stationsanforderung
2.1 Jetztige Vorgehensweise
2.2 Stationsanforderung mittels Muse®mobile und Barcodescanner
2.3 Flußdiagramm Muse® - Muse®mobil

3 Muse®mobil
3.1 Grundversion und Systemvoraussetzungen
3.2 Barcodescanner Casio IT 800
3.3.1 Dokumentation
3.3.2 OP-Verbrauchsmittelerfassung
3.4 Vorteile im Klinikalltag

4 Fazit

Darstellungsverzeichnis

Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Die vorliegende Arbeit widmet sich der Organisationsoptimierung durch den Einsatz von Barcodescannern am Beispiel der Apothekenbestellung auf einer Station im Krankenhaus.

Der demographische Wandel wird die Zusammensetzung der Bevölkerung in Deutschland in den kommenden Jahrzehnten stark verändern. Durch eine niedrige Geburtenrate und der damit verbundenen Abnahme der Bevölkerung, bei gleichzeitigem Anstieg der Lebenserwartung, sinkt das Potential an Erwerbspersonen. Das führt zu einem sinkenden Potential an Erwerbspersonen bei gleichzeitigem Anstieg der Behandlungsfälle in den Krankenhäusern. Besonders im Gesundheitswesen wird es zu einem Defizit kommen.

Mit dem Pflegethermometer 2012 macht das Deutsche Institut für angewandte Pflegeforschung mit einer bundesweiten Befragung von Leitungskräften zur Situation der Pflege und Patientenversorgung auf Intensivstationen deutlich, daß es zwischen 1995 bis 2012 zu einem Anstieg der Fallzahlen von 19,2 % bei gleichzeitigem Abfall der Vollkräfte im Pflegedienst von 11,4 % gekommen ist. Dies hebt die Arbeitsverdichtung der Pflegekräfte hervor.¹

Neben der Haupttätigkeit auf den Stationen - der Versorgung von Patienten - sind zusätzlich zahlreiche weitere Aufgaben von Pflegekräften zu erledigen, wie Dokumentation und viele organisatorische Aufgaben wie z.B. die Bestellung von Medikamenten und Material. Dies wird anhand einer selbst erstellten Hitliste manuell eingetragen, um dann am PC über ein Programm einzugeben. Die Übertragung ist zeitraubend und oft auch fehlerbehaftet. Zeit ist im Krankenhausalltag ein entscheidender Faktor für die Versorgung der Patienten und Betriebswirtschaftlichkeit einer Klinik. Deshalb stellt sich immer wieder die Frage, wie die Technik bzw. Informationstechnik und deren Anwendung im Gesundheitswesen optimal und effizient genutzt werden kann. Durch den wachsenden Kostendruck wird es für Krankenhäuser dringlicher, die Kosten einer Behandlung mit den Krankenversicherungen detailliert abrechnen zu können. Dabei hilft die genaue Erfassung der verbrauchten Materialien pro Fall. Deshalb setzen immer mehr Krankenhäuser auf Barcode-Scanning, um ihre Prozesse zu optimieren und die Kosten zu senken.

1.1 Zielsetzung der Projektarbeit

Anhand des Beispiels der Apothekenbestellung soll mit dieser Projektarbeit bewiesen werden, welchen Nutzen der Einsatz eines Barcodescanners hat am Beispiel der Bestellung der Apotheke in einem Krankenhaus der Region (weiterhin „Krankenhaus X“ genannt). Desweiteren wird aufgeführt in welchen Bereichen der Barcodescanner eingesetzt werden kann, welche Vorteile die Benutzung dieses Gerät hat in Bezug auf Zeiteinsparung und Betriebswirtschaftlichkeit, Dokumentationserfassung und Qualitätssicherung.

1.2 Vorgehensweise

Bei der Erstellung der Projektarbeit wurden unterschiedliche Varianten der Informationsfindung gewählt, wobei der größte Teil sich auf die Datensammlung bezieht, die die Fa. Aescudata Gmbh zur Verfügung gestellt hat, denn um die Verbesserung eines Prozesses wie die Apothekenbestellung zu beschreiben, wird von den vorhandenen Voraussetzungen im Krankenhaus X aufbauend ausgegangen. Für die Bestellung der Apotheke wird auf den Stationen das Online-Stationbestellwesen MUSE® genutzt.

Die Arbeit stellt einen theoretischen Teil vor, für den u.a. ausführliche telefonische Beratung durch Herrn M. Domnick, Kundenbetreuer der Firma Aescudata GmbH, notwendig war.

Zum Punkt Apothekenbestellung wird dann der praktische Bezug erläutert, wie diese in der Regel in Krankenhäusern praktiziert wird. Hierfür wurden Erfahrungen aus mehrjähriger Berufserfahrung in verschiedenen Krankenhäusern gesammelt.

2 Optimierung der Stationsanforderung

2.1 Jetztige Vorgehensweise

Die Stationsanforderung beinhaltet zwei Komponenten, die Materialwirtschaft und die Apothekenanforderung. Die Bestellung von Material sowie Medikamenten erfolgt im klinischen Alltag zwei Mal wöchentlich aufgrund von Lagerplatzmangel. In dieser Projektarbeit steht die Bestellung der Apotheke im Vordergrund.

Im Krankenhaus X auf der Station B4 wird für die Bestellung der Apotheke bei der Zentralapotheke im Schnitt pro Bestellung zwischen 2 bis 3 Stunden Zeit in Anspruch genommen. Darunter zählen Tabletten, Antibiotika, Ampullen, Infusionen, Zytostatika sowie parenterale Ernährung. Mittels einer selbst erstellten Hitliste (Hitliste = auch Daueranforderungsliste, eine Liste, nach Rang geordneter Medikamente, die am häufigsten gebraucht werden), ermittelt die Pflegekraft den Bedarf an Medikamenten. Aufgrund von Platzmangel sind die Medikamente und Infusionen über mehrere Lagerräume verteilt, so daß es hier zu Zeitverlust und Wegeaufwand kommt.

Die Tabletten sind am Stationsarbeitsplatz zentral alphabetisch in Schränken und Fächern sortiert. Leider ist auch hier nicht ausreichend Platz zur Verfügung, so daß es bei der Tablettenbestellung dazu kommt, daß die einzelnen Präparate rausgenommen und auf Packungsinhalt kontrolliert werden müssen. Idealerweise ist ein Schranksystem mit ausreichend Platz, wobei die Pflegekraft mittels Farbenkärtchen sehen kann, welche Tabletten dringend bestellt werden müssen. Doch dies ist aus den genannten Platzgründen nicht möglich, die Tabletten sind übereinander gestapelt sortiert, so daß die bestellende Pflegekraft jede Medikamentenpackung einzeln auf Inhalt kontrollieren muß. Links daneben befindet sich ein Schrank mit Ampullen, alphabetisch sortiert, und rechtsseitig vom Tabletteninventar ein offener Schrank mit Infusionen von Kochsalzlösungen bis zur parenteralen Ernährung. Auch die Antibiotika und diverse Inhalationspräparate sind in Schränken unter der Anrichte vorhanden. Die Schränke sind zentral gelegen und somit übersichtlich bei der Bestellung. Somit könnte eine Abarbeitung der Hitliste schnell erfolgen. Aufgrund des hohen Bedarfs reichen jedoch die Lagerbestände am Stationsplatz nicht aus, sodaß die restlichen Bestände in verschiedenen Lagerräumen verwahrt werden, um diese bei Bedarf dann vor zu holen. Die bestellende Pflegekraft muß also sämtliche Bestände bei der Bestellung berücksichtigen.

Wenn die handschriftliche Bestellung erfaßt ist, wird diese in ein EDV-Programm übertragen. Im Krankenhaus X wird die Apothekenbestellung über das Stationsonlinebestellwesen MUSE® an die Zentralapotheke des Krankenhauses übersendet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten.

Abbildung 1: Bearbeiten Station - Anforderung (Positionen im Warenkorb)

Muse® ist ein Stationskommunikationssystem der Firma Aescudata. Es ist ein Programm, welches die Anforderungen bzw. Bestellungen vereinfacht und beschleunigt. Es ist an jedem Stationsarbeitsplatz installiert und dient primär der Erfassung von Anforderungen auf der Station. Die bestellende Person muß sich mit ihr ihrem Benutzername und Paßwort anmelden. Der Benutzer hat die Möglichkeit, Medikamente über bereits vorgefertigte Daueranforderungen zu bestellen. Für die Erstellung der Daueranforderungslisten, siehe Hitliste, sind die jeweils autorisierten Pflegekräfte der Station zuständig. Die Liste der Daueranforderungen wird unterschieden nach:

Infusionen

Medikamente

Verbandstoffe.

Die Pflegekraft muß anhand der Listen nicht nach Medikamenten suchen, sondern kann sie anhand der Daueranforderungslisten direkt bestellen. Nicht alle Medikamente sind in den Daueranforderungen vorhanden, diese könnten dann direkt mittels

Artikelnummer

Artikelbezeichnung

PZN Nummer

gesucht werden. Desweiteren ist die Größe der zu bestellenden Einheit hinter den bestellten Mengen zu sehen, um sicherzustellen, daß nur die Mengen bestellt werden, die auch auf den Stationen gebraucht werden. Vor jedem Medikament befindet sich ein Button. Bei Aufruf erscheinen dann weitere Informationen, u. a. auch die Preisangabe dem jeweiligen Medikament. Eine Eilanforderung ist über einen gesonderten Button möglich. Am Ende des Bestellvorganges wird die Apotheke mittels Paßwort vom zuständigen Stationsarzt freigegeben und über das Netzwerk des Krankenhauses an die Zentralapotheke gesendet.²

2.2 Stationsanforderung mittels Muse®mobile und Barcodescanner

Die Bestellung der Apotheke erfolgt in den Krankenhäusern mittlerweile generell über EDV. Doch wie kann dieser Prozeß aufbauend auf dem vorhandenen EDV-System vereinfacht werden? Im Krankenhaus X wird die Stationsanforderung mit dem EDV-System Muse® der Fa. Aescudata gearbeitet. Dies vorhandene System kann erweitert werden, durch Muse®mobil. Muse®mobil ist ein Softwaresystem, welches die patientenbezogene Dokumentation und Optimierung der Stationsorganisation mittels Barcodescannern unterstützt.

Muse®mobile ist modular aufgebaut, um eine optimale Anpassung an spezielle Anforderungen und Prozesse zu gewährleisten. Funktionen, die noch nicht benötigt werden, können je nach Bedürfnissen jederzeit nachlizensiert werden. Folgende Module bzw. Funktionalitäten stehen mit Muse®mobil zur Verfügung:

Dokumentation

Versorgungsassistent

Stationsanforderung

Kostenstelleninventur.

Die Funktion Stationsanforderung in Muse®mobil dient der Anforderung von Materialien direkt am Stationslagerschrank, zum Beispiel die Apothekenbestellung. Die Eingabe der Materialien erfolgt komfortabel über ein PDA-Gerät (PDA = Personal Digital Assistant). Muse®mobile ist ausschließlich für die Verwendung des Barcodescanners PDA Casio IT-800 konzipiert, auf den im Punkt 3.2 noch näher eingegangen wird.³

Die Pflegekraft kann mit Hilfe des Barcodescanners, nachdem die Station bzw. Lieferadresse festgelegt wurde und nach vorheriger Anmeldung mit Benutzernamen und Paßwort, die benötigten Artikel abscannen. Dabei können Produktbarcodes wie GS1 (Global Standards One), EAN (= European Article Nummer), PZN (=Pharmazentralnummer), Lieferantenartikelnummer oder auch selbst erstellte Barcodekärtchen mit der Artikel- oder Schranknummer erfaßt werden.

[...]

¹ Deutsches Institut für angewandte Pflegeforschung e.V., 2012.

² Vgl. Prof. Dr. Ulrich Schrader, 2008

³ Vgl. Aescudata Gmbh, 2009