Mit dem Ziel, positivere Wertbeiträge im Personalbereich zu erhalten, greifen viele Unternehmen auf ein Konzept zurück, das in den USA bereits seit längerem angewandt wird und nun auch in Europa wachsende Beachtung und Verbreitung findet: dem "Shared Services Ansatz". In dieser Arbeit werden Grundlagen des "Shared Services Ansatzes" aufgezeigt. Zunächst wird der Begriff geklärt und die Entstehung des Ansatzes beschrieben. Ein weiteres Kapitel stellt die Kernelemente von "Shared Service Centern" dar. Abschließend wird dann eine Abgrenzung von "Shared Services" zu den ähnlichen Organisationskonzepten Zentralisierung und "Outsourcing" durchgeführt.
Inhaltsverzeichnis
1. Problemstellung und Zielsetzung
2. Umsetzung des Shared Services Konzeptes im Bereich Human Resources
2.1 Einsatz und Verbreitung des HR Shared Service Centers
2.2 Potenziale und Problemfelder der Anwendung des Shared Services Konzeptes im HR Bereich
2.2.1 Potenziale eines HR Shared Service Centers
2.2.2 Problemfelder eines HR Shared Service Centers
2.3 Vorgehensweise bei der Einführung eines HR Shared Service Centers
2.3.1 Machbarkeitsprüfungsphase
2.3.2 Planungsphase
2.3.3 Entwicklungs- und Testphase
2.3.4 Implementierungsphase
2.3.5 Optimierungsphase
2.4 Steuerung eines HR Shared Service Centers
2.5 Change Management
2.5.1 Begriffsklärung
2.5.2 Change Management-Prozess
2.5.2.1 Situationsanalyse
2.5.2.2 Beurteilung der Kultur und Veränderungsbereitschaft
2.5.2.3 Entwicklung einer Kommunikationsstrategie
2.5.2.4 Kontinuierliches Management von Widerständen
2.5.2.5 Schulungen und Wissenstransfer
2.5.3 Risikofaktoren des Change Managements bei Shared Service Center-Projekten
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Die vorliegende Arbeit analysiert den Shared-Services-Ansatz aus betriebswirtschaftlicher Perspektive mit dem primären Ziel, die konkrete Umsetzung dieses Modells im Bereich Human Resources zu untersuchen. Dabei wird der Frage nachgegangen, wie Unternehmen durch die Zentralisierung personalwirtschaftlicher Aufgaben Effizienzsteigerungen erzielen können, während gleichzeitig die Herausforderungen bei der Implementierung und die Bedeutung eines fundierten Change Managements beleuchtet werden.
- Potenziale und Problemfelder bei der Anwendung des Shared-Services-Konzepts im HR-Bereich.
- Ein Fünfphasenmodell für die strukturierte Einführung von HR Shared Service Centern.
- Die inhaltliche und monetäre Steuerung von HR Shared Service Centern mittels Service-Level-Agreements (SLAs).
- Die kritische Rolle des Change Managements bei der Bewältigung von Widerständen im Transformationsprozess.
- Technische Unterstützung und Prozessoptimierung durch den Einsatz von SAP-Lösungen wie Employee- und Manager Self Services.
Auszug aus dem Buch
2.2.1 Potenziale eines HR Shared Service Centers
Ein wesentliches Potenzial, das der Shared Services Ansatz impliziert, ist die Einsparung von Kosten. Eine Untersuchung der ISPA Consult GmbH hat gezeigt, dass durch die Einführung eines SSC im HR-Bereich Kosteneinsparungen von mehr als 10 Prozent erreicht werden können. Diese können zum einen durch die Errichtung von HR SSCs im Ausland oder dem Abbau von Arbeitsplätzen im HR-Bereich realisiert werden, zum anderen trägt die veränderte Aufgabenverteilung zu einer Senkung der Kosten bei. In einer dezentralen Organisation des Personalbereichs werden häufig eine Vielzahl von Mitarbeitern für verschiedene Tätigkeiten eingesetzt. Sachbearbeiter sind für die systemseitige Datenpflege zuständig, breit qualifizierte und teure Referenten als Ansprechpartner für die Mitarbeiter und Experten für anspruchsvolle Sachfragen. Der Referent bearbeitet die Anfrage und gibt den Vorgang zur Umsetzung und Datenpflege an den Sachbearbeiter. Stellt dieser fest, dass der Referent in dieser Angelegenheit z.B. eine falsche Auskunft erteilt hat, klärt er das mit ihm und der Referent wiederum mit dem Mitarbeiter. Im SSC hingegen gibt es wie schon beschrieben nur eine zentrale Stelle, die über das weitere Vorgehen entscheidet. Kann die Stelle die Anfrage nicht direkt selbst bearbeiten, leitet sie diese weiter. Dies führt zu einer besseren Allokation der Ressourcen und zu einer höheren Effizienz der Kommunikation. Einfache Vorgänge und Auskünfte werden direkt vom Sachbearbeiter abgewickelt, kostenintensive Expertenleistungen nur bei Bedarf herangezogen.
Ein weiteres Kostensenkungspotenzial liegt in der Bereinigung des Leistungsangebotes im Zuge der Prozessoptimierung sowie in einer Erhöhung der Mitarbeiterauslastung. Diese kann durch eine Vermeidung von Rüst- und Leerlaufzeiten wie auch Spitzlasten erreicht werden. Mithilfe eines Auftragsmanagementsystems wird der Personaleinsatz anhand der prognostizierten Nachfrage geplant und die Aufgaben so weit wie möglich automatisiert und systemgestützt verteilt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Problemstellung und Zielsetzung: Dieses Kapitel hinterfragt die Rentabilität klassischer Personalabteilungen und führt das Shared-Services-Konzept als moderne betriebswirtschaftliche Antwort auf globalen Wettbewerbsdruck und Effizienzanforderungen ein.
2. Umsetzung des Shared Services Konzeptes im Bereich Human Resources: Dieser Abschnitt beschreibt den Einsatz, die Potenziale und Risiken von Shared Service Centern im HR-Bereich und erläutert detailliert ein Fünfphasenmodell sowie Steuerungsmechanismen und Change-Management-Strategien für eine erfolgreiche Implementierung.
Schlüsselwörter
Shared Services, Human Resources, Personalmanagement, Kosteneinsparung, Prozessoptimierung, Fünfphasenmodell, Change Management, Service-Level-Agreement, SAP, Self Service, Outsourcing, Mitarbeiterwiderstand, Effizienzsteigerung, Transformation, Prozessstandardisierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Transformation klassischer Personalabteilungen in zentralisierte Shared Service Center (SSC) und analysiert, wie diese Veränderung die betriebswirtschaftliche Effizienz im Bereich Human Resources steigern kann.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Zentrale Themen sind die strategische Vorgehensweise bei der Einführung, die technische Ausgestaltung durch IT-Systeme, die Messbarkeit von Leistungen mittels SLAs sowie der psychologische Aspekt des Change Managements bei der Umstellung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist eine fundierte betriebswirtschaftliche Analyse des Shared-Services-Konzepts, wobei der Fokus auf der konkreten Umsetzung im Personalbereich liegt, um dessen Beitrag zur Wertschöpfung zu untersuchen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Autorin stützt sich auf eine Literaturanalyse sowie die Auswertung von Praxisstudien und Beratungsberichten, um das Fünfphasenmodell für die Einführung eines HR-SSC zu begründen.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden neben der Verbreitung von SSCs die Potenziale, wie Kostensenkung und Prozessstandardisierung, den Problemfeldern, wie mangelnden Skaleneffekten und strategischen Flexibilitätsverlusten, gegenübergestellt sowie operative Einführungsschritte detailliert erläutert.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Shared Services, Personalmanagement, Prozessoptimierung, Change Management, Service-Level-Agreement, SAP, und Effizienzsteigerung.
Wie bewertet die Autorin die Rolle des Change Managements bei SSC-Projekten?
Die Autorin stuft das Change Management als einen der kritischsten Erfolgsfaktoren ein, da Widerstände der Mitarbeiter aufgrund von Arbeitsplatzangst und dem Verlust gewohnter Arbeitsstrukturen das gesamte Projekt gefährden können.
Welche Funktion haben die im Buch genannten Service-Level-Agreements (SLAs)?
SLAs dienen der inhaltlichen und monetären Steuerung eines HR Shared Service Centers, indem sie Qualitätsstandards, Bearbeitungszeiten und Verantwortlichkeiten zwischen dem SSC und den Konzerneinheiten transparent festlegen.
Warum ist die Wahl des Standortes für ein HR-SSC so entscheidend?
Der Standort beeinflusst maßgeblich das Kosteneinsparpotenzial sowie die Dienstleistungsqualität, wobei zusätzlich länderspezifische Besonderheiten im Arbeits- und Steuerrecht bei der Planung berücksichtigt werden müssen.
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- Christine Rössler (Author), 2007, "Shared Services". Entstehungsgeschichte, Charakteristika und Abgrenzung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/299564
