In der vorliegenden Arbeit wird die Umsetzung des "Shared Services Konzeptes" im Bereich Human Resources beschrieben. Hierbei werden zunächst Einsatz und Verbreitung von "Shared Service Centern" in diesem Bereich aufgezeigt, bevor dann anschließend die Potenziale und Problemfelder geschildert werden. Der nächste Punkt stellt ein Fünfphasenmodell als eine mögliche Art des Vorgehens bei der Einführung eines "Shared Service Centers" im Personalbereich vor. Der folgende Punkt erläutert die inhaltliche und monetäre Steuerung des "Human Resources Shared Service Centers". Das letzte Kapitel der Arbeit widmet sich ausführlich dem "Change Management", welches ein wichtiges Thema im Zusammenhang mit der Einführung von "Shared Services" darstellt.
Inhaltsverzeichnis
1. Problemstellung und Zielsetzung
2. Umsetzung des Shared Services Konzeptes im Bereich Human Resources
2.1 Einsatz und Verbreitung des HR Shared Service Centers
2.2 Potenziale und Problemfelder der Anwendung des Shared Services Konzeptes im HR Bereich
2.2.1 Potenziale eines HR Shared Service Centers
2.2.2 Problemfelder eines HR Shared Service Centers
2.3 Vorgehensweise bei der Einführung eines HR Shared Service Centers
2.3.1 Machbarkeitsprüfungsphase
2.3.2 Planungsphase
2.3.3 Entwicklungs- und Testphase
2.3.4 Implementierungsphase
2.3.5 Optimierungsphase
2.4 Steuerung eines HR Shared Service Centers
2.5 Change Management
2.5.1 Begriffsklärung
2.5.2 Change Management-Prozess
2.5.2.1 Situationsanalyse
2.5.2.2 Beurteilung der Kultur und Veränderungsbereitschaft
2.5.2.3 Entwicklung einer Kommunikationsstrategie
2.5.2.4 Kontinuierliches Management von Widerständen
2.5.2.5 Schulungen und Wissenstransfer
2.5.3 Risikofaktoren des Change Managements bei Shared Service Center-Projekten
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit analysiert das Shared Services Konzept aus betriebswirtschaftlicher Sicht mit dem primären Ziel, die konkrete Umsetzung und Einführung in Personalabteilungen (Human Resources) zu untersuchen und kritisch zu bewerten.
- Grundlagen, Einsatz und Verbreitung von HR Shared Service Centern.
- Analyse der Potenziale sowie der spezifischen Problemfelder bei der Anwendung.
- Ein strukturiertes Fünfphasenmodell zur methodischen Einführung eines HR-SSC.
- Strategien zur Steuerung sowie das essenzielle Change Management zur erfolgreichen Transformation.
- Technische Unterstützung durch IT-Systeme (z. B. SAP) und Self-Services.
Auszug aus dem Buch
2.2.1 Potenziale eines HR Shared Service Centers
Ein wesentliches Potenzial, das der Shared Services Ansatz impliziert, ist die Einsparung von Kosten. Eine Untersuchung der ISPA Consult GmbH hat gezeigt, dass durch die Einführung eines SSC im HR-Bereich Kosteneinsparungen von mehr als 10 Prozent erreicht werden können. Diese können zum einen durch die Errichtung von HR SSCs im Ausland oder dem Abbau von Arbeitsplätzen im HR-Bereich realisiert werden, zum anderen trägt die veränderte Aufgabenverteilung zu einer Senkung der Kosten bei.
In einer dezentralen Organisation des Personalbereichs werden häufig eine Vielzahl von Mitarbeitern für verschiedene Tätigkeiten eingesetzt. Sachbearbeiter sind für die systemseitige Datenpflege zuständig, breit qualifizierte und teure Referenten als Ansprechpartner für die Mitarbeiter und Experten für anspruchsvolle Sachfragen. Der Referent bearbeitet die Anfrage und gibt den Vorgang zur Umsetzung und Datenpflege an den Sachbearbeiter. Stellt dieser fest, dass der Referent in dieser Angelegenheit z.B. eine falsche Auskunft erteilt hat, klärt er das mit ihm und der Referent wiederum mit dem Mitarbeiter. Im SSC hingegen gibt es wie schon beschrieben nur eine zentrale Stelle, die über das weitere Vorgehen entscheidet. Kann die Stelle die Anfrage nicht direkt selbst bearbeiten, leitet sie diese weiter. Dies führt zu einer besseren Allokation der Ressourcen und zu einer höheren Effizienz der Kommunikation.
Einfache Vorgänge und Auskünfte werden direkt vom Sachbearbeiter abgewickelt, kostenintensive Expertenleistungen nur bei Bedarf herangezogen. Ein weiteres Kostensenkungspotenzial liegt in der Bereinigung des Leistungsangebotes im Zuge der Prozessoptimierung sowie in einer Erhöhung der Mitarbeiterauslastung. Diese kann durch eine Vermeidung von Rüst- und Leerlaufzeiten wie auch Spitzlasten erreicht werden. Mithilfe eines Auftragsmanagementsystems wird der Personaleinsatz anhand der prognostizierten Nachfrage geplant und die Aufgaben so weit wie möglich automatisiert und systemgestützt verteilt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Problemstellung und Zielsetzung: Einführung in die ökonomische Notwendigkeit der Reorganisation von Personalabteilungen durch Shared Services als Reaktion auf Globalisierung und Kostendruck.
2. Umsetzung des Shared Services Konzeptes im Bereich Human Resources: Umfassende Untersuchung der Verbreitung, der betriebswirtschaftlichen Potenziale und Risiken sowie ein detailliertes fünfstufiges Modell zur Einführung und Steuerung von HR Shared Service Centern inklusive Change Management.
Schlüsselwörter
Shared Services, Human Resources, Personalwesen, Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung, Kostenreduzierung, Change Management, Service Level Agreement, SAP, Mitarbeiterportale, Personalarbeit, Transformation, Business Case, Prozessstandardisierung, Mitarbeiterqualifizierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Transformation klassischer Personalabteilungen hin zu einer zentralisierten Organisationsform, den sogenannten Shared Service Centern, im Bereich Human Resources.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Zu den zentralen Themen gehören die ökonomische Rechtfertigung, die methodische Einführung in fünf Phasen, die technische Umsetzung mittels IT-Systemen und die menschliche Komponente durch Change Management.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist eine fundierte betriebswirtschaftliche Analyse des Shared Services Ansatzes mit Fokus auf die konkrete praktische Implementierung im Human Resources Bereich.
Welche wissenschaftliche Methode wird in der Arbeit verwendet?
Die Autorin nutzt eine Literaturanalyse, um den aktuellen Stand der Forschung und Praxis zu systematisieren und ein strukturiertes Fünfphasenmodell für HR-Projekte abzuleiten.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil erörtert neben den Chancen und Risiken detailliert die fünf Phasen der Einführung (Machbarkeit, Planung, Entwicklung/Test, Implementierung, Optimierung), die Steuerung über SLAs und notwendige Change-Management-Strategien.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie Shared Services, Human Resources, Prozessoptimierung, Kostenreduktion und Change Management definiert.
Welche Bedeutung haben IT-Systeme wie SAP bei der Einführung?
IT-Systeme dienen als technisches Rückgrat, insbesondere durch Self-Services und das Employee-Interaction-Center, um HR-Prozesse zu standardisieren und administrativen Aufwand zu automatisieren.
Warum ist das Change Management für dieses Projekt kritisch?
Da die Umstellung oft mit Arbeitsplatzängsten und veränderten Arbeitsabläufen einhergeht, ist ein gezieltes Change Management zur Steuerung von Widerständen und zur Sicherung der Akzeptanz für den Erfolg des Projekts unerlässlich.
Wie variiert die Einführungsdauer von Shared Service Centern in Deutschland?
Die Praxis zeigt, dass die Mehrheit der deutschen Unternehmen (60 Prozent) eine Einführungsdauer von weniger als einem Jahr benötigt, während andere zwischen 12 und 24 Monaten veranschlagen.
Welche Rolle spielen interne Widerstände?
Widerstände entstehen oft durch Unsicherheit, schlechte Erfahrungen oder die Angst vor Degradierung. Die Arbeit betont, dass diese durch ehrliche Kommunikation, Einbindung der Mitarbeiter und Schulung abgebaut werden müssen.
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- Christine Rössler (Author), 2007, "Shared Services". Konkrete Umsetzung im Bereich Human Resources, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/299568
