Die vorliegende Arbeit dient als Leitfaden und Beispiel für eine schriftliche Vorbereitung einer Präsentation für Auszubildende für die Ausbildereignungsprüfung mit dem Schwerpunkt "Ökonomisches Arbeiten im Büro".
Nicht selten werden Auszubildende in kaufmännischen Ausbildungsberufen wie dem Hotelkaufmann, bei ihrem Ausbildungsantritt „ins kalte Wasser“ geworfen. Nicht nur
die fachliche Ausbildung erfolgt viel zu oft mit der Beistellmethode: hinsehen, hinhören, mitmachen, sondern auch die Vermittlung von Arbeitstechniken geschieht nicht
systematisch, sondern zufällig oder gar nicht. Jeder wurstelt sich mehr oder weniger durch. So entstehen für die Unternehmen Verluste und unnötige personale Spannungen und Reibereien.
Den Auszubildenden soll ein Überblick über Techniken des persönlichen Arbeitsmanagements gegeben werden. An den Beispielen der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements sollen sie erkennen, wie wichtig rationelles Arbeiten für ihren Berufserfolg und für ihr persönliches Wohlbefinden ist.
Alle kaufmännischen Auszubildenden eines Unternehmens im ersten Ausbildungsjahr. Die Auszubildenden kennen den Ausbilder, eine gegenseitige Vorstellung ist deshalb nicht notwendig. Präsentationen sind Beispiele zweiseitiger Kommunikationsprozesse. Dementsprechend werden die Auszubildenden aktiviert.
Inhaltsverzeichnis
1. Problemstellung
2. Sammeln von eigenen Schwierigkeiten im Arbeitsprozess
3. Strukturieren der Lösungsvorschläge
4. Beurteilung der Ergebnisse
5. Empfehlungen für ein besseres Zeitmanagement
5.1 Eisenhower-Prinzip
5.2 ABC-Analyse
5.3 Vier Entlastungsfragen
6. Empfehlungen für eine bessere Arbeitsorganisation
6.1 Die sechs Informationskanäle
6.2 Das Drei-Körbe-System
6.3 Schreibtischmanagement
6.4 Telefonmanagement
7. Der Ausbilder fasst die Ergebnisse der Moderation zusammen
Zielsetzung & Themen
Ziel der Arbeit ist es, kaufmännischen Auszubildenden grundlegende Techniken des persönlichen Arbeitsmanagements zu vermitteln, um durch rationelles Arbeiten den Berufserfolg zu steigern und das persönliche Wohlbefinden zu verbessern.
- Systematische Reduktion von Zeitfallen im Arbeitsalltag
- Anwendung von Methoden zur Priorisierung wie dem Eisenhower-Prinzip
- Strukturierung der Arbeitsumgebung durch Schreibtischmanagement
- Optimierung der Kommunikation durch effizientes Telefonmanagement
- Förderung der Selbstreflexion und eigenverantwortlichen Arbeitsweise
Auszug aus dem Buch
Schreibtischmanagement
Schreibtischarbeit wird von organisatorischen Zwängen bestimmt, die sich aus betrieblichen Abläufen ergeben, aber auch vom Persönlichkeitsbild des dort tätigen. Da gibt es den Chaoten neben dem Neurotiker, der außer sich gerät, wenn ein Bleistift nicht an seinem Platz liegt. Beides sind unangenehme Zeitgenossen, wie die Voll- oder Leertischler mit vollen Schubladen. Schreibtischeinteilung heißt:
1. Im kleinen Greifraum befindet sich nur dass womit oder woran gerade gearbeitet wird.
2. Im großen Greifraum befinden sich rechts Ein- und Ausgangskorb, links das Telefon und als nächstes zu bearbeitende Vorgänge.
3. Man arbeitet immer von links nach rechts.
Zusammenfassung der Kapitel
Problemstellung: Die Arbeit beleuchtet das Defizit bei der Vermittlung systematischer Arbeitstechniken zu Beginn der kaufmännischen Ausbildung.
Sammeln von eigenen Schwierigkeiten im Arbeitsprozess: Die Auszubildenden identifizieren ihre persönlichen Hindernisse im Arbeitsalltag durch eine ungeordnete Sammlung auf Pinnwänden.
Strukturieren der Lösungsvorschläge: Die gesammelten Problemfelder werden in Kategorien wie Ablauforganisation, Zeitmanagement und Arbeitsorganisation eingeordnet.
Beurteilung der Ergebnisse: Es erfolgt eine Fokussierung auf bearbeitbare persönliche Fehler, während soziale oder organisatorische Probleme auf spätere Einheiten vertagt werden.
Empfehlungen für ein besseres Zeitmanagement: Vorstellung praktischer Methoden wie dem Eisenhower-Prinzip und der ABC-Analyse zur Priorisierung von Aufgaben.
Empfehlungen für eine bessere Arbeitsorganisation: Anleitung zur Bewältigung der Papierflut durch das Drei-Körbe-System sowie Tipps zur Schreibtisch- und Telefonorganisation.
Der Ausbilder fasst die Ergebnisse der Moderation zusammen: Abschluss der Lerneinheit durch eine Zusammenfassung und die Vereinbarung persönlicher Vorsätze.
Schlüsselwörter
Arbeitsorganisation, Zeitmanagement, Eisenhower-Prinzip, ABC-Analyse, Drei-Körbe-System, Schreibtischmanagement, Telefonmanagement, Auszubildende, Ausbildungseinheit, Moderation, Rationelles Arbeiten, Selbstreflexion, Priorisierung, Arbeitsplatzgestaltung, Effizienzsteigerung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundlegend?
Die Arbeit befasst sich mit der Vermittlung von Methoden zur Arbeitsorganisation und zum Zeitmanagement für kaufmännische Auszubildende im ersten Lehrjahr.
Was sind die zentralen Themenfelder der Präsentation?
Die Schwerpunkte liegen auf der Identifikation von Zeitfressern sowie der Anwendung praktischer Arbeitstechniken zur Steigerung der Effizienz und des persönlichen Wohlbefindens.
Was ist das primäre Ziel der Ausbildungseinheit?
Die Auszubildenden sollen ein Verständnis für die Notwendigkeit rationellen Arbeitens entwickeln und konkrete Instrumente für ihren betrieblichen Alltag erlernen.
Welche wissenschaftliche Methode wird zur Vermittlung genutzt?
Es wird die Methode der moderierten Besprechung eingesetzt, um die Auszubildenden durch eigene Problemanalyse aktiv in den Lernprozess einzubinden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die Problemanalyse, die Strukturierung von Lösungsvorschlägen sowie die Vorstellung spezifischer Techniken für Zeit- und Arbeitsmanagement.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Die zentralen Begriffe sind Arbeitsorganisation, Zeitmanagement, Eisenhower-Prinzip, ABC-Analyse, Selbstreflexion und effizientes Schreibtischmanagement.
Wie trägt das Drei-Körbe-System zur Arbeitsoptimierung bei?
Das System zwingt dazu, jedes Schriftstück nur einmal in die Hand zu nehmen und für eine tägliche Leerung des Schreibtisches zu sorgen, was die Struktur am Arbeitsplatz enorm verbessert.
Warum ist das Telefonmanagement ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung?
Da Telefonate oft Zeitfresser sein können, lernen die Auszubildenden durch gezielte Vorbereitung und Gesprächsführung, ihre Zeit und die des Partners effizienter zu nutzen.
- Arbeit zitieren
- Diplom Hotelbetriebswirt René Pflüger (Autor:in), 2015, Der Einsatz einer moderierten Besprechung zum Thema "Ökonomisches Arbeiten im Büro", München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/295074
